Anmäla lag till en serie

Det mesta på den här sidan är likadant överallt. Tre saker är det inte.

Samarbetsavtal finns bara för förbund som har dem påslagna i Profixios konfiguration: svensk handboll, svensk basket och svensk bandy, plus två mindre internationella organisationer. För alla andra finns inte åtgärden och kolumnen Samarbete, och spelarna kan bara komma från lagets egen förening.

Medlemspris – att låta en förening som tillhör förbundet betala klassens medlemsavgift i stället för den vanliga – används av norsk korpidrott (Norges Bedriftsidrettsforbund). I övrigt betalar alla föreningar den deltagaravgift som är satt på klassen.

Ändring av lagnamn efter sista anmälningsdag är tillåten som standard. Ett förbund kan ha det avstängt, vilket begränsar föreningarna till klassens sista anmälningsdag. Förbundet ordnar en ändring med Profixio support.

Allt annat – om anmälan görs i en omgång eller en nivå i taget, vad frågorna gäller, om ett distrikt eller förbundet driver serien, om ett samarbetsavtal alls är tillåtet – är förbundets regler, som bestäms när säsongen sätts upp. Profixio upprätthåller inte de reglerna utöver inställningarna som listas här.

Det finns två ställen för föreningar, och båda skapar samma sak.

• Administrera lag – sidan i adminområdet (menyvalet Administrera lag). Föreningar, distrikt och förbund ser den alla; bara en föreningsinloggning får knappen Anmäl lag och anmälningsguiden. Det här är det fullständiga flödet: det frågar efter lagnamn, kontaktpersoner, meddelande till arrangören och anmälningsfrågorna på en gång.
• Våra lag – nås från din egen användarmeny (Våra lag), med ett eget anmälningsformulär. Det här är ett enklare flöde: välj serier och antal lag, namnge lagen, klart. Kontaktpersoner och frågor fylls i efteråt från Administrera lag.

Båda kräver att du är inloggad med en verifierad e-postadress, och båda visar bara de föreningar som du är registrerad som administratör för. Om din inloggning ger tillgång till mer än en förening listar sidan föreningarna (Du har behörighet till N föreningar) och du väljer vilken du anmäler för; är din inloggning kopplad till en enda förening väljs den åt dig.

På Våra lag visas anmälningsformuläret bara om din föreningsanvändare har behörighet som lagadministratör. Utan den beter sig sidan som den skrivskyddade listan över föreningens befintliga anmälningar.

Öppna Administrera lag i adminområdet och klicka på Anmäl lag. Guiden har tre steg.

1. Välj tävling(ar). Filtrera fram de serier du vill ha: säsong, förbund eller distrikt, klass för lag och en fritextsökning (Sök tävlingar ...). Varje serie i listan har en + / --räknare – ange hur många lag du anmäler. Serier som använder anmälningsnivåer visar en räknare per nivå, så du kan lägga två lag i Norr och ett i Söder. Räknaren tar upp till 20 lag per serie eller nivå.

2. Lagdetaljer. Varje lag du bad om får ett eget block, förifyllt med ett förslag på namn (föreningens kortnamn, numrerat när det är fler än ett). För varje lag fyller du i:

• Lagnamn – obligatoriskt.
• Kontaktperson(er) – e-post, namn och telefon. Använd Add addition contact person för fler än en, och kryssrutan Använd kontaktuppgifterna för alla lag i tävlingen för att kopiera samma kontakter till dina andra lag i serien.
• Meddelande till tävlingsarrangören – ett fritextmeddelande, visas bara om serien har det fältet påslaget.
• Frågor – de extra frågor som förbundet har lagt på anmälningssidan.

Varje lag visar en etikett, Slutförd eller Ej slutförd, medan du fyller i.

3. Sammanfattning. Antal anmälda, slutförda och ofullständiga lag, och en tabell med alla lag med serie, nivå, klass och status. Klicka på Skicka in anmälan.

Du får en bekräftelse på skärmen (Teams saved). Inget mejlas – varken till dig eller till förbundet – så spara bekräftelsen eller kontrollera laglistan efteråt.

Ett ofullständigt lag är ändå anmält. Etiketten är en att göra-lista, inte ett hinder: du kan skicka in anmälan med en obesvarad fråga och slutföra den senare från laglistan.

Ovanför laglistan ser en förening också statistikkort – totalt antal lag, hur många anmälningar som är slutförda, hur många som inte är det och en uppdelning av vad som saknas. Klickar du på ett kort filtreras listan på de lagen, vilket är det snabbaste sättet att slutföra en omgång anmälningar.

Våra lag är den korta vägen till samma resultat.

1. Välj säsong i Välj säsong.
2. Om ditt förbund använder det väljer du distrikt under Alla förbund.
3. Begränsa listan med Alla tävlingar och sökrutan Sök tävling.
4. För varje serie – eller varje nivå i en serie – skriver du in hur många lag du vill anmäla.
5. Klicka på Fortsätt. Ett fönster öppnas med ett namnfält per lag, förifyllt med föreningens namn och ett nummer.
6. Justera namnen och klicka på Anmäl lag. Du får meddelandet Teams saved!.

Bara serier som är öppna för anmälan listas, och i dem bara klasser och nivåer som fortfarande är öppna.

Två namn avvisas: ett namn som redan är anmält i klassen (”… är redan anmält i den här klassen”) och samma namn använt två gånger i den omgång du skickar in. Lagnamn får vara högst 50 tecken.

Det här formuläret frågar inte efter kontaktpersoner, meddelandet till arrangören eller anmälningsfrågorna. Har din serie frågor visas lagen som Ej slutförd tills du fyller i dem från Administrera lag.

Förbundet eller distriktet bestämmer vad en förening måste svara på, per serie, på seriens anmälningssida. En fråga har en text, en fälttyp – Textfält, Stycke, Kryssrutor, Radioknappar eller Lista med val – och ett val för Obligatoriskt. Obligatoriska frågor visas med * efter texten.

Föreningarna svarar antingen i steg 2 i anmälningsguiden, eller efteråt från kolumnen Frågor i laglistan: kolumnen visar en etikett och en pennikon (Redigera frågor) som öppnar svaren för laget.

Etiketten visar var laget står:

Svaren kan redigeras av föreningen, distriktet och förbundet så länge laget kan redigeras. När sista anmälningsdag har passerats och laget har matcher visas frågorna skrivskyddade.

En anmälan med en obesvarad obligatorisk fråga sparas som vanligt; Profixio markerar laget som ej slutfört och räknar med det i statistiken. Behöver förbundet svaren innan säsongen startar måste de jagas in – filtret Status och statistikkorten i laglistan finns just för det.

Varje anmält lag bör ha minst en kontaktperson – det är den som får lagledarbehörighet till laget och den som distriktet skriver till.

I laglistan i Administrera lag visar kolumnerna Lagkontakter och E-post personerna på laget, eller en grå etikett Saknas med en plusikon när det inte finns några. Ett klick öppnar ett litet formulär där du lägger in e-post, namn och telefon per person. En person som redan har en användare i Profixio kopplas till laget i stället för att skapas på nytt.

Tar du bort en person från formuläret tas personens lagledarkoppling till laget bort.

Vill du rätta många lag på en gång markerar du lagen i listan och använder massåtgärden. Den ger två sätt att använda kontaktpersonerna du skriver in: lägga till dem till lagens befintliga kontakter, eller ersätta de befintliga kontakterna helt. Varianten som ersätter tar först bort alla nuvarande lagledare på de valda lagen, så använd den med eftertanke.

Ett lag utan kontaktperson är en av två saker som gör att en anmälan räknas som Ej slutförd; den andra är en obesvarad obligatorisk fråga.

Där truppen hämtas från NIF:s register (norska förbund) kan bara den person som har rollen som föreningens registreringsansvarig i NIF:s system lägga in truppen med spelare. Om det inte är du kontaktar du distriktet för att ta reda på vem som är föreningens registreringsansvarig, och lägger in den personen som kontaktperson på laget; när den registreringsansvariga loggar in kan hen lägga in spelarna.

Ett lag kan ha en fritext i Meddelande till tävlingsarrangören – platsen för ”vi kan inte spela söndagar före december” eller ”det här laget är nytt, ring oss gärna”.

Det skrivs av föreningen vid anmälan, eller senare från kolumnen Meddelande till arrangören i laglistan (plusikonen Skriv meddelande, pennikonen Redigera meddelande). Platshållartexten är Skriv ditt meddelande här.

Fältet finns bara när serien har det påslaget. Det är en inställning per tävling i seriens laginställningar, så ett förbund som inte vill ha fritextmeddelanden kan stänga av det, och då försvinner fältet både från guiden och från listan.

Meddelandet sparas på laget och visas för distriktets och förbundets personal i anmälningslistorna och i exporten av svar. Kontakta distriktet eller förbundet direkt om något är brådskande.

Vissa serier anmäls som en lista med lag; andra är uppdelade i anmälningsnivåer – oftast geografiskt, Norr och Söder, eller en uppdelning efter styrka som förbundet vill att föreningarna ska välja själva.

När en serie har nivåer visar anmälningsvyerna en räknare per nivå i stället för en för hela serien, och laget sparas med den nivå det anmäldes i. Nivån visas som en egen kolumn i laglistorna och som en etikett på laget medan du fyller i guiden.

Nivåer kan ha en egen sista anmälningsdag. En nivå vars sista dag har passerats försvinner från anmälningsvyerna även om själva serien fortfarande är öppen, så en förening kan hitta en serie i listan men sakna en av dess nivåer.

Nivåer skapas av förbundet eller distriktet på seriens anmälningssida; en förening kan inte lägga till dem. Observera att nivån ett lag anmäls i är ett val vid anmälan – den serie och division som laget faktiskt spelar i kan distriktet ändra i efterhand.

Tre separata tidsgränser styr anmälan, och de kontrolleras var för sig:

En serie slutar också erbjudas om den har ställts in, avaktiverats eller dolts i appen, eller om startdatumet för anmälan fortfarande ligger i framtiden.

Föreningarna kan inte kringgå någon av de tre tidsgränserna. Har du missat en, fråga ditt distrikt eller förbund.

Klasser och nivåer är fortfarande öppna för administratörer med behörighet att redigera lag, så ett förbund kan lägga in ett sent lag i en klass som har stängt för föreningarna. Seriens eget anmälningsfönster är annorlunda: det kontrolleras för alla, och när det har passerats försvinner serien från båda anmälningsvyerna, även för personalen. Ett lag som måste läggas till efter det läggs till från serieadministrationen i stället – se Sätta upp en seriesäsong, som beskriver hur du lägger till ett lag direkt i en serie.

En förening kan ta bort ett lag som den själv har anmält, från laglistan i Administrera lag, med borttagningsåtgärden på lagets rad.

Du ombeds bekräfta: Du håller på att avanmäla laget från tävlingen. Det här tar bort laget och all tillhörande data permanent, och det går inte att ångra. Vill du fortsätta? Bekräfta med Ja, så får du meddelandet Det flyter på!.

Åtgärden finns bara så länge båda dessa gäller:

• seriens sista anmälningsdag har inte passerats, och
• laget har inga matcher än.

Så snart något av dem inte längre gäller försvinner åtgärden från raden, och föreningen måste fråga distriktet eller förbundet i stället. Det är avsiktligt: ett lag som har lagts in i ett spelprogram kan inte dras ur utan att någon bestämmer vad som händer med dess matcher.

Avanmälan tar också bort spelarna som är registrerade på laget. Har en anmälningsavgift redan fakturerats får du reda ut det med den som sköter faktureringen i ditt förbund – att avanmäla laget är ingen kreditfaktura.

Distrikts- och förbundsinloggningar öppnar samma sida, Administrera lag, men ser andras anmälningar i stället för sina egna.

• En förbundsinloggning ser alla lag från alla föreningar i förbundet.
• En distriktsinloggning har två vyer, som du växlar mellan med Visa föreningarnas samtliga anmälningar och Visa anmälningar till distriktets tävlingar: lagen från föreningarna i distriktet, eller lagen som är anmälda till de serier som distriktet administrerar. Det är inte samma lag – en förening i ditt distrikt kan anmäla sig till en serie som någon annan driver, och en förening från ett annat distrikt kan anmäla sig till din serie.

Filtren omfattar säsong, förening (bara förbund), tävling, klassnivå, Status (Slutförd / Ej slutförd), om det finns en kontaktperson och om frågorna är besvarade. Statistikkorten som föreningar ser överst på sidan visas inte för distrikts- och förbundsinloggningar – använd filtren i stället.

Aktivera redigeringsläge gör kolumnen med lagnamn till ett redigerbart fält. Distriktets och förbundets personal får byta namn på alla lag; vad en förening får göra beskrivs under Byta namn på ett lag efter anmälan.

Distrikt och förbund kan också redigera kontaktpersoner, frågor och meddelandet till arrangören på alla lag de ser, och använda massåtgärden för att sätta kontaktpersoner på många lag samtidigt. Det finns en andra, äldre lista – Våra lag – som nås från föreningslänken i tabellen; den visar samma anmälningar med kolumner för säsong, nivå, division och samarbete och används mest för sin export som skickas med mejl.

Lagnamn redigeras i laglistan i Administrera lag efter att du har slagit på Aktivera redigeringsläge. Skriv i namnkolumnen, så sparas det när du lämnar fältet.

• Distriktets och förbundets personal kan alltid byta namn.
• En förening kan alltid byta namn om förbundet tillåter ändring av lagnamn efter sista anmälningsdag (en inställning på förbundsnivå, påslagen som standard).
• Har förbundet stängt av det kan en förening bara byta namn så länge klassens sista anmälningsdag ligger i framtiden. Därefter är namnfältet låst för föreningar, och i en klass utan någon sista anmälningsdag alls är det låst direkt.

Inställningen finns för att vissa förbund publicerar spelprogram och tryckt material med lagnamnen som de anmäldes, och inte vill att de ändras efteråt. Förbundet ordnar en ändring med Profixio support; fråga din förbunds- eller distriktsadministratör.

Namnbyte påverkar inte matcher, tabeller eller licenser – det är samma lag, med ett nytt namn.

Ett samarbetsavtal registrerar att en förening får använda spelare från en annan förening i ett visst lag – det nordiska samarbeidsavtale / samarbetsavtal. När det finns ett avtal för ett lag går spelare som är registrerade i samarbetsföreningen att välja när någon sätter ihop lagets spelarlista.

Avtal görs per lag, inte per förening: du öppnar laget i anmälningslistan, använder åtgärden Samarbete och väljer den eller de föreningar som spelarna får komma från (From club). När du sparar ersätts hela listan – en förening som du avmarkerar förlorar avtalet.

Två villkor måste vara uppfyllda innan åtgärden alls syns:

• Förbundet måste ha samarbetsavtal påslaget. Det är en inställning per förbund som förbundet ordnar med Profixio support.
• Du måste vara inloggad som distrikt eller förbund. Föreningar kan inte skapa egna avtal, och det finns inget flöde för ansökan och godkännande i Profixio: distriktet eller förbundet lägger in avtalet när föreningarna har kommit överens utanför systemet, och den registreringen är godkännandet.

Kolumnen Samarbete i anmälningslistorna visar vilka lag som har ett avtal, så den fungerar också som översikt över vilka som spelar under ett.

Om ett avtal alls är tillåtet, och vilka papper föreningarna behöver först, är förbundets regler. Profixio registrerar det bara.

Att flytta ett lag till en annan klass, nivå eller serie görs på själva laget, inte från anmälningslistan. Regeln är densamma överallt: ett lag kan flyttas så länge det fortfarande är fritt, och personal med behörighet att redigera lag kan flytta det när som helst, men en vanlig förenings- eller lagledarinloggning kan inte flytta ett lag när sista anmälningsdag har passerats eller när laget har matcher.

Har laget redan matcher måste matcherna hanteras först – spelprogrammet är byggt utifrån den serie laget låg i. Den vanliga ordningen är att ta bort lagets matcher, flytta laget och sedan generera matcher för det igen i den nya serien; hur du gör det beskrivs i Administrera seriematcher och Generera och schemalägga matcher.

Kontakta Profixios support för att ta bort ett lag från en serie som har startat. Var medveten om vad det innebär: laget och dess spelare tas bort, medan de matcher som redan har genererats mot laget finns kvar. Poäng som andra lag har tagit mot det påverkas därför inte, och de övergivna matcherna måste städas upp eller få walkover-resultat för hand.

Serier som körs i Profixio League har en egen laglista, där borttagning av ett lag frågar om dess matcher också ska tas bort. Den frågan hör till det systemet; den visas inte i anmälningsvyerna i Profixio.

Det finns tre olika exporter, och de besvarar olika frågor.

Två saker att känna till:

• Exportera lag innehåller inte själva svaren, bara om frågorna är besvarade. Ber någon om ”anmälningssvaren i Excel” är det Exportera svar på tävlingsfrågor de vill ha.
• Exportera svar på tävlingsfrågor omfattar högst 50 serier per körning och bara serier som faktiskt har frågor och lag. Överskrider du det får du en varning om att vissa data inte visas – filtrera ned serielistan och kör igen.

Exporten i den äldre listan Våra lag fungerar annorlunda än de andra: den frågar efter en e-postadress (din egen som standard), körs i bakgrunden och skickar filen som bilaga, och visar Export started / Export ready. Den laddas inte ned i webbläsaren, så kontrollera adressen innan du startar exporten.

En anmälan kan ha en avgift. Beloppet kommer från den klass laget är anmält i, och sparas på laget i samma stund som anmälan sparas – så senare ändringar av klassens pris påverkar inte lag som redan är anmälda.

Vissa förbund använder medlemspris: om föreningen tillhör förbundet används klassens medlemsavgift i stället för den vanliga deltagaravgiften. Om det gäller är en inställning per förbund.

Rabatter som är inställda för serien räknas ut samtidigt, och ett lag vars avgift hamnar på noll eller redan är täckt markeras som betalt direkt. Allt därefter – fakturor, förfallodatum, påminnelser och reskontra – hör till ekonomidelen av Profixio och beskrivs i Fakturera lag och Lagreskontran och påminnelser om betalning.

Inget betalas under själva anmälan till en serie: till skillnad från en turneringsanmälan finns det inget betalningssteg i guiden. Föreningarna faktureras efteråt.

Räknarna +/- i guiden stannar vid 20 lag per serie eller nivå åt gången; anmäl igen om en förening verkligen behöver fler.

Gå nedåt i listan – orsaken är nästan alltid någon av de här.

Föreningen ser inga serier alls

1. Är personen inloggad med verifierad e-post och registrerad som administratör för föreningen? Bara föreningar du administrerar visas.
2. På Våra lag: har föreningsanvändaren behörighet som lagadministratör? Utan den visar sidan bara de befintliga anmälningarna och inget anmälningsformulär.
3. Är rätt säsong vald i filtret?

En viss serie saknas

1. Har serien alls en anmälningssida? En serie utan anmälningssida erbjuds inte till föreningarna – se Sätta upp en seriesäsong.
2. Har anmälningsfönstret öppnat, och har det stängt? Båda ändarna kontrolleras.
3. Är serien inställd, avaktiverad eller dold i appen?
4. Letar du efter en nivå snarare än serien? En nivå med en egen sista anmälningsdag som har passerats försvinner medan serien finns kvar.
5. Är klassen stängd eller har den gått ut?

Laget anmäldes men visas som Ej slutförd

1. Har det en kontaktperson, och är alla frågor med * besvarade? Det är de enda två saker som räknas.

En förening kan inte avanmäla eller byta namn på sitt lag

1. Avanmälan försvinner efter sista anmälningsdag och så snart laget har matcher.
2. Namnbyte kan vara begränsat till klassens sista anmälningsdag om förbundet har begränsat namnbyten.

Korplaget finns inte i registret (norsk korpidrott, Norges Bedriftsidrettsforbund)

1. Om korplaget inte finns än skriver den som anmäler in ett nytt korplag, och distriktet måste sedan registrera det. Spelare kan läggas till när korplaget har skapats.

Om en förening verkligen har missat en sista anmälningsdag för en klass eller nivå kan distriktet eller förbundet fortfarande anmäla laget åt dem. När seriens eget anmälningsfönster har stängt kan ingen längre använda anmälningsvyerna, och laget måste läggas till från serieadministrationen i stället.