Matcha bankinbetalningar med en OCR-fil

OCR är ett avtal mellan arrangören och banken, inte något som Profixio kan slå på självt. I Norge är det OCR-giroavtalet som din bank erbjuder; banken levererar sedan de betalningsfiler som Profixio hämtar.

Tre saker i bankavtalet måste stämma, och banken måste få dem rätt:

1. Kontonumret i bankavtalet måste vara exakt samma kontonummer som är registrerat på OCR-avtalet i Profixio. Betalningar som krediteras ett annat konto läses men matchas inte.
2. Antalet siffror i OCR-numret måste vara detsamma i bankavtalet som i Profixio. Om de skiljer sig är det OCR-nummer som står på dina fakturor inte det som banken förväntar sig, och betalningarna kommer tillbaka oanvändbara.
3. Profixio måste stå som mottagare av transaktionsdata i avtalet, med det kund-id som Profixio använder för att hämta filerna. Fråga support efter det exakta id du ska ge banken. Utan det skapar banken filer som aldrig når Profixio.

Både du och banken kan se avtalet, så båda parter kan kontrollera de här tre punkterna. Profixios sida av samma tre värden finns på sidan för OCR-avtalet som beskrivs nedan.

När bankavtalet finns, kontakta support: OCR-modulen måste slås på för din turnering innan OCR-menyvalen visas över huvud taget. Sidan med fakturainställningar säger det rakt ut - OCR-reglaget där är nedtonat med anteckningen ”Kontakta support för hjälp med att ställa in automatisk OCR-fakturering”.

Öppna Ekonomi i turneringens adminmeny och välj OCR avtale. Sidan heter Översikt - OCR-avtal och listar avtalen som hör till organisationens Profixio-konto, med en bock i Aktiv för den här turneringen på det avtal som den här turneringen använder.

Ett avtal innehåller:

• Bank - bankens namn, som även skrivs ut på fakturorna.
• BG-/PG-/kontonummer - kontot som tar emot betalningarna. Hjälptexten förklarar vilket konto det är: "Det konto som skall ta emot inbetalningarna."
• IBAN och SWIFT - används på fakturorna, och används i stället för kontonumret för EU-filformatet.
• Antal siffror i OCR - hur många siffror OCR-numret har, inklusive den enda kontrollsiffran. Mellan 3 och 25; hjälptexten rekommenderar att hålla det så kort som möjligt.
• Startnummer - det tal som OCR-serien börjar räkna från. På ett nytt avtal måste det ha färre siffror än OCR-längden, annars misslyckas sparningen med ”Startnumret är för långt. Det måste vara 1 mindre än "kid antall siffer"”.
• OCR-format - vilket bankfilformat avtalet ger: Nets (Norway), BgMax eller EU ISO 20022 (RF-0810016).
• Kopplade turneringar - en kryssruta per turnering som avtalet gäller för.

Kopplingsregeln är viktigare än den ser ut: "Avtalet kan knytas till en eller flera turneringar. OCR-nummer genereras då i samma serie på de valda turneringarna. En turnering kan knytas till maximalt ett OCR-avtal." Ett avtal kan användas av flera av dina turneringar, och de delar då en löpande OCR-serie, så att inga två fakturor någonstans på kontot får samma OCR-nummer. En turnering kan bara använda ett avtal.

Avmarkerar du en turnering tas dess koppling till avtalet bort, vilket betyder att nya fakturor för den turneringen inte längre får OCR-nummer. Ett avtal som fortfarande är kopplat till minst en turnering kan inte tas bort.

Värdena för Antal siffror i OCR, bankens namn, IBAN och SWIFT visas även under OCR Information i turneringens Ekonomi inställningar, och ändrar du dem där ändrar du samma avtal - även för alla andra turneringar som är kopplade till det.

Ett OCR-nummer skapas i samma stund som ett fakturadokument tas fram, inte när laget anmäler sig. Varje faktura får ett eget OCR-nummer, med det antal siffror som är inställt på OCR-avtalet, och Profixio ser till att OCR-numret inte redan används någonstans på organisationens konto.

Vad det betyder i praktiken:

• OCR-numret identifierar en faktura, inget annat.
• Ett lag som betalar med fel OCR-nummer betalar någon annans faktura. Betalningen hamnar på den faktura som äger OCR-numret, och båda lagen ser då fel ut i reskontran. Det är den i särklass vanligaste orsaken till ”vi har betalat men Profixio säger obetalt”.
• Ett lag som betalar utan OCR-nummer kan inte matchas alls. Betalningen syns i importen med tom eller okänd referens och måste registreras manuellt.
• Påminnelser och kreditfakturor följer samma faktura, så det OCR-nummer en förening har på en gammal faktura fungerar fortfarande, om inte själva fakturan har krediterats och skickats ut på nytt.

Turneringar utan bankavtal får inga OCR-nummer; deras fakturor har en textreferens för betalningen som du sätter ihop själv. Hur du ställer in det beskrivs under Fakturera lag.

Det finns två vägar, och vilken som gäller beror på filformatet i ditt avtal.

Automatisk hämtning (norska filer). För avtal med det norska bankformatet hämtar Profixio filerna självt. Ingen behöver göra något: nya betalningar dyker helt enkelt upp i listan över OCR-importer, oftast inom en timme efter att banken har släppt filen.

En fil kan innehålla betalningar för flera turneringar och flera konton på en gång. Profixio delar upp den: för varje betalning slår den upp fakturan med det OCR-numret och kontrollerar att kontot som krediteras i filen är kontot i den turneringens avtal. Varje turnering som har betalningar i filen får en egen importrad.

Manuell uppladdning (andra format). För det svenska formatet och EU-formatet finns ingen automatisk hämtning. Någon måste ladda ner filen från banken och ladda upp den på sidan för OCR-import.

Om du använder det norska formatet och inga nya importer har dykt upp på flera dagar är det en varningssignal i sig - se checklistan i slutet av den här sidan.

Öppna Ekonomi i turneringens adminmeny och välj OCR-körning. Sidan heter OCR historikk.

1. Klicka på Ladda upp OCR-fil överst i listan.
2. Välj filen du laddade ner från banken under Select an OCR file.
3. Spara. Filen läses direkt och resultatet visas som ett meddelande på skärmen - samma statustext som sedan står på den nya raden i listan.

Det här stoppar importen innan den börjar:

• ”Inget OCR-avtal är inställt för den här turneringen” - turneringen är inte kopplad till ett avtal. Koppla den på sidan OCR avtale först.
• ”Tom fil” - filen hade inget innehåll.
• Filen avvisas om den är större än webbplatsens gräns för uppladdning.

Att ladda upp samma fil två gånger ställer inte till något: den andra importen registrerar bankens försändelsenummer, ser att den försändelsen redan har behandlats och stoppar utan att skapa något. Den syns i listan med en varningsstatus i stället för att dubblera någons betalningar.

Själva filen sparas med importen. Vis fil på en rad laddar ner exakt det som lästes, och det är det som support kommer att be om om siffrorna ser fel ut.

Varje rad i OCR historikk är en fil som har lästs för den här turneringen, nyast först.

En import som ser bra ut har lika eller nästan lika siffror i de två kolumnerna, OK ibockad och statusen OCR Payments updated. En skillnad mellan de två siffrorna betyder att några rader inte hittade någon faktura; öppna importen för att se vilka.

När du öppnar en import ser du samma siffror plus Betalningarna har återställts och, när något gick fel, det råa Feilmelding från filkontrollen.

Observera vad OK inte betyder: den bockas i så snart en betalning har registrerats, även om tio andra i samma fil lämnades omatchade. Jämför alltid de två siffrorna.

Öppna en import så visar tabellen OCR-betalinger nedan en rad per betalningsrad i filen - alla betalningar, matchade eller inte.

En del av kolumnerna är dolda tills du slår på dem med kolumnväljaren.

List of OCR payments, högst upp på OCR-sidorna bredvid OCR historikk, visar betalningsraderna från alla importer i OCR historikk i en lista, med sökning och filter. Öppnar du en rad där, eller inne i en import, visas betalningsradens fullständiga detaljer.

En rad med båda bockarna är avklarad. En rad utan någon bock är en omatchad betalning, och avsnittet nedan förklarar vad du gör med den. En rad där Faktura är ibockad men Betald är tom är ovanlig och bör rapporteras till support.

Beloppet som registreras är det som står på bankraden. Ett lag som har betalat för lite eller för mycket får ändå en betalning registrerad - mellanskillnaden syns då som ett utestående eller negativt saldo i lagreskontran, och det är där du hanterar den.

En omatchad rad betyder att pengarna finns på banken men inte på något lag. Det finns fyra vanliga orsaker.

Betalaren använde fel referens eller ingen referens. Den i särklass vanligaste. OCR-numret tillhör ingen, eller ännu värre, tillhör ett annat lags faktura. Hitta betalaren utifrån beloppet och det betalande kontot, registrera sedan betalningen manuellt på rätt lag från lagreskontran, och hantera OCR-förväxlingen som ett eget problem om pengarna hamnade på någon annans faktura.

Fakturan hade inte skapats än när betalningen kom. En förening som betalar från en gammal faktura eller ett proformabelopp betalar med ett OCR-nummer som inte finns än. Skapa fakturan och registrera sedan betalningen manuellt på laget från lagreskontran.

Betalningen gick till ett annat konto. En betalning matchas bara när kontot som krediteras i filen är kontonumret i avtalet. Om arrangören har bytt bankkonto och avtalet fortfarande anger det gamla, läses alla betalningar i filen men ingenting registreras.

Två fakturor har samma OCR-nummer. Då vägrar Profixio att gissa. Importen registrerar ingenting för den betalningsraden; kontakta support för att reda ut det delade OCR-numret.

Betalningsraderna i en import är skrivskyddade: oavsett orsak registreras en omatchad betalning manuellt på rätt lag från lagreskontran.

En matchad betalning är en vanlig genomförd betalning på laget. Den syns direkt:

• i lagreskontran, där den minskar det laget är skyldigt,
• på lagets flik Ekonomi tillsammans med eventuella manuellt registrerade betalningar,
• i Ekonomi - List payments, där den visas som registrerad av OCR import,
• och på fakturan den betalade.

Betalningen dateras med bankens bokföringsdag, inte dagen då filen importerades, så en import som kommer på måndagen kan ge betalningar daterade fredag. Den bokförs mot samma sak som fakturan gällde - anmälningsavgiften eller de beställda tjänsterna - så ett lag med separata fakturor för avgift och tjänster får separata betalningar.

Vill föreningen ha en bekräftelse ser de den själva på lagets sida.

Matchningen går avsiktligt bara åt ett håll på de här sidorna. Det finns ingen knapp för att ångra en import eller koppla loss en betalning, eftersom att ångra fel import tidigare tog bort betalningar från en helt annan turnering.

Om en betalning hamnade på fel lag - normalt för att betalaren använde ett annat lags OCR-nummer - rättar du det därför i reskontran i stället för i importen:

1. Registrera en rättande betalning med negativt belopp på laget som felaktigt krediterades, från lagets flik Ekonomi.
2. Registrera betalningen på laget som faktiskt betalade, med samma belopp.
3. Berätta för föreningen vilket OCR-nummer de ska använda nästa gång.

Båda stegen görs från lagreskontran och beskrivs under Lagreskontra och uppföljning av betalningar. Själva importraden lämnas som den är - den är ett register över vad banken skickade och ska inte skrivas om.

Om en hel import blev fel - till exempel om fel fil laddades upp till fel turnering - kontakta support i stället för att försöka backa den betalning för betalning.

Arrangören äger bankrelationen och den dagliga kontrollen:

• tecknar avtalet med banken och ger banken de tre uppgifter som listas ovan,
• håller kontonummer och OCR-längd i Profixio identiska med bankavtalet,
• kopplar rätt turneringar till avtalet,
• kontrollerar importlistan under och efter anmälan och följer upp de omatchade raderna,
• laddar upp filer manuellt där formatet saknar automatisk hämtning.

Profixio support hjälper till med det du inte kan göra på de här sidorna. Kontakta Profixio support för att:

• slå på OCR-modulen för turneringen - utan den finns inga OCR-menyval,
• reda ut dubbla OCR-nummer och betalningar som matchats mot fel faktura,
• backa en import som hamnade på fel ställe.

För att alls se och använda OCR-sidorna behöver OCR-modulen vara påslagen för turneringen och du behöver behörighet som turneringsadministratör eller ekonomibehörighet. En föreningsadministratör eller lagledare ser aldrig de här sidorna - de ser bara resultatet i reskontran.

OCR-blocket försvinner från Ekonomi inställningar för turneringar som tar betalt online via betalningspartnern - de turneringarna använder inte OCR.

Gå igenom den här listan innan du rapporterar ett fel.

1. Finns det några importer alls? Öppna Ekonomi - OCR-körning. En tom lista, eller inget nytt på flera dagar för ett avtal med automatisk hämtning, betyder att filerna inte kommer fram - det är ett problem med bankavtalet eller anslutningen, inte med matchningen. Kontakta support.
2. Är turneringen kopplad till avtalet? På OCR avtale måste avtalet som används ha bocken i Aktiv för den här turneringen. En turnering utan avtal får inga OCR-nummer på sina fakturor från början.
3. Har fakturorna verkligen ett OCR-nummer? Öppna en nyligen skapad faktura. Saknas OCR-nummer skapades fakturan innan avtalet kopplades; kreditera den och skicka ut en ny.
4. Stämmer kontonumret med bankavtalet, siffra för siffra? Det här är det vanligaste felet som går obemärkt förbi: filerna kommer och läses, men alla rader förblir omatchade.
5. Stämmer OCR-längden med bankavtalet? Samma symptom, samma lösning.
6. Jämför de två siffrorna på importen. Om Antal OCR-betalningar är mycket större än Antal betalningar kom filen fram som den skulle, och problemet ligger i de enskilda betalningarna - öppna importen och titta på de omatchade raderna.
7. Kontrollera vilket OCR-nummer föreningen faktiskt använde. Om en förening envisas med att den har betalat, be om kvittot och jämför referensen med OCR-numret på fakturan. Betalar man med ett annat lags OCR-nummer krediteras det andra laget.
8. Är laget fakturerat över huvud taget? En betalning kan inte matcha en faktura som aldrig skapades.

Om en betalning finns i filen men inte på något lag efter allt detta, registrera den manuellt från lagreskontran så att bokföringen stämmer, och skicka importnumret och OCR-numret till support.

OCR-matchningen är byggd kring den norska OCR-girotraditionen, och det är där den är helt automatisk.

• Norge - formatet Nets (Norway). Filerna hämtas från bankens filbrevlåda av Profixio varje timme och importeras utan att någon gör något. Ingenting i det är idrottsspecifikt.
• Sverige - formatet BgMax. Det svenska bankfilformatet förstås och kan importeras, men det finns ingen automatisk hämtning: någon måste ladda ner filen och ladda upp den manuellt.
• EU ISO 20022 (RF-0810016). Betalningsaviseringsfiler med RF-referenser. Också bara manuell uppladdning. För det här formatet är det IBAN, inte kontonumret, som används för att känna igen kontot.

En praktisk följd: med de två manuella formaten registreras betalningar bara så ofta som någon laddar upp en fil, så ”laget säger att de betalade i går och Profixio vet inget om det” är normalt där och en varningssignal i Norge.

Om OCR används alls är ett beslut som arrangören och dess förbund fattar, inte något som Profixio kräver eller upprätthåller. Många arrangörer tar i stället betalt online via betalningspartnern, och då är OCR inte en del av bilden.