Klubbregisteret og klubbadministratorer

Klubbene i registeret finner du under Klubbinfo i administrasjonsmenyen.

• Forbundsadministratorer ser alle klubbene i forbundet, med et søkefelt og kolonner for klubbnavn, krets, adresse, kontakt-e-post og antall Medlemmer.
• Kretsadministratorer ser den samme listen, begrenset til klubbene i egen krets.
• Klubbadministratorer kommer rett til sin egen klubbside i stedet for en liste – du administrerer én klubb, så det er ingenting å velge mellom.

Først vises bare aktive klubber. Forbunds- og kretsadministratorer kan endre filteret Aktivert øverst i listen for å se klubbene som er slått av.

Fra en klubbrad kan du åpne klubben for å se og redigere opplysningene. Forbunds- og kretsadministratorer har i tillegg to valg i radmenyen:

• Send aktiveringsmail – vises bare når klubbens egen e-postadresse ennå ikke er registrert som administrator på klubben (se Aktiveringsmail og første innlogging).
• Simuler innlogging som ... – bytter deg over til klubbens visning, slik at du ser nøyaktig det klubben ser. Det er den raskeste måten å svare på "hvorfor får ikke klubben til X?".

Listen kan eksporteres til Excel, både i sin helhet og for utvalgte rader. Eksporten inneholder kolonnene du har synlige i tabellen.

Åpne klubben fra Klubbinfo. Opplysningene er delt i to blokker.

Klubbinfo – klubbens navn, Forkortelse, en avkrysningsboks for om klubben er aktiv, Krets klubben hører til, Ekstern id (klubbens referansenummer på fakturaer), organisasjonsnummer og nettside.

Contact info – kontaktperson, Main email for club, adresse, postnummer, poststed, mobilnummer og en egen e-postadresse for faktura.

Disse kan redigere en klubb:

• Forbunds- og kretsadministratorer i samme forbund som klubben.
• En klubbadministrator som har rollen Klubb hovedadmin for klubben.

To ting overrasker folk ofte:

• Main email for club kan ikke endres etter at klubben er opprettet. Spør forbunds- eller kretsadministratoren din hvis den virkelig må endres.
• Endringen din kan bli overskrevet. Kommer klubben fra et nasjonalt medlemsregister, oppdateres navn, adresse og kontaktinformasjon fra det registeret, og den manuelle endringen din erstattes ved neste synkronisering. Når dette gjelder, viser klubbsiden Ekstern synk med en merknad om at posten synkroniseres fra et eksternt system. Se Når klubbdata kommer fra et nasjonalt medlemsregister.

Klubber legges ikke til i registeret eller slettes fra denne siden; mangler en klubb, spør forbunds- eller kretsadministratoren din. Klubber kommer fra forbundets medlemsregister, eller opprettes når noen melder på et lag for en klubb som ennå ikke finnes i registeret. En klubb som ikke lenger skal brukes, slås av med avkrysningsboksen for aktiv, den slettes ikke.

En klubbadministrator er en person som er registrert på en klubb. Når personen logger inn, tilbyr Profixio rollen Klubb for den klubben, og hva personen deretter kan gjøre, avgjøres av rollene som er krysset av.

Krysser du av for Klubb hovedadmin, krysses Lagadmin, Kampadmin og Overgangsadmin automatisk av også – en hovedadministrator har alltid de andre rollene i tillegg.

Overgangsadmin og Lisensadmin vises bare i forbund som bruker disse modulene. Ser du dem ikke, kjører ikke forbundet ditt overganger eller klubblisenser i Profixio.

Gi alle administratorer minst én rolle. En person som er registrert på klubben uten noen roller krysset av, kan logge inn og se klubben, men kan ikke melde på lag, redigere kamper eller gjøre stort annet.

Sørg for at klubbens hoved-e-postadresse tilhører en som skal ha full kontroll over klubben.

Klubbadministratorer administreres på klubbens side i Klubbinfo, i fanen Klubbadministratorer. Fanen vises bare hvis du har lov til å administrere dem:

• forbundsadministratorer som selv har brukeradministrator-rettigheten i forbundet,
• kretsadministratorer som har brukeradministrator-rettigheten i kretsen, eller
• en Klubb hovedadmin i klubben.

Slik legger du til en person:

1. Åpne klubben, gå til Klubbadministratorer og klikk på knappen for å opprette.
2. Skriv inn personens E-post. Er adressen allerede kjent i Profixio, fylles feltene Navn og Telefon ut automatisk og låses – du knytter til en eksisterende person og oppretter ikke en ny konto. Er adressen ny, fyller du inn navn og telefon.
3. Under Roller i klubben din krysser du av for rollene personen skal ha (se Hva en klubbadministrator kan gjøre).
4. Lagre. En ny adresse får en Profixio-konto, og personen har rollene når hun eller han logger inn med den.

Listen viser hver administrator med e-post, navn, rollene personen har, og App-bruker opprettet? – en hake betyr at personen faktisk har fått en Profixio-konto. Sier en klubb "vi har fått tilgang, men det virker ikke", sjekk adressen først. Be personen logge inn med nøyaktig den adressen, med passord, Google, Facebook eller Idrettens ID, det personen foretrekker. Den som aldri har brukt Profixio, setter et første passord med lenken for glemt passord på innloggingssiden.

Det sendes ingen e-post når du legger til noen på denne måten. Si selv fra til personen om hvilken adresse som skal brukes.

Redigere og fjerne. Bruk redigeringsvalget på en rad for å endre rollene til en person. Haken for Klubb hovedadmin kan ikke fjernes fra personen som har klubbens hoved-e-postadresse. Det finnes ingen knapp for å fjerne en administrator i dette skjermbildet. For å ta noen helt bort fra klubben, spør forbunds- eller kretsadministratoren din. Fjerner du alle rollene til personen, står personen bare igjen med den enkle klubbrollen, som i praksis lar personen se klubben og lite annet.

En klubb kan ligge i registeret lenge før noen fra klubben har brukt Profixio. Aktiveringsmailen er måten klubben kommer i gang på: den sendes til adressen i Main email for club slik at klubben kan opprette sin første administrator.

Lagledere møter den fra den andre siden: Krever en turnering eller serie at lag meldes på av en klubbadministrator, og klubben ikke har noen, viser påmeldingsskjermen "Klubbadministratorene har ikke opprettet en Profixio-konto ennå" og en knapp, Send e-post til klubbadministrator for å aktivere en Profixio-konto. Trykker du på den, sendes den samme mailen til klubben, og skjermen viser deretter "En aktiveringsmail er sendt til klubben".

Dette får klubben. En e-post med emnet "Aktiver Profixio-konto for ..." og overskriften Registrer en konto, som forklarer at adressen er registrert som kontaktadresse for klubben, og en knapp Opprett konto. E-posten er skrevet på forbundets eget språk. Har lenken sluttet å virke, be om en ny.

Dette skjer når de klikker på lenken.

• Har ingen en Profixio-konto på adressen ennå, får de et kort skjema: navn, klubbens e-postadresse (låst) og et passord de velger selv. Et trykk på Registrer oppretter kontoen.
• Har adressen allerede en Profixio-konto, ser de i stedet "Du har allerede en Profixio-konto, men du må klikke på knappen for å bli administrator for ..." og én knapp, Gjør meg til administrator.

I begge tilfeller havner de på klubbens side for lagpåmelding og kan melde på klubbens lag med en gang.

Kommer ikke e-posten fram, sjekk først adressen i Main email for club – det er den eneste adressen den noen gang sendes til. Sperren på en halvtime betyr at et nytt forsøk rett etter det første ikke gjør noe. Har klubben byttet e-postadresse og forbundets klubber synkroniseres fra et medlemsregister, endre adressen der. Be ellers forbunds- eller kretsadministratoren din om å rette adressen i registeret før en aktiveringsmail kan nå noen ny.

Slik sender du den. Forbunds- og kretsadministratorer sender den fra klubblisten i Klubbinfo, med Send aktiveringsmail på én klubb eller på flere valgte klubber samtidig. Valget vises bare når klubben har en hoved-e-postadresse som ennå ikke er satt opp som administrator på klubben, og ikke igjen innen en halvtime etter forrige aktiveringsmail. Merk at dette bare ser på klubbens egen adresse – en klubb som har andre administratorer på andre adresser, kan fortsatt få en.

Hver turnering har sin egen klubbliste, som du finner i turneringens administrasjonsmeny. Den inneholder bare klubbene som har lag i denne turneringen, og det er her arrangøren retter opplysningene som betyr noe for dette arrangementet.

Dette kan du gjøre der:

• Redigere en klubbs opplysninger for denne turneringen – navn og forkortelse slik de brukes i kampoppsettet, land, krets, kontaktperson og kontakt-e-post, draktfarge, standardspråk og et internt notat. (Shortsfargen vises i klubblisten, men kan ikke redigeres her.) Flere av feltnavnene her er fortsatt de opprinnelige norske, for eksempel Klubb navn for klubbnavnet og Troye for draktfargen.
• Legge til en klubb manuelt, eller bruke Kopier fra annet år for å hente klubblisten fra en annen utgave av samme arrangement.
• Last opp logo – dette er klubbens egentlige logo og gjelder overalt, ikke bare i denne turneringen.
• Slette en klubb, men bare så lenge den ikke har noen lag igjen i turneringen.
• Slå sammen klubber – slår sammen to klubber i denne turneringen: Alle lag og klubbrukere flyttes fra den ene til den andre, og den tomme klubben fjernes. Dette er for å rydde opp når samme klubb er skrevet inn to ganger under påmeldingen. Valget finnes bare i vanlige turneringer, ikke i seriespill, og det påvirker ikke klubbregisteret.

Listen viser også antall lag for hver klubb og, når klubben er koblet til registeret, klubbens logo.

Endrer du en klubb her, gjelder endringen bare denne turneringen. Er klubbnavnet feil overalt, må det rettes i registeret i stedet.

Det hender at samme klubb havner i registeret to ganger – som regel fordi en import fra medlemssystemet ikke fant en eksisterende post, eller fordi noen skrev inn klubben under påmeldingen før den var importert. Tegnet på dette er at halvparten av klubbens lag, lisenser eller spillere er knyttet til den ene posten og halvparten til den andre, og at klubben bare ser den ene når de logger inn.

Kontakt Profixio support for å slå sammen klubbene. Meld fra om begge klubbene, og si hvilken som skal beholdes.

Dette gjør sammenslåingen. Alt som er knyttet til den gamle klubben, flyttes over til den som beholdes: klubbadministratorer og den ekstra sidetilgangen de har fått, klubbmedlemmer, lag og spillerstaller, kamper, dommere, lisenser, spillerett, overganger, fakturaer og fakturalinjer, opplastede klubbdokumenter, søknader om å arrangere konkurranser og klubbens påmeldinger til dem, søknader om kampflytting, rankingoppføringer, koblinger til anlegg, rabattregler, samarbeidsavtaler og klubbens poster i enkeltturneringer.

Hva som skjer med den gamle posten, velges samtidig: Vanligvis deaktiveres den, men den kan også beholdes som den er eller slettes helt.

To ting som er greit å vite:

• En sammenslåing kan ikke angres. Det finnes ingen angreknapp. Å reversere den betyr å slå sammen på nytt i motsatt retning, og opplysninger som hvilken post som opprinnelig var hvilken, går tapt.
• Én eldre rankingpost kan ikke flyttes. Når det gjelder, markeres det før sammenslåingen bekreftes, og gamle rankingsider kan fortsette å vise klubben under den tidligere posten.

Etter en sammenslåing ber du klubben logge inn på nytt. Alle som var administratorer på den gamle posten, er administratorer på den som ble beholdt.

Der et forbunds klubber kommer fra et nasjonalt medlemssystem, vedlikeholdes ikke klubbregisteret i Profixio i det hele tatt – det er en kopi av medlemssystemet, og Profixio holder det oppdatert automatisk. Når det er tilfellet, viser klubbsiden Ekstern synk og en merknad om at posten synkroniseres fra et eksternt system.

Hva det betyr i praksis:

• Manuelle endringer i synkroniserte felt blir ikke stående. Klubbens navn, adresse, postnummer, poststed, e-postadresse, faktura-e-post, telefon, mobilnummer, nettside og organisasjonsnummer oppdateres fra medlemssystemet, så en rettelse gjort i Profixio erstattes neste gang klubben oppdateres. Rett klubben i medlemssystemet i stedet – da kommer endringen inn i Profixio av seg selv.
• Dette gjelder også klubbens hoved-e-postadresse. Den kan ikke redigeres i Profixio, og i et synkronisert forbund følger den det medlemssystemet sier. Får feil person klubbens aktiveringsmail, må adressen endres ved kilden.
• Forkortelsen er unntaket – i Sverige. Når noen har gitt klubben et kortnavn som er forskjellig fra det fulle navnet, lar den løpende synkroniseringen fra det svenske medlemssystemet det være i fred. Det er der du styrer hvordan klubbnavnet vises i tabeller og kamplister. Den norske importen har ikke dette unntaket.
• Klubber dukker opp og forsvinner av seg selv. En ny klubb i medlemssystemet dukker opp i Profixio uten at noen legger den til. En klubb som fjernes der, settes som inaktiv i Profixio i stedet for å slettes, slik at historikken blir bevart.
• Reaktiverte klubber kommer tilbake som samme post. Blir en klubb lagt ned i medlemssystemet og senere gjenåpnet, gjenoppliver Profixio den eksisterende posten i stedet for å opprette en ny – så klubben beholder administratorer, medlemmer og historikk.

Hvilke forbund dette gjelder, og hvor ofte det kjøres, varierer – se Forskjeller mellom forbund. Ingenting av dette skjer på forespørsel: Er en klubb nettopp opprettet eller rettet i medlemssystemet og må vises i Profixio med en gang, be Profixio support om å hente den inn. Klubber som ikke finnes i noe medlemsregister (for eksempel utenlandske klubber i en internasjonal turnering), vedlikeholdes manuelt som vanlig.

Klubbregisteret fungerer likt overalt, men hvor klubbene kommer fra, varierer, og det avgjør om en endring av klubben i Profixio blir stående.

• Svenske forbund som er koblet til det nasjonale idrettsregisteret. Klubber opprettes, oppdateres og deaktiveres automatisk via en løpende strøm: Endringer samles inn hver halvtime og tas i bruk to ganger i timen. Navn, adresse og kontaktinformasjon vedlikeholdes i medlemssystemet, ikke i Profixio. Klubbens forkortelse blir ikke rørt når den først er endret. En full ny import av et forbunds klubber, eller av én enkelt klubb, skjer ikke automatisk – be Profixio support om hjelp hvis en klubb må oppdateres med en gang.
• Norsk rugby. Klubbdata oppdateres fra det norske idrettsregisteret én gang i døgnet. Navn, adresse, e-post, mobilnummer, nettside, organisasjonsnummer og forkortelse overskrives alle fra det registeret, og klubben settes som aktiv. Den daglige kjøringen oppretter ikke nye klubber.
• Norsk fotball. En jobb kjøres hver morgen og oppdaterer klubbenes e-postadresse, nettside og telefonnummer fra det nasjonale registeret, og ingenting annet – navn og adresser forblir som de er i Profixio.
• Alle andre. Klubbregisteret vedlikeholdes i Profixio: Klubber dukker opp når lag meldes på for dem, og redigeres av forbunds- og kretsadministratorer.

To av klubbadministratorrollene avhenger også av forbundet: Overgangsadmin finnes bare i forbund som kjører spilleroverganger i Profixio, og Lisensadmin bare i forbund som bruker klubblisenser. I forbund som ikke bruker noen av delene, har klubbadministratorer tre roller i stedet for fem.

Én ting som ofte antas å være en innstilling, er det ikke: Om lag må meldes på av en klubbadministrator, avgjøres av konkurransetypen. Seriespill krever det alltid, og det gjør også konkurranser med vektklasser. Vanlige turneringer gjør det ikke. Det arrangøren derimot styrer, er om en klubb som ikke finnes i registeret, kan skrives inn under påmeldingen.