Avgifter, tjänster och rabatter

Medlemspriser – två priser per klass, ett för föreningar som tillhör förbundet och ett för alla andra – används av norsk korpidrott. Laget väljer aldrig själv: väljer det en förening ur förbundets register får det medlemspriset, och skriver det in ett föreningsnamn som fritext får det det vanliga priset. Om ett förbund tidigare löste detta med en tjänst i stället för det andra prisfältet måste den gamla tjänsten dras tillbaka när medlemspriset fylls i, annars betalar lagen dubbelt.

Serier prissatta efter ekonominivå. En serie behöver inte prissättas utifrån klassen. I stället tilldelas varje division en ekonominivå i förbundets grunddata, och beloppet som ett lag betalar byggs upp av prissatta artiklar som är kopplade till den nivån. Laganmälan i sådana serier visar summan av de artiklarna. Att lägga upp nivåerna är förbundets grunddata, inte turneringsadministration.

Turneringar som använder den externa betalleverantören använder inte Profixios egen fakturering. Blocken för fakturering, bank och fakturanumrering försvinner från sidan Fakturainställningar, och pengasidan sköts av leverantören. Avgifter, tjänster och rabatter läggs upp på exakt samma sätt.

Allt annat på den här sidan – tjänster, klassavgifter, rabatter, rabattkoder – fungerar likadant för alla förbund och alla idrotter.

Avgifter och tjänster läggs upp per turnering. Ingenting delas mellan två turneringar, förutom när du kopierar en turnering, och en kopia av turneringen tar inte med klasser eller tjänster av sig själv.

Priserna anges som rena tal utan momsberäkning ovanpå: det du skriver in är det laget betalar. Momssatser finns bara som bokföringsinformation på fakturan.

Anmälningsavgiften hör till klassen, inte till turneringen. Öppna Inställningar → Klasser, redigera en klass och fyll i deltagaravgiften under Registration Pricing. Vill du ändra många klasser på en gång markerar du dem i klasslistan och använder massåtgärden för deltagaravgift.

Vissa förbund använder också ett medlemspris – ett andra, oftast lägre belopp för lag från en förening som tillhör förbundet. Fältet visas bara när förbundet använder medlemspriser, med anteckningen ”Medlemspriset är priset för ett medlemslag/en medlemsförening.” Vilket av de två priserna ett lag får avgörs automatiskt utifrån föreningen det väljer; laget kan inte välja själv.

I förbundsserier kan en förening som inte finns i förbundets register (en ad hoc-förening, som tillåts genom att stänga av Välj endast förening från listan under Inställningar → Förening) få en högre anmälningsavgift om arrangören vill. Tänk på de försäkringsregler som då gäller för lag från sådana föreningar.

Eftersom avgiften kopieras över till laget vid anmälan följer två saker:

• Höjer eller sänker du klassavgiften senare får lag som redan är anmälda inte nytt pris.
• Ska ett enskilt lag rättas gör du det på laget, inte på klassen: lagets egen avgift kan skrivas över på lagets sida.

En klass utan avgift är gratis att anmäla sig till – det finns inget anmälningsbelopp att fakturera. Laget kan ändå beställa tjänster.

Det handlar om tre separata behörigheter, och de gäller per turnering:

• Tjänster – skapa och redigera tjänster, deras priser, när de är tillgängliga och deras inställningar per klass.
• Klasser – anmälningsavgiften och medlemspriset, eftersom de hör till klassen. Den äldre sidan för tjänster per klass kräver båda behörigheterna samtidigt.
• Ekonomi – fakturainställningarna, inklusive bokföringskoder och momssatser, och det är den som överhuvudtaget gör att Ekonomi-menyn visas.

Den som skapade turneringen, och alla som har gjorts till administratör för den, får alla tre automatiskt. Alla andra måste få dem tilldelade uttryckligen via turneringens användaråtkomst, där behörigheter delas ut per person. En medhjälpare som kan redigera lag kan inte ändra priser.

Att ta bort är strängare än att redigera: en tjänst som har beställningar går inte att ta bort alls, oavsett vilken behörighet du har. Dra i stället tillbaka den genom att avpublicera den eller sätta slutdatumet bakåt i tiden.

Föreningsadministratörer och lagledare ändrar aldrig priser. De kan beställa tjänster för sina egna lag fram till sista dag för beställning av tjänster, och se vad de är skyldiga.

Tjänster hanteras under Inställningar → Tjänster (på norska installationer heter menyvalet Avgift). Listan visar alla tjänster i turneringen med pris, hur många som har beställts och om tjänsten är publicerad. Ovanför listan sammanfattar fyra räknare beställningar, total intäkt, sista dag för beställning av tjänster och hur många tjänster som är publika.

Tryck på Ny och fyll i:

• Namn – namnet som lagen ser överallt där tjänsten kan beställas. Gör det lätt att känna igen: ”Deltagarkort A – rum och frukost”, inte ”Paket 1”.
• Belopp – priset för en enhet. Formuläret varnar: ”Varning: Bör inte ändras efter att anmälan har startat!” – se avsnittet om att ändra priser.
• Beskrivning – en längre förklaring som visas tillsammans med tjänsten, så att lagledarna vet exakt vad som ingår.
• Obligatorisk – gör tjänsten obligatorisk. Hjälptext: ”Gör att avgiften måste väljas vid anmälan”. Tänk efter innan du använder den; se avsnittet om obligatoriska tjänster.
• Dela upp – varianter av samma tjänst, inlagda som separata taggar: S; M; L; XL för t-shirtstorlekar. Varje variant beställs och räknas för sig.
• Ordningsföljd – ordningen som tjänsterna visas i. Sätt 1 på den du vill ha först.
• En Image (bild), som visas bredvid beskrivningen medan laget beställer. Hjälptext: ”Ladda upp en bild som visas tillsammans med tjänstebeskrivningen under anmälan”. JPEG, PNG eller WebP på upp till 2 MB.

Fyra reglage märker upp vad tjänsten innehåller – ett deltagarpris, boende, ett deltagarkort, middag. De ändrar inte priset; det är dem som vyerna för boende, måltider och incheckning använder för att räkna ut vem som sover var och vem som äter när. En tjänst som är märkt som deltagarkort är också det som en arrangör kan kräva att varje lag köper minst ett av.

Ange en mejladress som ska ta emot notis vid beställning av den här tjänsten tar en eller flera adresser som meddelas varje gång tjänsten beställs – ”E-postadress som ska få en notis när den här tjänsten beställs”.

Till sist avgör Visa som: hur laget anger ett antal – ”Många (antal st.)” ger en antalsruta och ”Noll/en (ja/nej)” ett enkelt ja/nej. Använd ja/nej-typen för saker som ett lag antingen vill ha eller inte vill ha.

En tjänst erbjuds bara ett lag när alla dessa villkor är uppfyllda. Om ett lag säger att en tjänst saknas går du igenom listan.

Den är publicerad. Använd Publicera / visa och Dölj på tjänstens rad, eller på flera rader samtidigt. Avpublicerade tjänster är fortfarande fullt synliga för arrangören och osynliga för alla andra.

Dagens datum ligger inom datumfönstret. Gäller fr.o.m och Gäller t.o.m begränsar när tjänsten kan beställas – ”Ange ett datumintervall då tjänsten kan beställas. (Valfritt)”. Fältet för slutdatum fungerar också som avstängningsknapp: ”Kan också användas för att 'dölja' avgifter”. Sätter du det till i går dras tjänsten tillbaka utan att något tas bort. Publicering tömmer slutdatumet; avpublicering sätter det till ett datum bakåt i tiden. När ett slutdatum är satt ser lagen det på tjänsten som sista beställningsdag. Massåtgärden Use default date sätter slutdatumet på de markerade tjänsterna till turneringens sista dag för beställning av tjänster, och det är det vanliga sättet att stänga allt på en gång.

Den är inte slutsåld. Du kan ange ett maxantal för hela turneringen – ”Maxantalet summeras för hela turneringen. Använd det om du har 100 konsertbiljetter o.d.” – och ett separat maxantal per lag. Så länge ett maxantal är satt ser lagen hur många som finns kvar och, där det finns ett tak per lag, vad taket är. Ett lag som försöker beställa fler än det som finns kvar stoppas med ditt eget slutsåld-meddelande, om du har skrivit ett. När maxantalet för hela turneringen är nått försvinner tjänsten för lag som inte har beställt den, medan lag som redan har beställt behåller sin beställning och fortfarande ser den.

Lagets förening får se den. Som standard kan alla föreningar beställa alla publicerade tjänster. Åtgärden Hidden for clubs på tjänstens rad öppnar två listor, Hidden clubs och Clubs which see this service, med Add from visible clubs och Remove from visible clubs för att flytta föreningar mellan dem. Så länge listan över synliga föreningar är tom erbjuds tjänsten till alla; så fort en förening finns i den kan bara föreningarna på listan beställa. Bara publicerade tjänster kan begränsas på det här sättet.

Den är påslagen för lagets klass, om tjänsten överhuvudtaget är kopplad till klasser. Se nästa avsnitt.

Ett reglage avgör om tjänsten erbjuds under anmälan: Visas i lagfönstret. Stänger du av det visas tjänsten först efteråt, i lagets egen vy Tjänster. Det andra reglaget, Visa i beställningsformuläret – ”Om sant kan den här tjänsten väljas på tjänstesidan (normalt beteende)” – påverkar bara det äldre beställningsformuläret som fortfarande används på bekräftelsesidan efter anmälan; den nuvarande fliken Tjänster visar alla tjänster som laget får beställa, oavsett det reglaget. Låt det vara på.

Oberoende av allt detta har turneringen en gemensam sista dag för beställning av tjänster för alla. Den redigeras från huvudet på tjänstelistan och visas som en nedräkning ovanför den. När den har passerat får lagledare och föreningar meddelandet ”Sista dag för att beställa tjänster har passerat.”, och bara arrangören kan fortfarande ändra en beställning. Själva datumet ingår i turneringens inställningar för viktiga datum.

Arrangörer stoppas inte av något av detta: den som har rätt att redigera alla lag kan fortfarande beställa en spärrad eller utgången tjänst åt ett lag.

En tjänst kan bete sig olika i olika klasser. Öppna en tjänst och använd fliken Discounts and category visibility. Den listar alla klasser i turneringen – kombinationerna skapas automatiskt, så du behöver aldrig koppla en tjänst till en klass för hand. För varje klass kan du ange:

• om tjänsten är aktiv för klassen,
• om den är obligatorisk för klassen (se anteckningen i avsnittet om obligatoriska tjänster – den här tillämpas inte i dag),
• en rabatt på anmälningsavgiften som laget får för att beställa den, och det minsta antal som måste beställas innan rabatten gäller.

Det är så en turnering säger ”beställ två deltagarkort så sjunker anmälningsavgiften med 500”. Två massåtgärder sätter samma rabatt och minsta antal på många klasser samtidigt, eller tar bort rabatten från dem.

Så räknas rabatten ut:

• Laget måste ha beställt minst det minsta antalet av tjänsten.
• Om tjänsten är inställd på att ackumulera multipliceras rabatten med antalet beställda; annars ges den en gång oavsett hur många som beställs. Kryssrutan för ackumulering visas bara på tjänster som faktiskt har en rabatt, med anteckningen ”Om sant ackumuleras rabatten för den här tjänsten. Om falskt ges rabatten bara en gång.”
• Rabatten kan aldrig bli större än klassens anmälningsavgift.
• Om flera beställda tjänster skulle ge rabatt får laget den enskilt största – de läggs inte ihop.
• Lagets rabattorsak sätts till namnet på tjänsten som gav rabatten, så att den syns på laget och på fakturan.

En tjänstebaserad rabatt räknas om varje gång lagets beställning ändras. Eftersom beloppet räknas ut när beställningen sparas bör du slå på Visas i lagfönstret för tjänster som ger rabatt, så att rabatten finns innan det första mejlet skickas från systemet.

En obligatorisk tjänst måste beställas innan ett lag räknas som fullständigt anmält. Lagledarna ser tjänsten markerad med (*) och anteckningen ”OBS: Du måste beställa den här tjänsten för att anmälan ska vara giltig”.

Vad det betyder i praktiken:

• Ett lag som inte har beställt alla obligatoriska tjänster hålls kvar som en ofullständig anmälan tills det gör det. Laget tas inte bort och förlorar inte sin plats.

• En obligatorisk tjänst som för tillfället inte är tillgänglig – avpublicerad, utanför sitt datumfönster eller slutsåld – hoppas över, så att det inte låser alla lag i turneringen när du drar tillbaka en tjänst.
• Använd obligatorisk-reglaget på själva tjänsten. Det reglaget håller kvar en anmälan tills tjänsten har beställts.
• Dessutom kan en turnering kräva att varje lag beställer minst en tjänst av typen deltagarkort. Det är en turneringsinställning, inte en egenskap hos den enskilda tjänsten, och den uppfylls av vilken korttjänst som helst.

Använd det här sparsamt. En obligatorisk tjänst som ingen vill ha är den vanligaste orsaken till att en arrangör får en lista med lag som fastnat i ”behöver godkännas”.

Rabatter ges från sidan Rabatter i menyn Ekonomi (äldre material kallar den Discount team/club). Tre räknare överst – lag, föreningar och distrikt – växlar listan mellan de tre typerna. Den du tittar på är markerad.

Alla rabatter, oavsett typ, har samma fyra värden:

• ett belopp som dras av från anmälningsavgiften (det finns inga procentsatser);
• eller kryssrutan för befrielse, märkt ”Befrielse från anmälningsavgift?”, som stryker hela anmälningsavgiften, oavsett hur stor den är;
• en orsak, fritext, som visas för arrangören och skrivs ut på fakturan bredvid rabatten;
• ett från- och till-datum.

Sedan väljer du vem som ska få den: ett eller flera lag, en eller flera föreningar, eller ett eller flera distrikt. En distriktsrabatt kan dessutom begränsas till utvalda klasser.

Sex saker som avgör vad som faktiskt händer:

1. Rabatter sänker bara anmälningsavgiften. Tjänster får aldrig rabatt på det här sättet. Det enda sättet en tjänst påverkar priset på är den tjänstekopplade rabatten som beskrivs ovan.
2. Ett lag får aldrig två rabatter. Om ett lag kvalificerar sig på flera sätt behåller Profixio den bästa: befrielse går före allt, annars vinner det största beloppet.
3. En rabatt kan aldrig bli större än avgiften. Beloppet begränsas till det laget debiterades, så det kan inte ge en negativ faktura.
4. Datumen jämförs med lagets anmälningsdatum, inte med dagens datum. Det är det som får en early bird-rabatt att fungera: ge den ett från/till-fönster, så får bara lag som anmälde sig inom fönstret rabatten. Det betyder också att om du ändrar datumen i efterhand kan en rabatt försvinna från ett lag som redan hade den.
5. En förenings- eller distriktsrabatt gäller automatiskt för lag som anmäler sig senare. Du kan lägga upp den innan det finns några lag.
6. Lag som redan är anmälda räknas om när du sparar. Omräkningen körs i bakgrunden, och om lagets belopp faktiskt ändras får laget ett mejl om att priset har ändrats, och ändringen skrivs in i lagets betalningshistorik. Ge rabatter så tidigt som möjligt: om laget redan har betalat måste någon betala tillbaka mellanskillnaden.

Laglistan visar både det du har beviljat och den beräknade rabatten som hamnade på varje lag – de två skiljer sig åt när en bättre rabatt vann eller taket slog till.

En rabattkod är en kupong som ett lag skriver in under anmälan. Koderna hör till en klass, inte till turneringen.

Det här ser laget. Så fort en klass har minst en kod visas fältet Rabattkod i anmälningsformuläret, med platshållartexten ”Ange en rabattkod om du har en”. Det går bra att lämna det tomt. En felaktig kod ger felet ”Rabattkoden hittades inte”, och anmälan kan inte skickas förrän koden är rättad eller borttagen.

Fältet erbjuds bara under anmälan. Ett lag som glömde att använda en kod måste få rabatten inlagd för hand i efterhand.

Så skapar du en. Öppna Inställningar → Klasser, använd trepunktsmenyn på klassens rad och välj åtgärden för rabattkoder. Panelen har rubriken Rabattkoder för (), och varje kod har en Rabattkod och en Summa rabatt. En klass kan ha flera koder med olika belopp. Kopiera till andra tomma klasser kopierar den här klassens koder till alla klasser som ännu inte har några – klasser som redan har en kod lämnas orörda.

Det här händer när koden används. Laget får en vanlig rabatt på kodens belopp, med orsaken ”Rabattkod tillämpad”. Från och med då beter den sig som vilken annan rabatt som helst: begränsad till anmälningsavgiften, listad på sidan Rabatter och utskriven på fakturan som en vanlig rabatt. Om flera lag anmäls på en gång får alla samma kod och samma rabatt.

Det finns ingen schemalagd prislista. En klassavgift och ett tjänstepris är enskilda belopp utan från/till-datum, så ett pris ändras aldrig av sig självt.

Early bird-priser görs därför på ett av två sätt:

• Med en rabatt som har ett datumfönster. Ange den vanliga avgiften och skapa sedan en förenings- eller distriktsrabatt som gäller från och till early bird-datumen. Lag som anmäler sig inom fönstret behåller rabatten för gott, eftersom fönstret jämförs med deras anmälningsdatum. Det här är det rekommenderade sättet.
• Genom att ändra avgiften på datumet. Ange det låga priset och höj det själv när early bird-perioden är slut. Lag som anmälde sig tidigare behåller priset de anmälde sig med.

Det här händer när du ändrar något i efterhand:

Det är därför prisfältet varnar dig för att ändra det när anmälan har öppnat. Ändrar du ett tjänstepris mitt i turneringen får du två generationer lag som betalar olika belopp för samma sak, och mellanskillnaden måste stämmas av för hand.

Tar du bort en variant från en tjänst tas inte beställningarna på den bort. Lag som har beställt en storlek som du sedan har tagit bort behåller beställningen, ser den fortfarande i sin tjänstevy markerad som inte längre tillgänglig, och faktureras fortfarande för den – men de kan inte ändra den själva. När du redigerar varianterna för en tjänst som redan har beställningar varnar Profixio dig innan du sparar. Lägger du till varianter på en tjänst som lag redan har beställt utan variant får du samma varning.

Om pengar redan har betalats är det tre steg att ändra en beställning: avbryt den öppna betalningen eller fakturan, ändra beställningen och fakturera sedan igen. Den ordningen beskrivs på sidorna om fakturering och lagreskontra.

Profixio räknar inte ut moms – priserna anges brutto, och laget betalar exakt det som visas. Bokföringsfälten finns för att fakturor och exporter ska kunna läsas av ett bokföringssystem.

De finns på sidan Fakturainställningar, bakom knappen Account & project, i tre block:

• Anmälningsavgift – konto, avdelning, projekt och VAT rate (%) för anmälningsavgiften.
• Credit note - services – samma fyra fält, används för en kreditfaktura för tjänster som saknar egna detaljerade rader. Kreditfakturor som har rader använder i stället varje tjänsts eget konto.
• Tjänster – en rad per tjänst i turneringen, var och en med eget konto, avdelning, projekt och momssats. Copy to empty tar värdena från en tjänst och fyller i dem på alla andra tjänster som fortfarande är helt tomma, så att en turnering med trettio tjänster bara behöver fyllas i en gång.

Konton har fyra siffror, avdelningar är numeriska, projekt är fritext och momssatser är heltal från 0 till 100. Alla fyra är valfria – ett tomt konto betyder bara att ingenting stämplas på raden.

Ytterligare två ekonomireglage påverkar hur ett pris ser ut på papper, båda under Extra inställningar på samma sida: det ena avgör om en faktura visar hela anmälningsavgiften med rabatten på en egen rad, eller bara det reducerade beloppet, och det andra styr om betalningar får registreras manuellt. Med rabattraden påslagen visar fakturan klassavgiften och sedan en negativ rad som heter som rabattorsaken. Kreditfakturor visar aldrig den raden.

Turneringens valuta är inget du väljer: den följer turneringens land. Priserna visas i den valutan överallt.

Det snabbaste sättet att svara på ”varför är det här lagets belopp fel?” är att titta på själva laget, inte på prislistorna.

På lagets sida:

• Fliken Lag visar lagets egen anmälningsavgift, som kan skrivas över för just det laget, och – skrivskyddat – rabatten laget har fått, med orsak.
• Fliken Tjänster listar allt som har beställts, med antal, och summan.
• Fliken Ekonomi visar helheten: avgift, tjänster, fakturerat, betalt, utestående.

På prissidan visar tjänstelistan hur många av varje tjänst som har beställts totalt och den totala intäkten, och sidan Rabatter visar varje rabatt med det beräknade belopp som hamnade på varje lag.

Vanliga orsaker till ett överraskande belopp, i den ordning de är värda att kontrollera: laget anmälde sig innan priset ändrades; lagets avgift skrevs över för hand; en rabatt begränsades till avgiften; en bättre rabatt vann över den du just gav; en beställd tjänst gav rabatt på anmälningsavgiften; lagets förening är en medlemsförening och fick medlemspriset.

Tre äldre sidor länkas fortfarande från menyerna och gör fortfarande sitt jobb.

Avgift klasse (menyn Inställningar). En platt tabell med alla tjänster korsade med alla klasser, som visar priset, rabatten på anmälningsavgiften, det minsta antal som krävs för den, om tjänsten är obligatorisk för klassen och om den är publicerad där. Den redigerar exakt samma värden som fliken Discounts and category visibility på tjänsten, men som en lång lista, vilket går snabbare när du vill ha överblick över alla tjänster på en gång. Menyvalet visas bara när turneringen har tjänster och du har både tjänst- och klassbehörigheten. Att sätta samma rabatt på alla klasser för en tjänst med en enda sparning gör du från tjänstens egen flik, som har en massåtgärd för det.

List orders (menyn Ekonomi). Det enda stället med en fullständig beställningsrapport för hela turneringen: alla beställda tjänster, grupperade per tjänst och per variant, med lag, förening och kontaktperson på varje rad, och värdet av varje tjänsterad. Använd den för att räkna inför kök och boende. Den visas bara när turneringen har tjänster.

Det gamla tjänsteformuläret. Beställningsvyn som lagen använder är den moderna, men samma gamla formulär är fortfarande det som en lagägare ser på bekräftelse- och påminnelsesidan efter anmälan.

De gamla rabattsidorna per typ – en vardera för lag, föreningar och distrikt – har ersatts av den gemensamma sidan Rabatter och finns inte längre i menyn.

”Laget ser inte en tjänst som jag har skapat.” I den här ordningen: är den publicerad; ligger dagens datum inom fönstret Gäller fr.o.m/Gäller t.o.m; är den slutsåld; är listan över synliga föreningar inte tom och saknar lagets förening; är den avstängd för den klassen; är den inställd på att visas på anmälningssidan, om det är där laget letar; har turneringens sista dag för beställning av tjänster passerat. Tjänster som ingår i förbundets erbjudande om klubbtransfer hålls också utanför den vanliga tjänstelistan – de beställs av föreningen, inte av laget. Arrangören ser alla tjänster oavsett allt detta, och därför är problemet så svårt att återskapa från administratörssidan.

”Priset på anmälningssidan är inte det jag skrev in.” Anmälningssidan drar redan av eventuella förenings- eller distriktsrabatter som laget kvalificerar sig för, och visar aldrig mindre än noll. Om förbundet använder medlemspriser visas medlemspris och icke-medlemspris på två rader.

”Laget debiterades det gamla priset.” Avgiften sparas på laget vid anmälan. Ändra den på laget, inte på klassen.

”Jag gav en rabatt och ingenting hände.” Kontrollera från/till-datumen mot när laget anmälde sig, kontrollera om laget redan hade en större rabatt, och kontrollera om rabatten begränsades av en lägre anmälningsavgift. För distriktsrabatter: kontrollera om den begränsades till klasser som laget inte är med i.

”Ett lag har fastnat som ofullständigt.” Det saknar en obligatorisk tjänst, eller så kräver turneringen deltagarkort och laget har inte köpt något.

”Fakturan visar inte rabatten.” Rabattraden är ett reglage under Extra inställningar, och den visas aldrig på kreditfakturor.

”Beställningar försvann från lagets tjänstelista.” Ingenting försvinner längre: beställningar på varianter som senare har tagits bort visas som inte längre tillgängliga och räknas fortfarande med. Om summan i tjänstevyn inte stämmer med fakturan är det värt att rapportera.