Lagreskontroen og oppfølging av betalinger

I administrasjonsmenyen for turneringen åpner du Økonomi og deretter reskontroen (Oppsummering pr lag). Eldre hjelpeartikler og enkelte språk kaller denne siden «Account summary» / «Oppsummering» – det er den samme siden.

For å åpne den trenger du en innlogging for turneringen som har lov til å jobbe med turneringens økonomi, eller som har lov til å redigere alle lag i turneringen. En innlogging som er begrenset til én klubbs egne lag, får ikke tilgang til reskontroen.

Hvis hele Økonomi-menyen mangler, er ikke turneringen satt opp med en økonomimodul, eller så har ikke innloggingen din økonomirettigheter.

Enkelte handlinger krever litt mer:

Tabellen har én rad per lag, og overskriftene står i to rader: en gruppeoverskrift øverst og de enkelte kolonnene under. Gruppene er Laginfo, Contact Info 1, Contact Info 2, Ekstra felter i lagskjemaet (spesielle koder), Arrival information, Påmeldingavgift, Tjenester, Anlegg, Deltakerpremier, Vis tjenester og Kamper. Bare den første gruppen, påmeldingsavgiften og tjenestene vises som standard; resten slår du på med avkrysningsboksene over tabellen.

Laginfo – lag-ID, lagnavn, klubb, klasse, nivået når turneringen bruker klassenivåer, et klokkeikon hvis laget står på venteliste, og om påmeldingen er fullført. Et rødt søppelbøtteikon foran lagnavnet betyr at laget er slettet eller har trukket seg.

Påmeldingavgift – seks kolonner, i denne rekkefølgen:

Tjenester har de samme seks tallene for bestilte tjenester, pluss «Antall bestilt» – antall tjenester laget har bestilt.

Celler med oransje tekst er klikkbare og åpner et vindu for laget: lagnavnet åpner lagredigeringen, de betalte beløpene åpner fanen Økonomi for laget, de fakturerte beløpene åpner Fakturaer, og antall tjenester åpner fanen Tjenester.

To praktiske begrensninger: bare lag-ID-, lagnavn- og klubbkolonnen har egne søkefelt, og bare noen kolonner kan sorteres (lag-ID, lagnavn, klasse, fullført påmelding, påmeldingsdato, de to fristene og de to purredatoene). Beløp som regnes ut fortløpende, kan ikke sorteres.

Over tabellen ligger en rad med klikkbare oppsummeringsbokser, med overskriften Summary — whole tournament og en Vis / Hide-lenke (sammenslått blir den én linje med nøkkeltall, og valget ditt huskes). Boksene teller alltid hele turneringen – de følger aldri filteret du har satt på tabellen, så nøkkeltallene står stille mens du jobber.

Boksene vises bare når de betyr noe for turneringen din:

• Outstanding registration fee – totalt utestående, og hvor mange lag som skylder.
• Outstanding services – det samme for tjenester, med samlet verdi bestilt.
• Overdue – beløpet som har passert fristen, fordelt på påmeldingsavgift og tjenester, pluss hvor mange av disse lagene som aldri har fått purring. Hvis du har lov til å sende purringer, har boksen også Send reminder to these, som åpner purrevinduet ferdig fylt med akkurat de forfalte lagene som aldri er purret.
• Due within 7 days – det som snart forfaller.
• Betalt – totalt betalt, med en fremdriftslinje og prosentandelen av alt som er fakturert.
• Not invoiced – lag som skylder penger, men aldri er fakturert.
• Registrerte påmeldinger – totalen, fordelt på bekreftede lag, lag på venteliste og ufullstendige påmeldinger. Hver del er klikkbar for seg.

Klikker du på en boks, filtreres tabellen til akkurat de lagene. Klikket ødelegger aldri noe: en Previous filter-knapp dukker opp ved siden av kontrollene og setter det forrige filteret tilbake.

Detaljer åpner et oppsummeringsvindu med økonomien per strøm (avgift, fakturert, betalt og utestående for påmelding, tjenester, kreditering og totalt), hvor mye som er betalt per betalingskanal, purrestatus og en liten graf over innbetalinger over tid. Radene for påmeldingsavgift og tjenester, linjen «betalt uten aktiv faktura» og raden «Overdue - not reminded» kan klikkes for å filtrere tabellen til akkurat de lagene; tallene per betalingskanal lenker i stedet til faktura- og betalingsskjermbildene.

Én skjønnhetsfeil: beløpene i boksene og i Detaljer-vinduet skrives fortsatt med «kr» foran, selv når turneringen bruker en annen valuta. Selve beløpene er riktige – det er bare prefikset som er feil. Kolonnene i tabellen under bruker turneringens egen valuta.

Tallene mellomlagres i omtrent ett minutt, så en betaling du nettopp har registrert, kan bruke litt tid på å slå ut i boksene selv om den allerede er riktig i tabellraden.

Nedtrekkslisten SØK over tabellen er den raskeste veien til lagene du er ute etter. Velger du Alle, nullstilles den. Forhåndsvalgene er:

Bortsett fra de fem siste ser forhåndsvalgene bare på aktive lag – slettede, ufullstendige lag og lag på venteliste holdes utenfor, slik at en purrerunde ikke jager noen som har trukket seg.

Filterknappen ved siden av inneholder de vanlige filtrene:

• Show deleted teams – «Hide deleted teams» som standard; bytt til «Show all teams» eller «Only deleted teams».
• Fullført? – satt til fullførte påmeldinger som standard.
• Venteliste – alle lag, bare venteliste eller bare aktive lag.
• Klasse – én klasse om gangen.
• Has outstanding balance – en enkel av/på for alle som skylder noe som helst.

Nedtrekkslisten for hurtigsøk og filterpanelet styrer den samme innstillingen, så uansett hva du bruker, stemmer filterbrikkene, de lagrede visningene og eksportene med det som vises på skjermen.

Tre avkrysningsbokser står rett over tabellen:

• Group by club? – grupperer radene per klubb i stedet for å liste dem flatt. Det er den samme innstillingen som tabellens egen grupperingskontroll, så de to kan aldri være uenige.
• Vis kontaktinfo? – viser kolonnene for lagleders navn, e-post og mobil (to lagledere, i to grupper).
• Vis tjenester – viser én kolonne per tjeneste, så du ser hvem som har bestilt hva.

Knappen Page Settings har fem til: Show ekstrainfo?, Show arrival information?, Show facilities?, Show participant awards? og Show matches?.

Hver av disse slår bare en blokk med kolonner av og på i tabellens egen kolonnevelger, så du kan også velge enkeltkolonner der. Det som vises på skjermen, er det regnearket «Export visible rows» inneholder.

Kolonnevalget, filteret, grupperingen og søketeksten kan lagres som en lagret visning – se neste avsnitt.

Knappen Egne innstillinger lagrer hvordan du har satt opp siden, så du slipper å bygge den opp på nytt hver gang.

Slik lagrer du en: sett opp kolonner, filter, gruppering og søk slik du vil ha dem, åpne Egne innstillinger, skriv en beskrivelse og klikk Lagre denne visningen.

Hver lagrede visning i listen har tre knapper:

• Bruk – tar den i bruk nå.
• Lagre som denne visningen – overskriver den med slik siden ser ut akkurat nå (den spør «Override the current user defined setting?»).
• Slett – fjerner den (den spør «Er du sikker?»).

En lagret visning inneholder de synlige kolonnene, filtrene, grupperingen og søketeksten.

To ting er verdt å vite. Lagrede visninger hører til turneringen, ikke til deg personlig – som panelet selv sier: «Du kan lagre kolonnene du har valgt her, for å dele den gjeldende visningen med resten av teamet», så alle som kan åpne reskontroen for turneringen, ser og kan bruke den samme listen, og kan også endre eller slette visningene. Hvilken visning som er aktiv, huskes derimot per person: visningen du valgte sist, brukes igjen neste gang du åpner reskontroen, merket Current view.

Kryss av for lagene du vil ha med (eller bruk et forhåndsvalg i hurtigsøket først og velg så alle), og velg Invoice / payment reminder. Vinduet som åpnes, er bekreftelsen – ingenting sendes før du trykker Send.

Dette velger du:

• Inkluder påmeldingsavgift og Inkluder tjenester – én av dem eller begge. Hver viser hvor mange av de valgte lagene som faktisk har noe ubetalt i den strømmen. Krysser du av for ingen av dem, sendes ingenting, og du får meldingen «Select registration fee or services».
• Generate & attach PDF invoice – avgjør hvilken av de to utsendingsmåtene som brukes, se under. Valget tilbys bare når turneringen faktisk lager PDF-fakturaer for strømmen du har valgt.
• Send as – New invoice eller Reminder. Dette vises bare på PDF-ruten.
• Registration fee due date / Services due date – forfallsdatoen som skrives på fakturaene som lages i denne kjøringen. De er forhåndsutfylt fra turneringens egne fristinnstillinger og gjelder, som feltet sier, «for this run only — it does not change the tournament deadline settings».
• Send to – Email (PDF attached) og/eller SMS (link to invoice), på PDF-ruten.
• Melding – obligatorisk. Den er forhåndsutfylt med turneringens standard purretekst, eller med en standardlinje hvis ingen er satt.
• Tag this message – bare på ruten for vanlig purring, og bare hvis turneringen bruker meldingsetiketter. Etikettene er bevisst skjult på PDF-ruten fordi de ikke ville blitt registrert der.

De to rutene

• Med PDF-faktura. Profixio lager eller gjenbruker en faktura for hvert lag og sender den. Et lag som ikke har faktura for beløpet det skylder, får en ny; et lag som allerede har en, får den samme på nytt, som purring hvis du valgte Reminder. Et fremdriftspanel vises under tabellen mens kjøringen går gjennom listen, og det navngir alle lag der fakturaen, e-posten eller SMS-en feilet. Å velge New invoice for lag som allerede har en faktura, er slik doble fakturaer oppstår – derfor forhåndsvelger snarveien fra Overdue-boksen Reminder.
• Vanlig purring, uten PDF. Hvert lag får en purremelding med lenke til betalingssiden sin.

Begge rutene hopper stille over valgte lag som viser seg ikke å skylde noe i den valgte strømmen, så det er trygt å velge en hel side med lag.

Én forskjell har betydning når du jobber deg gjennom listen over forfalte: ruten for vanlig purring stempler kolonnen «sist purret» for laget (og flytter lagets betalingsfrist til turneringens gjeldende frist for den strømmen), så disse lagene forsvinner fra Overdue - not reminded. PDF-ruten registrerer purringen på selve fakturaen, som en nummerert purrefaktura, og stempler ikke lagets purrekolonne – så et lag du har fakturert med PDF, kan fortsatt vises som aldri purret.

En praktisk arbeidsrekkefølge hvis du jager penger etter en frist: først Bør purres - Påmeldingsavgift, purr på dem, så Bør purres - Tjenester ikke betalt – de to fristene er som regel forskjellige. Faktura for påmeldingsavgift ikke skapt finner lagene som aldri har fått noen faktura i det hele tatt.

Hvis knappen Invoice / payment reminder mangler helt, har enten ikke innloggingen din lov til å redigere lag, eller så kan turneringen ikke lenger sende e-post: Profixio stopper utgående e-post for en turnering omtrent seks måneder etter sluttdatoen, så svært gamle turneringer kan ikke lenger purres herfra.

På ruten for vanlig purring får de som er registrert som administratorer for laget, en e-post (og et varsel i appen, hvis de bruker den). Emnet er turneringsnavnet i hakeparenteser etterfulgt av «Missing payment for» og lagnavnet med klasse. E-posten hilser laget med navn og klasse, gjentar meldingen du skrev, lister opp ubetalt påmeldingsavgift og/eller tjenester med beløp, og avsluttes med knappen Fullfør betalingene dine, som åpner lagets egen betalingsside. Ingen PDF legges ved på denne ruten, og ingen SMS sendes.

På PDF-ruten får laget selve fakturaen: en e-post med PDF-en vedlagt og/eller en SMS med lenke til fakturaen, avhengig av hva du krysset av under Send to.

Alt som sendes, registreres på laget, så lagets dialog og hendelseslogg viser hva som ble sendt og når.

Når et lag betaler rett inn på arrangørens bankkonto, eller leverer kontanter i sekretariatet, må du fortelle Profixio om det – ellers vises laget fortsatt som ubetalt og fortsetter å få purringer.

Fra reskontroen:

1. Åpne radmenyen for laget og velg Økonomi.
2. Klikk Registrer innbetaling.
3. De to beløpsfeltene – Påmelding og Tjenester – er forhåndsutfylt med nøyaktig det laget fortsatt skylder. Endre dem hvis laget betalte et annet beløp, og sett det andre til 0 hvis det ikke gjelder.
4. Sett Dato til datoen pengene faktisk kom inn (standard er i dag), og skriv hva det gjaldt i Kommentar.
5. Klikk Lagre, sjekk oppsummeringen i bekreftelsesvinduet og bekreft.

Betalingen registreres med en gang, og lagets utestående beløp går ned. Lagets fakturaer justeres samtidig – for tjenester får et lag som er fakturert for mye, automatisk en kreditnota.

Merk:

• Innsjekkingen bruker det samme skjemaet (via lagets Økonomi-fane), så en betaling som tas imot ved ankomst, havner i reskontroen på samme måte.
• Ser du «Payments have been turned off» i stedet for knappen, er registrering av betalinger slått av i turneringens fakturainnstillinger.
• Kontakt Profixio support for å fjerne en registrert betaling. Sletting av en betaling fjerner den også fra regnskapet.
• Hvis turneringen tar betalt gjennom Profixios nettbetaling, må du passe på at du ikke også registrerer den samme betalingen manuelt; skjermbildet advarer deg om dette.

Et lags «betalt»-tall er summen av de fullførte betalingene som er registrert på laget. Betalinger kommer inn i reskontroen fra fem steder:

1. Manuelt, fra fanen Økonomi for laget, som beskrevet over.
2. Fra innsjekkingen, når noen tar imot betaling ved ankomst.
3. Fra nettbetaling, når et lag betaler via turneringens betalingslenke.
4. Fra en OCR-fil fra banken, når arrangøren importerer bankens innbetalingsfil og Profixio matcher hver linje mot en faktura.
5. Ved å merke en faktura som betalt fra selve fakturaen.

Bare fullførte betalinger teller. En nettbetaling som ble startet, men aldri fullført, ligger på laget som ufullført og reduserer ikke det utestående beløpet – og det er den vanligste grunnen til at et lag insisterer på at det har betalt mens reskontroen sier noe annet.

Vinduet Detaljer i oppsummeringsfeltet viser hvor mye som har kommet inn gjennom hver av disse kanalene.

Gå gjennom denne listen før du antar at noe er galt:

1. Ligger pengene på den andre strømmen? Påmeldingsavgift og tjenester følges opp hver for seg. Et lag kan ha betalt hele avgiften og fortsatt skylde for tjenester, og da er det bare tjenestekolonnene som viser det.
2. Ble betalingen fullført? En nettbetaling som ble avbrutt halvveis, lagres, men telles ikke. Åpne fanen Økonomi for laget og se på betalingene som er listet der.
3. Ble betalingen noen gang registrert? Hvis laget betalte rett inn på arrangørens bankkonto og ingen registrerte det, og turneringen ikke importerer en bankfil, kan ikke Profixio vite om det. Registrer den manuelt.
4. Finnes det en faktura i det hele tatt? Et lag kan skylde penger uten noen gang å ha blitt fakturert. Forhåndsvalgene Faktura for påmeldingsavgift ikke skapt og Paid without invoice i hurtigsøket finner begge variantene av dette.
5. Har laget bestilt mer i etterkant? Bestiller laget en ny tjeneste etter å ha betalt, oppstår det et nytt utestående beløp.
6. Ble fakturaen kreditert? En kreditnota reduserer det fakturerte beløpet, så kolonnene for fakturert og utestående kan se annerledes ut enn en gammel faktura-PDF laget sitter med.
7. Har laget trukket seg? Slettede lag er skjult som standard. Sett filteret for slettede lag til «Show all teams» hvis laget ikke er i listen i det hele tatt.
8. Vent et minutt. Boksene i oppsummeringsfeltet mellomlagres i omtrent ett minutt; raden i tabellen er alltid oppdatert.

Hvis alt over stemmer og tallene fortsatt ikke går opp, viser vinduene Accounts receivable detail og Event log for laget hele historikken over hva som ble endret, når og av hvem.

Menyen først i hver rad åpner følgende, uten at du forlater reskontroen:

To massehandlinger er verdt å kjenne til i tillegg til meldinger og fakturering:

• Samlefaktura samler flere valgte lag på én faktura. Den er bare tilgjengelig der turneringen er satt opp for det.
• Recalculate discounts bruker turneringens rabattregler på nytt for de valgte lagene. Kontakt Profixio support for å få den kjørt; lag der rabatten endres, merkes i hendelsesloggen.

Lage en samlefaktura. Velg lagene som skal dele én faktura, og velg Samlefaktura. I vinduet som åpnes, krysser du av for hvilke avgifter fakturaen gjelder — Inkluder påmeldingsavgift, Inkluder tjenester eller begge — fyller inn Navn på kunden som skal stå på fakturaen (tipset er å bruke klubbnavnet), setter Forfallsdato og fyller inn E-post for å sende faktura til. Den adressen velger du fritt: den kan være din egen, og Use me fyller inn e-posten til innloggingen du bruker. Trykk Opprett faktura. Når fakturaen er opprettet, kan du sende den på e-post til den adressen eller laste den ned som PDF fra det samme vinduet.

Send epost eller sms er den vanlige meldingsfunksjonen, atskilt fra purringer: bruk den til «husk å ta med egne baller», ikke til å jage penger.

Kryss av for lagene, velg Send epost eller sms, og fyll ut:

• Melding – selve teksten.
• Send to – Epost og/eller SMS.
• List missing fields in the message – legger til det laget fortsatt ikke har fylt ut.
• Send en kopi til arrangøren – på som standard der turneringen sender kopi til arrangøren; fjern krysset for å droppe kopiene for akkurat denne utsendingen.
• Message tags – hvis turneringen bruker etiketter, slik at meldingen havner under riktig overskrift i lagdialogen.

Vinduet viser også e-postadressene til de valgte lagene i en skrivebeskyttet boks: de som er registrert som administratorer for hvert lag og hvert lags e-postadresse for faktura, hver adresse én gang. Boksen viser også hvor mange adresser som ble funnet og hvor mange lag du har valgt. Kopier til utklippstavle kopierer listen slik at du kan lime den inn i ditt eget e-postprogram, og Åpne i eget epostprogram åpner e-postprogrammet ditt med adressene som blindkopi (BCC).

Meldingene legges i kø og sendes i bakgrunnen; du får en bekreftelse så snart de er lagt i kø, ikke etter hvert som hver enkelt leveres.

Knappen Eksporter over tabellen har tre valg:

• Export visible rows – en Excel-fil med nøyaktig det som vises på skjermen: de samme radene etter filteret ditt, i samme rekkefølge, med de samme kolonnene du har slått på.
• Export all teams – det store regnearket. Det ser bort fra hva som vises på skjermen og eksporterer alltid hele kolonnesettet for alle fullførte påmeldinger: identitet, kontakt- og fakturaadresser, svarene på turneringens egne påmeldingsspørsmål, overnatting og ankomst, deltakerpremier, alle bestilte tjenester, alle reskontrotallene og lagets første kamper.
• PDF – en liggende PDF med kolonnene på skjermen, for utskrift eller e-post. Lange lister kuttes ved 1500 rader, og PDF-en sier fra om det øverst; filtrer først hvis turneringen din er større.

De samme to regnearkene har også egne oppføringer i menyen Påmeldinger, så du kan laste dem ned uten å åpne reskontroen: Registration Excel for hele listen, og Registreringer slettet for de samme kolonnene begrenset til slettede lag og lag som har trukket seg.

Store eksporter bygges i biter og kan ta litt tid for en stor turnering; nedlastingen starter når filen er klar.

To skjermbilder utfyller reskontroen når du skal avslutte regnskapet.

Økonomi → List payments lister de enkelte betalingene i stedet for lagene. Den viser dato, beløp, lag, klasse og klubb, hvordan det ble betalt, hva det gjaldt, og Registered by og Registered at, så du ser hvem som registrerte en manuell betaling og når. Der ingen person registrerte den, viser Registered by kilden i stedet: «OCR import» for en betaling som kom inn fra en bankfil, ellers betalingsmåten. Du kan filtrere på fullført eller ikke, datoperiode, lag og klubb, og eksportere resultatet til Excel.

Økonomirapporten har en blokk Reconciliation against payments, som er den raskeste kontrollen ved slutten av en turnering: Services invoiced, Registration fee invoiced, Total invoiced, Total paid og Actual outstanding, pluss to lister – Teams with outstanding balance og Teams with overpayment. Disse tallene ser bevisst bort fra eventuelle datofiltre på rapporten.

Hvis turneringen tar betalt gjennom Profixios nettbetaling, er det de egne utbetalingsskjermbildene som styrer når pengene kommer inn på arrangørens konto; reskontroen forteller bare hva som er betalt, ikke når det overføres videre.