Administrere et påmeldt lag

Det meste på denne siden er likt overalt. Dette er unntakene, og de bestemmes av forbundet, ikke av den enkelte arrangøren.

Svensk sandvolleyball. Når et lag slettes, fjernes det helt i stedet for å skjules, så det finnes ingenting å gjenopprette – regn slettingen som endelig. Lag på venteliste og hvert lags status vises i den offentlige påmeldingslisten, og turneringsstaben kan endre fullføringsdatoen for påmeldingen manuelt. Laglederens opplysninger er skjult i påmeldingsskjemaet for alle unntatt staben.

Svensk bordtennis. Hvert lags status vises i den offentlige påmeldingslisten.

Svensk bryting. Klubber kan bestille transport for hele klubben i stedet for per lag. Kortet Transport vises på klubbens side og på Mine påmeldinger for alle med tilgang til klubben, og ber om: antall personer, ankomststed, dato og klokkeslett for ankomst og avreise, fly-/tog-/fergenummer og eventuell annen informasjon. Bestillingen faktureres som en tjeneste. Arrangører ser alle klubbers bestillinger på siden Transport Overview, med beregnet transportkostnad, datofiltre og eksport til regneark. Arrangøren bestemmer per turnering om transport tilbys, og hva hver transportform koster.

Seriespill generelt. Et lag som allerede har kamper, kan ikke slettes i det hele tatt, heller ikke av turneringsstaben – kampene må bort først. Om klubber kan endre navn på laget sitt, endre klubblogoen eller redigere sin egen navneliste, bestemmes av forbundet.

Et lag som er meldt på en turnering, kan fortsatt redigeres – av arrangøren, og i mindre grad av klubben eller laglederen som meldte det på. Alt gjøres fra en lagliste, og alle listene åpner det samme lagpanelet.

Arrangøren finner listene i menyen Påmeldinger i turneringsadministrasjonen:

• Lag – hovedlisten over påmeldte lag, med søk, sortering og, for turneringsstaben, en redigeringsknapp på hvert lag.

• Lagliste – den eldre listen over påmeldinger med kort for hvert lag. Den viser de samme lagene, med en oppsummering øverst (Påmeldinger:, Waiting list:, Ikke fullført:, Slettede lag:) og en meny for hvert lag.

• Registrations Overview – en oversikt du bare kan lese, som teller lag per klasse og per klubb, med merker for venteliste og betaling.

Det finnes også en eldre, enkel tabell med tittelen Liste over påmeldinger, som viser klubb, lagnavn, Antall spillere, klasse, venteliste, Opprettet dato og Oppdatert, med eksport til regneark og sletting på hver rad. Den ligger ikke i menyen Påmeldinger – du kommer dit fra den separate, eldre siden Turneringsadministrasjon, der den heter Påmeldinger («Se og eksporter alle påmeldinger»).

En klubb eller lagleder ser bare sine egne lag, på Mine påmeldinger.

Alle disse åpner det samme panelet når du klikker på et lag, så det spiller ingen rolle hvilken liste du starter fra.

Når du klikker på et lagnavn, åpnes et panel fra siden med lagets navn som overskrift. Avhengig av turneringen og tilgangen din har det opptil fem faner:

Nederst i fanen Lag finner du knappene Lagre, Slett og Avbryt. Endringer lagres per fane – lagrer du fanen Lag, sendes ikke fanen Tjenester inn, og omvendt.

Hvis laget er slettet, åpnes panelet i stedet med et rødt banner, Påmelding er slettet, og valget Meld på laget igjen!.

Alle fire ligger i fanen Lag, og hver av dem har sin egen regel for hvem som kan endre den, og hvor lenge.

Lagnavn. Skriv det nye navnet i Påmeldtes navn (ofte lagsnavn) (Navn på deltager i individuelle idretter) og trykk Lagre. Navnet må være unikt blant lagene som fortsatt er påmeldt i samme klasse – og på samme nivå, hvis klassen er delt i nivåer. Turneringsstaben kan alltid gi et lag nytt navn. I seriespill kan et forbund låse navneendringer: da kan en lagleder bare endre navnet frem til påmeldingsfristen, og bare mens klassen fortsatt er åpen for påmelding.

Klasse. Velg en annen klasse i Klasse og lagre. Avgiften regnes ut på nytt fra den nye klassen, og laget får en e-post om at påmeldingen er endret. Merk:

• Turneringsstaben kan flytte et lag til hvilken som helst klasse, også lukkede klasser.
• En klubb eller lagleder kan bare flytte et lag før påmeldingsfristen, og bare så lenge laget ikke har kamper. Når laget er med i kampoppsettet, forsvinner klassefeltet for dem.
• Klassen du flytter til, må fortsatt være åpen for påmelding. Ellers får du Klassen er ikke åpen for påmelding.

Hvis klassen laget var påmeldt i, er slettet fra turneringen, viser panelet Klassen er fjernet fra turneringen: med den gamle klassekoden og Velg en annen klasse eller kontakt turneringsstaben. Velg en ny klasse for å rette det.

Klubb. Endre klubb åpner klubbsøket og lar deg knytte laget til en annen klubb. Rabatter regnes ut på nytt etterpå. Samme tillatelse som for klassebytte gjelder. Det finnes også en eldre skjerm, Bytt klubb, for turneringsstab med den videre tilgangen se alle lag, med Velg ny klubb: og knappen Bytt!. Den gjør det samme og skriver en MovedClub-oppføring i loggen.

Logo. Lagets logo er klubbens logo. Change club logo åpner opplastingen av klubblogo. Endrer du den her, endres logoen for klubben overalt i Profixio, ikke bare for dette laget – se siden om klubblogo. I seriespill kan administratorer i den klubben og turneringsstab med rett til å redigere lag endre den. Hvis forbundet har slått av endring av klubblogoer, spør forbunds- eller kretsadministratoren din hvordan logoen endres.

Et lag settes automatisk på venteliste når det meldes på, eller når det flyttes til en annen klasse. Profixio setter det der hvis noe av dette stemmer:

• turneringen er merket med venteliste,

• klassen er merket med venteliste,

• turneringen har nådd maksimalt antall lag,

• klassen har nådd maksimalt antall lag, eller

• et annet lag står allerede på venteliste i den klassen – slik at lagene beholder rekkefølgen og ingen sniker i køen.

Laget ser Turneringen er full. eller Klassen er full. på påmeldingen sin, og et Waiting list-merke i de offentlige listene.

Ta et lag av ventelisten, eller sette det på. Turneringsstaben får et ventelistefelt i fanen Lag med tre valg:

• Laget er ikke på venteliste – ikke på venteliste,

• Laget er på venteliste pga turnering er full – på venteliste fordi turneringen er full,

• Laget er på venteliste pga klassen er full – på venteliste fordi klassen er full.

Velg og trykk Lagre. Når du har satt feltet manuelt, slutter Profixio å regne det ut på nytt for dette laget – valget ditt står seg selv om klassen senere blir full eller får ledige plasser.

Hver endring skrives i lagets logg som Team put on waiting list eller Team removed from waiting list, og laget får e-post («Laget ditt er flyttet til venteliste» / «Laget ditt er ikke lenger på venteliste») hvis turneringen i det hele tatt sender påmeldings-e-post til den som meldte på.

Mens et lag står på venteliste, viser panelet Påmeldingen er satt på venteliste.

Hvert lag har en status. Profixio setter den automatisk hver gang laget lagres.

Når en påmelding vises som ikke fullført, får laget vite hvorfor på sin egen påmelding: at påmeldingsavgiften ikke er betalt (med en betalingslenke), at påkrevde tjenester ikke er bestilt, at det ikke er bestilt deltakerkort, eller hvilke obligatoriske felt som fortsatt er tomme.

Så snart alt er i orden, skifter statusen til fullført, og fullføringsdatoen settes på laget. Rett opp årsaken – registrer betalingen, bestill tjenestene som mangler, fyll ut feltene som mangler – så retter statusen seg selv.

Lag som ikke er fullført, skjules ikke. De vises i laglistene, i tellingene og i turneringens offentlige påmeldingsliste som alle andre lag, merket som ikke fullført. Siden Lagliste viser hvor mange det er under Ikke fullført:.

Fanen Personer har lagets kontaktpersoner under Kontaktpersoner. Dette er personene som kan logge inn og administrere laget, og som får e-postene Profixio sender om det. Et lag kan ha flere. Laglederen ser den samme listen på sin egen lagside, med overskriften Lagadministrator(er).

Legge til en. Trykk på knappen for å legge til kontakt og fyll inn e-post, navn og telefon, og deretter Legg til lagets kontaktperson.

• Hvis e-postadressen allerede tilhører en Profixio-bruker, fylles navn og telefon ut for deg og låses – du kan ikke endre navnet på en annens konto herfra.
• Hvis e-postadressen er ukjent, oppretter Profixio en konto for personen og sender innloggingsopplysningene på e-post.

Fjerne en. Åpne personen og trykk Slett lagadmin. Dette fjerner personens tilgang til laget, men sletter ikke Profixio-kontoen. Fjerningen skrives i lagets logg.

Sende opplysningene på nytt. Send login info (på laglederens egen side: Send laginfomasjon) sender bekreftelsen på påmeldingen til personen på nytt, med lagets opplysninger og hvordan man logger inn. Epost er sendt bekrefter at den er sendt. Bruk dette når en lagleder sier at de aldri har fått noe.

Merk at kontaktpersonene redigeres her og bare her – arrangørens fane Lag har med vilje ikke felt for lagleder og kontaktperson, slik at de to skjermene ikke kan overskrive hverandre.

Se sjekklisten for hele oversikten over hvem som kan redigere et lag.

Tjenester og tillegg – overnatting, måltider, deltakerkort, ekstra pass – endres i fanen Tjenester i lagpanelet. Sett antallet for hver tjeneste og lagre. Setter du et antall til null, fjernes bestillingslinjen.

Fra den eldre siden Lagliste når du det samme fra lagets rad som Bestille tjenester eller Endre bestilling – Endre bestilling brukes både for å bestille flere tjenester og for å endre bestillingen. Når det er for sent å endre, står det Vis tjenester i stedet.

Hvem kan endre hva, og hvor lenge. Turneringsstaben kan alltid endre et lags bestilling. En klubb eller lagleder kan bare endre den frem til turneringens tjenestefrist har gått ut; etter det får de Service deadline reached, og fanen er skrivebeskyttet for dem.

Hvis laget allerede er fakturert eller har fått en betalingslenke. Skal du redusere en bestilling etter at det finnes en faktura, må pengesiden ryddes først:

1. Hvis det finnes en ubetalt betalingslenke for laget, kansellerer du den med Kanseller betalingsordre i lagets fane Økonomi (eller på lagets rad i listen). Profixio kansellerer lenken hos betalingsleverandøren og lager en kreditnota der det er aktuelt.

2. Endre antallene i fanen Tjenester.

3. Lag en ny faktura fra reskontroen.

Fakturering, kreditnotaer og oppfølging av betalinger har egne sider – denne siden handler bare om å endre det laget har bestilt.

Når tjenesteskjemaet lagres, skrives det i lagets logg som Bestilling lagret, og det kan utløse en ny faktura for differansen.

To verdier i fanen Lag lar turneringsstaben overstyre det klassen sier, for ett enkelt lag.

Avgiften. Lagets deltakeravgift vises og kan overskrives. Det overstyrer klasseavgiften for akkurat dette laget – nyttig når et lag kommer med sent, er et gjestelag eller har avtalt en spesialpris.

Max num of players. Setter en troppsgrense for dette laget. Er feltet tomt, gjelder klassens grense; har det en verdi, gjelder den for dette laget. Bare turneringsstaben ser dette feltet – en lagleder kan ikke heve sin egen grense.

Hvis laget har fått rabatt, vises beløpet og begrunnelsen ved siden av avgiften, men de kan ikke endres her: rabatter gis på en egen skjerm, per lag, per klubb eller per krets, og regnes ut på nytt hver gang lagets klubb eller klasse endres. Når en rabatt faktisk endrer lagets beløp, får laget en e-post om at prisen er endret.

Fanen Økonomi viser hele pengebildet for laget: hva påmeldingsavgiften er, hva tjenestene koster, hva som er fakturert, hva som er betalt og hva som gjenstår. Turneringsstab med økonomitilgang kan registrere en betaling der.

Å sette avgifter for en klasse, kjøre fakturering og følge opp betalinger er egne temaer med egne sider.

En arrangør kan kreve at lagene laster opp dokumenter som en del av påmeldingen – en dispensasjon, et signert skjema, bevis på forsikring. Arrangøren definerer dokumenttypene (navn, beskrivelse, om de er obligatoriske, og rekkefølgen de vises i) i turneringsinnstillingene.

Laste opp. Laget laster opp i fanen Lag på sin egen påmelding, ett felt per dokumenttype. Obligatoriske typer må fylles ut før påmeldingen kan lagres. Godkjente filtyper er PDF, JPG, JPEG, PNG, DOC, DOCX, TXT, XLS, XLSX, PPT og PPTX.

Erstatte. Laster du opp på nytt for samme dokumenttype, erstattes filen. Den forrige filen tas vare på og ligger fortsatt under Previous versions, så ingenting går tapt når et lag sender en rettet versjon.

Samle dem inn. Turneringsstaben får siden Team documents, som viser alle lag som har lastet opp noe, med én kolonne per dokumenttype. Derfra kan du:

• laste ned filene til ett lag med Download all documents for this team, eller
• laste ned alt på én gang med Download all documents.

Begge gir en ZIP-fil. Siden ligger bare i menyen når turneringen faktisk har definert dokumenttyper.

Profixio samler inn og lagrer lagdokumentene, og arrangøren vurderer selv om de er godkjent.

Når en klasse er satt opp for strømming, kan hvert lag i den reservere seg. Fanen Lag viser da et banner:

• Denne klassen er satt opp for strømming – lagets kamper kan bli strømmet. Knappen heter Reserver laget mot strømming.

• Dette laget er reservert mot strømming – laget har reservert seg. Knappen heter Fjern strømmereservasjon.

Begge ber om bekreftelse først («Lagets kamper blir ikke strømmet» / «Kampene kan bli strømmet igjen»).

Både arrangøren og lagets egen lagleder kan sette dette. Reservasjonen gjelder hele laget og sjekkes før en enkeltspillers reservasjon mot filming, så den er en absolutt bryter: reserverer du laget, blir ingen av kampene merket for strømming, uansett hva spillernes egne innstillinger sier. Siden begge lag i en kamp må være klarert, tar en reservasjon for ett lag også motstandernes kamper mot det ut av strømmingen. Fjerner du reservasjonen, er kampene med igjen.

Valget tilbys bare der det gir mening: klassen må være merket for strømming og må ikke være merket som av allmenn interesse. Klasser av allmenn interesse strømmes alltid, og påmeldingsskjermen sier det – «Denne klassen er definert som av allmenn interesse. Kampene blir strømmet, og reservasjoner mot strømming gjelder ikke.»

Om en klasse i det hele tatt strømmes, og om den er av allmenn interesse, er ikke en turneringsinnstilling: det settes per klasse av forbundet på siden Streaming, og finnes bare for forbund der idretten er aktivert for strømming.

Fanen Logg er en fullstendig historikk over hva som har skjedd med laget, med det nyeste først. Den vises bare for turneringsstaben.

Hver oppføring viser hendelsen, detaljene, når det skjedde og – der Profixio vet det – Hvem gjorde det? med personens e-postadresse.

Dette havner i loggen:

• Lagsinformasjon lagret, og hver endring i navnelisten (Player created, Player updated, Player deleted) med nøyaktig hvilke felt som ble endret, før og etter.

• Team put on waiting list og Team removed from waiting list.

• Sletting, gjenoppretting og sletting av lagets kamper.

• Admin user removed når en kontaktperson fjernes fra laget.

• Bestilling lagret når lagets bestilling endres.

• Én oppføring for hver e-post Profixio har sendt om laget – påmeldingsbekreftelse, endret påmelding, venteliste-e-post, rabatt-e-post, bekreftelse på tjenester, betalingskvitteringer – inkludert adressene den gikk til. Hvis sendingen feilet, starter oppføringen med ERROR.

To hjelpemidler øverst: et Search by data-felt som søker i både hendelsesnavn og detaljer, og en Show only player logs-bryter som skjuler alt unntatt endringer i navnelisten.

Loggen er det første stedet å se når noen spør «hvem endret dette?» eller «fikk laget e-posten?». Den kan ikke redigeres, og oppføringer kan ikke fjernes.

Et lag som trekker seg, slettes fra turneringen. Bruk Slett i fanen Lag, eller Slett i lagets meny i listen. Du blir bedt om å bekrefte.

Dette skjer når du sletter.

• Laget fjernes fra listene, fra tellingene og fra de offentlige sidene. Turneringsstaben finner det fortsatt ved å filtrere på slettede lag.

• Lagets navneliste slettes. Dette gjøres ikke om når laget gjenopprettes – spillerne må legges inn på nytt.

• Kampene berøres ikke. De peker fortsatt på laget.

• Det sendes en e-post om slettingen («Denne påmeldingen er slettet:») med lagets opplysninger. Hvis turneringen har lagret en melding for slettede påmeldinger, tas den med under Melding fra arrangør.

• Slettingen skrives i lagets logg.

Angre slettingen. Åpne det slettede laget; panelet viser Påmelding er slettet og Meld på laget igjen!. Bare turneringsstaben kan gjenopprette et lag – en klubb eller lagleder som sletter sitt eget lag, kan ikke hente det tilbake selv. Husk at navnelisten ikke gjenopprettes.

Lagets kamper. Når laget er slettet og har kamper, viser panelet Laget har kamper. Vil du slette disse kampene? med knappen Slett kampene!, for stab som også kan redigere kamper. Dette er permanent – bekreftelsen sier det – og tabellene for de berørte klassene regnes ut på nytt etterpå. La kampene stå hvis laget kan bli erstattet.

Hvem kan slette et lag.

• Turneringsstaben kan slette hvilket som helst lag i en turnering. I seriespill kan de bare slette et lag som ikke har kamper.

• En klubb eller lagleder kan slette sitt eget lag bare før påmeldingsfristen, og bare så lenge laget ikke har kamper.

• Et lag som allerede er slettet, kan ikke slettes på nytt.

Etter at kampoppsettet er laget. Et lag må trekkes her, i turneringsadministrasjonen – det kan ikke gjøres inne i kampoppsettverktøyet. Last inn deltakerne på nytt i kampoppsettverktøyet etterpå. Det trukne lagets kamper holdes da av et vakant lag i stedet for å slettes, slik at et erstatningslag kan settes rett inn i dem. Hvis du i stedet setter opp puljen på nytt, slår du på valget for å slette vakante lag før oppsettet.

En klubb eller lagleder som er logget inn, ser lagene sine på Mine påmeldinger og kan åpne hvert av dem. Det de kan endre, er med vilje mer begrenset enn det arrangøren kan endre, og det meste er bundet av turneringens frister:

Dette får de aldri: ventelistefeltet, avgiften, maksimalt antall spillere og loggen. Det er bare for turneringsstaben.

Hvis en lagleder trenger å få endret noe etter at fristen er ute, kan arrangøren fortsatt gjøre det – fristene gjelder ikke for turneringsstaben.

Alt en arrangør kan hente ut om påmeldte lag:

Selve laglistene kan også snevres inn før du leser eller eksporterer dem. Lagliste filtrerer på klasse, nivå, klubb, lagnavn, kontakt-e-post, kontaktmobil, venteliste, krets, bare utenlandske klubber, slettede lag og ufullførte påmeldinger, med Nullstill søkekriterier for å tømme filtrene og en innstilling for Items per page.

Dette er innstillingene som avgjør hva som kan endres på et påmeldt lag, og hvor de ligger.

Tilgang styres av turneringsroller, ikke av disse innstillingene: rollen lagvisning gir lesetilgang til listene, lagredigering gir full redigeringstilgang, inkludert venteliste, avgift, maksimalt antall spillere og loggen, kampredigering kreves i tillegg for å slette kampene til et slettet lag, og økonomiredigering kreves for pengesiden. Hvordan du gir personer disse rollene, står på siden om turneringsroller.

«Jeg får ‹Du har ikke tilgang til å redigere dette laget›.» Profixio lar en person redigere et lag hvis personen er minst én av disse. Sjekk dem i rekkefølge:

1. Administrator for turneringen.
2. Logget inn med en turneringsrolle som omfatter redigering av lag.
3. Oppført som kontaktperson på laget.
4. Logget inn med e-postadressen som er lagt inn som lagets kontakt-e-post.
5. Logget inn med e-postadressen klubben din har registrert for deg.
6. Registrert som lagadministrator for klubben i forbundets klubbregister.

Hvis ingen av disse stemmer, er løsningen å legge personen til som kontaktperson på laget, eller å gi personen en turneringsrolle.

«Laget er ikke i listen.» Er det slettet? Slettede lag er skjult som standard; slå på filteret for slettede lag i Lagliste, eller se i Registreringer slettet. Hvis laget virkelig er borte, sjekk om det ble meldt på i en annen turnering, eller om påmeldingen aldri ble fullført.

«Klassefeltet mangler.» Påmeldingsfristen er ute, eller laget har allerede kamper. Begge deler fjerner klassefeltet for alle unntatt turneringsstaben.

«Jeg kan ikke endre navnet på laget.» Seriespill der forbundet har låst navneendringer, i kombinasjon med en frist som er ute eller en klasse som er stengt. Turneringsstaben kan fortsatt endre navnet.

«Slett-knappen er borte.» Laget har allerede kamper (som hindrer sletting helt for klubber, og for staben i seriespill), påmeldingsfristen er ute for en klubbruker, eller laget er allerede slettet.

«Fanen Tjenester vil ikke lagre.» Hvis lagets klasse er slettet fra turneringen, avvises all redigering av tjenester. Gi laget en klasse først.

«Laget står som ikke fullført, men alt ser riktig ut.» Det er én av tre ting: påmeldingsavgiften er ikke betalt i en turnering som krever betaling først, obligatoriske tjenester er ikke bestilt, eller et obligatorisk felt eller dokument er tomt. Lagets egen påmeldingsside oppgir årsaken.

«Laget fikk ikke e-posten.» Åpne fanen Logg og se etter oppføringen for sendingen og adressen den gikk til. En oppføring som starter med ERROR, betyr at sendingen feilet. Ingen oppføring i det hele tatt betyr som regel at turneringen er satt opp til ikke å sende påmeldings-e-post til den som meldte på.