Matche bankinnbetalinger med en OCR-fil

OCR er en avtale mellom arrangøren og banken, ikke noe Profixio kan slå på selv. I Norge er dette OCR giro-avtalen banken din tilbyr; banken leverer deretter betalingsfilene som Profixio henter.

Tre ting i bankavtalen må stemme overens, og banken må få dem riktig:

1. Kontonummeret i bankavtalen må være nøyaktig det samme kontonummeret som er registrert på OCR-avtalen i Profixio. Betalinger som godskrives en annen konto, blir lest, men ikke matchet.
2. Antall siffer i KID må være det samme i bankavtalen som i Profixio. Er de ulike, er ikke KID-en som står på fakturaene dine, den KID-en banken forventer, og betalingene kommer tilbake ubrukelige.
3. Profixio må være oppført som mottaker av transaksjonsdataene i avtalen, med kunde-id-en Profixio bruker til å hente filene. Spør support om den nøyaktige id-en du skal gi banken. Uten dette lager banken filer som aldri når Profixio.

Både du og banken kan se avtalen, så begge parter kan sjekke disse tre punktene. Profixio-siden av de samme tre verdiene står på OCR-avtalesiden som er beskrevet nedenfor.

Når bankavtalen er på plass, kontakter du support: OCR-modulen må slås på for turneringen din før OCR-menyvalgene vises i det hele tatt. Siden for fakturainnstillinger sier dette rett ut - OCR-bryteren der er grået ut med merknaden «Kontakt support for hjelp med å sette opp automatisk OCR-fakturering».

Åpne Økonomi i turneringens adminmeny og velg OCR avtale. Siden har tittelen Oversikt over OCR-avtaler og lister avtalene som hører til organisasjonens Profixio-konto, med en hake i Aktiv for denne turneringen på den som denne turneringen bruker.

En avtale inneholder:

• Banknavn - navnet på banken, som også skrives ut på fakturaene.
• Kontonr - kontoen som mottar betalingene. Hjelpeteksten forklarer hvilken konto dette er: "Kontonummer som godskrives for summen av innbetalinger (oppdragskonto)."
• Bankiban og Bankswift - brukes på fakturaene, og brukes i stedet for kontonummeret for EU-filformatet.
• Kid antall siffer - hvor mange siffer KID-en har, inkludert det ene kontrollsifferet. Mellom 3 og 25; hjelpeteksten anbefaler å holde den så kort som mulig.
• Kid teller - tallet KID-serien begynner å telle fra. På en ny avtale må det ha færre siffer enn KID-lengden, ellers feiler lagringen med «Startnummeret er for langt. Det må være 1 mindre enn "kid antall siffer"».
• OCR-format - hvilket bankfilformat avtalen gir: Nets (Norway), BgMax eller EU ISO 20022 (RF-0810016).
• Tilknyttede turneringer - en avkrysningsliste over turneringene avtalen gjelder for.

Koblingsregelen er viktigere enn den ser ut: "En avtale kan knyttes til en eller flere av turneringene. Da vil KID-nummer genereres i samme serie på alle valgte turneringer. En turnering kan knyttes til maksimum en OCR-avtale." Én avtale kan betjene flere av turneringene dine, og de deler da én fortløpende KID-serie, så ingen to fakturaer noe sted på den kontoen får samme KID. En turnering kan bare bruke én avtale.

Fjerner du haken for en turnering, fjernes koblingen til avtalen, og det betyr at nye fakturaer for den turneringen ikke lenger får KID-nummer. En avtale som fortsatt er koblet til minst én turnering, kan ikke slettes.

Verdiene for Kid antall siffer, banknavn, IBAN og SWIFT vises også under OCR Information i turneringens Fakturainnstillinger, og endrer du dem der, endrer du den samme avtalen - også for alle andre turneringer som er koblet til den.

En KID lages i det øyeblikket et fakturadokument produseres, ikke når laget melder seg på. Hver faktura får sin egen KID, med antall siffer som er satt på OCR-avtalen, og Profixio sørger for at KID-en ikke allerede er i bruk noe sted på organisasjonens konto.

Hva dette betyr i praksis:

• KID-en identifiserer én faktura, ingenting annet.
• Et lag som betaler med feil KID, betaler noen andres faktura. Betalingen havner på den fakturaen som eier den KID-en, og begge lagene ser da feil ut i reskontroen. Dette er den aller vanligste årsaken til «vi har betalt, men Profixio sier ubetalt».
• Et lag som betaler uten KID, kan ikke matches i det hele tatt. Betalingen vises i importen med tom eller ukjent referanse og må registreres manuelt.
• Purringer og kreditnotaer følger samme faktura, så KID-en en klubb har på en gammel faktura, virker fortsatt med mindre selve fakturaen er kreditert og utstedt på nytt.

Turneringer uten bankavtale får ikke KID-nummer; fakturaene deres har en tekstreferanse for betaling som du setter sammen selv. Hvordan du setter opp det, står under Fakturere lag.

Det finnes to veier, og hvilken som gjelder, avhenger av filformatet på avtalen din.

Automatisk henting (norske filer). For avtaler med det norske bankformatet henter Profixio filene selv. Ingen trenger å gjøre noe: nye betalinger dukker rett og slett opp i listen over OCR-importer, vanligvis innen en time etter at banken har frigitt filen.

Én fil kan inneholde betalinger for flere turneringer og flere kontoer samtidig. Profixio deler den opp: for hver betaling slår den opp fakturaen med den KID-en og sjekker at kontoen som er godskrevet i filen, er kontoen på den turneringens avtale. Hver turnering som har betalinger i filen, får sin egen importrad.

Manuell opplasting (andre formater). For det svenske formatet og EU-formatet finnes det ingen automatisk henting. Noen må laste ned filen fra banken og laste den opp på OCR-importsiden.

Bruker du det norske formatet og ingen nye importer har dukket opp på flere dager, er det et varsel i seg selv - se sjekklisten nederst på denne siden.

Åpne Økonomi i turneringens adminmeny og velg OCR kjøring. Siden har tittelen OCR historikk.

1. Klikk Last inn OCR-fil øverst i listen.
2. Velg filen du lastet ned fra banken, under Select an OCR file.
3. Lagre. Filen leses med en gang, og resultatet vises som en melding på skjermen - den samme statusteksten som deretter står på den nye raden i listen.

Dette stopper importen før den starter:

• «Ingen OCR-avtale er satt opp for denne turneringen» - turneringen er ikke koblet til en avtale. Koble den på siden OCR avtale først.
• «Tom fil» - filen hadde ikke noe innhold.
• Filen avvises hvis den er større enn grensen for opplasting på nettstedet.

Å laste opp den samme filen to ganger gjør ingen skade: den andre importen registrerer bankens forsendelsesnummer, ser at den forsendelsen allerede er behandlet, og stopper uten å opprette noe. Den vises i listen med en advarselsstatus i stedet for å doble noens betalinger.

Selve filen lagres sammen med importen. Vis fil på en rad laster ned nøyaktig det som ble lest, og det er det support kommer til å be om hvis tallene ser feil ut.

Hver rad i OCR historikk er én fil som er lest for denne turneringen, nyeste først.

En import som er i orden, har like eller nesten like tall i de to kolonnene, OK avkrysset og statusen OCR Payments updated. En forskjell mellom de to tallene betyr at noen linjer ikke fant en faktura; åpne importen for å se hvilke.

Når du åpner en import, ser du de samme tallene pluss Betalinger tilbakestilt og, når noe gikk galt, den rå Feilmelding fra filkontrollen.

Merk hva OK ikke betyr: den krysses av så snart én betaling er registrert, selv om ti andre i den samme filen ble stående umatchet. Sammenlign alltid de to tallene.

Åpne en import, så viser tabellen OCR-betalinger nedenfor én rad per betalingslinje i filen - alle betalinger, matchet eller ikke.

Noen av kolonnene er skjult til du slår dem på med kolonnevelgeren.

Liste over OCR-innbetalinger, øverst på OCR-sidene ved siden av OCR kjøringer, viser betalingslinjene fra alle importene i OCR kjøringer i én liste, med søk og filtre. Åpner du en rad der, eller inne i en import, vises de fullstendige detaljene for betalingslinjen.

En rad med begge hakene er ferdig behandlet. En rad uten noen hake er en umatchet betaling, og avsnittet nedenfor forklarer hva du gjør med den. En rad med Faktura avkrysset, men Betalt tom, er sjelden og bør meldes til support.

Beløpet som registreres, er det bank-linjen sier. Et lag som har betalt for lite eller for mye, får likevel registrert en betaling - differansen vises da som utestående eller negativ saldo i lagreskontroen, og det er der du håndterer den.

En umatchet linje betyr at pengene er i banken, men ikke på noe lag. Det er fire vanlige årsaker.

Betaleren brukte feil referanse eller ingen referanse. Den klart vanligste. KID-en tilhører ingen, eller verre, tilhører et annet lags faktura. Finn betaleren ut fra beløpet og kontoen det ble betalt fra, registrer betalingen manuelt på riktig lag fra lagreskontroen, og behandle KID-forvekslingen som et eget problem hvis pengene havnet på noen andres faktura.

Fakturaen var ikke laget ennå da betalingen kom. En klubb som betaler fra en gammel faktura eller et proformabeløp, betaler en KID som ikke finnes ennå. Lag fakturaen, og registrer deretter betalingen manuelt på laget fra lagreskontroen.

Betalingen gikk til en annen konto. En betaling matches bare når kontoen som er godskrevet i filen, er kontonummeret på avtalen. Har arrangøren byttet bankkonto og avtalen fortsatt har den gamle, blir alle betalingene i filen lest, men ingenting registreres.

To fakturaer har samme KID. Da nekter Profixio å gjette. Importen registrerer ingenting for den betalingslinjen; kontakt support for å rydde opp i den delte KID-en.

Betalingslinjene i en import er skrivebeskyttet: uansett årsak registreres en umatchet betaling manuelt på riktig lag fra lagreskontroen.

En matchet betaling er en vanlig fullført betaling på laget. Den vises med en gang:

• i lagreskontroen, der den reduserer det laget skylder,
• på lagets Økonomi-fane sammen med eventuelle manuelt registrerte betalinger,
• i Økonomi - List payments, der den vises som registrert av OCR import,
• og på fakturaen den betalte.

Betalingen dateres med bankens oppgjørsdato, ikke dagen filen ble importert, så en import som kommer på mandag, kan gi betalinger datert fredag. Den føres mot det samme som fakturaen gjaldt - påmeldingsavgiften eller de bestilte tjenestene - så et lag med egne fakturaer for avgift og tjenester får egne betalinger.

Vil klubben ha bekreftelse, ser de den selv på lagsiden sin.

Matching går bevisst bare én vei på disse sidene. Det finnes ingen knapp for å angre en import eller koble fra en betaling, fordi angring av feil import tidligere fjernet betalinger fra en helt annen turnering.

Havnet en betaling på feil lag - normalt fordi betaleren brukte et annet lags KID - retter du det derfor i reskontroen og ikke i importen:

1. Registrer en korrigerende betaling med negativt beløp på laget som feilaktig ble godskrevet, fra lagets Økonomi-fane.
2. Registrer betalingen på laget som faktisk betalte, med samme beløp.
3. Fortell klubben hvilken KID de skal bruke neste gang.

Begge stegene gjøres fra lagreskontroen og er beskrevet under Lagreskontro og oppfølging av betalinger. Selve importraden blir stående som den er - den er en oversikt over hva banken sendte, og den skal ikke skrives om.

Gikk en hel import galt - for eksempel at feil fil ble lastet opp til feil turnering - kontakter du support i stedet for å prøve å reversere den betaling for betaling.

Arrangøren eier bankforholdet og den daglige kontrollen:

• inngår avtalen med banken og gir banken de tre opplysningene som er listet ovenfor,
• holder kontonummer og KID-lengde i Profixio identiske med bankavtalen,
• kobler de riktige turneringene til avtalen,
• sjekker importlisten under og etter påmeldingen, og følger opp de umatchede linjene,
• laster opp filer manuelt der formatet ikke har automatisk henting.

Profixio support hjelper med det du ikke kan gjøre på disse sidene. Kontakt Profixio support for å:

• slå på OCR-modulen for turneringen - uten den finnes ikke OCR-menyvalgene,
• rydde opp i dupliserte KID-nummer og betalinger som er matchet mot feil faktura,
• reversere en import som havnet på feil sted.

For å se og bruke OCR-sidene i det hele tatt trenger du at OCR-modulen er slått på for turneringen og turneringsadministrator- eller økonomirettigheter. En klubbadministrator eller lagleder ser aldri disse sidene - de ser bare resultatet i reskontroen.

OCR-blokken forsvinner fra Fakturainnstillinger for turneringer som tar betalt på nett gjennom betalingspartneren - de turneringene bruker ikke OCR.

Gå gjennom denne listen før du melder en feil.

1. Finnes det importer i det hele tatt? Åpne Økonomi - OCR kjøring. En tom liste, eller ingenting nytt på flere dager på en avtale med automatisk henting, betyr at filene ikke kommer fram - det er et problem med bankavtalen eller tilkoblingen, ikke med matchingen. Kontakt support.
2. Er turneringen koblet til avtalen? På OCR avtale må avtalen som er i bruk, ha haken i Aktiv for denne turneringen. En turnering uten avtale får ikke KID-nummer på fakturaene i utgangspunktet.
3. Har fakturaene faktisk KID? Åpne en nylig faktura. Mangler KID, ble fakturaen laget før avtalen ble koblet; krediter den og utsted en ny.
4. Stemmer kontonummeret med bankavtalen, siffer for siffer? Dette er den vanligste feilen som ikke blir oppdaget: filene kommer og blir lest, men alle linjene forblir umatchet.
5. Stemmer KID-lengden med bankavtalen? Samme symptom, samme løsning.
6. Sammenlign de to tallene på importen. Er Antall betalinger fil mye større enn Antall lag betaling, kom filen fram som den skulle, og problemet ligger i de enkelte betalingene - åpne importen og se på de umatchede radene.
7. Sjekk KID-en klubben faktisk brukte. Insisterer en klubb på at den har betalt, be om kvitteringen og sammenlign referansen med KID-en på fakturaen. Betaler man på et annet lags KID, blir det andre laget godskrevet.
8. Er laget fakturert i det hele tatt? En betaling kan ikke matche en faktura som aldri ble laget.

Står en betaling i filen, men ikke på noe lag etter alt dette, registrerer du den manuelt fra lagreskontroen så regnskapet stemmer, og sender support importnummeret og KID-en.

OCR-matchingen er bygd rundt den norske OCR giro-tradisjonen, og det er der den er helt automatisk.

• Norge - formatet Nets (Norway). Filene hentes fra bankens filpostkasse av Profixio hver time og importeres uten at noen gjør noe. Ingenting ved det er idrettsspesifikt.
• Sverige - formatet BgMax. Det svenske bankfilformatet forstås og kan importeres, men det finnes ingen automatisk henting: noen må laste ned filen og laste den opp manuelt.
• EU ISO 20022 (RF-0810016). Betalingsvarslingsfiler med RF-referanser. Også bare manuell opplasting. For dette formatet er det IBAN, ikke kontonummeret, som brukes til å kjenne igjen kontoen.

En praktisk følge: på de to manuelle formatene registreres betalinger bare så ofte som noen laster opp en fil, så «laget sier det betalte i går, og Profixio vet ikke om det» er normalt der og et varselsignal i Norge.

Om OCR brukes i det hele tatt, er en beslutning arrangøren og forbundet tar, ikke noe Profixio krever eller håndhever. Mange arrangører tar i stedet betalt på nett gjennom betalingspartneren, og da er ikke OCR en del av bildet.