Lagreskontran och uppföljning av betalningar

I turneringens administrationsmeny öppnar du Ekonomi och sedan reskontran (Sammanställning per lag). Äldre hjälpartiklar och vissa språk kallar den här sidan ”Account summary” / ”Oppsummering” – det är samma sida.

För att öppna den behöver du en inloggning för turneringen som får arbeta med turneringens ekonomi, eller som får redigera alla lag i turneringen. En inloggning som är begränsad till en förenings egna lag får inte tillgång till reskontran.

Om hela menyn Ekonomi saknas är turneringen inte uppsatt med en ekonomimodul, eller så har din inloggning inte ekonomibehörighet.

Vissa åtgärder kräver lite mer:

Tabellen har en rad per lag, och rubrikerna står i två rader: en grupprubrik överst och de enskilda kolumnerna under. Grupperna är Laginformation, Contact Info 1, Contact Info 2, Övrig information, Arrival information, Anmälningsavgift, Tjänster, Arenor, Deltakerpremier, Visa tjänster och Matcher. Bara den första gruppen, anmälningsavgiften och tjänsterna visas som standard; resten slår du på med kryssrutorna ovanför tabellen.

Laginformation – lag-id, lagnamn, förening, klass, nivån när turneringen använder klassnivåer, en klockikon om laget står på väntelistan och om anmälan är slutförd. En röd papperskorgsikon framför lagnamnet betyder att laget har tagits bort eller dragit sig ur.

Anmälningsavgift – sex kolumner, i den här ordningen:

Tjänster har samma sex siffror för beställda tjänster, plus ”Antal” – antalet tjänster laget har beställt.

Celler med orange text är klickbara och öppnar ett fönster för laget: lagnamnet öppnar lagredigeringen, de betalda beloppen öppnar lagets flik Ekonomi, de fakturerade beloppen öppnar Fakturor och antalet tjänster öppnar fliken Tjänster.

Två praktiska begränsningar: bara kolumnerna för lag-id, lagnamn och förening har egna sökfält, och bara vissa kolumner går att sortera (lag-id, lagnamn, klass, slutförd anmälan, anmälningsdatum, de två fristerna och de två påminnelsedatumen). Belopp som räknas fram i stunden går inte att sortera.

Ovanför tabellen finns en rad klickbara sammanfattningsrutor, med rubriken Summary — whole tournament och en länk Visa / Hide (ihopfälld blir den en enda rad med nyckeltal, och ditt val sparas). Rutorna räknar alltid hela turneringen – de följer aldrig filtret du har satt på tabellen, så nyckeltalen ligger still medan du arbetar.

Rutorna visas bara när de betyder något för din turnering:

• Outstanding registration fee – totalt obetalt belopp och hur många lag som är skyldiga.
• Outstanding services – samma sak för tjänster, med totalt beställt värde.
• Overdue – beloppet som har passerat fristen, uppdelat på anmälningsavgift och tjänster, plus hur många av de lagen som aldrig har fått en påminnelse. Om du får skicka påminnelser har rutan också Send reminder to these, som öppnar påminnelsefönstret förifyllt med just de förfallna lag som aldrig har påmints.
• Due within 7 days – det som snart förfaller.
• Betald – totalt betalt, med en förloppsindikator och andelen av allt som har fakturerats.
• Not invoiced – lag som är skyldiga pengar men aldrig har fakturerats.
• Anmälda lag – totalen, uppdelad på bekräftade lag, lag på väntelistan och ofullständiga anmälningar. Varje del är klickbar för sig.

Klickar du på en ruta filtreras tabellen till just de lagen. Klicket förstör aldrig något: en knapp Previous filter dyker upp bredvid kontrollerna och återställer ditt tidigare filter.

Detaljer öppnar ett sammanfattningsfönster med ekonomin per flöde (avgift, fakturerat, betalt och obetalt för anmälan, tjänster, krediteringar och totalt), hur mycket som har betalats per betalningskanal, påminnelsestatus och en liten graf över betalningar över tid. Raderna för anmälningsavgift och tjänster, raden ”betalt utan aktiv faktura” och raden ”Overdue - not reminded” går att klicka på för att filtrera tabellen till just de lagen; siffrorna per betalningskanal länkar i stället till faktura- och betalningsvyerna.

En skönhetsfläck: beloppen i rutorna och i fönstret Detaljer skrivs fortfarande med ”kr” framför, även när turneringen använder en annan valuta. Själva beloppen är rätt – det är bara prefixet som är fel. Kolumnerna i tabellen nedanför använder turneringens egen valuta.

Siffrorna cachas i ungefär en minut, så en betalning du just har registrerat kan ta en stund innan den syns i rutorna, även om den redan stämmer i tabellraden.

Rullgardinsmenyn SÖK ovanför tabellen är det snabbaste sättet att hitta de lag du letar efter. Väljer du Alla rensas den. Förvalen är:

Utom de fem sista tittar förvalen bara på aktiva lag – borttagna och ofullständiga lag och lag på väntelistan utesluts, så att en påminnelserunda inte jagar någon som har dragit sig ur.

Filterknappen bredvid innehåller de vanliga filtren:

• Show deleted teams – ”Hide deleted teams” som standard; byt till ”Show all teams” eller ”Only deleted teams”.
• Slutförd – inställt på slutförda anmälningar som standard.
• Väntelista – alla lag, bara väntelistan eller bara aktiva lag.
• Klass – en klass i taget.
• Has outstanding balance – en enkel av/på för alla som är skyldiga något alls.

Snabbsökets rullgardinsmeny och filterpanelen styr samma inställning, så oavsett vilken du använder stämmer filterchippen, de sparade vyerna och exporterna med det som visas på skärmen.

Tre kryssrutor finns direkt ovanför tabellen:

• Group by club? – grupperar raderna per förening i stället för att lista dem rakt upp och ner. Det är samma inställning som tabellens egen grupperingskontroll, så de två kan aldrig visa olika.
• Visa kontaktuppgifter? – visar kolumnerna för lagledarens namn, e-post och mobil (två lagledare, i två grupper).
• Visa tjänster – visar en kolumn per tjänst, så att du ser vem som har beställt vad.

Knappen Page Settings har fem till: Show ekstrainfo?, Show arrival information?, Show facilities?, Show participant awards? och Show matches?.

Var och en av dessa slår bara på och av ett block med kolumner i tabellens egen kolumnväljare, så du kan också välja enskilda kolumner där. Det som syns på skärmen är det som kalkylarket ”Export visible rows” innehåller.

Ditt kolumnval, filtret, grupperingen och söktexten kan sparas som en sparad vy – se nästa avsnitt.

Knappen Egna inställningar sparar hur du har ställt in sidan, så att du slipper bygga upp den på nytt varje gång.

Så sparar du en: ställ in kolumner, filter, gruppering och sökning som du vill ha dem, öppna Egna inställningar, skriv en beskrivning och klicka på Spara den här visningen.

Varje sparad vy i listan har tre knappar:

• Use – använder den nu.
• Update this – skriver över den med hur sidan ser ut just nu (den frågar ”Override the current user defined setting?”).
• Ta bort – tar bort den (den frågar ”Är du säker?”).

En sparad vy innehåller de synliga kolumnerna, filtren, grupperingen och söktexten.

Två saker är bra att känna till. Sparade vyer hör till turneringen, inte till dig personligen – som panelen själv säger: ”Du kan spara kolumnerna du har valt här, för att dela den aktuella vyn med resten av teamet”, så alla som kan öppna reskontran för turneringen ser och kan använda samma lista, och kan också ändra eller ta bort vyerna. Vilken vy som är aktiv sparas däremot per person: vyn du valde senast används igen nästa gång du öppnar reskontran, markerad Nuvarande visning.

Kryssa för de lag du vill ha med (eller använd ett förval i snabbsöket först och markera sedan alla), och välj Invoice / payment reminder. Fönstret som öppnas är bekräftelsen – inget skickas förrän du trycker på Send.

Det här väljer du:

• Inkludera anmälningsavgift och Inkludera tjänster – den ena eller båda. Var och en visar hur många av de valda lagen som faktiskt har något obetalt i det flödet. Kryssar du inte för någon av dem skickas inget, och du får meddelandet ”Select registration fee or services”.
• Generate & attach PDF invoice – avgör vilket av de två sätten att skicka som används, se nedan. Valet erbjuds bara när turneringen faktiskt skapar PDF-fakturor för det flöde du har valt.
• Send as – New invoice eller Reminder. Det här visas bara på PDF-vägen.
• Registration fee due date / Services due date – förfallodatumet som skrivs på fakturorna som skapas i den här körningen. De är förifyllda från turneringens egna inställningar för frister och gäller, som fältet säger, ”for this run only — it does not change the tournament deadline settings”.
• Send to – Email (PDF attached) och/eller SMS (link to invoice), på PDF-vägen.
• Message – obligatoriskt. Det är förifyllt med turneringens standardtext för påminnelser, eller med en standardrad om ingen är inställd.
• Tag this message – bara på vägen för vanlig påminnelse, och bara om turneringen använder meddelandetaggar. Taggarna är medvetet dolda på PDF-vägen eftersom de inte skulle registreras där.

De två vägarna

• Med PDF-faktura. Profixio skapar eller återanvänder en faktura för varje lag och skickar den. Ett lag som saknar faktura för beloppet det är skyldigt får en ny; ett lag som redan har en får samma faktura igen, som påminnelse om du valde Reminder. En förloppspanel visas under tabellen medan körningen arbetar sig igenom listan, och den namnger varje lag där fakturan, mejlet eller SMS:et misslyckades. Att välja New invoice för lag som redan har en faktura är så dubbla fakturor uppstår – därför förväljer genvägen från rutan Overdue Reminder.
• Vanlig påminnelse, utan PDF. Varje lag får ett påminnelsemeddelande med en länk till sin betalningssida.

Båda vägarna hoppar tyst över valda lag som visar sig inte vara skyldiga något i det valda flödet, så det är säkert att markera en hel sida med lag.

En skillnad spelar roll när du arbetar dig igenom listan över förfallna: vägen för vanlig påminnelse stämplar lagets kolumn ”senast påmint” (och flyttar lagets betalningsfrist till turneringens aktuella frist för det flödet), så de lagen försvinner från Overdue - not reminded. PDF-vägen registrerar påminnelsen på själva fakturan, som en numrerad påminnelsefaktura, och stämplar inte lagets påminnelsekolumn – så ett lag som du har fakturerat med PDF kan fortfarande visas som aldrig påmint.

En praktisk arbetsordning om du jagar pengar efter en frist: först Should be remainded - Registration fee, påminn dem, sedan Should be remainded - Services – de två fristerna är oftast olika. Fakturor för anm.avgift som ännu inte skapats hittar de lag som aldrig ens har fått en faktura.

Om knappen Invoice / payment reminder saknas helt får antingen din inloggning inte redigera lag, eller så kan turneringen inte längre skicka e-post: Profixio stoppar utgående e-post för en turnering ungefär sex månader efter slutdatumet, så mycket gamla turneringar går inte längre att påminna härifrån.

På vägen för vanlig påminnelse får de som är registrerade som administratörer för laget ett mejl (och en notis i appen, om de använder den). Ämnesraden är turneringens namn inom hakparentes följt av ”Missing payment for” och lagnamnet med klass. Mejlet hälsar laget med namn och klass, upprepar meddelandet du skrev, listar obetald anmälningsavgift och/eller tjänster med belopp och avslutas med knappen Slutför dina betalningar, som öppnar lagets egen betalningssida. Ingen PDF bifogas på den här vägen, och inget SMS skickas.

På PDF-vägen får laget själva fakturan: ett mejl med PDF:en bifogad och/eller ett SMS med en länk till fakturan, beroende på vad du kryssade för under Send to.

Allt som skickas registreras på laget, så lagets dialog och händelselogg visar vad som skickades och när.

När ett lag betalar direkt till arrangörens bankkonto, eller lämnar kontanter i sekretariatet, måste du tala om det för Profixio – annars visas laget fortfarande som obetalt och fortsätter att få påminnelser.

Från reskontran:

1. Öppna radmenyn för laget och välj Ekonomi.
2. Klicka på Registrera inbetalning.
3. De två beloppsfälten – Anmälan och Tjänster – är förifyllda med exakt det laget fortfarande är skyldigt. Ändra dem om laget betalade ett annat belopp, och sätt det andra till 0 om det inte gäller.
4. Sätt Datum till datumet då pengarna faktiskt kom in (standard är i dag) och skriv vad det gällde i Beskrivning.
5. Klicka på Spara, kontrollera sammanfattningen i bekräftelsefönstret och bekräfta.

Betalningen registreras direkt och lagets obetalda belopp minskar. Lagets fakturor justeras samtidigt – för tjänster får ett lag som har fakturerats för mycket automatiskt en kreditfaktura.

Observera:

• Incheckningen använder samma formulär (via lagets flik Ekonomi), så en betalning som tas emot vid ankomst hamnar i reskontran på samma sätt.
• Ser du ”Payments have been turned off” i stället för knappen har registrering av betalningar stängts av i turneringens fakturainställningar.
• Kontakta Profixio support för att ta bort en registrerad betalning. En borttagen betalning försvinner också ur bokföringen.
• Om turneringen tar betalt via Profixios onlinebetalning ska du se upp så att du inte även registrerar samma betalning manuellt; vyn varnar dig för det.

Ett lags ”betalt”-siffra är summan av de slutförda betalningar som är registrerade på laget. Betalningar kommer in i reskontran från fem ställen:

1. Manuellt, från lagets flik Ekonomi enligt beskrivningen ovan.
2. Från incheckningen, när någon tar emot betalning vid ankomst.
3. Från onlinebetalning, när ett lag betalar via turneringens betalningslänk.
4. Från en OCR-fil från banken, när arrangören importerar bankens betalningsfil och Profixio matchar varje rad mot en faktura.
5. Genom att markera en faktura som betald från själva fakturan.

Bara slutförda betalningar räknas. En onlinebetalning som påbörjades men aldrig slutfördes ligger kvar på laget som ofullständig och minskar inte det obetalda beloppet – och det är den vanligaste orsaken till att ett lag hävdar att det har betalat medan reskontran säger något annat.

Fönstret Detaljer i sammanfattningsfältet visar hur mycket som har kommit in genom var och en av de här kanalerna.

Gå igenom den här listan innan du antar att något är fel:

1. Ligger pengarna på det andra flödet? Anmälningsavgift och tjänster följs upp var för sig. Ett lag kan ha betalat hela avgiften och fortfarande vara skyldigt för tjänster, och då är det bara tjänstekolumnerna som visar det.
2. Slutfördes betalningen? En onlinebetalning som avbröts halvvägs sparas men räknas inte. Öppna lagets flik Ekonomi och titta på betalningarna som listas där.
3. Registrerades betalningen någonsin? Om laget betalade direkt till arrangörens bankkonto och ingen registrerade det, och turneringen inte importerar en bankfil, kan Profixio inte veta om det. Registrera den manuellt.
4. Finns det någon faktura alls? Ett lag kan vara skyldigt pengar utan att någonsin ha fakturerats. Snabbsökets förval Fakturor för anm.avgift som ännu inte skapats och Paid without invoice hittar båda varianterna av det här.
5. Har laget beställt mer i efterhand? Beställer laget ytterligare en tjänst efter att ha betalat uppstår ett nytt obetalt belopp.
6. Krediterades fakturan? En kreditfaktura minskar det fakturerade beloppet, så kolumnerna för fakturerat och obetalt kan se annorlunda ut än en gammal faktura-PDF som laget har.
7. Har laget dragit sig ur? Borttagna lag är dolda som standard. Ställ filtret för borttagna lag på ”Show all teams” om laget inte finns i listan alls.
8. Vänta en minut. Rutorna i sammanfattningsfältet cachas i ungefär en minut; raden i tabellen är alltid aktuell.

Om allt ovan stämmer och siffrorna ändå inte går ihop visar lagets fönster Accounts receivable detail och Event log hela historiken över vad som ändrades, när och av vem.

Menyn först på varje rad öppnar följande, utan att du lämnar reskontran:

Två massåtgärder är bra att känna till utöver meddelanden och fakturering:

• Samlingsfaktura samlar flera valda lag på en faktura. Den finns bara där turneringen är uppsatt för det.
• Recalculate discounts tillämpar turneringens rabattregler på nytt för de valda lagen. Kontakta Profixio support för att få den körd; lag vars rabatt ändras markeras i händelseloggen.

Skapa en samlingsfaktura. Markera de lag som ska dela på en faktura och välj Samlingsfaktura. I fönstret som öppnas kryssar du för vilka avgifter fakturan gäller — Inkludera anmälningsavgift, Inkludera tjänster eller båda — anger Kundens namn som ska stå på fakturan (tipset är att använda föreningens namn), sätter Förfallodatum och anger E-post att skicka fakturan till. Den adressen väljer du fritt: den kan vara din egen, och Use me fyller i e-postadressen för inloggningen du använder. Tryck på Betala via faktura. När fakturan är skapad kan du skicka den med e-post till den adressen eller ladda ner den som PDF från samma fönster.

Skicka meddelande är den vanliga meddelandefunktionen, skild från betalningspåminnelser: använd den till ”kom ihåg att ta med egna bollar”, inte för att jaga pengar.

Kryssa för lagen, välj Skicka meddelande och fyll i:

• Meddelande – själva texten.
• Send to – Mejl och/eller SMS.
• List missing fields in the message – lägger till det som laget fortfarande inte har fyllt i.
• Send a copy to the organizer – på som standard där turneringen skickar kopior till arrangören; kryssa ur för att hoppa över kopiorna för just det här utskicket.
• Message tags – om turneringen använder taggar, så att meddelandet hamnar under rätt rubrik i lagdialogen.

Fönstret visar också e-postadresserna för de valda lagen i en skrivskyddad ruta: de som är registrerade som administratörer för varje lag och varje lags e-postadress för fakturor, varje adress en gång. Rutan visar också hur många adresser som hittades och hur många lag du har valt. Kopiera kopierar listan så att du kan klistra in den i ditt eget e-postprogram, och Öppna i eget e-postprogram öppnar ditt e-postprogram med adresserna som hemlig kopia (BCC).

Meddelandena köas och skickas i bakgrunden; du får en bekräftelse så snart de har köats, inte allteftersom varje meddelande levereras.

Knappen Exportera ovanför tabellen har tre val:

• Export visible rows – en Excel-fil med exakt det som visas på skärmen: samma rader efter ditt filter, i samma ordning, med samma kolumner som du har slagit på.
• Export all teams – det stora kalkylarket. Det bortser från vad som visas på skärmen och exporterar alltid hela kolumnuppsättningen för alla slutförda anmälningar: identitet, kontakt- och fakturaadresser, svaren på turneringens egna anmälningsfrågor, boende och ankomst, deltagarpriser, alla beställda tjänster, alla reskontrasiffror och lagets första matcher.
• PDF – en liggande PDF med kolumnerna på skärmen, för utskrift eller e-post. Långa listor kapas vid 1500 rader och PDF:en säger det överst; filtrera först om din turnering är större.

Samma två kalkylark har också egna poster i menyn Anmälda lag, så att du kan ladda ner dem utan att öppna reskontran: Registration Excel för hela listan och Registrations Deleted för samma kolumner begränsade till borttagna lag och lag som har dragit sig ur.

Stora exporter byggs i delar och kan ta en stund för en stor turnering; nedladdningen startar när filen är klar.

Två vyer kompletterar reskontran när du ska stänga böckerna.

Ekonomi → List payments listar de enskilda betalningarna i stället för lagen. Den visar datum, belopp, lag, klass och förening, hur det betalades, vad det gällde samt Registrerat av och Registered at, så att du ser vem som registrerade en manuell betalning och när. Där ingen person registrerade den visar Registrerat av källan i stället: ”OCR import” för en betalning som kom in från en bankfil, annars betalningssättet. Du kan filtrera på slutförd eller inte, datumintervall, lag och förening, och exportera resultatet till Excel.

Ekonomirapporten innehåller ett block Reconciliation against payments, som är den snabbaste rimlighetskontrollen i slutet av en turnering: Services invoiced, Registration fee invoiced, Total invoiced, Total paid och Actual outstanding, plus två listor – Teams with outstanding balance och Teams with overpayment. De här siffrorna bortser medvetet från eventuella datumfilter i rapporten.

Om turneringen tar betalt via Profixios onlinebetalning är det de separata utbetalningsvyerna som styr när pengarna når arrangörens konto; reskontran visar bara vad som har betalats, inte när det förs vidare.