Melde på lag i en serie

Det meste på denne siden er likt overalt. Tre ting er det ikke.

Samarbeidsavtaler er bare tilgjengelige for forbund som har dem slått på i Profixios oppsett: svensk håndball, svensk basketball og svensk bandy, pluss to mindre internasjonale organisasjoner. For alle andre finnes ikke handlingen og kolonnen Cooperation, og spillerne kan bare komme fra lagets egen klubb.

Medlemspris – å la en klubb som hører til forbundet, betale klassens medlemsavgift i stedet for den vanlige – brukes av norsk bedriftsidrett (Norges Bedriftsidrettsforbund). Ellers betaler alle klubber deltakeravgiften som er satt på klassen.

Endring av lagnavn etter fristen er tillatt som standard. Et forbund kan ha det slått av, og det begrenser klubbene til klassefristen. Forbundet avtaler en endring med Profixio support.

Alt annet – om påmeldingen skjer i én runde eller ett nivå om gangen, hva spørsmålene spør om, om en krets eller forbundet driver serien, om en samarbeidsavtale i det hele tatt er tillatt – er forbundets regler, bestemt når sesongen settes opp. Profixio håndhever ikke de reglene utover innstillingene som er listet opp her.

Det finnes to steder for klubbene, og begge oppretter det samme.

• Administrere lag – siden i adminområdet (menyvalget Administrere lag). Klubber, kretser og forbund ser den alle; bare en klubbinnlogging får knappen Register team og påmeldingsveiviseren. Dette er den fullstendige flyten: den spør etter lagnavn, kontaktpersoner, melding til arrangøren og påmeldingsspørsmålene på én gang.
• Klubbens lag – nås fra din egen brukermeny (Klubbens lag), med et eget påmeldingsskjema. Dette er en enklere flyt: velg serier og antall lag, gi lagene navn, ferdig. Kontaktpersoner og spørsmål fylles ut etterpå fra Administrere lag.

Begge krever at du er logget inn med en bekreftet e-postadresse, og begge viser bare klubbene du er registrert som administrator for. Gir innloggingen din tilgang til mer enn én klubb, lister siden opp klubbene (You have club access for N clubs), og du velger hvilken du melder på for; er innloggingen knyttet til én enkelt klubb, er den klubben valgt for deg.

På Klubbens lag vises påmeldingsskjemaet bare hvis klubbrukeren din har rettigheter som lagadministrator. Uten dem oppfører siden seg som den skrivebeskyttede listen over klubbens eksisterende påmeldinger.

Åpne Administrere lag i adminområdet og klikk Register team. Veiviseren har tre steg.

1. Velg konkurranse(r). Filtrer ned til seriene du vil ha: sesong, forbund eller krets, klasse for lag og et fritekstsøk (Søk i konkurranser ...). Hver serie i listen har en + / --teller – sett hvor mange lag du melder på. Serier som bruker påmeldingsnivåer, viser én teller per nivå, så du kan sette to lag i Nord og ett i Sør. Telleren tar opptil 20 lag per serie eller nivå.

2. Team details. Hvert lag du ba om, får sin egen blokk, forhåndsutfylt med et forslag til navn (klubbens kortnavn, nummerert når det er mer enn ett). For hvert lag fyller du ut:

• Påmeldtes navn (ofte lagsnavn) – obligatorisk.
• Kontaktperson(er) – e-post, navn og telefon. Bruk Add addition contact person for flere enn én, og avkrysningsboksen Bruk kontaktinformasjonen på alle lag i konkurransen for å kopiere de samme kontaktene til de andre lagene dine i serien.
• Melding til konkurransearrangøren – en fritekstmelding, vises bare hvis serien har slått på det feltet.
• Spørsmål – tilleggsspørsmålene forbundet har lagt på påmeldingssiden.

Hvert lag viser et merke, Fullført eller Ikke fullført, etter hvert som du fyller ut.

3. Oppsummering. Antall påmeldte, fullførte og ufullstendige lag, og en tabell med alle lagene med serie, nivå, klasse og status. Klikk Send inn registrering.

Du får en bekreftelse på skjermen (Teams saved). Ingenting sendes på e-post – verken til deg eller til forbundet – så ta vare på bekreftelsen eller sjekk laglisten etterpå.

Et ufullstendig lag er likevel påmeldt. Merket er en huskeliste, ikke en sperre: du kan sende inn påmeldingen med et ubesvart spørsmål og fullføre den senere fra laglisten.

Over laglisten ser en klubb også statistikkort – totalt antall lag, hvor mange påmeldinger som er fullført, hvor mange som ikke er det, og en oversikt over hva som mangler. Klikker du på et kort, filtreres listen til de lagene, og det er den raskeste måten å fullføre en bunke påmeldinger på.

Klubbens lag er den korte veien til samme resultat.

1. Velg sesong i Velg sesong.
2. Hvis forbundet ditt bruker det, velger du krets under Alle forbund.
3. Snevre inn listen med League Category og søkefeltet Filtrer serier.
4. For hver serie – eller hvert nivå i en serie – skriver du inn antall lag du vil melde på.
5. Klikk Fortsett. Et vindu åpnes med ett navnefelt per lag, forhåndsutfylt med klubbnavnet og et nummer.
6. Juster navnene og klikk Register teams. Du får meldingen Teams saved!.

Bare serier som er åpne for påmelding, vises, og i dem bare klasser og nivåer som fortsatt er åpne.

To navn blir avvist: et navn som allerede er påmeldt i klassen («… er allerede påmeldt i denne klassen») og det samme navnet brukt to ganger i bunken du sender inn. Lagnavn kan ha maks 50 tegn.

Dette skjemaet spør ikke etter kontaktpersoner, melding til arrangøren eller påmeldingsspørsmålene. Har serien din spørsmål, vises lagene som Ikke fullført til du fyller dem ut fra Administrere lag.

Forbundet eller kretsen bestemmer hva en klubb må svare på, per serie, på seriens påmeldingsside. Et spørsmål har en tekst, en felttype – Tekstfelt, Avsnitt, Avmerkingsbokser, Radioknapper eller Velg liste – og et valg for Obligatorisk. Obligatoriske spørsmål vises med * etter teksten.

Klubbene svarer enten i steg 2 i påmeldingsveiviseren, eller etterpå fra kolonnen Spørsmål i laglisten: kolonnen viser et merke og et blyantikon (Rediger spørsmål) som åpner svarene for laget.

Merket forteller hvor laget står:

Svarene kan redigeres av klubben, kretsen og forbundet så lenge laget kan redigeres. Når påmeldingsfristen er passert og laget har kamper, vises spørsmålene skrivebeskyttet.

En påmelding med et ubesvart obligatorisk spørsmål lagres som vanlig; Profixio merker laget som ikke fullført og teller det med i statistikken. Trenger forbundet svarene før sesongen starter, må de purres inn – filteret Status og statistikkortene i laglisten finnes nettopp for det.

Hvert påmeldte lag bør ha minst én kontaktperson – det er den som får lagledertilgang til laget, og den kretsen skriver til.

I laglisten i Administrere lag viser kolonnene Contacts og Eposter personene på laget, eller et grått merke Savnet med et plussikon når det ikke er noen. Et klikk åpner et lite skjema der du legger inn e-post, navn og telefon per person. En person som allerede har en bruker i Profixio, kobles til laget i stedet for å bli opprettet på nytt.

Fjerner du en person fra skjemaet, fjernes personens lagledertilknytning til laget.

Vil du rette mange lag på en gang, krysser du av lagene i listen og bruker massehandlingen. Den gir to måter å bruke kontaktpersonene du skriver inn på: legge dem til lagenes eksisterende kontakter, eller erstatte de eksisterende kontaktene helt. Varianten som erstatter, fjerner først alle nåværende lagledere på de valgte lagene, så bruk den med omhu.

Et lag uten kontaktperson er en av to ting som gjør at en påmelding regnes som Ikke fullført; den andre er et ubesvart obligatorisk spørsmål.

Der troppen hentes fra NIFs register (norske forbund), er det bare personen som har rollen som klubbens registreringsansvarlig i NIFs system, som kan legge inn troppen med spillere. Er det ikke deg, kontakter du kretsen for å finne ut hvem som er klubbens registreringsansvarlig, og legger den personen inn som kontaktperson på laget; når den registreringsansvarlige logger inn, kan vedkommende legge inn spillerne.

Et lag kan ha en fritekst i Melding til konkurransearrangøren – stedet for «vi kan ikke spille søndager før desember» eller «dette laget er nytt, ring oss gjerne».

Den skrives av klubben under påmeldingen, eller senere fra kolonnen Melding til arrangøren i laglisten (plussikonet Add message, blyantikonet Rediger melding). Plassholderteksten er Skriv meldingen din her.

Feltet er bare tilgjengelig når serien har slått det på. Det er en innstilling per konkurranse i laginnstillingene for serien, så et forbund som ikke vil ha fritekstmeldinger, kan slå det av, og feltet forsvinner både fra veiviseren og fra listen.

Meldingen lagres på laget og vises for krets- og forbundsansatte i påmeldingslistene og i eksporten av svar. Kontakt kretsen eller forbundet direkte om noe haster.

Noen serier meldes på som én liste med lag; andre er delt inn i påmeldingsnivåer – typisk geografi, Nord og Sør, eller en inndeling etter styrke som forbundet vil at klubbene skal velge selv.

Når en serie har nivåer, viser påmeldingsskjermbildene én teller per nivå i stedet for én for hele serien, og laget lagres med nivået det ble påmeldt i. Nivået vises som en egen kolonne i laglistene og som et merke på laget mens du fyller ut veiviseren.

Nivåer kan ha sin egen frist. Et nivå der fristen er passert, forsvinner fra påmeldingsskjermbildene selv om selve serien fortsatt er åpen, så en klubb kan finne en serie i listen, men mangle ett av nivåene.

Nivåer opprettes av forbundet eller kretsen på seriens påmeldingsside; klubbene kan ikke legge dem til. Merk at nivået et lag melder seg på i, er et valg ved påmelding – serien og divisjonen laget faktisk spiller i, kan kretsen endre etterpå.

Tre separate frister styrer påmeldingen, og de kontrolleres hver for seg:

En serie slutter også å bli tilbudt hvis den er avlyst, deaktivert eller skjult i appen, eller hvis startdatoen for påmelding fortsatt ligger fram i tid.

Klubbene kan ikke omgå noen av de tre fristene. Har du gått glipp av en, spør du kretsen eller forbundet.

Klasser og nivåer er fortsatt åpne for administratorer med rettighet til å redigere lag, så et forbund kan sette et sent lag inn i en klasse som er stengt for klubbene. Seriens eget påmeldingsvindu er annerledes: det kontrolleres for alle, og når det er passert, forsvinner serien fra begge påmeldingsskjermbildene, også for ansatte. Et lag som må legges til etter det, legges til fra serieadministrasjonen i stedet – se Sette opp en seriesesong, som beskriver hvordan du legger et lag direkte inn i en serie.

En klubb kan fjerne et lag den selv har meldt på, fra laglisten i Administrere lag, med slettehandlingen på lagets rad.

Du blir bedt om å bekrefte: Du er i ferd med å melde av laget fra konkurransen. Dette sletter laget og alle tilhørende data permanent, og det kan ikke angres. Vil du fortsette? Bekreft med Ja, så får du meldingen Suksess.

Handlingen finnes bare så lenge begge disse stemmer:

• seriens påmeldingsfrist er ikke passert, og
• laget har ingen kamper ennå.

Så snart en av dem ikke lenger stemmer, forsvinner handlingen fra raden, og klubben må spørre kretsen eller forbundet i stedet. Det er bevisst: et lag som er satt inn i et kampoppsett, kan ikke trekkes ut uten at noen bestemmer hva som skjer med kampene.

Avmelding fjerner også spillerne som er registrert på laget. Er en påmeldingsavgift allerede fakturert, ordner du det med den som håndterer fakturering i forbundet ditt – å melde av laget er ikke en kreditnota.

Krets- og forbundsinnlogginger åpner den samme siden Administrere lag, men ser andres påmeldinger i stedet for sine egne.

• En forbundsinnlogging ser alle lag fra alle klubber i forbundet.
• En kretsinnlogging har to visninger, som du bytter mellom med Show registrations from clubs og Show registrations to district: lagene til klubbene i kretsen, eller lagene som er påmeldt i seriene kretsen administrerer. Det er ikke de samme lagene – en klubb i din krets kan melde på i en serie som noen andre driver, og en klubb fra en annen krets kan melde på i din serie.

Filtrene dekker sesong, klubb (bare forbund), konkurranse, klassenivå, Status (Fullstendig / Ikke fullført), om det finnes en kontaktperson, og om spørsmålene er besvart. Statistikkortene klubbene ser øverst på siden, vises ikke for krets- og forbundsinnlogginger – bruk filtrene i stedet.

Activate edit mode gjør kolonnen med lagnavn om til et redigerbart felt. Krets- og forbundsansatte kan endre navn på alle lag; hva en klubb kan gjøre, er beskrevet under Endre navn på et lag etter påmelding.

Kretser og forbund kan også redigere kontaktpersoner, spørsmål og meldingen til arrangøren på alle lag de ser, og bruke massehandlingen til å sette kontaktpersoner på mange lag samtidig. Det finnes en annen, eldre liste – Klubbens lag – som nås fra klubblenken i tabellen; den viser de samme påmeldingene med kolonner for sesong, nivå, divisjon og samarbeid, og brukes mest for eksporten som sendes på e-post.

Lagnavn redigeres i laglisten i Administrere lag etter at du har slått på Activate edit mode. Skriv i navnekolonnen, så lagres det når du forlater feltet.

• Krets- og forbundsansatte kan alltid endre navn.
• En klubb kan alltid endre navn hvis forbundet tillater endring av lagnavn etter fristen (en innstilling på forbundsnivå, slått på som standard).
• Har forbundet slått det av, kan en klubb bare endre navn så lenge klassens påmeldingsfrist ligger fram i tid. Etter fristen er navnefeltet låst for klubbene, og i en klasse uten frist i det hele tatt er det låst med en gang.

Innstillingen finnes fordi noen forbund publiserer terminlister og trykt materiell med lagnavnene slik de ble påmeldt, og ikke vil at de skal endres etterpå. Forbundet avtaler en endring med Profixio support; spør forbunds- eller kretsadministratoren din.

Navnebytte påvirker ikke kamper, tabeller eller lisenser – det er det samme laget, med et nytt navn.

En samarbeidsavtale registrerer at én klubb kan bruke spillere fra en annen klubb på et bestemt lag – den nordiske samarbeidsavtale / samarbetsavtal. Når det finnes en avtale for et lag, kan spillere registrert i samarbeidsklubben velges når noen setter opp navnelisten for laget.

Avtaler inngås per lag, ikke per klubb: du åpner laget i påmeldingslisten, bruker handlingen Cooperation og velger klubben eller klubbene spillerne kan komme fra (From club). Når du lagrer, erstattes hele listen – en klubb du fjerner avkrysningen for, mister avtalen.

To betingelser må være oppfylt før handlingen i det hele tatt vises:

• Forbundet må ha slått på samarbeidsavtaler. Det er en innstilling per forbund som forbundet avtaler med Profixio support.
• Du må være logget inn som krets eller forbund. Klubbene kan ikke opprette egne avtaler, og det finnes ingen flyt for søknad og godkjenning i Profixio: kretsen eller forbundet legger inn avtalen når klubbene har blitt enige utenfor systemet, og den registreringen er godkjenningen.

Kolonnen Cooperation i påmeldingslistene viser hvilke lag som har en avtale, så den fungerer også som oversikt over hvem som spiller under en.

Om en avtale i det hele tatt er tillatt, og hvilke papirer klubbene må ha på plass først, er forbundets regler. Profixio registrerer den bare.

Å flytte et lag til en annen klasse, et annet nivå eller en annen serie gjøres på selve laget, ikke fra påmeldingslisten. Regelen er den samme overalt: et lag kan flyttes så lenge det fortsatt er fritt, og ansatte med rettighet til å redigere lag kan flytte det når som helst, men en vanlig klubb- eller laglederinnlogging kan ikke flytte et lag når påmeldingsfristen er passert eller laget har kamper.

Har laget allerede kamper, må kampene håndteres først – kampoppsettet er bygd ut fra serien laget var i. Den vanlige rekkefølgen er å slette lagets kamper, flytte laget og så generere kamper for det på nytt i den nye serien; hvordan du gjør det, er beskrevet i Administrere seriekamper og Generere og sette opp kamper.

Kontakt Profixio support for å fjerne et lag fra en serie som har startet. Vær klar over hva det fører til: laget og spillerne fjernes, mens kampene som allerede er generert mot laget, blir stående. Poeng andre lag har tatt fra det, påvirkes derfor ikke, og de forlatte kampene må ryddes opp i eller gis walkover-resultat for hånd.

Serier som kjøres gjennom Profixio League, har sin egen lagliste, der sletting av et lag spør om kampene også skal slettes. Det spørsmålet hører til det systemet; det vises ikke i påmeldingsskjermbildene i Profixio.

Det finnes tre ulike eksporter, og de svarer på ulike spørsmål.

To ting å vite:

• Eksporter lag inneholder ikke selve svarene, bare om spørsmålene er besvart. Ber noen om «påmeldingssvarene i Excel», er det Eksporter svar på konkurransespørsmål de vil ha.
• Eksporter svar på konkurransespørsmål tar maks 50 serier per kjøring og bare serier som faktisk har spørsmål og lag. Går du over det, får du en advarsel om at noen data ikke vises – filtrer serielisten ned og kjør den på nytt.

Eksporten fra den eldre listen Klubbens lag fungerer annerledes enn de andre: den spør etter en e-postadresse (din egen som standard), kjører i bakgrunnen og sender filen som vedlegg, og viser Export started / Export ready. Den lastes ikke ned i nettleseren, så sjekk adressen før du starter eksporten.

En påmelding kan ha en avgift. Beløpet kommer fra klassen laget er påmeldt i, og lagres på laget i det påmeldingen lagres – så senere endringer i klassens pris flytter ikke lag som allerede er påmeldt.

Noen forbund bruker medlemspris: hører klubben til forbundet, brukes klassens medlemsavgift i stedet for den vanlige deltakeravgiften. Om dette gjelder, er en innstilling per forbund.

Rabatter som er satt opp for serien, beregnes samtidig, og et lag der avgiften ender på null eller allerede er dekket, merkes som betalt med en gang. Alt etter det – fakturaer, frister, purringer og reskontro – hører til økonomidelen av Profixio og er beskrevet i Fakturere lag og Lagreskontroen og purring på betalinger.

Ingenting betales under selve påmeldingen i en serie: i motsetning til påmelding til en turnering finnes det ikke noe betalingssteg i veiviseren. Klubbene faktureres etterpå.

Tellerne +/- i veiviseren stopper på 20 lag per serie eller nivå om gangen; meld på en gang til hvis en klubb virkelig trenger flere.

Gå nedover listen – årsaken er nesten alltid en av disse.

Klubben ser ingen serier i det hele tatt

1. Er personen logget inn med bekreftet e-post, og registrert som administrator for klubben? Bare klubber du administrerer, vises.
2. På Klubbens lag: har klubbrukeren rettigheter som lagadministrator? Uten dem viser siden bare de eksisterende påmeldingene og ikke noe påmeldingsskjema.
3. Er riktig sesong valgt i filteret?

Én bestemt serie mangler

1. Har serien en påmeldingsside i det hele tatt? En serie uten påmeldingsside tilbys ikke til klubbene – se Sette opp en seriesesong.
2. Har påmeldingsvinduet åpnet, og har det stengt? Begge ender kontrolleres.
3. Er serien avlyst, deaktivert eller skjult i appen?
4. Leter du etter et nivå og ikke serien? Et nivå med egen frist som er passert, forsvinner mens serien blir stående.
5. Er klassen stengt eller utløpt?

Laget ble påmeldt, men vises som Ikke fullført

1. Har det en kontaktperson, og er alle spørsmål med * besvart? Det er de eneste to tingene som telles.

En klubb får ikke meldt av eller endret navn på laget sitt

1. Avmelding forsvinner etter påmeldingsfristen og så snart laget har kamper.
2. Navnebytte kan være begrenset til klassefristen hvis forbundet har begrenset endring av navn.

Bedriftslaget finnes ikke i registeret (bedriftsidrett, Norges Bedriftsidrettsforbund)

1. Finnes ikke bedriftslaget ennå, skriver den som melder på inn et nytt bedriftslag, og kretsen må deretter registrere det. Spillere kan legges til når bedriftslaget er opprettet.

Har en klubb virkelig gått glipp av en klasse- eller nivåfrist, kan kretsen eller forbundet fortsatt melde på laget for dem. Når seriens eget påmeldingsvindu har stengt, kan ingen bruke påmeldingsskjermbildene lenger, og laget må legges til fra serieadministrasjonen i stedet.