Ta betalt online

Valet görs när du skapar en turnering och kan ändras i efterhand från turneringens publiceringssida.

Under Choose Payment Provider får du två kort:

• Ekonomi Total — lagen betalar online. Profixio tar fram allt, även fakturorna med betalningsreferens, och pengarna tas in av betalningspartnern.
• Profixio-fakturor — Profixio tar bara fram fakturor. Lagen betalar in dem på ditt eget bankkonto och du registrerar inbetalningarna själv eller via en bankfil.

Väljer du Profixio-fakturor stängs onlinebetalning av och vanlig fakturering slås på igen (fakturor som skickas med e-post och kan skrivas ut vid anmälan). Väljer du Ekonomi Total öppnas det korta anslutningsformuläret som beskrivs i nästa avsnitt. Turneringen går inte över förrän en organisation faktiskt har anslutits.

När du inte ser valet. De två korten visas bara om onlinebetalning finns i turneringens land — betalningspartnern är uppsatt per land, inte per förening. Finns det inte använder turneringen Profixio-fakturor och inget val erbjuds. Har ditt förbund bestämt att onlinebetalning är obligatoriskt är korten dolda och anslutningsformuläret visas direkt.

De två alternativen kallas också ekonomimodulerna Bas och Total — Total är den som tar in pengarna via betalningspartnern. Priserna för båda finns på Profixios webbplats.

Kopierar du en befintlig turnering följer betalningsupplägget med.

Väljer du Ekonomi Total visas ett kort formulär. Du fyller i:

• Valuta — till exempel NOK eller SEK.
• Land.
• Org.nr — ditt organisationsnummer. Det måste ha 9 siffror för en norsk turnering och 10 siffror för en svensk.
• Org Name — namnet på organisationen som ska ta emot pengarna.

Tryck på Aktivera Ekonomi Total!. Profixio registrerar din organisation hos betalningspartnern (eller återanvänder en registrering som redan finns för det organisationsnumret) och ställer om turneringen. När anslutningen är klar ändras rubriken till Ekonomi Total är aktiverat och knappen blir Uppdatera betalmetod.

Inga bankuppgifter efterfrågas i Profixio. Kontrollen av vem du är och vart pengarna ska betalas ut sker direkt med betalningspartnern. För norska turneringar skickar Profixio ett mejl till turneringens kontaktadress med ämnet Økonomimodul Komplett, där det står att betalningspartnern kontaktar dig separat. I den processen laddar du upp två dokument och en id-handling (till exempel körkort) till en säker server och skriver under ett kort avtal som bekräftar kontonumret och vem som skriver under. Inga utbetalningar kan göras förrän det är klart.

Två följder av att ansluta:

• Vanlig Profixio-fakturering stängs av för turneringen, och de fakturarelaterade inställningarna försvinner från ekonomiinställningarna.
• De tillgängliga betalsätten kopieras från ditt lands upplägg som utgångspunkt. Sedan kan du justera dem (se nedan).

Profixio visar inte om betalningspartnern har godkänt din organisation ännu. Arrangörsvyn visar bara om onlinebetalning är aktiverat. Är du osäker på om kontrollen har gått igenom, fråga Profixio support eller betalningspartnern.

Där faktura är tillåtet får laget en Betala via faktura-knapp. Fakturan är en PDF med betalningsreferens som de kan betala i sin egen bank. Där det inte är tillåtet får de bara Betala nu.

Ett lag som når taket ser helt enkelt inte Betala nu för det beloppet — bara Betala via faktura, om faktura är tillåtet. Är inget av dem tillåtet för beloppet har laget inget att klicka på, och det är en vanlig orsak till ärenden om att ”laget kan inte betala”.

Två separata saker avgör vad ett lag kan klicka på:

1. Om faktura är tillåtet. I turneringens fakturainställningar, under sektionen Ekonomi Total, har inställningen Välj om du vill erbjuda faktura. fyra värden:

• Erbjud inte betalning mot faktura — bara onlinebetalning.
• Erbjud faktura för både anmälningsavgiften och beställda tjänster
• Erbjud faktura enbart för anmälningsavgiften
• Erbjud faktura enbart för beställda tjänster

Här kan också en serviceavgift läggas till: har ditt lands upplägg en sådan får laget veta att "En [avgiftsnamn] på [belopp] tillkommer vid betalning med faktura" innan de väljer.

2. Vilka onlinebetalsätt som är påslagna. Under Payment options får du ett block per betalsätt som ditt lands upplägg erbjuder — oftast kort, och lokala betalsätt som Vipps eller Swish. Varje block visar vilken Betalmetod och Betaltjänst det använder, och dessutom:

• två reglage: ett som slår på betalsättet för anmälningsavgifter och ett för tjänster;
• Maxbelopp — över det här beloppet erbjuds inte betalsättet. Kortbetalning av stora belopp är dyrt för arrangören, så ett tak är vanligt. Standardförslaget kommer från ditt lands upplägg (ofta runt 1000 i lokal valuta).

Du behöver inte röra Payment options för att komma igång. När turneringen ansluts kopieras alla betalsätt som ditt lands upplägg har påslagna in, påslagna för både anmälningsavgifter och tjänster och med landets föreslagna tak redan inlagt. Justera bara om du vill ha något annat.

I turneringens fakturainställningar finns reglaget Måste lagen betala för att slutföra anmälan? med förklaringen "När laget anmäler sig måste det betala innan laget är anmält till turneringen."

Är det påslaget får anmälningsformuläret ett extra betalningssteg i slutet. Efter sista steget får den som anmäler en Continue to payment-knapp och sedan en sida som påminner om att anmälningsavgiften måste betalas innan anmälan är slutgiltig, med en Betala nu (belopp)-knapp. Laget skapas, men hålls kvar som ej slutfört tills pengarna kommer, och det vanliga mejlet om att ”ert lag är anmält” skickas inte.

Att tänka på:

• Erbjuder turneringen föreningstransport eller liknande tillägg visas det steget före betalningssteget, så att beloppet blir rätt.
• Reglaget finns på två ställen i inställningarna — ett för onlinebetalning och ett för äldre PayPal-turneringar. Bara det som hör till det betalsätt du faktiskt använder visas.
• Att låta det vara avslaget är det vanliga upplägget: laget anmäls direkt och betalar i efterhand från sin egen lagsida.

Om du är arrangör och betalar eller fakturerar för ett lags räkning ber Profixio först om Ange kundinformation — "Vi behöver några personuppgifter för att hantera betalningen" — med Mejl, Förnamn, Efternamn och Telefon. Har laget registrerade administratörer erbjuds deras adresser som genvägar under "...Eller använd en av lagets administratörer:". En lagledare som betalar för sitt eget lag ser inte detta: deras eget namn, mejl och telefon används automatiskt. Oavsett vilket är det den mejladressen som kvittot skickas till.

När en betalning är klar mejlar Profixio automatiskt den adress som angavs när betalningen startades. Ämnet är Betalningen är registrerad, texten säger Tack för din inbetalning! med beloppet och ett Kvitto som PDF bifogas. Mejlet länkar också tillbaka till sidan Betalningsöversikt.

Är turneringen inställd på att skicka kopior av deltagarnas mejl till arrangören får arrangörens adresser också en kopia.

Kvittot kan också laddas ned när som helst med Kvitto-knappen på betalningsöversikten. Kvittolänken är personlig och tidsbegränsad: den fungerar bara för en genomförd betalning och hämtas på nytt från betalningspartnern (cachas i ungefär en timme), så en mycket gammal länk kan behöva öppnas på nytt från betalningsöversikten.

Kvittot är inte samma sak som fakturan. Fakturan är dokumentet som tas fram före betalningen och laddas ned med Ladda ned faktura; kvittot är beviset på betalningen som tas fram efteråt.

Allt som har betalats eller väntar på betalning listas under Ekonomi → Betallänkar. Det är arrangörens översikt över onlinebetalningar, och den finns bara för turneringar som använder onlinebetalning.

Varje rad visar:

• betalningsreferensen (OCR: ...) om en faktura togs fram, eller Direktbetalning om laget betalade direkt;
• Förfallodatum och Upprättades;
• PDF, en länk till fakturan;
• betalsättet och tjänsten som faktiskt användes, och två statusar — statusen för själva betalningen och statusen för ordern bakom den;
• laget eller lagen som betalningen gäller, och beloppen.

Statusarna du ser på betalningen är CREATED (inget betalt ännu), COMPLETED (betalt i sin helhet), UNDERFUNDED eller OVERFUNDED (betalt, men inte det fakturerade beloppet), CANCELLED och EXPIRED. Ordern bakom är OPEN medan pengarna fortfarande finns hos betalningspartnern, och går via CLOSED / SPLIT till SETTLED när de har släppts till dig. Den skillnaden spelar roll för återbetalningar och förklaras i de följande avsnitten.

Användbara filter: Visa felaktiga betalningar, Återbetalda, status, orderstatus och Klass. Uppdatera alla frågar betalningspartnern om aktuellt läge för allt, och är rätt första steg när en betalning verkar ha fastnat. Det finns också en Excel-export, som exporterar exakt de rader som filtren visar just nu.

Vem som kan öppna den: en turneringsadministratör med ekonomibehörighet, på en turnering som använder onlinebetalning. Förbunds- och distriktspersonal har en egen version av samma lista för alla turneringar.

Avbryt betalning visas på en faktura på lagets ekonomisida. Den avbryter en faktura eller betallänk som inte har betalats — den ångrar inte en genomförd betalning.

Det här händer:

1. Betallänken dras tillbaka hos betalningspartnern, så betalaren kan inte längre använda den.
2. Den markeras som avbruten och flyttas ned till listan Cancelled invoices, där PDF:en fortfarande kan laddas ned för arkivet.
3. Om fakturan redan var utfärdad skapas en kreditfaktura automatiskt så att bokföringen går ihop. Där det inte sker av sig självt erbjuds Skapa en kreditfaktura på den avbrutna fakturan.
   • Undantag: en faktura som omfattar flera lag får ingen kreditfaktura, varken automatiskt eller med knappen. Avbryter du en samlingsfaktura står den utfärdade fakturan alltså utan motsvarande kreditfaktura, och rättelsen måste göras utanför Profixio.
4. Alla som har lagsidan öppen ser att den försvinner, och avbrottet skrivs i lagets händelselogg.

Du får först en bekräftelsefråga och meddelandet Betalning avbruten efteråt.

Två begränsningar som är bra att känna till:

• Knappen visas bara för användare med behörighet att redigera lag i turneringen, och bara så länge fakturan inte har någon kreditfaktura.
• Klickar betalaren på "avbryt" på betalningspartnerns egen betalsida sker samma avbrott automatiskt när de skickas tillbaka till Profixio.

För att ta tillbaka en betalning som redan har gått igenom använder du i stället en återbetalning.

En återbetalning startas från Ekonomi → Betallänkar, i radens åtgärdsmeny.

Regeln som avgör allt: pengar som redan är på väg till dig kan inte återbetalas via Profixio. Så länge orderstatusen är OPEN eller CLOSED ligger pengarna hos betalningspartnern och kan skickas tillbaka. När den är SPLIT eller SETTLED är pengarna på väg till, eller redan på, ditt bankkonto, och all återbetalning måste göras från din egen bank. Det är också anledningen till att saldot hos betalningspartnern måste vara minst lika stort som beloppet du vill återbetala — så det lönar sig att inte föra ut allt förrän återbetalningar är osannolika.

Det finns två återbetalningsåtgärder, och bara en av dem erbjuds på en viss rad:

Ingen av åtgärderna är tillgänglig om en återbetalning redan har begärts eller genomförts för den betalningen, eller när ordern har delats upp eller betalats ut.

Återbetalningar sker inte direkt. Betalningspartnern hanterar dem och Profixio får besked efteråt. När återbetalningen är klar rättas lagets reskontra automatiskt: en motpost läggs till i stället för att den ursprungliga betalningen tas bort, så båda raderna syns kvar. Nekas återbetalningen eller misslyckas den får turneringens mejladress ett meddelande med ämnet Ping Refund failed och en länk direkt till listan över betallänkar.

Vanliga situationer och hur du hanterar dem:

• Laget ska ha rabatt efter att ha betalat — återbetala en del av beloppet med Återbetala.
• Laget drar sig ur — återbetala hela beloppet.
• Laget betalade två gånger på samma referens — Profixio ser inte dubbelbetalningen, eftersom båda betalningarna ligger på samma order. Kontakta betalningspartnern för att få tillbaka det extra beloppet.
• Laget betalade på fel referens — det andra lagets betalning visas fortfarande som obetald. Det måste redas ut med betalningspartnern.
• Avgiften var fel — rätta lagets avgift först och hantera sedan mellanskillnaden som en återbetalning eller en avstämning.

Om ett lag betalar ett annat belopp än fakturan anger får betalningen statusen UNDERFUNDED (för lite) eller OVERFUNDED (för mycket).

Pengar på en över- eller underbetald order förs inte över till dig. De ligger kvar hos betalningspartnern tills mellanskillnaden är hanterad. Du har två vägar ut:

1. Få in resten av pengarna. Skicka ett meddelande till laget och be dem betala det som saknas. Betalningen uppdateras av sig själv när pengarna kommer.
2. Godta betalningen som den är. Åtgärden Reconcile order på raden säger "det här beloppet är rätt". Betallänken markeras då som klar och redo att föras över till dig.

Avstämningen gör upp betalningen, inte lagets bokföring. Den talar om för betalningspartnern att det mottagna beloppet är det rätta så att pengarna kan släppas, men den skriver inte om vad lagets reskontra säger att laget är skyldigt. Ser lagets saldo fortfarande fel ut efteråt rättar du det på själva laget.

Avstämning är rätt steg när fakturan gick ut innan en beställning ändrades — ett lag beställer tio av något, skriver ut fakturan och minskar sedan till åtta. De har betalat rätt belopp; fakturan är bara inaktuell. Kontrollera lagets saldo efteråt och justera det om det inte stämmer.

Vid en överbetalning godtar avstämningen även de extra pengarna, så du måste själv betala tillbaka mellanskillnaden — antingen som en återbetalning (medan ordern fortfarande är öppen) eller manuellt. Registrerar du återbetalningen på laget som ett negativt belopp blir lagets reskontra rätt.

Så registrerar du återbetalningen: klicka på lagnamnet för att öppna laget, gå till fliken Ekonomi, klicka på Registrera inbetalning, ange beloppet du betalade tillbaka som ett negativt tal och klicka på Spara.

Reconcile order visas bara när betalningen verkligen är över- eller underbetald och något faktiskt har tagits emot.

Samma betalningsmaskineri används för två saker utanför turneringar:

• Köpa en spelarlicens. Under Buy a new license väljer spelaren i Välj licens och trycker på köpknappen. Spelaren skickas till betalningspartnerns betalsida för licensens pris, minus eventuell rabatt som spelaren har rätt till. När betalningen är klar utfärdas licensen automatiskt. Till skillnad från lagbetalningar byts hela sidan i stället för att en panel öppnas, och spelaren kommer tillbaka till sin egen licenssida, där licensen nu visar en Kvitto-länk.
• Betala en övergångsavgift. När en spelare byter förening och övergången kostar pengar skapas en betallänk för den, och övergången markeras som betald när pengarna kommer in.

Dessa använder det licensierande förbundets egen anslutning till betalningspartnern, inte turneringens. Vilka licenser som finns, vad de kostar och vem som måste ha en är förbundets policy och beskrivs på sidan om spelarlicenser.

Kortbetalning via PayPal fungerar fortfarande för turneringar som sattes upp med det.

Du ser en sektion Onlinebetalning (PayPal) i turneringens fakturainställningar bara om turneringen redan har ett PayPal-konto-id ifyllt (eller är en svensk beachvolleyturnering), och bara om turneringen varken använder den nuvarande betalningspartnern eller är uppsatt med ett OCR-avtal för automatisk matchning mot bankfil. Den innehåller PayPal-konto-id:t, valutan och en egen kopia av Måste lagen betala för att slutföra anmälan?.

För lagen ser det likadant ut: en Betala nu-knapp som skickar dem till PayPal och tillbaka. Betalningar som PayPal bekräftar registreras automatiskt på laget, och både betalningar och återbetalningar skrivs i lagets händelselogg.

De två systemen utesluter varandra. Ansluter du en turnering till den nuvarande betalningspartnern stängs PayPal av, och det går inte att slå på igen för den turneringen från inställningssidan.

PayPal erbjuds inte för nya turneringar och håller på att fasas ut. Sätt inte upp det på en ny turnering — använd den nuvarande betalningspartnern eller Profixio-fakturor.

Valutor som betalningspartnern stöder: NOK, SEK och DKK. Onlinebetalning erbjuds bara i länder som Profixio har satt upp med betalningspartnern.

Gå igenom listan i ordning.

1. Öppna Ekonomi → Betallänkar och tryck på Uppdatera alla. Bekräftelser från betalningspartnern kommer normalt inom några sekunder, men ett meddelande som har fallit bort gör att en betalning blir stående på CREATED tills något frågar igen. Det här är den absolut vanligaste lösningen.
2. Titta på statusen på raden. COMPLETED betyder att pengarna har kommit. CREATED betyder att de inte har det — betalaren kan ha lämnat betalsidan, eller så nekades kortet.
3. Leta efter UNDERFUNDED eller OVERFUNDED. Laget har betalat, men inte det fakturerade beloppet, så betalningen hålls kvar. Använd Reconcile order, eller be om mellanskillnaden. Filtrera med Visa felaktiga betalningar för att hitta alla på en gång.
4. Kontrollera betalningsreferensen. Den överlägset vanligaste orsaken till "vi har ett kvitto från banken men Profixio säger obetalt" är en banköverföring gjord med ett annat lags referens. Pengarna ligger då på det andra lagets betalning. Sök i listan efter beloppet och datumet för att se var de hamnade.
5. Kontrollera om laget har mer än ett utestående belopp. Anmälningsavgift och beställda tjänster är separata; betalar man det ena är det andra inte avklarat.
6. Kontrollera om laget har tagits bort eller står på väntelistan. Betalknappar visas inte för sådana lag, och en betalning som gjorts tidigare kan se föräldralös ut.
7. Be betalaren öppna betalningsöversikten igen. Länken i mejlet Betalningen är registrerad kontrollerar betalningen på nytt, och Check payment status på den sidan frågar betalningspartnern direkt.

Om betalningen är COMPLETED hos betalningspartnern men laget fortfarande inte är markerat som betalt efter en uppdatering är det ett fel som bör rapporteras till Profixio support med ordernumret från raden.

• Landet avgör om onlinebetalning alls är möjligt. Betalningspartnern är uppsatt per land, och Profixio erbjuder bara valet där ett sådant upplägg finns. Valutor som stöds är NOK, SEK och DKK.
• Norge och Sverige utgår från olika standardvärden. Ansluter du en norsk turnering slås faktura på för både anmälningsavgifter och tjänster, så lagen kan välja mellan att betala online och att betala en faktura i sin bank. Ansluter du en turnering i en annan valuta startar den utan fakturaalternativ, så lagen bara kan betala online. Båda standardvärdena kan ändras i efterhand med Välj om du vill erbjuda faktura..
• Organisationsnumret har olika längd: 9 siffror för norska organisationer, 10 för svenska. Fel längd är en vanlig orsak till att anslutningsformuläret inte vill spara.
• Ansluter du en norsk turnering slås det också på att lagen ombeds lämna fakturauppgifter vid anmälan; för andra länder förblir det avslaget.
• Introduktionsmejlet skickas bara för norska turneringar. Arrangörer i andra länder kontaktas av betalningspartnern utan förvarning från Profixio.
• Vilka onlinebetalsätt som finns beror på landet, inte på idrotten: kort finns överallt där onlinebetalning finns, och lokala betalsätt dyker upp där landets upplägg har dem.
• PayPal lever främst kvar på äldre turneringar, och inställningen hålls dessutom synlig för svenska beachvolleyturneringar.
• Om föreningar alls måste använda onlinebetalning är förbundets policy. Vissa förbund kräver det och tar bort valet. Profixio tillämpar bara det som förbundet har ställt in och bestämmer inte policyn.