Utbetalningar och avräkningar

Betalningar för spelarlicenser tas in på förbundets eget konto hos betalningspartnern, inte på en turnering, och frigörs därför från förbundets sida Ekonomi Total i stället för från en turnerings betalningssida. (Äldre dokumentation kallar den Admin → Ping utbetalinger.)

1. Sätt Status på betalning till COMPLETED, så att bara betalningar som har betalats korrekt till betalningspartnern listas.
2. Sätt Status på betalorder till OPEN, så att bara betalningar som ännu inte har frigjorts för utbetalning listas.
3. Slå på För spelarlicens, så att bara licensbetalningar listas.
4. Tryck på Aktivera filter.
5. Markera kryssrutan överst i listan och välj sedan Markera alla (antalet som visas varierar). Listan visar tio rader per sida, så utan det här steget frigörs bara de tio synliga raderna.
6. Välj Aktivera utbetalning bland massåtgärderna och bekräfta. Överföringen till förbundets konto tar högst två bankdagar.

Sidorna och rapporterna använder betalningspartnerns ord. Enkelt förklarat:

Två ord används lite löst i gränssnittet. ”Settle” betyder alltid frigöra pengarna för utbetalning. ”Disbursed” och ”payout” betyder båda faktiskt överfört till banken. Skillnaden spelar roll när du letar efter pengar som saknas: frigjort är inte detsamma som framme.

Två saker måste vara på plats innan betalningspartnern för över något alls.

1. Din organisation måste vara verifierad hos betalningspartnern. Det är ett lagkrav (ofta kallat KYC – ”know your customer”, känn din kund) och görs en gång per organisation, direkt med partnern, inte i Profixio. Profixio frågar aldrig efter dina bankuppgifter. För en norsk arrangör skickar Profixio ett mejl till turneringens kontaktadress med ämnet Økonomimodul Komplett; partnern följer sedan upp och ber om:

• ett registreringsbevis för organisationen (för en norsk klubb: utskriften från Brønnøysundregistrene),
• id-handling – ett foto av körkort eller pass – från en person som står i det dokumentet,
• en kopia av ett kontoutdrag som visar kontonumret pengarna ska till, och vem som har tillgång till kontot. Om det är en annan person än i föregående punkt måste även den personen legitimera sig.

Alla tre laddas upp via länken i partnerns mejl, till en säker server utanför Profixio, med ditt namn överst.

Tills det är klart kan pengar tas in, men ingenting kan betalas ut.

2. Merchant-statusen måste visa APPROVED. Du ser den på betalningssidan: kortet Merchant status visar den status som betalningspartnern rapporterar, tillsammans med ert organisationsnummer och namn. Står det något annat är verifieringen ovan inte klar, och betalningspartnern för inte över några pengar hur många gånger frigöringsknappen än trycks. En annan status än APPROVED betyder alltid att avtalet som betalningspartnern skickade till arrangören inte har besvarats. Kontrollera merchant-statusen innan du frigör en utbetalning.

Spärren ligger hos partnern, och därför kan en turnering se klar ut i Profixio och ändå inte ha fått någon utbetalning.

Pengar frigörs från turneringens betalningssida, där alla turneringens betalningar listas.

Så hittar du dit. Öppna Ekonomi → Betallänkar i turneringens administrationsmeny. Menyvalet visas bara för turneringar som tar betalt online. (Äldre dokumentation och skärmbilder kallar sidan ”Betalinger status” / ”Payment status”.)

Profixio påminner dig också: knappen Ping Payouts needs attention visas på turneringens kort i Min Profixio när turneringen avslutades för mer än 30 dagar sedan och det fortfarande finns pengar som väntar, eller när det finns betalningar där fel belopp har betalats.

Frigöra allt på en gång. Tryck på Aktivera utbetalning överst i listan. Du ombeds bekräfta – ”Detta frigör alla betalda betalorder och ställer dem i kö för utbetalning.” – och sedan går Profixio igenom betalningarna i bakgrunden. Du får meddelandet Utbetalningen av betalningarna är klar när det är gjort, och siffrorna på skärmen uppdateras av sig själva.

Det här ingår:

• alla betalningar som är registrerade som fullt betalda och inte redan har frigjorts.

Det här hoppas över och ligger kvar hos betalningspartnern:

• betalningar där laget har betalat för mycket eller för lite (över- eller underbetalda). Hantera mellanskillnaden först, eller godta beloppet med Reconcile order – se Onlinebetalning;
• betalningar som inte har betalats alls;
• betalningar där hela beloppet redan har återbetalats.

Frigöra en enskild betalning. Radens åtgärdsmeny har Settle order för en betalning i taget. Den visas på rader som är betalda och inte redan frigjorda.

Vem kan göra det. Du behöver ekonomibehörighet för turneringen, och utbetalning måste vara påslaget för betalningsupplägget i ditt land. Om knappen saknas, saknas en av de två: fråga turneringsadministratören om din ekonomibehörighet, eller Profixio support om betalningsupplägget.

Det går inte att ångra. Det finns ingen ”ångra frigöring”. Kontrollera listan innan du trycker, särskilt om det fortfarande kan bli återbetalningar – se Återbetalningar efter att pengarna har frigjorts nedan.

Om siffrorna ser inaktuella ut. Profixio har en egen kopia av det betalningspartnern vet och uppdaterar den automatiskt varje eller varannan timme. Uppdatera alla överst på sidan hämtar allt igen direkt, och det är värt att göra innan du drar slutsatsen att något är fel.

Ovanför listan med betalningar finns en rad med kort. De besvarar de flesta ”var är våra pengar?”-frågor på egen hand.

Tillsammans: redo att aktiveras betyder ”tryck på knappen”. Settled, not dispursed betyder ”knappen är tryckt, nu väntar vi”. Utbetalningar betyder ”pengarna är på banken”.

När en turnering som använder den kompletta ekonomimodulen är avslutad går du igenom det här en gång.

1. Kontrollera att merchant-statusen visar APPROVED. Gör den inte det kan inga pengar föras över, och orsaken är alltid att avtalet och verifieringen hos betalningspartnern inte är klara. Se Innan några pengar kan betalas ut.

2. Kontrollera att ingenting väntar på att frigöras. Om betalningssidan fortfarande visar ett belopp som är redo att aktiveras, tryck på Aktivera utbetalning.

3. Kontrollera vad som faktiskt har förts över. Kortet Utbetalningar visar totalt överfört belopp och datumet för den senaste överföringen. Är det tomt har antingen ingen frigjort något än, eller så är det mindre än två bankdagar sedan det gjordes.

4. Jämför med banken. Det totala överförda beloppet ska stämma med det som har kommit in på kontot. Utbetalningsrapporterna ger dig detaljerna bakom varje överföring.

5. Gå igenom lagen som inte har betalat rätt.

• Ett lag med en obetald betalning och passerad sista betalningsdag behöver en påminnelse. Påminnelser skickas från lagreskontran – se Lagreskontra och uppföljning av betalningar.
• Ett lag som har betalat fel belopp visas som över- eller underbetalt. Pengar på sådana betalningar frigörs aldrig, så de måste hanteras: be om beloppet som saknas, återbetala det som betalats för mycket, eller godta beloppet som det är med Reconcile order. Det beskrivs på Onlinebetalning.
• Ett lag som har betalat och vars betalning har frigjorts är klart; inget mer att göra.

(Skärmbilderna kommer från den äldre versionen av betalningssidan; siffrorna och orden är desamma, layouten är annorlunda.)

Det finns tre rapporter, och de svarar på olika frågor.

Avräkningsrapport – ”vad har förts över till oss, och när?”

En rad per banköverföring från betalningspartnern, för en period du väljer. Den öppnas från Ekonomi → Rapporter med knappen Avräkningsrapport (och från förbundets och distriktets egna administrationssidor). Kolumner:

Försäljning minus avgifter minus återbetalningar är lika med det utbetalda beloppet, så rapporten stämmer rad för rad. Välj period med Från och Till, och sedan Skriv ut eller Exportera till kalkylblad. Exporten är inte sammanställningen du ser på skärmen utan detaljerna bakom den – en rad per utbetald betalning, med överföringsdatum, turnering, lag, vad som köptes och beloppen, vilket är det du behöver för bokföringen. Detaljer på en rad öppnar rapporten nedan.

Utbetalningsrapport – ”vad ingick i just den överföringen?”

Uppdelningen av en enskild banköverföring. Den visar datum, referens, Summa utbetalt och Antal betalningar, och därefter en Summering av turneringens inbetalningar – ett kort per turnering med Antal betalningar, Försäljning, Payments Fees, Återbetalningar och Utbetalt. Betalningar som inte hör till en turnering, till exempel licensbetalningar som ett förbund har tagit in, samlas i ett kort som heter Other payments, så att korten alltid summerar till totalen överst.

Under korten finns varje enskild betalning i överföringen: försäljning, avgifter, återbetalningar, utbetalt belopp, betalningssätt och vad som köptes – lag, klass och orderraderna. Rapporten kan skrivas ut.

Underlag – ”vad lämnar vi till redovisningskonsulten?”

Under Ekonomi → Rapporter sammanfattar Underlag turneringens pengar på en sida: betalda anmälningsavgifter och tjänster, återbetalningar, totala inbetalningar, och för turneringar med onlinebetalning även Inbetalningar via PING, Utbetalt från PING och Differens mellan inbetalt och utbetalt. Den sista raden är pengarna som fortfarande ligger hos betalningspartnern.

Samma sida har rapporten Utbetalningar från PING som listar varje utbetalningsrad med lag, förening, vad som köptes, betalningsreferens och betalningssätt, och den kan exporteras.

Vem kan öppna rapporterna. Avräknings- och utbetalningsrapporten är till för organisationen som äger pengarna: en turneringsadministratör med ekonomibehörighet för turneringen, och en förbundsadministratör som ansvarar för förbundets eget konto (eller ett distrikts konto under det). Lagledare och föreningsanvändare kan inte öppna dem.

Beloppet som kommer in på banken är mindre än det lagen betalade. Tre saker ligger däremellan.

Betalningspartnerns transaktionsavgift. Dras från varje betalning innan den fördelas, och varierar med betalningssättet. Profixio har inte avgiftstabellen – kolumnen Avgifter i utbetalningsrapporterna räknas fram baklänges, som mottaget minus utbetalt till dig minus eventuell avgift för betalningsbegäran minus återbetalningar. Rapporterna säger alltså vad som drogs av, inte vilken procentsatsen var.

Avgiften för betalningsbegäran. Där betalningspartnern utfärdar betalningsbegäranden (fakturor med betalningsreferens) läggs en fast avgift på per faktura. Den betalas av betalaren utöver fakturabeloppet, och den går till en separat mottagare – inte till dig. Beloppet, momssatsen, texten på fakturan och mottagaren ställs in per land, inte per turnering. Totalen för din turnering står på kortet Invoice fees.

Kostnaden för själva överföringen. Varje överföring till ditt bankkonto kostar ett litet belopp. Det är anledningen till att utbetalningar inte sker automatiskt: finns det inget nytt att föra över är det ingen idé att betala för en överföring, och det är därför det är bättre att frigöra pengar samlat än en betalning i taget. Det exakta beloppet ingår i avtalet med betalningspartnern och är inget som Profixio ställer in eller visar.

Återbetalningar är ingen avgift, och rapporterna har dem i en egen kolumn. En återbetalning gör överföringen mindre utan att betalningspartnern har tagit betalt för den.

Vad Profixio tar betalt för själva ekonomimodulen är en kommersiell fråga och visas inte på de här sidorna.

Från det att någon trycker på Aktivera utbetalning ska överföringen till ditt bankkonto ta högst två bankdagar.

Om det har gått mer än två bankdagar och ingenting har kommit är något i checklistan nedan inte i ordning – oftast att organisationen inte har slutfört verifieringen hos betalningspartnern.

Betalningar som frigörs efter att en överföring har gått iväg följer helt enkelt med i nästa. Det finns ingen fast utbetalningsdag: överföringar sker för att någon har frigjort pengar, inte enligt ett schema.

De exakta villkoren – hur snabbt partnern för över och vad överföringen kostar – ingår i avtalet med betalningspartnern och är inte inställningar i Profixio.

Profixio kan bara återbetala pengar som fortfarande ligger hos betalningspartnern. Så snart en betalning har frigjorts för utbetalning försvinner återbetalningsåtgärderna från raden, och en eventuell återbetalning måste göras manuellt från ert eget bankkonto.

Det finns ett annat skäl, som är lätt att glömma, att inte frigöra allt på en gång: en återbetalning tas från det saldo som betalningspartnern håller åt dig. Om du har tömt saldot finns det inget att återbetala från, inte ens för en betalning som i princip fortfarande går att återbetala.

Praktiska regler:

• Låt en del pengar ligga kvar hos betalningspartnern så länge avanmälningar, avbokningar eller prisjusteringar fortfarande är troliga – vanligtvis tills det har gått en tid efter turneringen.
• Gör först de återbetalningar du känner till, och frigör sedan resten.
• Om du redan har frigjort pengarna och ett lag ska få pengar tillbaka, betala från ert eget konto och registrera återbetalningen på laget som ett negativt belopp, så att lagets reskontra stämmer.

Betalningar där hela beloppet redan har återbetalats hoppas över när du frigör pengar – det finns inget kvar på dem att betala ut.

Hur du gör en återbetalning medan pengarna fortfarande går att återbetala beskrivs på Onlinebetalning.

Också bra att veta: en turnering kan inte tas bort medan betalningspartnern fortfarande håller pengar för den. Borttagningsåtgärden är avaktiverad med meddelandet ”Turneringen har betalningar som Ping inte har betalat ut än”, och ber dig kontakta support för att få utbetalningen slutförd först.

Gå igenom listan uppifrån. I praktiken finns svaret nästan alltid i de tre första punkterna.

1. Visar merchant-statusen APPROVED? Om inte har organisationen inte slutfört verifieringen hos betalningspartnern, och ingenting kommer någonsin att föras över. Jaga verifieringsdokumenten.
2. Finns det fortfarande ett belopp som är ”redo att aktiveras”? Då har ingen frigjort det. Tryck på Aktivera utbetalning.
3. Är det mindre än två bankdagar sedan det frigjordes? Då är det på väg. Kortet Settled, not dispursed visar precis de pengarna.
4. Är betalningar över- eller underbetalda? De beloppen frigörs aldrig. Kortet visar antal och summa. Rätta eller godta dem, och frigör sedan igen.
5. Har lagen faktiskt betalat? En obetald betalning är inte pengar som saknas, det är en obetald faktura. Följ upp den från lagreskontran.
6. Har du tryckt på Uppdatera alla? Profixios kopia av siffrorna uppdateras automatiskt varje eller varannan timme. Om en betalning gjordes eller frigjordes för några minuter sedan, uppdatera innan du drar slutsatser.
7. Ser beloppet för litet ut snarare än saknat? Jämför med raden för överföringen i avräkningsrapporten: försäljning minus avgifter minus återbetalningar är det som når banken. En stor återbetalning gör en överföring mycket mindre än väntat.
8. Tittar du på rätt konto? Pengarna går till det konto som organisationen angav för betalningspartnern vid verifieringen, och det är inte nödvändigtvis kontot i era egna register.
9. Fortfarande ingenting? Kontakta Profixio support med turneringens namn, beloppet och referensen från avräkningsrapporten om det finns en. Bara betalningspartnern kan säga vad som hände med en överföring efter att den lämnat dem.

Valuta och land. En turnering skapas med en valuta (NOK eller SEK) och ett land. Rapporterna visar belopp i överföringens valuta, så en rapport kan blanda valutor om en organisation har haft turneringar i mer än en.

Hur en betalning fördelas. Regeln som avgör vem som får vilken andel av en betalning ligger hos betalningspartnern, inte i Profixio, och ställs in per land – med möjlighet till en egen regel per betalningssätt. Profixio kan inte ändra den, och den syns inte på någon arrangörssida; du ser bara resultatet, i rapporterna.

Betalningsbegäranden och referenser. Om betalningspartnern över huvud taget kan utfärda betalningsbegäranden, vad dokumentet heter och vilken referens betalaren använder (KID i Norge, OCR i Sverige) ställs in per land. Det gör även avgiften per betalningsbegäran, dess momssats och vem som tar emot den.

Om arrangörer själva får frigöra pengar. Det slås på per lands betalningsupplägg. Där det är avstängt visas frigöringsknappen inte alls för arrangörer. Kontakta Profixio support för att få pengarna frigjorda.

Förbund och distrikt har egna konton. Ett förbund kan ha en egen registrering hos betalningspartnern, skild från föreningarnas. Pengar för spelarlicenser och övergångar betalas till förbundet och betalas ut till förbundets konto, inte till någon turnering. I utbetalningsrapporten visas de betalningarna under Other payments, eftersom de inte hör till en turnering. Ett distrikt kan ha en egen registrering under sitt förbund, och en förbundsadministratör kan öppna avräkningsrapporten för distrikten under sig.

Det som inte är Profixios regler. Hur lång tid en överföring tar, vad den kostar och vilka dokument verifieringen kräver är betalningspartnerns regler, inte inställningar i Profixio. Profixio kan inte snabba på en överföring eller efterskänka en avgift.