Fakturere lag

Fakturaoversikten er en modul på forbundsnivå. Menypunktet Fakturaer under Økonomi, og skjermbildene per faktura bak det, er bare tilgjengelige for forbund der fakturamodulen er slått på. Finner ikke en turneringsadministrator den, er det første spørsmålet om forbundet har den modulen, ikke om turneringen er riktig satt opp. Fakturainnstillinger, frister og faktura-/purrehandlingen i lagreskontroen følger brukerens egne rettigheter i turneringen.

Giro-oppsettet er en norsk konvensjon. Valget Norsk standard faktura (gul) under Grafikk gjengir den forhåndstrykte norske giroblanketten. Arrangører utenfor Norge bruker normalt tabelloppsettet.

KID-nummer avhenger av bankavtalen, ikke av idretten. En turnering med bankavtale får en unik, skannbar referanse per faktura; en uten avtale får tekstreferansen du setter sammen under Betaling merkes. Hvilke banker og formater som støttes, er beskrevet i OCR og avstemming av bankfiler.

Sandvolleyballturneringer som arrangeres av det svenske volleyballforbundet, får alltid blokken for PayPal-oppsett på siden for fakturainnstillinger, også når det ikke er lagt inn noen brukerkonto hos PayPal ennå. Alle andre steder vises blokken først når det finnes en slik konto.

Betalingsbetingelser, når en klubb må ha betalt og hva som skjer hvis den ikke har det, er forbundets egne regler. Profixio skriver ut forfallsdatoen du setter opp, og kan purre på den; Profixio håndhever ingen konsekvens av seg selv.

Gå gjennom dette før du genererer den første fakturaen – det meste er tungvint å endre når fakturaene først finnes.

1. Prisene er endelige. Avgifter per klasse, tjenester og rabatter må være satt opp, fordi en faktura låser prisen i det øyeblikket den genereres. Endrer du en pris senere, skrives ikke eksisterende fakturaer om. Se Avgifter, tjenester og rabatter.
2. Avsenderopplysningene er fylt ut. På turneringens side Fakturainnstillinger fyller du ut navn i fakturahodet, adresse, postnummer, poststed, organisasjonsnummer og – hvis du trenger det på dokumentet – mva-nummer. Dette skrives ut på hver faktura.
3. Betalingsreferansen er bestemt. Enten har turneringen en bankavtale med KID-nummer (hver faktura får en unik, skannbar referanse), eller så har den ikke det, og da skriver Profixio i stedet ut en tekstreferanse som du setter sammen selv under Betaling merkes.
4. Fakturanummerserien er satt. Fakturaene nummereres fra et startnummer og oppover. Startnummeret låses så snart den første fakturaen finnes for turneringen, så sørg for at det er riktig først.
5. Forfallsdatoene er satt. Se innstillingene for frister nedenfor.
6. Oppsettet ser riktig ut. Bruk Forhåndsvis faktura for påmeldingsavgift og Forhåndsvis faktura for tjenester på siden for fakturainnstillinger. De viser en demofaktura for et fiktivt lag og lagrer ingenting.

Lag på venteliste blir aldri fakturert, og det er med vilje. Ta laget av ventelisten først hvis det skal betale.

Åpne turneringens innstillinger og velg Fakturainnstillinger (siden for økonomiinnstillinger). Du trenger rettigheter til turneringsinnstillingene for å åpne den. Siden ser ulik ut avhengig av om turneringen har en bankavtale for KID-nummer, og om den tar betalt på nett i stedet.

Fakturering

• Automatisk forsendelse av faktura for påmeldingsavgift. og Automatisk forsendelse av faktura for tjenester. – for hver av de to fakturatypene velger du mellom «faktura mottas på e-post eller skrives ut direkte ved påmelding» og «faktura nevnes ikke på påmeldingssiden». Setter du en type til «nevnes ikke», skjules faktureringen for den typen, også knappene som oppretter fakturaen.
• Kontonr – bankkontonummeret som skrives ut på fakturaen.
• Aktiver OCR vises, men kan ikke slås på av deg selv: «Kontakt support for hjelp med å sette opp automatisk OCR-fakturering».

Addressefelter – navn i fakturahodet, e-postadressen fakturaene sendes fra, et mobilnummer for kontakt, adresse, postnummer, poststed, organisasjonsnummer og valgfritt mva-nummer («Mva-nummeret vises på fakturaen. Valgfritt felt.»).

Ekstra innstillinger ang økonomi – om en rabattlinje vises på fakturaen, og om det i det hele tatt registreres betalinger for denne turneringen.

Betaling merkes (bare når turneringen ikke har KID-avtale) – hvordan betalingsreferansen på fakturaen bygges opp: prefiks pluss en systemgenerert id, prefiks pluss klubb pluss lag pluss klasse, prefiks pluss klubb, eller prefiks pluss lag pluss klasse. Påmeldings- og tjenestereferansene får hvert sitt prefiks. Denne blokken inneholder også fakturanummerserien: startnummeret, siste tillatte nummer og en skrivebeskyttet visning av nummeret serien har kommet til.

OCR Information (bare når turneringen har KID-avtale) – KID-lengde, banknavn, IBAN og SWIFT, pluss de samme feltene for fakturanummerserien. Uten avtale får du i stedet en enkel blokk, Bank Information, med banknavn, IBAN og SWIFT.

E-mail – hvilke e-poster turneringen sender, pluss en liste med ekstra adresser som skal få kopi. Hver ekstra adresse kontrolleres; en ugyldig adresse avvises med «E-postadressen er ugyldig».

Meldinger – standardteksten som skrives ut på fakturaen, e-postteksten og standardteksten for purringer.

Grafikk – det visuelle uttrykket i faktura-PDF-en: Faktura uten grafikk, Norsk standard faktura (gul) (den forhåndstrykte giroblanketten) eller General invoice (table).

Konto og prosjekt (en egen knapp på samme side) – konteringen som følger pengene inn i regnskapet: konto, avdeling, prosjekt og mva-sats, satt én gang for påmeldingsavgiften, én gang for kreditnotaer på tjenester, og per tjeneste i en liste over alle turneringens tjenester. Knappen Copy to empty på en tjenesterad kopierer radens kontering til alle andre rader som fortsatt er helt tomme.

Én advarsel er verdt å merke seg: endringer i disse innstillingene påvirker ikke fakturaer som allerede er generert. Feil adresse eller feil konto på en utstedt faktura kan bare rettes ved å kreditere den og utstede en ny.

Forfallsdatoene ligger ikke på siden for fakturainnstillinger – de ligger på turneringens side Frister for turneringen, som har én blokk for påmelding og én for tjenester.

I hver blokk gir Velg type frist to måter å jobbe på:

• Spesifikk dato – alle fakturaer av den typen får samme faste dato.
• Antall dager etter faktura er opprettet – fakturaen får dagens dato pluss antall dager du velger (0–40). Bruk dette når lagene melder seg på over lang tid og en fast dato allerede ville vært passert.

Det finnes også en purrefrist i dager, som brukes som standard forfallsdato når du oppretter en purring.

Er ingenting satt, faller Profixio tilbake på følgende: en tjenestefaktura bruker påmeldingsinnstillingen, og påmelding faller tilbake på 14 dager fra i dag.

Når du fakturerer mange lag samtidig, kan du overstyre forfallsdatoen bare for den kjøringen. Feltet sier det rett ut: «Forfallsdato på fakturaen som genereres i denne kjøringen – endrer ikke turneringens innstillinger for frister.» Det du skriver der, lagres ikke tilbake på turneringen.

Den raskeste veien går via selve laget. Åpne laget og gå til fanen Økonomi. Der får du én blokk for Påmelding (påmeldingsavgiften) og én for Tjenester, som hver viser totalbeløpet, hva som er betalt og hva som gjenstår.

Har laget et beløp som ikke er fakturert ennå, vises en knapp i blokken: Jeg vil betale dette (opprett faktura). Trykk på den, så lager Profixio fakturaen og PDF-en. Knappen vises bare når alt dette stemmer:

• turneringen bruker faktisk faktura for den typen,
• det finnes et beløp som ikke er fakturert,
• laget står ikke på venteliste,
• turneringen tar ikke betalt på nett i stedet.

Når et lag meldes på, klargjøres bare lenken til en faktura; selve fakturaen lages når lagleder trykker på knappen. Slik slipper laget kreditnotaer hvis det meldte seg på i feil klasse eller trekker seg før fristen, fordi ingenting er fakturert ennå.

Når fakturaen finnes, vises den i samme blokk med nummer og forfallsdato, og tre handlinger:

• Skriv ut faktura – åpner PDF-en.
• Send kopi… – sender den på e-post (se nedenfor).
• Reg betaling… – registrerer en betaling på fakturaen, hvis du har økonomirettigheter.

Lagledere ser også denne fanen, og de kan opprette og skrive ut sin egen faktura med den samme knappen – det er den tiltenkte selvbetjeningsveien for en klubb som trenger et dokument å betale etter.

Den samme genereringen finnes også i fakturaoversikten, der bekreftelsesmeldingen forteller nøyaktig hva som skjedde: fakturaen ble generert, og ingen e-post ble sendt.

Massefakturering ligger i lagreskontroen (Økonomi → Oppsummering pr lag). Filtrer eller søk deg fram til lagene du vil ha, huk dem av og velg massehandlingen Invoice / payment reminder.

Dialogen med valg spør etter:

• Inkluder påmeldingsavgift og/eller Inkluder tjenester – minst ett av dem må velges. Hvert valg viser hvor mange av de valgte lagene som faktisk har en ubetalt saldo av den typen.
• Registration fee due date / Services due date – forhåndsutfylt fra turneringens innstillinger for frister, og gjelder bare for denne kjøringen.
• Generate & attach PDF invoice – «Send each team an actual PDF invoice, not just a plain payment reminder.» Lar du den være av, får lagene en enkel påminnelse uten dokument.
• Send as – New invoice eller Reminder.
• Send to – Email (PDF attached) og/eller SMS (link to invoice).
• Melding – obligatorisk; forhåndsutfylt med turneringens standardtekst for purringer.

Profixio går deretter gjennom lagene ett og ett og avgjør for hvert lag:

• Et lag uten utestående beløp hoppes over og telles som allerede betalt.
• Et lag der det fakturerte beløpet ikke dekker det laget skylder, får en helt ny faktura.
• Et lag som allerede har en dekkende faktura, får den fakturaen sendt på nytt, ikke en kopi i tillegg.
• Er turneringens KID-oppsett endret etter at en faktura ble laget, krediteres den gamle og en ny genereres, slik at laget aldri får en referanse som ikke lenger virker.
• Med Reminder valgt lages et purredokument i tillegg til den eksisterende fakturaen.

Hvert lag får utsendelsen på sitt eget språk der det er kjent.

Følge med på kjøringen. Et panel for framdrift i massefaktureringen dukker opp nederst i reskontroen og oppdateres av seg selv: en framdriftslinje pluss tall for lag fakturert, lag hoppet over (betalt), e-poster sendt, fakturaer generert og fakturaer gjenbrukt. Feil vises per lag og kan foldes ut – «Fakturaen ble generert, men kunne ikke leveres», «Genereringen av fakturaen feilet. Feilen er logget», pluss den konkrete adressen eller det telefonnummeret som feilet. Lukk fjerner panelet.

Én feil på ett lag stopper aldri resten av kjøringen. Er begge fakturatypene valgt, kjøres de to etter hverandre, og tellerne summeres over begge.

Du trenger økonomirettigheter på turneringen og rettigheter til å redigere lag for å bruke dette, og turneringen må ha lov til å sende e-post.

Fra lagets Økonomi-fane åpner Send kopi… et lite skjema som spør «Hvem skal fakturaen sendes til?». Du kan enten trykke Til lagleder(e), som sender til alle e-postadresser Profixio kjenner for laget (administratorene pluss fakturaadressen på laget), eller skrive inn én adresse og trykke Send – nyttig når klubbens økonomiansvarlige trenger fakturaen og ikke er registrert på laget.

Fra fakturaoversikten og fakturalisten på et lag får du også Send epost, der du i tillegg kan velge språk og skrive en melding.

Dette får mottakeren:

• Faktura-PDF-en, oppkalt etter fakturaen: invoice_<number>.pdf, remainder_… for en purring, creditnote_… for en kreditnota.
• Ved purring legges også den opprinnelige fakturaen ved, stemplet som allerede utstedt, sammen med eventuelle kreditnotaer på den.
• Er fakturaen allerede betalt, går e-posten ut som en kvittering i stedet, med en kvitterings-PDF vedlagt.

Sendt på SMS får laget en kort melding med emnet, meldingen din og forfallsdatoen.

Hver nedlasting og hver e-postutsendelse logges per faktura og kan ses fra fakturaens skjermbilde Views / «Downloads and emails», slik at du kan svare på «vi fikk den aldri» med datoer og adresser.

En purring i Profixio er et ekte dokument, ikke bare et vennlig dytt: den får eget purrenummer, egen forfallsdato og egen PDF, og den viser tilbake til den opprinnelige fakturaen.

Du kan opprette en purring to steder:

• På en enkelt faktura, via Create reminder. Du får betalingsfristen (forhåndsutfylt fra turneringens innstilling for purredager), en melding, et felt Amount paid – alt som allerede er betalt, trekkes fra purringen – et språk, om den skal sendes på e-post, og mottakeradressene.
• For mange lag samtidig, fra lagreskontroen, ved å velge Reminder under Send as i faktura-/purrehandlingen beskrevet ovenfor.

Det kan ikke opprettes purring på en faktura som er fullt kreditert, og Profixio varsler deg hvis laget faktisk allerede har betalt beløpet på fakturaen.

Lagene du bør følge opp først, er de som aldri har opprettet en faktura i det hele tatt. I lagreskontroen finner du dem under SØK, der hurtigsøkene Faktura for påmeldingsavgift ikke skapt og Faktura for tjenester ikke skapt lister dem opp — ett hurtigsøk per type, fordi fristene for påmelding og tjenester ofte er ganske forskjellige. Lag som har opprettet en faktura, men fortsatt ikke har betalt, er de en purring er ment for.

Det finnes også et lettere alternativ som ikke lager noe dokument i det hele tatt: den samme massehandlingen med Generate & attach PDF invoice slått av sender bare en melding om det utestående beløpet. Oppfølging av betalinger generelt – hvem som ikke har betalt, hva som har kommet inn, lagrede visninger – hører til i lagreskontroen; se Lagreskontro og oppfølging av betalinger.

En utstedt faktura redigeres aldri. Korrigeringer gjøres ved kreditering.

Kreditere en hel faktura. Fra fakturaen – i fakturaoversikten eller i fakturalisten i lagreskontroen – velger du Opprett kreditnota. Du velger språk, om den skal sendes på e-post, en melding og mottakerne. Kreditnotaen kopierer de gjenstående linjene fra den opprinnelige fakturaen og krediterer hele det gjenstående beløpet. Når en faktura er fullt kreditert, regnes den ikke lenger som en aktiv faktura, og eventuelle purringer på den deaktiveres samtidig. Deretter kan du rette prisen eller bestillingen og generere en ny faktura.

For de fleste korrigeringer er dette riktig verktøy: krediter alt, rett årsaken, fakturer på nytt.

Kreditere deler av en faktura. Å fordele en kreditering på linjene i en tjenestefaktura gjøres i det eldre fakturaskjermbildet per lag («Fakturaer for …»), som fortsatt er i bruk og nås fra en lagrad i detaljvisningen for OCR-import. Kontakt Profixio support hvis du trenger en direktelenke dit. Der fordeler du beløpet per linje – «Fordel beløpet på fakturalinjene» – og det du ikke fordeler, blir én linje som heter Other credited amount. Profixio avviser en fordeling som er større enn det som gjenstår å kreditere på en linje, og en sum som er større enn selve kreditnotaen.

To grenser er verdt å kjenne til før du lover en klubb noe:

• Bare tjenestefakturaer har linjer å fordele på. En faktura for påmeldingsavgift er ett enkelt beløp, så det er ingenting å fordele den på.
• En kreditnota med fritt beløp justerer pengene, ikke bestillingen. Lagets bestilte antall forblir som før.

Endre det som ble bestilt. For tjenester finnes det et eget korrigeringsskjermbilde på den samme eldre fakturasiden per lag – «Endre tjenestene på en eksisterende faktura» – der du reduserer antallet på en eksisterende faktura. Antallet kan bare gå ned: fakturabeløpet kan aldri øke og aldri bli negativt. Når du lagrer, reduseres bestillingen, og den tilhørende kreditnotaen opprettes automatisk, og laget får beskjed om endringen. For å legge til tjenester bestiller du dem på laget som vanlig og genererer en ny faktura for differansen.

Hvis Profixio nekter å lage en tjenestefaktura. Du kan få en advarsel om at de bestilte tjenestene ikke kan avstemmes mot det som er fakturert, og at ingen faktura kan genereres. Lagets Økonomi-fane tilbyr da Synchronize invoice journal, som skriver de utestående antallene inn i journalen slik at neste faktura kan vise dem som ordentlige linjer. Kjør den og generer fakturaen på nytt.

Økonomi → Fakturaer åpner turneringens komplette fakturaliste – alle fakturaer, purringer og kreditnotaer i én tabell. Den er tilgjengelig i turneringer som bruker Profixios egen fakturering, for turneringsadministratorer og for brukere med økonomirettigheter.

Tabellen viser fakturanummer, betalingsreferanse, kategori (faktura, purring eller kreditnota), om den gjelder påmeldingsavgift eller tjenester, om den fortsatt er aktiv, om den er betalt, lag, klasse og klubb, beløpet, hva som er betalt, forfallsdato, og hvilken hovedfaktura en purring eller kreditnota hører til.

Du kan filtrere på kategori, fakturatype, aktiv eller ikke, forfallsdato fra–til, klubb, purring, kreditnota og opprettelsesdato, og eksportere den filtrerte listen til Excel.

På hver rad kan du:

• Vis – alle detaljene om fakturaen i ett panel.
• PDF – åpne dokumentet.
• Send epost, Create reminder, Opprett kreditnota – som beskrevet ovenfor.
• Betaling – registrere at fakturaen er betalt, med dato, beløp og en intern kommentar.
• Info – lagets fullstendige fakturabilde, der du også kan generere en manglende faktura for påmelding eller tjenester, gå til lagets bestilte tjenester, åpne reskontrodetaljene eller sjekke inn laget.

Velger du flere rader samtidig, får du Opprett kreditnota som massehandling. Bare fakturaer som faktisk kan krediteres, kan velges.

Fakturaer som ikke lenger er aktive, vises gjennomstreket.

Fakturaer er regnskapsdokumenter, så sletting er med vilje ikke selvbetjent. Er fakturaer generert ved en feil – feil pris, feil nummerserie, en testkjøring i en ekte turnering – er meldingen på siden for fakturainnstillinger den riktige: «Kontakt Profixio support for å fjerne fakturaene.»

Det du ikke kan gjøre, er å redigere en utstedt faktura eller endre en generert PDF. Endrer du fakturainnstillingene i etterkant, endres ikke dokumenter som allerede finnes.

To ting du kan gjøre selv:

• Kreditere fakturaen. Dette er riktig korrigering i nesten alle tilfeller: pengene føres tilbake, sporet i regnskapet bevares, og du kan utstede en ny faktura.
• Rette de underliggende dataene og fakturere på nytt. Annuller fakturaen som skal krediteres, endre pris, rabatt eller bestilling, og generer på nytt.

I det oppsettet tilbyr lagreskontroen Samlefaktura på valgte lag, som samler flere lags påmeldings- og/eller tjenestebeløp i én betalingslenke, slik at en klubb med femten lag får én ting å betale i stedet for tretti. Dette er en funksjon for betalingslenker, ikke en PDF-faktura fra Profixio.

Alt om betalingslenker, betalingsmåter, refusjoner og hva betaleren ser, hører til Nettbetaling; hvordan pengene deretter når arrangøren, hører til Utbetalinger og oppgjør.

Tar turneringen betalt på nett, er PDF-faktureringen som beskrives på denne siden slått av, og siden for økonomiinnstillinger viser i stedet en blokk for Ping Payments:

• Velg hva du vil tilby – ingen faktura, faktura for påmelding og tjenester, faktura bare for påmelding, eller faktura bare for tjenester.
• Må lagene betale for å fullføre påmeldingen? – «Når laget melder seg på, må det betale før laget er påmeldt i turneringen.»

Oppførsel som ikke er en innstilling:

Det finnes ingen knapp for å opprette faktura på laget.

• Turneringen bruker kanskje ikke faktura for den typen – sjekk Automatisk forsendelse av faktura for påmeldingsavgift. / Automatisk forsendelse av faktura for tjenester.
• Laget kan stå på venteliste. Lag på venteliste faktureres aldri.
• Det kan hende det ikke er noe igjen å fakturere: beløpet er allerede dekket av en eksisterende faktura, eller laget skylder ingenting.
• Turneringen kan ta betalt på nett, og da erstatter betalingslenker fakturaene.
• Betalinger kan være slått av for turneringen.

Faktureringen stopper med «Fakturanummerserien er brukt opp». Turneringen har brukt alle numrene i fakturanummerserien. Øk sluttnummeret i fakturainnstillingene.

En tjenestefaktura avvises med en melding om at bestilte tjenester og fakturerte beløp ikke stemmer overens. Kjør Synchronize invoice journal i lagets Økonomi-fane, og generer på nytt.

Klubben sier at den aldri fikk fakturaen.

• Åpne fakturaens historikk over nedlastinger og e-poster. Den viser alle adressene fakturaen er sendt til og når, og hver gang PDF-en ble åpnet.
• Sjekk adressene som er registrert på laget. «Til lagleder(e)» sender til lagets administratorer og fakturaadressen – er ingen av dem klubbens økonomiansvarlige, får ingen der noen gang se den.
• Var det en massefakturering, åpner du framdriftspanelet: mislykkede leveranser vises per lag med adressen eller nummeret som feilet.
• Husk at en faktura ikke sendes når den genereres. En faktura kan helt korrekt finnes uten at noen e-post er sendt.

Beløpet på fakturaen er feil. Ikke prøv å redigere den. Krediter den – helt, eller delvis hvis det er en tjenestefaktura – rett pris, rabatt eller bestilling, og generer en ny.

Fakturaen viser gammel adresse, konto eller logo. PDF-en ble laget med innstillingene som gjaldt da. Å endre innstillingene nå endrer den ikke. Krediter og utsted på nytt.