Fakturera lag

Fakturaöversikten är en modul på förbundsnivå. Menyalternativet Fakturor under Ekonomi, och vyerna per faktura bakom det, finns bara för förbund där fakturamodulen är påslagen. Om en turneringsadministratör inte hittar den är första frågan om förbundet har den modulen, inte om turneringen är rätt uppsatt. Fakturainställningar, datum och faktura-/påminnelseåtgärden i lagreskontran följer användarens egen behörighet i turneringen.

Girolayouten är en norsk konvention. Alternativet Gulmarkerad avi-del under Utseende återger det förtryckta norska girokortet. Arrangörer utanför Norge använder normalt tabellayouten.

OCR-nummer beror på bankavtalet, inte på idrotten. En turnering med bankavtal får en unik, skanningsbar referens per faktura; en utan avtal får den textreferens som du sätter ihop under Märks med. Vilka banker och format som stöds beskrivs i OCR och avstämning av bankfiler.

Beachvolleyturneringar som arrangeras av Svenska Volleybollförbundet får alltid blocket för PayPal-uppsättning på sidan med fakturainställningar, även när inget handlarkonto har angetts än. Överallt annars visas blocket först när det finns ett handlarkonto.

Betalningsvillkor, när en förening måste ha betalat och vad som händer om den inte har det, är förbundets egna regler. Profixio skriver ut förfallodatumet du ställer in och kan påminna om det; Profixio verkställer inga konsekvenser på egen hand.

Gå igenom det här innan du genererar den första fakturan – det mesta är krångligt att ändra när fakturorna väl finns.

1. Priserna är slutgiltiga. Avgifter per klass, tjänster och rabatter måste vara upplagda, eftersom en faktura låser priset i samma stund som den genereras. Ändrar du ett pris senare skrivs befintliga fakturor inte om. Se Avgifter, tjänster och rabatter.
2. Avsändaruppgifterna är ifyllda. På turneringens sida Ekonomi inställningar fyller du i namn i fakturahuvudet, adress, postnummer, ort, organisationsnummer och – om du behöver det på dokumentet – momsregistreringsnummer. Uppgifterna skrivs ut på varje faktura.
3. Betalningsreferensen är bestämd. Antingen har turneringen ett bankavtal med OCR-nummer (varje faktura får en unik, skanningsbar referens), eller så har den inte det, och då skriver Profixio i stället ut en textreferens som du själv sätter ihop under Märks med.
4. Fakturanummerserien är inställd. Fakturorna numreras från ett startnummer och uppåt. Startnumret låses så snart den första fakturan finns för turneringen, så se till att det blir rätt från början.
5. Förfallodatumen är inställda. Se inställningarna för datum nedan.
6. Layouten ser rätt ut. Använd Förhandsgranska fakturan för anm. avgift och Förhandsgranska fakturan för tjänster på sidan med fakturainställningar. De visar en demofaktura för ett påhittat lag och sparar ingenting.

Lag på väntelistan faktureras aldrig, och det är avsiktligt. Ta först bort laget från väntelistan om det ska betala.

Öppna turneringens inställningar och välj Ekonomi inställningar (sidan med ekonomiinställningar). Du behöver behörighet till turneringsinställningarna för att öppna den. Sidan ser olika ut beroende på om turneringen har ett bankavtal för OCR-nummer, och om den tar betalt online i stället.

Fakturering

• Automatisk fakturering av anmälningsavgift och Automatisk fakturering av beställda tjänster – för var och en av de två fakturatyperna väljer du mellan ”fakturan tas emot via mejl eller skrivs ut direkt vid anmälan” och ”fakturan nämns inte på anmälningssidan”. Om du ställer in en typ på ”nämns inte” döljs faktureringen för den typen, även knapparna som skapar fakturan.
• BG-/PG-/kontonummer – kontonumret som skrivs ut på fakturan.
• Aktivera OCR visas men kan inte slås på av dig själv: ”Kontakta support för hjälp med att sätta upp automatisk OCR-fakturering”.

Betalningsmottagare – namn i fakturahuvudet, mejladressen som fakturorna skickas från, ett mobilnummer för kontakt, adress, postnummer, ort, organisationsnummer och valfritt momsregistreringsnummer (”Momsregistreringsnumret visas på fakturan. Valfritt fält.”).

Extra inställningar – om en rabattrad visas på fakturan, och om betalningar över huvud taget registreras för den här turneringen.

Märks med (bara när turneringen saknar OCR-avtal) – hur betalningsreferensen på fakturan byggs upp: prefix plus ett systemgenererat id, prefix plus förening plus lag plus klass, prefix plus förening, eller prefix plus lag plus klass. Anmälnings- och tjänstereferenserna får var sitt prefix. Här finns också fakturanummerserien: startnumret, sista tillåtna nummer och en skrivskyddad visning av numret som serien har kommit till.

OCR Information (bara när turneringen har OCR-avtal) – längd på OCR-numret, banknamn, IBAN och SWIFT, plus samma fält för fakturanummerserien. Utan avtal får du i stället ett enkelt block, Bankuppgifter, med banknamn, IBAN och SWIFT.

Mejl – vilka mejl turneringen skickar, plus en lista med extra adresser som ska få kopior. Varje extra adress kontrolleras; en felaktig adress avvisas med ”Mejladressen är ogiltig”.

Meddelanden – standardtexten som skrivs ut på fakturan, mejltexten och standardtexten för betalningspåminnelser.

Utseende – fakturans PDF-layout: Utan grafik, Gulmarkerad avi-del (det förtryckta norska girokortet) eller Standardmall.

Account & project (en egen knapp på samma sida) – konteringen som följer pengarna in i bokföringen: konto, avdelning, projekt och momssats, inställd en gång för anmälningsavgiften, en gång för kreditfakturor på tjänster, och per tjänst i en lista över alla turneringens tjänster. Knappen Copy to empty på en tjänsterad kopierar radens kontering till alla andra rader som fortfarande är helt tomma.

En varning värd att lägga på minnet: ändringar i de här inställningarna påverkar inte fakturor som redan har genererats. Fel adress eller fel konto på en utfärdad faktura kan bara rättas genom att kreditera den och utfärda en ny.

Förfallodatumen finns inte på sidan med fakturainställningar – de finns på turneringens sida Viktiga datum, som har ett block för anmälan och ett för tjänster.

I varje block erbjuder Set deadline as två arbetssätt:

• Specific date – alla fakturor av den typen får samma fasta datum.
• Days after invoice opened – fakturan får dagens datum plus det antal dagar du väljer (0–40). Använd det här när lagen anmäler sig under lång tid och ett fast datum redan skulle ha passerat.

Det finns också en påminnelsefrist i dagar, som används som förvalt förfallodatum när du skapar en betalningspåminnelse.

Om inget är inställt använder Profixio en reserv: en tjänstefaktura använder anmälningsinställningen, och anmälan faller tillbaka på 14 dagar från i dag.

När du fakturerar många lag samtidigt kan du ändra förfallodatumet bara för den körningen. Fältet säger det uttryckligen: ”Förfallodatum på fakturan som genereras i den här körningen – ändrar inte turneringens inställningar för datum.” Det du skriver där sparas aldrig tillbaka på turneringen.

Den snabbaste vägen går via själva laget. Öppna laget och gå till fliken Ekonomi. Där finns ett block för Anmälan (anmälningsavgiften) och ett för Tjänster, som vart och ett visar totalbeloppet, vad som är betalt och vad som återstår.

Om laget har ett belopp som inte har fakturerats än visas en knapp i blocket: Jag vill betala detta (skapa faktura). Tryck på den så skapar Profixio fakturan och dess PDF. Knappen visas bara när allt det här stämmer:

• turneringen använder faktiskt fakturor för den typen,
• det finns ett belopp som inte har fakturerats,
• laget står inte på väntelistan,
• turneringen tar inte betalt online i stället.

När ett lag anmäls förbereds bara länken till en faktura; själva fakturan skapas när lagledaren trycker på knappen. På så sätt slipper laget kreditfakturor om det anmälde sig i fel klass eller drar sig ur före sista dagen, eftersom inget har fakturerats än.

När fakturan finns visas den i samma block med nummer och förfallodatum, och tre åtgärder:

• Print Invoice – öppnar PDF:en.
• Skicka kopia… – mejlar den (se nedan).
• Inbetalning… – registrerar en betalning mot fakturan, om du har ekonomibehörighet.

Lagledare ser också den här fliken, och de kan skapa och skriva ut sin egen faktura med samma knapp – det är den tänkta självbetjäningsvägen för en förening som behöver ett dokument att betala mot.

Samma generering finns också i fakturaöversikten, där bekräftelsemeddelandet talar om exakt vad som hände: fakturan har genererats, och inget mejl har skickats.

Massfakturering finns i lagreskontran (Ekonomi → Sammanställning per lag). Filtrera eller sök fram de lag du vill ha, markera dem och välj massåtgärden Invoice / payment reminder.

Dialogrutan med alternativ frågar efter:

• Inkludera anmälningsavgift och/eller Inkludera tjänster – minst ett av dem krävs. Vart och ett visar hur många av de valda lagen som faktiskt har ett obetalt saldo av den typen.
• Registration fee due date / Services due date – förifyllt från turneringens inställningar för datum, och gäller bara den här körningen.
• Generate & attach PDF invoice – ”Send each team an actual PDF invoice, not just a plain payment reminder.” Låter du den vara avstängd får lagen en enkel påminnelse utan dokument.
• Send as – New invoice eller Reminder.
• Send to – Email (PDF attached) och/eller SMS (link to invoice).
• Message – obligatoriskt; förifyllt med turneringens standardtext för påminnelser.

Profixio går sedan igenom lagen ett i taget och avgör för varje lag:

• Ett lag utan utestående belopp hoppas över och räknas som redan betalt.
• Ett lag där det fakturerade beloppet inte täcker vad laget är skyldigt får en helt ny faktura.
• Ett lag som redan har en täckande faktura får den fakturan skickad igen, inte en dubblett.
• Om turneringens OCR-uppsättning har ändrats efter att en faktura skapades krediteras den gamla och en ny genereras, så att laget aldrig får en referens som inte längre fungerar.
• Med Reminder valt skapas ett påminnelsedokument utöver den befintliga fakturan.

Varje lag får utskicket på sitt eget språk när det är känt.

Följa körningen. En panel för massfaktureringens förlopp visas längst ned i reskontran och uppdateras av sig själv: en förloppsindikator plus antal för fakturerade lag, överhoppade lag (betalda), skickade mejl, genererade fakturor och återanvända fakturor. Fel listas per lag och kan fällas ut – ”Fakturan genererades men kunde inte levereras”, ”Det gick inte att generera fakturan. Felet har loggats”, plus den specifika adress eller det telefonnummer som studsade. Stäng tar bort panelen.

Ett fel för ett lag stoppar aldrig resten av körningen. Om båda fakturatyperna valts körs de två efter varandra, och räknarna summeras över båda.

Du behöver ekonomibehörighet i turneringen och behörighet att redigera lag för att använda det här, och turneringen måste få skicka mejl.

Från lagets Ekonomi-flik öppnar Skicka kopia… ett litet formulär som frågar ”Vem ska fakturan skickas till?”. Du kan antingen trycka på To the team, som skickar till alla mejladresser Profixio känner till för laget (dess administratörer plus fakturaadressen på laget), eller skriva in en enda adress och trycka på Send – praktiskt när föreningens kansli behöver fakturan och inte är registrerat på laget.

Från fakturaöversikten och fakturalistan på ett lag får du också E-post, där du dessutom kan välja språk och skriva ett meddelande.

Det här får mottagaren:

• Faktura-PDF:en, namngiven efter fakturan: invoice_<number>.pdf, remainder_… för en påminnelse, creditnote_… för en kreditfaktura.
• Vid en påminnelse bifogas även originalfakturan, stämplad som redan utfärdad, tillsammans med eventuella kreditfakturor på den.
• Om fakturan redan är betald skickas mejlet i stället som ett kvitto, med en kvitto-PDF bifogad.

Skickat via sms får laget ett kort meddelande med ämnet, ditt meddelande och förfallodatumet.

Varje nedladdning och varje mejlutskick loggas per faktura och kan granskas i fakturans vy Views / ”Downloads and emails”, så att du kan bemöta ”vi fick den aldrig” med datum och adresser.

En påminnelse i Profixio är ett riktigt dokument, inte bara en knuff: den får ett eget påminnelsenummer, ett eget förfallodatum och en egen PDF, och den hänvisar tillbaka till originalfakturan.

Du kan skapa en på två ställen:

• På en enskild faktura, via Create reminder. Du får betalningsfristen (förifylld från turneringens inställning för påminnelsedagar), ett meddelande, ett fält Amount paid – allt som redan är betalt dras av från påminnelsen – ett språk, om den ska skickas via mejl, och mottagaradresserna.
• För många lag samtidigt, från lagreskontran, genom att välja Reminder under Send as i faktura-/påminnelseåtgärden som beskrivs ovan.

Påminnelser kan inte skapas för en faktura som är helt krediterad, och Profixio varnar dig om laget faktiskt redan har betalt beloppet på fakturan.

De lag du bör jaga först är de som aldrig har skapat någon faktura alls. I lagreskontran hittar du dem under SÖK, där snabbsökningarna Fakturor för anm.avgift som ännu inte skapats och Fakturor som ännu inte skapats för beställda tjänster listar dem — en snabbsökning per typ, eftersom sista datum för anmälan och för tjänster ofta skiljer sig rejält. Lag som har skapat en faktura men fortfarande inte har betalat är de som en påminnelse är till för.

Det finns också ett lättare alternativ som inte skapar något dokument alls: samma massåtgärd med Generate & attach PDF invoice avstängt skickar bara ett meddelande om det utestående beloppet. Uppföljning av betalningar i allmänhet – vem som inte har betalat, vad som har kommit in, sparade vyer – hör hemma i lagreskontran; se Lagreskontra och uppföljning av betalningar.

En utfärdad faktura redigeras aldrig. Rättelser görs genom kreditering.

Kreditera en hel faktura. Från fakturan – i fakturaöversikten eller i fakturalistan i lagreskontran – väljer du Skapa en kreditfaktura. Du väljer språk, om den ska skickas via mejl, ett meddelande och mottagarna. Kreditfakturan kopierar de återstående raderna från originalfakturan och krediterar hela det återstående beloppet. När en faktura är helt krediterad räknas den inte längre som en aktiv faktura, och eventuella påminnelser på den inaktiveras samtidigt. Därefter kan du rätta priset eller beställningen och generera en ny faktura.

För de flesta rättelser är det här rätt verktyg: kreditera allt, rätta orsaken, fakturera på nytt.

Kreditera en del av en faktura. Att fördela en kreditering på raderna i en tjänstefaktura görs i den äldre fakturavyn per lag (”Fakturaer for …”), som fortfarande används och nås från ett lags rad i detaljvyn för OCR-importen. Kontakta Profixio support om du behöver en direktlänk dit. Där fördelar du beloppet per rad – ”Fördela beloppet på fakturaraderna” – och det du inte fördelar blir en enda rad som heter Other credited amount. Profixio avvisar en fördelning som är större än det som återstår att kreditera på en rad, och en summa som är större än själva kreditfakturan.

Två gränser är bra att känna till innan du lovar en förening något:

• Bara tjänstefakturor har rader att fördela på. En faktura för anmälningsavgift är ett enda belopp, så det finns inget att fördela den på.
• En kreditfaktura med fritt belopp justerar pengarna, inte beställningen. Lagets beställda antal förblir oförändrade.

Ändra det som beställdes. För tjänster finns en särskild rättelsevy på samma äldre fakturasida per lag – ”Ändra tjänsterna på en befintlig faktura” – där du minskar antalen på en befintlig faktura. Antalen kan bara gå ned: fakturans totalbelopp kan aldrig öka och aldrig bli negativt. När du sparar minskas beställningen och motsvarande kreditfaktura skapas automatiskt, och laget får besked om ändringen. För att lägga till tjänster beställer du dem på laget som vanligt och genererar en ny faktura för mellanskillnaden.

Om Profixio vägrar skapa en tjänstefaktura. Du kan få en varning om att de beställda tjänsterna inte kan stämmas av mot det som har fakturerats, och att ingen faktura kan genereras. Lagets Ekonomi-flik erbjuder då Synchronize invoice journal, som skriver in de utestående antalen i journalen så att nästa faktura kan redovisa dem som riktiga rader. Kör den och generera fakturan igen.

Ekonomi → Fakturor öppnar turneringens kompletta fakturalista – alla fakturor, påminnelser och kreditfakturor i en tabell. Den finns i turneringar som använder Profixios egen fakturering, för turneringsadministratörer och för användare med ekonomibehörighet.

Tabellen visar fakturanummer, betalningsreferens, kategori (faktura, påminnelse eller kreditfaktura), om den gäller anmälningsavgift eller tjänster, om den fortfarande är aktiv, om den är betald, lag, klass och förening, beloppet, vad som har betalats, förfallodatum, och vilken huvudfaktura en påminnelse eller kreditfaktura hör till.

Du kan filtrera på kategori, fakturatyp, aktiv eller inte, intervall för förfallodatum, förening, påminnelse, kreditfaktura och skapandedatum, och exportera den filtrerade listan till Excel.

På varje rad kan du:

• Visa – alla detaljer om fakturan i en panel.
• PDF – öppna dokumentet.
• E-post, Create reminder, Skapa en kreditfaktura – som beskrivs ovan.
• Betalning – registrera att fakturan är betald, med datum, belopp och en intern kommentar.
• Info – lagets fullständiga fakturabild, där du också kan generera en saknad faktura för anmälan eller tjänster, gå till lagets beställda tjänster, öppna reskontradetaljerna eller checka in laget.

Om du markerar flera rader samtidigt får du Skapa en kreditfaktura som massåtgärd. Bara fakturor som faktiskt kan krediteras går att markera.

Fakturor som inte längre är aktiva visas överstrukna.

Fakturor är bokföringsdokument, så borttagning är avsiktligt inte självbetjäning. Om fakturor har genererats av misstag – fel pris, fel nummerserie, en testkörning i en skarp turnering – är meddelandet på sidan med fakturainställningar det rätta: ”Kontakta Profixio support för att ta bort fakturorna.”

Det du inte kan göra är att redigera en utfärdad faktura eller ändra en genererad PDF. Ändrar du fakturainställningarna i efterhand ändras inte dokument som redan finns.

Två saker du kan göra själv:

• Kreditera fakturan. Det här är rätt rättelse i nästan alla fall: pengarna återförs, verifikationskedjan finns kvar, och du kan utfärda en ny faktura.
• Rätta underlaget och fakturera på nytt. Makulera fakturan som ska krediteras, ändra pris, rabatt eller beställning, och generera igen.

I den uppsättningen erbjuder lagreskontran Samlingsfaktura för valda lag, som samlar flera lags anmälnings- och/eller tjänsteavgifter i en enda betalningslänk, så att en förening med femton lag får en sak att betala i stället för trettio. Det här är en funktion för betalningslänkar, inte en PDF-faktura från Profixio.

Allt om betalningslänkar, betalningssätt, återbetalningar och vad betalaren ser hör till Onlinebetalning; hur pengarna sedan når arrangören hör till Utbetalningar och avräkningar.

Om turneringen tar betalt online är PDF-faktureringen som beskrivs på den här sidan avstängd, och sidan med ekonomiinställningar visar i stället ett block för Ping Payments:

• Välj om du vill erbjuda faktura. – ingen faktura, faktura för anmälan och tjänster, faktura bara för anmälan, eller faktura bara för tjänster.
• Måste lagen betala för att slutföra anmälan? – ”När laget anmäler sig måste det betala innan laget är anmält till turneringen.”

Beteende som inte är en inställning:

Det finns ingen knapp för att skapa en faktura på laget.

• Turneringen kanske inte använder fakturor för den typen – kontrollera Automatisk fakturering av anmälningsavgift / Automatisk fakturering av beställda tjänster.
• Laget kan stå på väntelistan. Lag på väntelistan faktureras aldrig.
• Det kanske inte finns något kvar att fakturera: beloppet täcks redan av en befintlig faktura, eller laget är inte skyldigt något.
• Turneringen kan ta betalt online, och då ersätter betalningslänkar fakturorna.
• Betalningar kan vara avstängda för turneringen.

Faktureringen stoppar med ”Fakturanummerserien är slut”. Turneringen har använt alla nummer i sin fakturanummerserie. Höj slutet på serien i fakturainställningarna.

En tjänstefaktura avvisas med ett meddelande om att beställda tjänster och fakturerade belopp inte går ihop. Kör Synchronize invoice journal på lagets Ekonomi-flik och generera igen.

Föreningen säger att den aldrig fick fakturan.

• Öppna fakturans historik över nedladdningar och mejl. Den visar alla adresser som fakturan skickats till och när, och varje gång PDF:en öppnades.
• Kontrollera adresserna som är registrerade på laget. ”To the team” skickar till lagets administratörer och dess fakturaadress – om ingen av dem är föreningens kansli kommer ingen där någonsin att se fakturan.
• Om det var en massfakturering, öppna förloppspanelen: misslyckade leveranser listas per lag med adressen eller numret som misslyckades.
• Kom ihåg att en faktura inte skickas när den genereras. En faktura kan helt korrekt finnas utan att ett enda mejl har skickats.

Beloppet på fakturan är fel. Försök inte redigera den. Kreditera den – helt, eller delvis om det är en tjänstefaktura – rätta pris, rabatt eller beställning, och generera en ny.

Fakturan visar en gammal adress, ett gammalt konto eller en gammal logotyp. PDF:en skapades med de inställningar som gällde då. Att ändra inställningarna nu ändrar inte den. Kreditera och utfärda på nytt.