Utbetalinger og oppgjør

Betalinger for spillerlisenser tas inn på forbundets egen konto hos betalingspartneren, ikke på en turnering, og frigis derfor fra forbundets side Økonomimodulen Komplett i stedet for fra en turnerings betalingsside. (Eldre dokumentasjon kaller den Admin → Ping utbetalinger.)

1. Sett Status innbetaling til COMPLETED, slik at bare betalinger som er riktig betalt til betalingspartneren, vises.
2. Sett Status for betalingsordre til OPEN, slik at bare betalinger som ennå ikke er frigitt for utbetaling, vises.
3. Slå på For spillerlisenser, slik at bare lisensbetalinger vises.
4. Trykk Apply filters.
5. Huk av i avkrysningsboksen øverst i listen og velg deretter Select all (tallet som vises, varierer). Listen viser ti rader per side, så uten dette steget blir bare de ti synlige radene frigitt.
6. Velg Aktiver utbetaling blant massehandlingene og bekreft. Overføringen til forbundets konto tar høyst to virkedager.

Sidene og rapportene bruker betalingspartnerens ord. Forklart enkelt:

To ord brukes litt løst i grensesnittet. «Settle» betyr alltid frigi pengene for utbetaling. «Disbursed» og «payout» betyr begge faktisk overført til banken. Forskjellen er viktig når du leter etter penger som mangler: frigitt er ikke det samme som kommet fram.

To ting må være på plass før betalingspartneren overfører noe som helst.

1. Organisasjonen din må være verifisert hos betalingspartneren. Dette er et lovkrav (ofte kalt KYC – «know your customer», kjenn din kunde) og gjøres én gang per organisasjon, direkte med partneren, ikke i Profixio. Profixio ber aldri om bankopplysningene dine. For en norsk arrangør sender Profixio en e-post til turneringens kontaktadresse med emnet Økonomimodul Komplett; partneren følger deretter opp og ber om:

• et registreringsdokument for organisasjonen (for en norsk klubb: utskriften fra Brønnøysundregistrene),
• legitimasjon – et bilde av førerkort eller pass – fra en person som er oppført i det dokumentet,
• en kopi av en kontoutskrift som viser kontonummeret pengene skal til, og hvem som disponerer kontoen. Er det en annen person enn i forrige punkt, må også vedkommende legitimere seg.

Alle tre lastes opp via lenken i e-posten fra partneren, til en sikker server utenfor Profixio, med navnet ditt øverst.

Til dette er gjort, kan penger tas inn, men ingenting kan utbetales.

2. Merchant-statusen må vise APPROVED. Du ser den på betalingssiden: kortet Merchant status viser statusen betalingspartneren rapporterer, sammen med organisasjonsnummeret og navnet ditt. Står det noe annet, er verifiseringen over ikke ferdig, og betalingspartneren overfører ikke penger uansett hvor mange ganger frigiknappen trykkes. En annen status enn APPROVED betyr alltid at avtalen betalingspartneren sendte arrangøren, ikke er besvart. Sjekk merchant-statusen før du frigir en utbetaling.

Sperren ligger hos partneren, og derfor kan en turnering se ferdig ut i Profixio og likevel ikke ha fått utbetalt.

Penger frigis fra turneringens betalingsside, der alle turneringens betalinger er listet.

Slik kommer du dit. Åpne Økonomi → Betalingslenker i turneringens administrasjonsmeny. Menyvalget vises bare for turneringer som tar betalt på nett. (Eldre dokumentasjon og skjermbilder kaller denne siden «Betalinger status» / «Payment status».)

Profixio minner deg også på den: knappen Ping Payouts needs attention vises på turneringens kort i Min Profixio når turneringen ble avsluttet for mer enn 30 dager siden og det fortsatt står penger og venter, eller når det finnes betalinger der feil beløp er betalt.

Frigi alt på én gang. Trykk Aktiver utbetaling øverst i listen. Du blir bedt om å bekrefte – «Dette frigir alle betalte betalingsordrer og setter dem i kø for utbetaling.» – og deretter går Profixio gjennom betalingene i bakgrunnen. Du får meldingen Utbetaling av betalinger er ferdig når det er gjort, og tallene på skjermen oppdateres av seg selv.

Dette blir med:

• alle betalinger som er registrert som fullt betalt og ikke allerede er frigitt.

Dette hoppes over og blir liggende hos betalingspartneren:

• betalinger der laget har betalt for mye eller for lite (over- eller underbetalt). Ordne differansen først, eller godta beløpet med Reconcile order – se Nettbetaling;
• betalinger som ikke er betalt i det hele tatt;
• betalinger der hele beløpet allerede er refundert.

Frigi én enkelt betaling. Handlingsmenyen på raden har Settle order for én betaling om gangen. Den vises på rader som er betalt og ikke allerede frigitt.

Hvem kan gjøre det. Du trenger økonomirettigheter for turneringen, og utbetaling må være slått på for betalingsoppsettet i ditt land. Mangler knappen, mangler en av disse to: spør turneringsadministratoren om økonomirettighetene dine, eller Profixio support om betalingsoppsettet.

Det kan ikke angres. Det finnes ingen «angre frigiving». Sjekk listen før du trykker, særlig hvis det fortsatt kan bli refusjoner – se Refusjoner etter at pengene er frigitt nedenfor.

Hvis tallene ser utdaterte ut. Profixio har sin egen kopi av det betalingspartneren vet, og oppdaterer den automatisk hver eller annenhver time. Oppdater alle øverst på siden henter alt på nytt med en gang, og det er lurt å gjøre før du konkluderer med at noe er galt.

Over listen med betalinger er det en rad med kort. De svarer på de fleste «hvor er pengene våre?»-spørsmål alene.

Lest sammen: klar for utbetaling betyr «trykk på knappen». Settled, not dispursed betyr «knappen er trykket, nå venter vi». Ping utbetalinger til arr konto fram til i dag betyr «pengene er i banken».

Når en turnering med den komplette økonomimodulen er ferdig, går du gjennom dette én gang.

1. Sjekk at merchant-statusen viser APPROVED. Gjør den ikke det, kan ingen penger overføres, og årsaken er alltid at avtalen og verifiseringen hos betalingspartneren ikke er fullført. Se Før noen penger kan utbetales.

2. Sjekk at ingenting venter på å bli frigitt. Viser betalingssiden fortsatt et beløp klar for utbetaling, trykker du Aktiver utbetaling.

3. Sjekk hva som faktisk er overført. Kortet Ping utbetalinger til arr konto fram til i dag viser totalt overført beløp og datoen for siste overføring. Er det tomt, har enten ingen frigitt noe ennå, eller det er mindre enn to virkedager siden det ble gjort.

4. Sammenlign med banken. Totalt overført beløp skal stemme med det som har kommet inn på kontoen. Utbetalingsrapportene gir deg detaljene bak hver overføring.

5. Gå gjennom lagene som ikke har betalt riktig.

• Et lag med en ubetalt betaling og utløpt frist trenger en purring. Purringer sendes fra lagreskontroen – se Lagreskontro og oppfølging av betalinger.
• Et lag som har betalt feil beløp, vises som over- eller underbetalt. Penger på slike betalinger frigis aldri, så de må ryddes opp i: be om beløpet som mangler, refunder det som er betalt for mye, eller godta beløpet slik det er med Reconcile order. Det er beskrevet på Nettbetaling.
• Et lag som har betalt, og der betalingen er frigitt, er ferdig; det er ikke mer å gjøre.

(Disse skjermbildene er fra den eldre versjonen av betalingssiden; tallene og ordene er de samme, oppsettet er annerledes.)

Det finnes tre rapporter, og de svarer på ulike spørsmål.

Oppgjørsrapport – «hva er overført til oss, og når?»

Én linje per bankoverføring fra betalingspartneren, for en periode du velger. Den åpnes fra Økonomi → Rapporter med knappen Ping-oppgjørsrapport (og fra forbundets og kretsens egne administrasjonssider). Kolonner:

Brutto salg minus gebyrer minus refusjoner er lik oppgjørssummen, så rapporten går opp linje for linje. Velg periode med Fra og Til, og deretter Skriv ut eller Eksporter til regneark. Eksporten er ikke sammendraget du ser på skjermen, men detaljene bak det – én rad per utbetalt betaling, med overføringsdato, turnering, lag, hva som ble kjøpt og beløpene, og det er det du trenger til bokføringen. Detaljer på en rad åpner rapporten nedenfor.

Utbetalingsrapport – «hva var med i akkurat den overføringen?»

Oppstillingen av én enkelt bankoverføring. Den viser dato, referanse, Sum utbetalinger og Antall utbetalinger, og deretter en Oversikt over betalinger per turnering – ett kort per turnering med Antall betalinger, Brutto salg, Betalingsgebyrer, Refusjoner og Utbetalt. Betalinger som ikke hører til en turnering, for eksempel lisensbetalinger som et forbund har tatt inn, samles i et kort som heter Other payments, slik at kortene alltid summerer seg til totalen øverst.

Under kortene står hver enkelt betaling i overføringen: brutto salg, gebyrer, refusjoner, utbetalt beløp, betalingsmåte og hva som ble kjøpt – lag, klasse og ordrelinjene. Denne rapporten kan skrives ut.

Bilag til turnering – «hva gir vi regnskapsføreren?»

Under Økonomi → Rapporter oppsummerer Bilag til turnering turneringens penger på én side: betalte påmeldingsavgifter og tjenester, refusjoner, totale innbetalinger, og for turneringer med nettbetaling også Betalinger fra PING, Utbetalt fra PING og Differanse innbetalt - utbetalt. Den siste linjen er pengene som fortsatt ligger hos betalingspartneren.

Den samme siden har en rapport, Utbetalinger fra PING, som lister hver utbetalingslinje med lag, klubb, hva som ble kjøpt, betalingsreferanse og betalingsmåte, og den kan eksporteres.

Hvem kan åpne rapportene. Oppgjørs- og utbetalingsrapporten er for organisasjonen som eier pengene: en turneringsadministrator med økonomirettigheter for turneringen, og en forbundsadministrator med ansvar for forbundets egen konto (eller en krets sin konto under forbundet). Lagledere og klubbrukere kan ikke åpne dem.

Beløpet som kommer inn på kontoen, er mindre enn det lagene betalte. Tre ting ligger imellom.

Betalingspartnerens transaksjonsgebyr. Trekkes fra hver betaling før den fordeles, og varierer med betalingsmåten. Profixio har ikke gebyrsatsene – kolonnen Gebyrer i utbetalingsrapportene er regnet ut baklengs, som innbetalt minus utbetalt til deg minus eventuelt gebyr for betalingsanmodning minus refusjoner. Rapportene forteller deg altså hva som ble trukket, ikke hva satsen var.

Gebyret for betalingsanmodning. Der betalingspartneren utsteder betalingsanmodninger (fakturaer med betalingsreferanse), legges det på et fast gebyr per faktura. Det betales av betaleren i tillegg til fakturabeløpet, og det går til en egen mottaker – ikke til deg. Beløpet, mva-satsen, teksten på fakturaen og mottakeren settes per land, ikke per turnering. Totalen for turneringen din står på kortet Fakturakostnad.

Kostnaden for selve overføringen. Hver overføring til bankkontoen din koster et lite beløp. Det er grunnen til at utbetalinger ikke skjer automatisk: er det ikke noe nytt å overføre, er det ingen vits i å betale for en overføring, og det er derfor det er bedre å frigi penger samlet enn én betaling om gangen. Det nøyaktige beløpet er en del av avtalen med betalingspartneren, ikke noe Profixio setter eller viser.

Refusjoner er ikke et gebyr, og rapportene holder dem i en egen kolonne. En refusjon gjør overføringen mindre uten at betalingspartneren har tatt noe betalt for den.

Hva Profixio tar betalt for selve økonomimodulen, er et kommersielt spørsmål og vises ikke på disse sidene.

Fra noen trykker Aktiver utbetaling, skal overføringen til bankkontoen din ta høyst to virkedager.

Har det gått mer enn to virkedager uten at noe har kommet, er noe på sjekklisten nedenfor ikke i orden – oftest at organisasjonen ikke har fullført verifiseringen hos betalingspartneren.

Betalinger som frigis etter at en overføring er sendt, kommer rett og slett med i den neste. Det finnes ingen fast utbetalingsdag: overføringer skjer fordi noen har frigitt penger, ikke etter en tidsplan.

De nøyaktige vilkårene – hvor raskt partneren overfører, og hva overføringen koster – er en del av avtalen med betalingspartneren og er ikke innstillinger i Profixio.

Profixio kan bare refundere penger som fortsatt ligger hos betalingspartneren. Så snart en betaling er frigitt for utbetaling, forsvinner refusjonshandlingene fra raden, og eventuell tilbakebetaling må gjøres manuelt fra deres egen bankkonto.

Det finnes en annen grunn, som er lett å glemme, til ikke å frigi alt på én gang: en refusjon betales fra saldoen betalingspartneren holder for deg. Har du tømt den saldoen, er det ingenting å refundere fra, selv for en betaling som i prinsippet fortsatt kan refunderes.

Praktiske regler:

• La litt penger bli liggende hos betalingspartneren så lenge det fortsatt er sannsynlig med avmeldinger, kanselleringer eller prisjusteringer – typisk til det har gått en stund etter turneringen.
• Gjør refusjonene du vet om først, og frigi resten etterpå.
• Har du allerede frigitt pengene og et lag må få tilbake penger, betaler du fra egen konto og registrerer tilbakebetalingen på laget som et negativt beløp, slik at lagets reskontro stemmer.

Betalinger der hele beløpet allerede er refundert, hoppes over når du frigir penger – det er ikke noe igjen på dem å utbetale.

Hvordan du refunderer mens pengene fortsatt kan refunderes, står på Nettbetaling.

Også verdt å vite: en turnering kan ikke slettes mens betalingspartneren fortsatt holder penger for den. Slettehandlingen er deaktivert med meldingen «Turneringen har betalinger som Ping ikke har utbetalt ennå», og ber deg kontakte support for å få fullført utbetalingen først.

Gå nedover listen. I praksis ligger svaret nesten alltid i de tre første punktene.

1. Viser merchant-statusen APPROVED? Hvis ikke, har organisasjonen ikke fullført verifiseringen hos betalingspartneren, og ingenting vil noen gang bli overført. Følg opp verifiseringsdokumentene.
2. Står det fortsatt et beløp «klar for utbetaling»? Da har ingen frigitt det. Trykk Aktiver utbetaling.
3. Er det mindre enn to virkedager siden det ble frigitt? Da er det på vei. Kortet Settled, not dispursed viser akkurat de pengene.
4. Er betalinger over- eller underbetalt? De beløpene frigis aldri. Kortet viser antall og sum. Rett dem eller godta dem, og frigi på nytt.
5. Har lagene faktisk betalt? En ubetalt betaling er ikke penger som mangler, det er en ubetalt faktura. Følg den opp fra lagreskontroen.
6. Har du trykket Oppdater alle? Profixios kopi av tallene oppdateres automatisk hver eller annenhver time. Ble en betaling gjort eller frigitt for noen minutter siden, oppdaterer du før du trekker konklusjoner.
7. Ser beløpet for lite ut heller enn borte? Sammenlign med linjen for overføringen i oppgjørsrapporten: brutto salg minus gebyrer minus refusjoner er det som kommer til banken. En stor refusjon gjør en overføring mye mindre enn ventet.
8. Ser du på riktig konto? Pengene går til kontoen organisasjonen oppga til betalingspartneren under verifiseringen, og det er ikke nødvendigvis kontoen i deres egne papirer.
9. Fortsatt ingenting? Kontakt Profixio support med turneringsnavn, beløp og referansen fra oppgjørsrapporten hvis det finnes en. Bare betalingspartneren kan si hva som skjedde med en overføring etter at den forlot dem.

Valuta og land. En turnering settes opp med en valuta (NOK eller SEK) og et land. Rapportene viser beløp i valutaen for overføringen, så en rapport kan blande valutaer hvis en organisasjon har hatt turneringer i mer enn én.

Hvordan en betaling fordeles. Regelen som avgjør hvem som får hvilken andel av en betaling, ligger hos betalingspartneren, ikke i Profixio, og settes per land – med mulighet for en egen regel per betalingsmåte. Profixio kan ikke endre den, og den vises ikke på noen arrangørside; du ser bare resultatet, i rapportene.

Betalingsanmodninger og referanser. Om betalingspartneren i det hele tatt kan utstede betalingsanmodninger, hva dokumentet heter, og hvilken referanse betaleren bruker (KID i Norge, OCR i Sverige), settes per land. Det samme gjelder gebyret per betalingsanmodning, mva-satsen og hvem som mottar det.

Om arrangører selv kan frigi penger. Dette slås på per lands betalingsoppsett. Der det er av, vises frigiknappen ikke for arrangører i det hele tatt. Kontakt Profixio support for å få frigitt pengene.

Forbund og kretser har egne kontoer. Et forbund kan ha sin egen registrering hos betalingspartneren, atskilt fra klubbenes. Penger for spillerlisenser og overganger betales til forbundet og utbetales til forbundets konto, ikke til noen turnering. I utbetalingsrapporten vises disse betalingene under Other payments, fordi de ikke hører til en turnering. En krets kan ha sin egen registrering under forbundet sitt, og en forbundsadministrator kan åpne oppgjørsrapporten for kretsene under seg.

Hva som ikke er Profixios regler. Hvor lang tid en overføring tar, hva den koster, og hvilke dokumenter verifiseringen krever, er betalingspartnerens regler, ikke innstillinger i Profixio. Profixio kan ikke gjøre en overføring raskere eller frafalle et gebyr.