Ta betalt på nett

Valget tas når du oppretter en turnering, og kan endres senere fra turneringens publiseringsside.

Under Velg betalingsleverandør får du to kort:

• Økonomimodulen Komplett — lagene betaler på nett. Profixio lager alt, også fakturaene med betalingsreferanse, og pengene krever betalingspartneren inn.
• Profixio-fakturaer — Profixio lager bare fakturaene. Lagene betaler dem inn på din egen bankkonto, og du registrerer innbetalingene selv eller via en bankfil.

Velger du Profixio-fakturaer, slås betaling på nett av og vanlig fakturering på igjen (fakturaer sendt på e-post og som kan skrives ut ved påmelding). Velger du Økonomimodulen Komplett, åpnes det korte tilkoblingsskjemaet som er beskrevet i neste avsnitt. Turneringen går ikke over før en organisasjon faktisk er koblet til.

Når du ikke ser valget. De to kortene vises bare hvis betaling på nett er tilgjengelig i turneringens land — betalingspartneren er satt opp per land, ikke per klubb. Er det ikke tilgjengelig, bruker turneringen Profixio-fakturaer, og du får ikke noe valg. Har forbundet ditt bestemt at betaling på nett er obligatorisk, er kortene skjult og tilkoblingsskjemaet vises direkte.

De to alternativene kalles også økonomimodulene Basis og Komplett — Komplett er den som krever inn pengene via betalingspartneren. Prisene for begge står på Profixios nettsider.

Kopierer du en eksisterende turnering, følger betalingsoppsettet med.

Velger du Økonomimodulen Komplett, vises et kort skjema. Du fyller ut:

• Currency — for eksempel NOK eller SEK.
• Land.
• Organisasjonsnr — organisasjonsnummeret ditt. Det må ha 9 sifre for en norsk turnering og 10 sifre for en svensk.
• Org Name — navnet på organisasjonen som skal motta pengene.

Trykk Aktiver Ping-betaling!. Profixio registrerer organisasjonen din hos betalingspartneren (eller gjenbruker en registrering som allerede finnes for det organisasjonsnummeret) og setter turneringen over. Når den er koblet til, endres overskriften til Økonomodul Komplett er aktivert og knappen blir til Oppdater betalingsmåte.

Du blir ikke bedt om bankopplysninger i Profixio. Bekreftelse av hvem du er og hvor pengene skal utbetales, skjer direkte med betalingspartneren. For norske turneringer sender Profixio en e-post til turneringens kontaktadresse med emnet Økonomimodul Komplett, der det står at betalingspartneren tar kontakt med deg separat. I den prosessen laster du opp to dokumenter og en ID (for eksempel førerkort) til en sikker server, og signerer en kort avtale som bekrefter kontonummeret og hvem som signerer. Ingen utbetalinger kan skje før dette er gjort.

To følger av å koble til:

• Vanlig Profixio-fakturering slås av for turneringen, og de fakturarelaterte innstillingene forsvinner fra økonomiinnstillingene.
• De tilgjengelige betalingsmåtene kopieres fra landets oppsett som utgangspunkt. Deretter kan du justere dem (se nedenfor).

Profixio viser deg ikke om betalingspartneren har godkjent organisasjonen din ennå. Arrangørvisningen sier bare om betaling på nett er aktivert. Er du usikker på om bekreftelsen er gått gjennom, spør Profixio support eller betalingspartneren.

Der faktura er tillatt, får laget en Opprett faktura-knapp. Fakturaen er en PDF med betalingsreferanse som de kan betale i sin egen nettbank. Der det ikke er tillatt, får de bare Betal nå.

Et lag som når taket, ser rett og slett ikke Betal nå for det beløpet — bare Opprett faktura, hvis faktura er tillatt. Er ingen av delene tillatt for beløpet, har laget ingenting å klikke på, og det er en vanlig årsak til meldinger om at «laget får ikke betalt».

To separate ting avgjør hva et lag kan klikke på:

1. Om faktura er tillatt. I turneringens fakturainnstillinger, under seksjonen Økonomimodulen Komplett, har innstillingen Velg hva du vil tilby fire verdier:

• Ikke tilby faktura — bare betaling på nett.
• Tilby faktura for både påmeldingsavgift og tjenester
• Tilby faktura kun for påmeldingsavgift
• Tilby faktura kun for tjenester

Her kan det også legges til et servicegebyr: har landets oppsett et slikt gebyr, får laget beskjed om at "Et [gebyrnavn] på [beløp] legges til ved betaling med faktura" før de velger.

2. Hvilke betalingsmåter på nett som er slått på. Under Payment options får du én blokk per betalingsmåte som landets oppsett tilbyr — vanligvis kort, og lokale betalingsmåter som Vipps eller Swish. Hver blokk viser hvilken Payment Method og Payment Provider den bruker, og i tillegg:

• to brytere: én som slår på betalingsmåten for påmeldingsavgifter, og én for tjenester;
• Maksimalt beløp — over dette beløpet tilbys ikke betalingsmåten. Kortbetaling av store beløp er dyrt for arrangøren, så et tak er vanlig. Standardforslaget kommer fra landets oppsett (ofte rundt 1000 i lokal valuta).

Du trenger ikke røre Payment options for å komme i gang. Når turneringen kobles til, kopieres alle betalingsmåtene landets oppsett har slått på, inn, slått på både for påmeldingsavgifter og tjenester, og med landets foreslåtte tak allerede lagt inn. Juster bare hvis du vil ha noe annet.

I turneringens fakturainnstillinger finnes bryteren Må lag betale for å fullføre påmeldingen? med forklaringen "Når laget melder seg på, må det betale før laget er påmeldt turneringen."

Er den slått på, får påmeldingsskjemaet et ekstra betalingssteg til slutt. Etter siste steg får den som melder på en Fortsett til betaling-knapp, og deretter en side som minner om at påmeldingsavgiften må betales før påmeldingen er endelig, med en Betal nå (beløp)-knapp. Laget opprettes, men holdes tilbake som ikke fullført til pengene kommer, og den vanlige e-posten om at «laget ditt er påmeldt» sendes ikke.

Merk:

• Tilbyr turneringen klubbtransport eller lignende tillegg, vises det steget før betalingssteget, slik at beløpet blir riktig.
• Bryteren finnes to steder i innstillingene — én for betaling på nett, én for eldre PayPal-turneringer. Bare den som hører til betalingsmåten du faktisk bruker, vises.
• Å la den være av er det vanlige oppsettet: laget blir påmeldt med en gang og betaler etterpå, fra sin egen lagside.

Er du arrangør og betaler eller fakturerer på vegne av et lag, ber Profixio først om Legg inn kundedetaljer — "Vi trenger noen personopplysninger for å behandle betalingen" — med E-mail, Fornavn, Etternavn og Tlf. Har laget registrerte administratorer, tilbys adressene deres som snarveier under "...Eller bruk en av lagadministratorene:". En lagleder som betaler for sitt eget lag, ser ikke dette: eget navn, e-post og telefon brukes automatisk. Uansett er det den e-postadressen kvitteringen sendes til.

Når en betaling er fullført, sender Profixio automatisk en e-post til adressen som ble oppgitt da betalingen ble startet. Emnet er Betaling registrert, teksten sier Takk for din innbetaling! med beløpet, og en Kvittering i PDF er vedlagt. E-posten lenker også tilbake til siden Betalingssammendrag.

Er turneringen satt opp til å sende kopi av e-post til deltakerne også til arrangøren, får arrangørens adresser kopi.

Kvitteringen kan også lastes ned når som helst med Kvittering-knappen på betalingsoppsummeringen. Kvitteringslenken er personlig og tidsbegrenset: den virker bare for en fullført betaling, og den hentes på nytt fra betalingspartneren (mellomlagret i omtrent en time), så en svært gammel lenke må kanskje åpnes på nytt fra betalingsoppsummeringen.

Kvitteringen er ikke det samme som fakturaen. Fakturaen er dokumentet som lages før betaling og lastes ned med Last ned faktura. Kvitteringen er beviset på betaling som lages etterpå.

Alt som er betalt eller venter på betaling, listes under Økonomi → Betalingslenker. Dette er arrangørens oversikt over betalinger på nett, og den finnes bare for turneringer som bruker betaling på nett.

Hver rad viser:

• betalingsreferansen (KID: ...) hvis det ble laget en faktura, eller Direkte betaling hvis laget betalte med en gang;
• Forfallsdato og Opprettet dato;
• PDF, en lenke til fakturaen;
• betalingsmåten og leverandøren som faktisk ble brukt, og to statuser — statusen til selve betalingen og statusen til ordren bak den;
• laget eller lagene betalingen gjelder, og beløpene.

Statusene du ser på betalingen, er CREATED (ingenting betalt ennå), COMPLETED (betalt i sin helhet), UNDERFUNDED eller OVERFUNDED (betalt, men ikke det fakturerte beløpet), CANCELLED og EXPIRED. Ordren bak er OPEN mens pengene fortsatt ligger hos betalingspartneren, og går via CLOSED / SPLIT til SETTLED når de er frigitt til deg. Det skillet betyr noe for refusjoner, og forklares i de neste avsnittene.

Nyttige filtre: Vis feilaktige innbetalinger, Med refusjon, status, ordrestatus og Klasse. Oppdater alle spør betalingspartneren om gjeldende status for alt, og er det riktige første grepet når en betaling ser ut til å henge. Det finnes også en Excel-eksport, som eksporterer nøyaktig de radene filtrene viser.

Hvem som kan åpne den: en turneringsadministrator med økonomirettigheter, på en turnering som bruker betaling på nett. Forbunds- og kretsansatte har sin egen versjon av den samme listen på tvers av turneringer.

Kanseller betalingsordre vises på en faktura på lagets økonomiside. Den kansellerer en faktura eller betalingslenke som ikke er betalt — den angrer ikke en fullført betaling.

Dette skjer:

1. Betalingslenken trekkes tilbake hos betalingspartneren, så betaleren kan ikke lenger bruke den.
2. Den markeres som kansellert og flyttes ned i listen Cancelled invoices, der PDF-en fortsatt kan lastes ned for arkivet.
3. Var fakturaen allerede utstedt, opprettes det automatisk en kreditnota slik at regnskapet går opp. Der det ikke skjer av seg selv, tilbys Opprett kreditnota på den kansellerte fakturaen.
   • Unntak: en faktura som dekker flere lag, får ingen kreditnota, verken automatisk eller med knappen. Kansellerer du en samlefaktura, står den utstedte fakturaen derfor uten tilhørende kreditnota, og korrigeringen må gjøres utenfor Profixio.
4. Alle som har lagsiden åpen, ser at den forsvinner, og kanselleringen skrives i lagets hendelseslogg.

Du får først et bekreftelsesspørsmål, og meldingen Payment cancelled etterpå.

To begrensninger som er verdt å kjenne til:

• Knappen vises bare for brukere med rett til å redigere lag i turneringen, og bare så lenge fakturaen ikke har en kreditnota ennå.
• Klikker betaleren "avbryt" på betalingspartnerens egen betalingsside, skjer den samme kanselleringen automatisk når de sendes tilbake til Profixio.

For å ta tilbake en betaling som allerede er gått gjennom, bruker du refusjon i stedet.

En refusjon startes fra Økonomi → Betalingslenker, i handlingsmenyen på raden.

Regelen som avgjør alt: penger som allerede er på vei til deg, kan ikke refunderes via Profixio. Så lenge ordrestatusen er OPEN eller CLOSED, ligger pengene hos betalingspartneren og kan sendes tilbake. Når den er SPLIT eller SETTLED, er pengene på vei til, eller allerede på, bankkontoen din, og all tilbakebetaling må gjøres fra din egen bank. Det er også grunnen til at saldoen hos betalingspartneren må være minst like stor som beløpet du vil refundere — så det lønner seg å ikke overføre alt ut før refusjoner er lite sannsynlige.

Det finnes to refusjonshandlinger, og bare én av dem tilbys på en gitt rad:

Ingen av handlingene er tilgjengelige hvis det allerede er bedt om eller gjennomført en refusjon for den betalingen, eller når ordren er splittet eller utbetalt.

Refusjoner skjer ikke umiddelbart. Betalingspartneren behandler dem, og Profixio får beskjed etterpå. Når refusjonen er fullført, rettes lagets reskontro automatisk: det legges til en motpostering i stedet for at den opprinnelige betalingen slettes, så begge linjene blir stående synlige. Blir refusjonen avvist eller feiler den, får turneringens e-postadresse en melding med emnet Ping Refund failed og en lenke rett til listen over betalingslenker.

Vanlige situasjoner og hvordan du håndterer dem:

• Laget skal ha rabatt etter å ha betalt — refunder deler av beløpet med Refunder (tilbakebetal) ordren.
• Laget trekker seg — refunder hele beløpet.
• Laget betalte to ganger på samme referanse — Profixio ser ikke dobbeltbetalingen, fordi begge betalingene ligger på samme ordre. Kontakt betalingspartneren for å få det ekstra beløpet tilbake.
• Laget betalte på feil referanse — det andre lagets betaling vil fortsatt vises som ubetalt. Dette må ordnes med betalingspartneren.
• Avgiften var feil — rett lagets avgift først, og håndter så differansen som en refusjon eller en avstemming.

Betaler et lag et annet beløp enn fakturaen sier, får betalingen statusen UNDERFUNDED (for lite) eller OVERFUNDED (for mye).

Penger på en over- eller underbetalt ordre overføres ikke til deg. De blir liggende hos betalingspartneren til differansen er håndtert. Du har to muligheter:

1. Få inn resten av pengene. Send laget en melding og be dem betale det som mangler. Betalingen oppdateres av seg selv når pengene kommer.
2. Godta betalingen som den er. Handlingen Reconcile order på raden sier "dette beløpet er riktig". Betalingslenken markeres da som fullført og klar til å overføres til deg.

Avstemming gjør opp betalingen, ikke lagets regnskap. Den forteller betalingspartneren at det mottatte beløpet er det riktige, så pengene kan frigis, men den endrer ikke hva lagets reskontro sier at laget skylder. Ser lagets saldo fortsatt feil ut etterpå, retter du den på selve laget.

Avstemming er riktig grep når fakturaen ble sendt før en bestilling ble endret — et lag bestiller ti av noe, skriver ut fakturaen og reduserer så til åtte. De har betalt riktig beløp; fakturaen er bare utdatert. Sjekk lagets saldo etterpå og juster den hvis den ikke stemmer.

Ved en overbetaling godtar avstemmingen også de ekstra pengene, så du må selv betale tilbake differansen — enten som en refusjon (mens ordren fortsatt er åpen) eller manuelt. Registrerer du tilbakebetalingen på laget som et negativt beløp, blir lagets reskontro riktig.

Slik registrerer du tilbakebetalingen: klikk på lagnavnet for å åpne laget, gå til fanen Økonomi, klikk Registrer innbetaling, skriv inn beløpet du betalte tilbake som et negativt tall og klikk Lagre.

Reconcile order vises bare mens betalingen faktisk er over- eller underbetalt og noe faktisk er mottatt.

Det samme betalingsmaskineriet brukes til to ting utenfor turneringer:

• Kjøp av spillerlisens. Under Kjøp en ny lisens velger spilleren fra Select license og trykker på kjøpsknappen. Spilleren sendes til betalingspartnerens betalingsside for prisen på lisensen, minus eventuell rabatt spilleren har krav på. Når betalingen er fullført, utstedes lisensen automatisk. I motsetning til lagbetalinger er dette et helt sidebytte i stedet for et panel, og spilleren sendes tilbake til sin egen lisensside, der lisensen nå viser en Kvittering-lenke.
• Betaling av overgangsgebyr. Når en spiller går over mellom klubber og overgangen koster penger, opprettes det en betalingslenke for den, og overgangen markeres som betalt når pengene kommer.

Disse bruker lisensforbundets egen kobling til betalingspartneren, ikke turneringens. Hvilke lisenser som finnes, hva de koster og hvem som må ha en, er forbundets policy og dekkes på siden om spillerlisenser.

Kortbetaling via PayPal fungerer fortsatt for turneringer som ble satt opp med det.

Du ser en seksjon Online betalingsløsning (PayPal) i turneringens fakturainnstillinger bare hvis turneringen allerede har en PayPal-konto-ID fylt inn (eller er en svensk sandvolleyballturnering), og bare hvis turneringen verken bruker den nåværende betalingspartneren eller er satt opp med en OCR-avtale for automatisk avstemming mot bankfil. Den inneholder PayPal-konto-ID-en, valutaen og sin egen kopi av Må lag betale for å fullføre påmeldingen?.

For lagene ser det likt ut: en Betal nå-knapp som sender dem til PayPal og tilbake. Betalinger som PayPal bekrefter, registreres automatisk på laget, og både betalinger og refusjoner skrives i lagets hendelseslogg.

De to systemene utelukker hverandre. Kobler du en turnering til den nåværende betalingspartneren, slås PayPal av, og det kan ikke slås på igjen for den turneringen fra innstillingssiden.

PayPal tilbys ikke for nye turneringer og fases ut. Ikke sett det opp på en ny turnering — bruk den nåværende betalingspartneren eller Profixio-fakturaer.

Valutaer betalingspartneren støtter: NOK, SEK og DKK. Betaling på nett tilbys bare i land Profixio har satt opp med betalingspartneren.

Gå gjennom listen i rekkefølge.

1. Åpne Økonomi → Betalingslenker og trykk Oppdater alle. Bekreftelser fra betalingspartneren kommer vanligvis i løpet av sekunder, men en melding som har falt bort, gjør at en betaling blir stående på CREATED til noe spør på nytt. Dette er den aller vanligste løsningen.
2. Se på statusen på raden. COMPLETED betyr at pengene har kommet. CREATED betyr at de ikke har det — betaleren kan ha forlatt betalingssiden, eller kortet ble avvist.
3. Se etter UNDERFUNDED eller OVERFUNDED. Laget har betalt, men ikke det fakturerte beløpet, så betalingen holdes tilbake. Bruk Reconcile order, eller be om differansen. Filtrer med Vis feilaktige innbetalinger for å finne alle på en gang.
4. Sjekk betalingsreferansen. Den klart vanligste årsaken til "vi har kvittering fra banken, men Profixio sier ubetalt" er en bankoverføring gjort med et annet lags referanse. Pengene ligger da på det andre lagets betaling. Søk i listen etter beløpet og datoen for å finne hvor de havnet.
5. Sjekk om laget har mer enn ett utestående beløp. Påmeldingsavgift og bestilte tjenester er separate; betaler du det ene, er ikke det andre gjort opp.
6. Sjekk om laget er slettet eller står på venteliste. Betalingsknapper vises ikke for slike lag, og en betaling gjort tidligere kan se foreldreløs ut.
7. Be betaleren åpne betalingsoppsummeringen på nytt. Lenken i e-posten Betaling registrert sjekker betalingen på nytt, og Check payment status på den siden spør betalingspartneren direkte.

Er betalingen COMPLETED hos betalingspartneren, men laget fortsatt ikke markert som betalt etter en oppdatering, er det en feil som bør meldes til Profixio support med ordrenummeret fra raden.

• Landet avgjør om betaling på nett i det hele tatt er mulig. Betalingspartneren er satt opp per land, og Profixio tilbyr bare valget der et slikt oppsett finnes. Støttede valutaer er NOK, SEK og DKK.
• Norge og Sverige starter med ulike standardverdier. Kobler du til en norsk turnering, slås faktura på for både påmeldingsavgifter og tjenester, så lagene kan velge mellom å betale på nett og å betale en faktura i nettbanken. Kobler du til en turnering i en annen valuta, starter den uten fakturaalternativ, så lagene bare kan betale på nett. Begge standardene kan endres etterpå med Velg hva du vil tilby.
• Organisasjonsnummeret har ulik lengde: 9 sifre for norske organisasjoner, 10 for svenske. Feil lengde er en vanlig grunn til at tilkoblingsskjemaet ikke vil lagre.
• Kobler du til en norsk turnering, slås det også på at lagene blir bedt om fakturaopplysninger under påmeldingen; for andre land forblir det av.
• E-posten om oppstart sendes bare for norske turneringer. Arrangører i andre land blir kontaktet av betalingspartneren uten forvarsel fra Profixio.
• Hvilke betalingsmåter på nett som finnes, avhenger av landet, ikke av idretten: kort er tilgjengelig overalt der betaling på nett er det, og lokale betalingsmåter dukker opp der landets oppsett har dem.
• PayPal lever hovedsakelig videre på eldre turneringer, og innstillingen holdes i tillegg synlig for svenske sandvolleyballturneringer.
• Om klubbene i det hele tatt må bruke betaling på nett, er forbundets policy. Noen forbund krever det og fjerner valget. Profixio håndhever bare det forbundet har satt opp, og bestemmer ikke policyen.