Hantera ett anmält lag

Ett lag som har anmälts till en turnering går fortfarande att redigera – av arrangören och i mindre utsträckning av föreningen eller lagledaren som anmälde det. Allt görs från en laglista, och alla listor öppnar samma lagpanel.

Arrangören når listorna från menyn Anmälda lag i turneringsadministrationen:

• Lag – huvudlistan över anmälda lag, med sökning, sortering och, för turneringens funktionärer, en redigeringsknapp på varje lag.

• Laglista – den äldre listan över anmälningar med ett kort per lag. Den visar samma lag med en sammanfattning högst upp (Anmälda lag:, Waiting list:, Ej slutförda:, Borttagna lag:) och en meny för varje lag.

• Registrations Overview – en översikt som bara går att läsa, som räknar lag per klass och per förening, med märken för väntelista och betalning.

Det finns också en äldre, enkel tabell med rubriken Lista över anmälningar, som visar förening, lagnamn, Antal spelare, klass, väntelista, Upprättades och Uppdaterad, med export till kalkylblad och borttagning på varje rad. Den finns inte i menyn Anmälda lag – du når den från den separata, äldre sidan Cupadministration, där den heter Anmälda lag (”Visa och exportera alla anmälningar”).

En förening eller lagledare ser bara sina egna lag, på Mina lag.

Alla dessa öppnar samma panel när du klickar på ett lag, så det spelar ingen roll vilken lista du börjar i.

När du klickar på ett lagnamn öppnas en panel från sidan med lagets namn som rubrik. Beroende på turneringen och din behörighet har den upp till fem flikar:

Längst ned på fliken Lag finns knapparna Spara, Ta bort och Avbryt. Ändringar sparas per flik – sparar du fliken Lag skickas inte fliken Tjänster in, och tvärtom.

Om laget har tagits bort öppnas panelen i stället med en röd banderoll, Registreringen har raderats, och valet Undelete the registration.

Alla fyra finns på fliken Lag, och var och en har sin egen regel för vem som får ändra den och hur länge.

Lagnamn. Skriv det nya namnet i Lagnamn (Namn på deltagare i individuella idrotter) och tryck på Spara. Namnet måste vara unikt bland de lag som fortfarande är anmälda i samma klass – och på samma nivå, om klassen är uppdelad i nivåer. Turneringens funktionärer kan alltid byta namn på ett lag. I seriespel kan ett förbund låsa namnbyten: då kan en lagledare bara byta namn fram till sista anmälningsdag, och bara medan klassen fortfarande är öppen för anmälan.

Klass. Välj en annan klass i Spelklass och spara. Avgiften räknas om utifrån den nya klassen, och laget får ett e-postmeddelande om att anmälan har ändrats. Observera:

• Turneringens funktionärer kan flytta ett lag till vilken klass som helst, även stängda klasser.
• En förening eller lagledare kan bara flytta ett lag före sista anmälningsdag, och bara så länge laget inte har några matcher. När laget finns med i spelprogrammet försvinner klassfältet för dem.
• Klassen du flyttar till måste fortfarande vara öppen för anmälan, annars får du Klassen är inte öppen för anmälan.

Om klassen som laget var anmält i har tagits bort från turneringen visar panelen Klassen har tagits bort från turneringen: med den gamla klasskoden och Välj en annan klass eller kontakta turneringens funktionärer. Välj en ny klass för att rätta det.

Förening. Ändra klubb öppnar föreningssökningen och låter dig koppla laget till en annan förening. Rabatterna räknas om efteråt. Samma behörighet som för klassbyte gäller. Det finns också en äldre skärm, Byt klubb, för funktionärer med den bredare behörigheten se alla lag, med Välj ny förening: och knappen Byt!. Den gör samma sak och skriver en MovedClub-post i loggen.

Logga. Lagets logga är föreningens logga. Ändra klubbemblem öppnar uppladdningen av föreningslogga. Ändrar du den här ändras loggan för föreningen överallt i Profixio, inte bara för det här laget – se sidan om föreningslogga. I seriespel kan administratörer i den föreningen och turneringens funktionärer med rätt att redigera lag ändra den. Om förbundet har stängt av ändringar av föreningsloggor, fråga din förbunds- eller distriktsadministratör hur loggan ändras.

Ett lag sätts automatiskt på väntelistan när det anmäls, eller när det flyttas till en annan klass. Profixio sätter det där om något av detta stämmer:

• turneringen är markerad med väntelista,
• klassen är markerad med väntelista,
• turneringen har nått sitt högsta antal lag,
• klassen har nått sitt högsta antal lag, eller
• ett annat lag står redan på väntelistan i den klassen – så att lagen behåller sin ordning och ingen tränger sig före i kön.

Laget ser Turneringen är full. eller Klassen är full och ditt lag är placerat på väntelista. på sin anmälan, och ett Waiting list-märke i de offentliga listorna.

Ta bort ett lag från väntelistan, eller sätta det där. Turneringens funktionärer får ett väntelistefält på fliken Lag med tre val:

• Laget är inte på reservlistan – inte på väntelistan,
• Laget är på reservlistan pga turneringen är full – på väntelistan eftersom turneringen är full,
• Laget är på reservlistan pga klassen är full – på väntelistan eftersom klassen är full.

Välj och tryck på Spara. När du har ställt in fältet manuellt slutar Profixio att räkna om det för det laget – ditt val gäller även om klassen senare blir full eller får lediga platser.

Varje ändring skrivs i lagets logg som Team put on waiting list eller Team removed from waiting list, och laget får e-post (”Ert lag har flyttats till väntelistan” / ”Ert lag står inte längre på väntelistan”) om turneringen över huvud taget skickar anmälningsmejl till den som anmälde.

Medan ett lag står på väntelistan visar panelen Anmälan har placerats på väntelistan.

Varje lag har en status. Profixio sätter den automatiskt varje gång laget sparas.

När en anmälan visas som ej slutförd får laget veta varför på sin egen anmälan: att anmälningsavgiften är obetald (med en betallänk), att obligatoriska tjänster inte har beställts, att inget deltagarkort har beställts, eller vilka obligatoriska fält som fortfarande är tomma.

Så snart allt är i ordning ändras statusen till slutförd, och slutförandedatumet sätts på laget. Åtgärda orsaken – registrera betalningen, beställ de tjänster som saknas, fyll i fälten som saknas – så rättar statusen sig själv.

Lag som inte är slutförda döljs inte. De visas i laglistorna, i antalen och i turneringens offentliga anmälningslista som alla andra lag, markerade som ej slutförda. Sidan Laglista visar hur många de är under Ej slutförda:.

Fliken Personer innehåller lagets kontaktpersoner under Kontaktpersoner. Det är de personer som kan logga in och hantera laget, och som får den e-post som Profixio skickar om det. Ett lag kan ha flera. Lagledaren ser samma lista på sin egen lagsida, med rubriken Lagadministratör(er).

Lägga till en. Tryck på knappen för att lägga till kontakt och fyll i e-post, namn och telefon, och sedan Lägg till kontaktpersonen till laget.

• Om e-postadressen redan tillhör en Profixio-användare fylls namn och telefon i åt dig och låses – du kan inte byta namn på någon annans konto härifrån.
• Om e-postadressen är okänd skapar Profixio ett konto för personen och mejlar inloggningsuppgifterna.

Ta bort en. Öppna personen och tryck på Ta bort lagledaren. Det tar bort personens behörighet till laget men raderar inte Profixio-kontot. Borttagningen skrivs i lagets logg.

Skicka uppgifterna igen. Send login info (på lagledarens egen sida: Skicka laginformation) skickar anmälningsbekräftelsen till personen igen, med lagets uppgifter och hur man loggar in. Mejlet har skickats bekräftar att det har gått iväg. Använd detta när en lagledare säger att de aldrig har fått något.

Observera att kontaktpersonerna redigeras här och bara här – arrangörens flik Lag innehåller avsiktligt inte fälten för lagledare och kontaktperson, så att de två skärmarna inte kan skriva över varandra.

Se checklistan för hela listan över vem som kan redigera ett lag.

Tjänster och tillägg – boende, måltider, deltagarkort, extra passerkort – ändras på fliken Tjänster i lagpanelen. Ange antalet för varje tjänst och spara. Sätter du ett antal till noll tas beställningsraden bort.

Från den äldre sidan Laglista når du samma sak från lagets rad som Beställ tjänster eller Ändra beställning – Ändra beställning används både för att beställa fler tjänster och för att ändra beställningen. När det är för sent att ändra står det Visa tjänster i stället.

Vem får ändra vad, och hur länge. Turneringens funktionärer kan alltid ändra ett lags beställning. En förening eller lagledare kan bara ändra den tills turneringens sista dag för tjänster har passerat; efter det får de Service deadline reached, och fliken är skrivskyddad för dem.

Om laget redan har fakturerats eller fått en betallänk. För att minska en beställning när det redan finns en faktura måste pengasidan backas först:

1. Om det finns en obetald betallänk för laget avbryter du den med Avbryt betalning på lagets flik Ekonomi (eller på lagets rad i listan). Profixio avbryter länken hos betalningsleverantören och skapar vid behov en kreditfaktura.

2. Ändra antalen på fliken Tjänster.

3. Skapa en ny faktura från reskontran.

Fakturering, kreditfakturor och uppföljning av betalningar har egna sidor – den här sidan handlar bara om att ändra det laget har beställt.

När tjänsteformuläret sparas skrivs det i lagets logg som Beställningen sparades, och det kan utlösa en ny faktura för mellanskillnaden.

Två värden på fliken Lag låter turneringens funktionärer frångå det klassen anger, för ett enda lag.

Avgiften. Lagets deltagaravgift visas och kan skrivas över. Det ersätter klassavgiften för just det laget – användbart när ett lag kommer med sent, är ett gästlag eller har kommit överens om ett specialpris.

Max num of players. Anger en truppgräns för laget. Är fältet tomt gäller klassens gräns; har det ett värde gäller det värdet för laget. Bara turneringens funktionärer ser fältet – en lagledare kan inte höja sin egen gräns.

Om laget har fått rabatt visas beloppet och orsaken bredvid avgiften, men de kan inte ändras här: rabatter ges på en egen skärm, per lag, per förening eller per distrikt, och räknas om varje gång lagets förening eller klass ändras. När en rabatt faktiskt ändrar lagets belopp får laget e-post om att priset har ändrats.

Fliken Ekonomi visar hela den ekonomiska bilden för laget: vad anmälningsavgiften är, vad tjänsterna kostar, vad som har fakturerats, vad som har betalats och vad som återstår. Funktionärer med ekonomibehörighet kan registrera en betalning där.

Att sätta avgifter för en klass, fakturera och följa upp betalningar är egna ämnen med egna sidor.

En arrangör kan kräva att lagen laddar upp dokument som en del av anmälan – en dispens, ett undertecknat formulär, ett försäkringsbevis. Arrangören definierar dokumenttyperna (namn, beskrivning, om de är obligatoriska och i vilken ordning de visas) i turneringens inställningar.

Ladda upp. Laget laddar upp på fliken Lag i sin egen anmälan, ett fält per dokumenttyp. Obligatoriska typer måste fyllas i innan anmälan kan sparas. Tillåtna filtyper är PDF, JPG, JPEG, PNG, DOC, DOCX, TXT, XLS, XLSX, PPT och PPTX.

Ersätta. Laddar du upp igen för samma dokumenttyp ersätts filen. Den tidigare filen sparas och finns kvar under Tidigare versioner, så inget går förlorat när ett lag skickar en rättad version.

Samla in dem. Turneringens funktionärer får sidan Inkomna dokument, som listar alla lag som har laddat upp något, med en kolumn per dokumenttyp. Därifrån kan du:

• ladda ned ett lags filer med Ladda ned lagets samtliga dokument, eller
• ladda ned allt på en gång med Ladda ned samtliga dokument.

Båda ger en ZIP-fil. Sidan finns bara i menyn när turneringen faktiskt har definierade dokumenttyper.

Profixio samlar in och lagrar lagens dokument, och arrangören avgör själv om de duger.

När en klass är inställd för streaming kan varje lag i den reservera sig. Fliken Lag visar då en banderoll:

• Den här klassen är inställd för streaming – lagets matcher kan streamas. Knappen heter Reservera laget mot streaming.

• Det här laget är reserverat mot streaming – laget har reserverat sig. Knappen heter Ta bort streamingreservationen.

Båda ber om bekräftelse först (”Lagets matcher kommer inte att streamas” / ”Matcherna kan streamas igen”).

Både arrangören och lagets egen lagledare kan ställa in det. Reservationen gäller hela laget och kontrolleras före en enskild spelares reservation mot filmning, så den är en absolut brytare: reserverar du laget markeras ingen av dess matcher för streaming, oavsett vad spelarnas egna inställningar säger. Eftersom båda lagen i en match måste vara klara, tar en reservation för ett lag också motståndarnas matcher mot det ur streamingen. Tar du bort reservationen kommer de med igen.

Valet erbjuds bara där det är meningsfullt: klassen måste vara markerad för streaming och får inte vara markerad som av allmänintresse. Klasser av allmänintresse streamas alltid, och anmälningsskärmen säger det – ”Den här klassen är klassad som allmänintresse. Matcherna streamas och reservationer mot streaming gäller inte.”

Om en klass över huvud taget streamas, och om den är av allmänintresse, är inte en turneringsinställning: det ställs in per klass av förbundet på sidan Streaming, och finns bara för förbund vars idrott är aktiverad för streaming.

Fliken Logg är en fullständig historik över vad som har hänt med laget, med det senaste först. Den visas bara för turneringens funktionärer.

Varje post visar händelsen, detaljerna, när det hände och – där Profixio vet det – Vem gjorde det? med personens e-postadress.

Det här hamnar i loggen:

• Laget sparades, och varje ändring i spelarlistan (Player created, Player updated, Player deleted) med exakt vilka fält som ändrades, före och efter.

• Team put on waiting list och Team removed from waiting list.

• Borttagning, återställning och borttagning av lagets matcher.

• Admin user removed när en kontaktperson tas bort från laget.

• Beställningen sparades när lagets beställning ändras.

• En post för varje e-postmeddelande som Profixio har skickat om laget – anmälningsbekräftelse, ändrad anmälan, väntelistemejl, rabattmejl, bekräftelse på tjänster, betalningskvitton – inklusive adresserna det gick till. Om utskicket misslyckades börjar posten med ERROR.

Två hjälpmedel högst upp: en Search by data-ruta som söker i både händelsenamn och detaljer, och en Show only player logs-brytare som döljer allt utom ändringar i spelarlistan.

Loggen är det första stället att titta på när någon frågar ”vem ändrade det här?” eller ”fick laget mejlet?”. Den går inte att redigera, och poster kan inte tas bort.

Ett lag som drar sig ur tas bort från turneringen. Använd Ta bort på fliken Lag, eller Ta bort i lagets meny i listan. Du ombeds bekräfta.

Det här händer när du tar bort ett lag.

• Laget tas bort från listorna, från antalen och från de offentliga sidorna. Turneringens funktionärer kan fortfarande hitta det genom att filtrera på borttagna lag.

• Lagets spelarlista raderas. Det återställs inte när laget återställs – spelarna måste läggas in igen.

• Lagets matcher påverkas inte. De pekar fortfarande på laget.

• Ett e-postmeddelande skickas om borttagningen (”Den här anmälan har tagits bort:”) med lagets uppgifter. Om turneringen har ett sparat meddelande för borttagna anmälningar tas det med under Melding fra arrangør.

• Borttagningen skrivs i lagets logg.

Ångra. Öppna det borttagna laget; panelen visar Registreringen har raderats och Undelete the registration. Bara turneringens funktionärer kan återställa ett lag – en förening eller lagledare som tar bort sitt eget lag kan inte ta tillbaka det själv. Kom ihåg att spelarlistan inte återställs.

Lagets matcher. När laget har tagits bort och har matcher visar panelen Laget har matcher. Vill du ta bort dessa matcher? med knappen Delete matches, för funktionärer som också får redigera matcher. Det är permanent – bekräftelsen säger det – och tabellerna för de berörda klasserna räknas om efteråt. Låt matcherna vara kvar om laget kan komma att ersättas.

Vem får ta bort ett lag.

• Turneringens funktionärer kan ta bort vilket lag som helst i en turnering. I seriespel kan de bara ta bort ett lag som inte har några matcher.

• En förening eller lagledare kan ta bort sitt eget lag bara före sista anmälningsdag, och bara så länge laget inte har några matcher.

• Ett lag som redan är borttaget kan inte tas bort igen.

När spelprogrammet är gjort. Ett lag måste dras tillbaka här, i turneringsadministrationen – det går inte att göra inne i matchplaneraren. Läs in deltagarna på nytt i matchplaneraren efteråt. Det tillbakadragna lagets matcher hålls då av ett vakant lag i stället för att tas bort, så att ett ersättningslag kan läggas in direkt i dem. Om du i stället lägger om gruppen, slår du på valet att ta bort vakanta lag innan spelprogrammet skapas.

En förening eller lagledare som är inloggad ser sina lag på Mina lag och kan öppna vart och ett. Det de får ändra är avsiktligt snävare än det arrangören får ändra, och det mesta begränsas av turneringens sista datum:

Det här får de aldrig: väntelistefältet, avgiften, högsta antal spelare och loggen. Det är bara för turneringens funktionärer.

Om en lagledare behöver få något ändrat efter att deras sista datum har passerat kan arrangören fortfarande göra det – sista datum gäller inte för turneringens funktionärer.

Allt en arrangör kan ta ut om anmälda lag:

Själva laglistorna kan också filtreras innan du läser eller exporterar dem. Laglista filtrerar på klass, nivå, förening, lagnamn, kontakt-e-post, kontaktmobil, väntelista, distrikt, endast utländska föreningar, borttagna lag och ej slutförda anmälningar, med Nollställ sökkriterier för att rensa filtren och en inställning för poster per sida.

Det här är inställningarna som avgör vad som går att ändra på ett anmält lag, och var de finns.

Behörighet styrs av turneringsroller, inte av dessa inställningar: rollen lagvisning ger läsbehörighet till listorna, lagredigering ger full redigeringsbehörighet inklusive väntelistan, avgiften, högsta antal spelare och loggen, matchredigering krävs dessutom för att ta bort ett borttaget lags matcher, och ekonomiredigering krävs för pengasidan. Hur du ger personer dessa roller beskrivs på sidan om turneringsroller.

”Jag får ’Du har inte behörighet att redigera det här laget’.” Profixio låter en person redigera ett lag om personen är minst en av följande. Kontrollera dem i ordning:

1. Administratör för turneringen.
2. Inloggad med en turneringsroll som omfattar redigering av lag.
3. Angiven som kontaktperson för laget.
4. Inloggad med den e-postadress som har angetts som lagets kontakt-e-post.
5. Inloggad med den e-postadress som din förening har registrerat för dig.
6. Registrerad som lagadministratör för föreningen i förbundets föreningsregister.

Om inget av detta stämmer är lösningen att lägga till personen som kontaktperson för laget, eller att ge personen en turneringsroll.

”Laget finns inte i listan.” Har det tagits bort? Borttagna lag är dolda som standard; slå på filtret för borttagna lag i Laglista, eller titta i Registrations Deleted. Om laget verkligen är borta, kontrollera om det anmäldes till en annan turnering, eller om anmälan aldrig slutfördes.

”Klassfältet saknas.” Sista anmälningsdag har passerat, eller laget har redan matcher. Båda tar bort klassfältet för alla utom turneringens funktionärer.

”Jag kan inte byta namn på laget.” Seriespel där förbundet har låst namnbyten, i kombination med ett passerat sista datum eller en stängd klass. Turneringens funktionärer kan fortfarande byta namn på det.

”Knappen Ta bort finns inte.” Laget har redan matcher (vilket helt stoppar borttagning för föreningar, och för funktionärer i seriespel), sista anmälningsdag har passerat för en föreningsanvändare, eller laget är redan borttaget.

”Fliken Tjänster går inte att spara.” Om lagets klass har tagits bort från turneringen nekas all redigering av tjänster. Ge laget en klass först.

”Laget står som ej slutfört men allt ser rätt ut.” Det är en av tre saker: anmälningsavgiften är inte betald i en turnering som kräver betalning först, obligatoriska tjänster har inte beställts, eller ett obligatoriskt fält eller dokument är tomt. Lagets egen anmälningssida anger orsaken.

”Laget fick inte mejlet.” Öppna fliken Logg och leta efter posten för utskicket och adressen det gick till. En post som börjar med ERROR betyder att utskicket misslyckades. Ingen post alls betyder oftast att turneringen är inställd på att inte skicka anmälningsmejl till den som anmäler.

Det mesta på den här sidan är likadant överallt. Det här är undantagen, och de bestäms av förbundet, inte av den enskilda arrangören.

Svensk beachvolley. När ett lag tas bort raderas det helt i stället för att döljas, så det finns inget att återställa – räkna borttagningen som slutgiltig. Lag på väntelistan och varje lags status visas i den offentliga anmälningslistan, och turneringens funktionärer kan ändra anmälans slutförandedatum manuellt. Lagledarens uppgifter är dolda i anmälningsformuläret för alla utom funktionärerna.

Svensk bordtennis. Varje lags status visas i den offentliga anmälningslistan.

Svensk brottning. Föreningar kan beställa transport för hela föreningen i stället för per lag. Kortet Transfer visas på föreningens sida och på Mina lag för alla med behörighet till föreningen, och frågar efter: antal personer, ankomstort, datum och tid för ankomst och avresa, flyg-/tåg-/färjenummer och övrig information. Beställningen faktureras som en tjänst. Arrangörer ser alla föreningars beställningar på sidan Transport Overview, med beräknad transportkostnad, datumfilter och export till kalkylblad. Arrangören bestämmer per turnering om transport erbjuds och vad varje transportsätt kostar.

Seriespel generellt. Ett lag som redan har matcher kan inte tas bort alls, inte ens av turneringens funktionärer – matcherna måste bort först. Om föreningar får byta namn på sitt lag, ändra föreningsloggan eller redigera sin egen spelarlista bestäms av förbundet.