Förbund, distrikt, idrotter och andra grunddata

Förbundsinfo i adminmenyn öppnar förbundets egen sida. Ger din inloggning bara behörighet till ett förbund kommer du direkt till den sidan.

Sidan visar förbundets namn, organisationsnummer, logotyper och en del av de reglage som styr beteendet, och under dem ett antal flikar:

• Förbundsanvändare – personerna med behörighet på förbundsnivå
• Distrikt – förbundets distrikt
• Föreningar – föreningsregistret
• Särskild behörighet – enskilda behörigheter, visas bara när förbundet har några att dela ut
• Teams in tournaments

En förbundsanvändare ser en del av förbundets egna inställningar men kan inte ändra dem. Kontakta Profixio support för att ändra namn, logotyper, valuta eller något av reglagen.

Ett förbund kan bedriva mer än en idrott, och de flesta inställningar som känns ”idrottsspecifika” – om matchprotokoll krävs, vad hemma- och bortalaget kallas, standardantal och längd på perioder – ställs in per förbund och idrott tillsammans, inte på förbundet som helhet.

Distrikt i adminmenyn listar distrikten i ditt förbund. Förbundsanvändare ser alla, både aktiva och inaktiva. Distriktsanvändare ser de aktiva distrikten i förbundet men kan bara öppna och ändra sitt eget.

En distriktspost innehåller: namn, förkortning (används i rullgardinslistor när den är ifylld), organisationsnummer, e-post, kontaktperson, mobil, adress, kontonummer, nästa fakturanummer och en kryssruta, Aktiverad. Fotbollsdistrikt har dessutom ett FIKS-id.

Vem kan ändra vad:

• Förbundsanvändare kan redigera alla distrikt i förbundet.
• Distriktsanvändare kan redigera sitt eget distrikt bara om de är markerade som Huvudadmin (distrikt).
• Kontakta Profixio support för att skapa eller ta bort ett distrikt. Ett distrikt som fortfarande har föreningar kan inte tas bort alls, och det kan inte heller ett distrikt som kommer från ett externt system.

Vissa distrikt hålls i takt med förbundets eget medlemssystem. På dem ser du meddelandet ”Den här posten synkroniseras från ett externt system.” överst på distriktssidan – det du ändrar där kan skrivas över vid nästa synkronisering. Förkortningen är undantaget: den synkroniseras aldrig, så den är säker att ställa in.

Från förbundets Distrikt-flik kan en förbundsanvändare också logga in som ett distrikt (länken Login och inloggningsåtgärden på raden) för att se exakt det som distriktets användare ser. Då växlar din egen session över till distriktsrollen; använd rollväljaren för att växla tillbaka.

Din Profixio-inloggning kan ha flera roller samtidigt – förbund på ett ställe, förening på ett annat, domare på ett tredje – och du väljer vilken du använder.

Högst upp i trädet:

• En förbundsanvändare arbetar med hela förbundet: förbundssidan, alla distrikt, alla föreningar (även inaktiva) och de turneringar och serier som förbundet äger.
• En distriktsanvändare arbetar med sitt eget distrikt: föreningarna i distriktet, och de turneringar och serier som distriktet administrerar.

Samma uppdelning gäller när du loggar in i matchplaneraren (Scheduler TXO): en förbundsadministratör ser alla cuper och serier som förbundet äger, medan en distriktsadministratör ser alla cuper och serier som det egna distriktet äger. Saknas en serie där, kontrollera vilken av de två nivåerna som äger den.

Utöver nivån finns flaggor som avgör om du kan dela ut behörighet vidare:

Utan adminflaggan har du fortfarande behörigheten – du kan bara inte dela ut den till någon annan.

Två säkerhetsregler som är bra att känna till:

• Kontakta Profixio support för att skapa den första förbundsanvändaren i ett nytt förbund. Därefter kan en förbundsanvändare med Administrera användare skapa alla andra.
• Du kan inte ta bort din egen Huvudadmin (distrikt)-flagga – reglaget är inaktiverat på din egen rad, så ett distrikt kan aldrig av misstag låsa ute sig självt.

Du måste ha Administrera användare i förbundet för att göra det här.

1. Öppna Förbundsinfo i adminmenyn.
2. Gå till fliken Förbundsanvändare.
3. Klicka på Lägg till administratör.
4. Fyll i e-postadressen och kryssa i Domaradmin och/eller Administrera användare om personen ska ha de rättigheterna.
5. Spara.

Bra att veta:

• Att lägga till en förbundsanvändare skickar inget mejl, så berätta det själv för personen. Hen får förbundsbehörigheten när hen loggar in med exakt den adressen.
• Kolumnen Appanvändare? visar om adressen redan har ett Profixio-konto.
• Är adressen redan förbundsanvändare får du meddelandet ”… är redan förbundsanvändare. Redigera den befintliga raden för att ändra adminflaggorna.” och inget skapas – redigera den befintliga raden i stället.
• E-postadressen kan inte ändras efter att användaren har skapats. För att rätta ett stavfel tar du bort raden och lägger till en ny.
• Borttagning måste bekräftas. Den tar bort förbundsbehörigheten, inte personens Profixio-konto.

Förbundsanvändare med Administrera användare kan lägga till användare i alla distrikt i förbundet. En Huvudadmin (distrikt) kan lägga till användare i sitt eget distrikt.

1. Öppna Distrikt och öppna distriktet.
2. Gå till fliken Distriktsanvändare. (Fliken visas bara om du får administrera distriktets användare.)
3. Klicka på skapa-knappen och fyll i: Mejl: – är adressen redan känd i Profixio fylls namn och telefon i automatiskt och låses,
4. Namn och Telefon för en helt ny adress,
5. Huvudadmin (distrikt) – full behörighet. Kan lägga till och uppdatera användare om personen ska kunna administrera distriktet och dess användare.
6. Spara.

Att lägga till en distriktsanvändare skapar ett Profixio-konto för adressen, om det inte redan finns ett. Inget välkomstmejl skickas, så be personen använda länken för glömt lösenord första gången hen loggar in.

Kolumnen Appanvändare skapad? visar om adressen har ett konto.

Ibland behöver en person tillgång till en enda sak utan att bli förbunds- eller distriktsanvändare – till exempel en matchsekreterare som bara behöver det elektroniska matchprotokollet.

Fliken Särskild behörighet på förbundssidan gör precis det: den ger en namngiven behörighet, i ett förbund, till en e-postadress.

Det finns bara två sådana behörigheter i dag, och var och en erbjuds bara där den är meningsfull:

• söka efter licensierade spelare i spelarregistret – erbjuds förbund som använder spelarlistor,
• tillgång till det elektroniska matchprotokollet – erbjuds förbund vars idrott kräver förberedelse av matchprotokollet.

Därför är fliken helt dold för förbund som inte har någon av dem. Den är synlig för förbundsanvändare med Administrera användare.

Så ger du behörighet: Lägg till behörighet → e-postadress, välj behörigheten under Välj behörighet, och lägg till namn och mobil om adressen är ny i Profixio. Så tar du bort den: Ta bort behörighet på raden (eller på flera rader samtidigt).

Den som bara har särskild behörighet visas med en gästroll för förbundet i rollväljaren vid inloggning. Det ger inte tillgång till förbundets administrationssidor.

Logotyper. Ett förbund har tre bilder på förbundssidan (kontakta Profixio support för att ändra dem):

• en logotyp för ljus bakgrund och en logotyp för mörk bakgrund. Uppladdningen tar emot SVG, PNG, JPG och GIF på upp till cirka 1 MB, och hjälptexten säger ”SVG är bäst” – en SVG förblir skarp i alla storlekar. Var och en har en förhandsvisning och en knapp, Återställ ljus logotyp / Återställ mörk logotyp.
• en separat inloggningslogotyp, endast GIF, upp till cirka 1 MB, som används på de äldre inloggningssidorna, med knappen Återställ fx-inloggningslogotyp.

Föreningarnas logotyper är något annat, med andra regler – se föreningssidan.

Valuta. Varje förbund har en valuta. När den inte är uttryckligen inställd följer den förbundets land: svenska förbund får SEK, norska förbund NOK, och alla andra får NOK som standard.

Utbetalningar. Kontakta Profixio support för att koppla förbundet till en betalningsmottagare (merchant) med merchantnamn, organisationsnummer, tenant och valuta. När kopplingen är klar visas merchantnamnet och id:t på förbundssidan.

Ett distrikt med eget organisationsnummer kan ha en egen merchant. Där det finns visas åtgärden Avräkningsrapport på distriktsraden för förbundsanvändare, och den öppnar distriktets utbetalningsrapport.

Inställningar på förbundet (kontakta Profixio support för att ändra dem):

Inställningar på förbund och idrott tillsammans (kontakta Profixio support för att ändra dem):

Inställningar på själva idrotten (kontakta Profixio support för att ändra dem): idrottskoden och namnet, vad ett resultat kallas och vad en period kallas. De styr ordvalet på matchsidor och i protokoll i alla förbund som bedriver den idrotten.

Nästan alla frågor om att ”den här sidan/föreningen/distriktet saknas” på förbunds- och distriktsnivå handlar om en av fem saker. Kontrollera dem i den här ordningen.

1. Vilken roll är du i? Titta på Current role: under rollväljaren. En förbundsanvändare som senast växlade till en föreningsroll ser bara den föreningen. Växla tillbaka.
2. Vilket förbund? Behörighet gäller per förbund. Att vara förbundsanvändare i ett förbund ger dig ingenting i ett annat, även med samma adress.
3. Nivå. En distriktsanvändare ser bara sitt eget distrikt och föreningarna i det. Behöver du se ett annat distrikts föreningar behöver du behörighet på förbundsnivå, inte en annan flagga.
4. Adminflagga. Ser du ett distrikt eller förbundet men användarfliken, lägg till-knappen eller redigera-knappen saknas, saknar du Administrera användare (förbund) eller Huvudadmin (distrikt) (distrikt). Någon som redan har flaggan måste ge den till dig.
5. Förbundet måste vara aktivt, och för distrikt måste distriktet vara aktivt. Ett inaktivt förbund tar bort rollen från allas rollväljare.

Två till som ofta överraskar:

• Kontakta Profixio support för att ändra själva förbundsinställningarna – namn, logotyper, reglagen.
• En person du har lagt till ser ingenting förrän hen loggar in med exakt den adress du registrerade. En annan adress, även för samma person, är en annan användare.

Ställs in per förbund. Det finns ingen vy som listar dessa, och förbunden kan inte ändra dem själva. De omfattar bland annat: om spelare utan licens får visas och läggas till, hur många minuter före start en laguppställning blir publik, om tränare behöver licens, om spelare från samarbetsföreningar får användas, om ålders- och könskontroller gäller, om lagledare visas för andra lag, vilka fält underskriften i matchprotokollet frågar efter, om distrikt får skapa turneringar, och om internationella övergångar hanteras. Behöver ett förbund ändra något av detta är det ett supportärende – och det ändras för hela förbundet på en gång.

Ställs in per förbund och idrott. Reglerna för matchprotokoll och matchklocka, benämningarna på hemma- och bortalag, standardantal och längd på perioder, och vilka delar av appen som erbjuds – se översikten över inställningar ovan.

Förbundets policy. Saker som vem som får vara distriktsadministratör, hur många förbundsanvändare ett förbund bör ha, eller om ett distrikt får köra egna serier, är förbundets beslut. Den som har Administrera användare bestämmer vem som läggs till, så håll listan i linje med förbundets egna regler.

Egna matchnummer är ett närliggande fall: ett förbund kan använda ett eget format på matchnummer i stället för det vanliga matchnumret, och det slås på för organisationen av Profixio. Delarna av numret som gäller varje serie fylls sedan i när serien sätts upp.