Lisenstyper, lisensperioder og fakturering av lisenser

Svensk håndball har sesonger fra 1. juli til 30. juni, og hver sesongs periode har lisenstyper både for innendørs håndball og sandhåndball. Overganger i sandhåndball er åpne hele året, mens innendørs håndball følger forbundets egen overgangskalender – derfor vises ikke datoene i Transfer Window Configuration på perioder for svensk håndball i det hele tatt.

To konsekvenser for den som vedlikeholder periodene:

• Sandkonkurranser som spilles om sommeren, faller etter sesongens sluttdato 30. juni. Verktøyet for det er grensen for spilleklar på sesongen som avsluttes, slik at forrige sesongs lisenser fortsatt teller for en turnering som starter i juli eller august. Sett den til den siste dagen den gamle sesongens lisenser skal være nok, og ikke lenger.
• Å forlenge den grensen er et grovt verktøy. Alle konkurranser i svensk håndball som starter innenfor det forlengede vinduet, godtar forrige sesongs lisenser, ikke bare sandarrangementet du forlenget den for. Skal bare én turnering gå uten lisenser, slår du heller av lisenskravet på den turneringen.

Svensk håndball har også lengre betalingsfrist enn standard: lisensfakturaer forfaller 30 dager etter at de er opprettet.

Svensk håndball er ett av tre forbund der skjermbildene for lisensperioder alltid er tilgjengelige, uansett om forbundet kjører overganger i Profixio.

Svensk bandy bokfører lisensfakturaer i sitt eget økonomisystem og henter bare fakturagrunnlaget fra Profixio. Lisensfaktureringen deres er derfor satt opp annerledes enn for alle andre forbund:

• Fakturaene blir ikke sendt til klubbene på e-post. Alle lisensfakturaer går i stedet til én felles adresse i forbundet.
• Fakturaene blir merket som betalt i det de opprettes, slik at ingen trenger å registrere den samme betalingen to ganger, og klubbene ikke blir purret i Profixio for penger de allerede er fakturert for et annet sted.
• Overganger faktureres tidligere i overgangsprosessen enn for andre forbund.

Den som leser tallene for betalt/ubetalt for svensk bandy i Profixio, bør se på dem som bokføringsmarkører, ikke som et uttrykk for om klubben faktisk har betalt.

Svensk bandy har også et datostyrt overgangsvindu på perioden. Står det tomt, gjelder 1. april til 15. januar. Utenfor vinduet er overganger fortsatt mulig, men de må godkjennes av en administrator.

Det er bare forbundet selv som vedlikeholder dette. Klubber og kretser kan ikke opprette eller endre lisenstyper, perioder eller priser – de kan bare kjøpe lisenser blant det forbundet har publisert.

En periode inneholder også forbundets overgangstyper (de ulike typene klubbytte og hva hver av dem koster), fordi overganger prises og faktureres i samme sesong og på samme klubbfaktura som lisensene.

Lisensperioder vedlikeholdes av en forbundsadministrator. Det kan gjøres to steder, og begge skriver til de samme dataene.

I Profixios adminområde (Lisensperioder)

Listen viser alle forbundets perioder, med den nyeste øverst. Create åpner et skjema med:

• et navn på perioden;
• datoen fra og med når lag kan begynne å melde seg på med lisenser fra denne perioden;
• Licence Purchase Window Configuration – «Datoer for når lisenser kan kjøpes»: periodens start- og sluttdato;
• Player Registration Configuration – «Datoer for hvor lenge lisenser i denne perioden gjelder for spill og påmelding»: to valgfrie datoer, beskrevet under Sesonggrenser nedenfor;
• Transfer Window Configuration – «Dates for when transfers are allowed», med Transfer window opens og Transfer window closes. Denne delen vises bare for forbund som kjører overganger gjennom Profixio med et overgangsvindu på perioden, og ikke for forbund som følger sin egen overgangskalender;
• Perioden som kommer etter denne perioden – en peker til neste sesongs periode. Fyll den inn når neste periode finnes.

De ekstra datofeltene og pekeren til neste periode vises bare når du redigerer en eksisterende periode, ikke når du oppretter den. Opprett perioden først, lagre, og åpne den igjen for å fylle inn resten.

I de eldre lisenssidene i Profixio FX (Lisensperioder)

De samme periodene kan vedlikeholdes i et redigerbart rutenett, der du i tillegg kan sette periodens idrett og fakturaplan – to ting det nyere skjemaet ikke viser. Rader legges til og redigeres direkte i rutenettet.

Slette en periode. En periode kan ikke fjernes fra Profixios adminområde i det hele tatt. På de eldre lisenssidene blir en periode uten lisenstyper og uten overgangstyper fjernet når du sletter den; en periode som allerede har noen av delene, blir bare merket som slettet og vist med gjennomstreking i listen. En periode som er merket som slettet, skjules fra alle periodevalg, også for klubber som kjøper lisenser – dette er den trygge måten å fjerne en periode du har opprettet ved en feil, men gjør det aldri med en sesong som har lisenser.

En lisenstype hører alltid til en periode, så velg perioden først.

På de eldre lisenssidene i Profixio FX (Lisenstyper) velger du en periode øverst på skjermen og får et rutenett med lisenstypene i den perioden. Nye typer legges til direkte i rutenettet. Hver type har:

• et kort typenavn og en lengre beskrivelse – begge vises for den som kjøper lisensen, og begge kan endres når som helst, også etter at lisenser er solgt;
• en informasjonstekst som vises sammen med typen når den tilbys;
• idretten den gjelder for (se Typer som gjelder alle idretter nedenfor);
• et aldersspenn, fra og til;
• en pris og en regnskapskonto;
• eventuelt andre lisenstyper som gir rabatt på denne.

Avhengig av hva forbundet ditt har slått på, vises flere kolonner i det samme rutenettet: en godkjenningsflyt for lisenser (om typen må godkjennes, om kretsen behandler den, om klubben kan legge til en fritekst), om typen er en trenerlisens, en gyldighet i dager for korttidslisenser, lisensundertyper og en gruppe innstillinger for dobbeltlisens (hvilke typer denne kan kombineres med, hvilke typer den sperrer, om lisensen er begrenset til ett lag, aldersslingringsmonn opp og ned, om den er åpen for alle kjønn, og om den krever overgang).

I Profixios adminområde står lisenstypene i en periode under selve perioden, med antall solgte lisenser på hver type og prisen. Her kan du redigere en eksisterende type – navn, beskrivelse, aldersspenn, idrett og avkrysningen Krever overgang – men du kan ikke opprette en ny type og ikke slette en. Nye typer opprettes på de eldre lisenssidene.

Typer slettes aldri. Vil du fase ut en type, slutter du å tilby den: utelat den fra neste periode i stedet for å prøve å fjerne den fra denne.

En lisenstype angir vanligvis én idrett, og tilbys da bare til konkurranser i den idretten.

En type kan også lagres helt uten idrett. Det er en bevisst innstilling, ikke manglende data: den betyr «gyldig for alle idretter dette forbundet driver». Forbund med flere idretter bruker dette til én lisens som for eksempel dekker både innendørs og sand, slik at spilleren kjøper én lisens i stedet for to.

Det følger to ting av dette:

• Når både en idrettsspesifikk type og en type for alle idretter kan gjelde, vinner den idrettsspesifikke typen. Typen for alle idretter er reserven.
• Hvis forbundet ditt angir idretten i navnet på typen i stedet for i idrettsfeltet, blir alle typene dine typer for alle idretter. Det er en gyldig måte å gjøre det på, men da kan ikke Profixio filtrere typene etter idrett for deg.

Ikke «rydd opp» i typer uten idrett ved å fylle inn idretten. I et forbund med flere idretter snevrer det inn hvilke konkurranser lisensen dekker, og det kan ødelegge overganger som er avhengige av reserven for alle idretter.

Prisen er et enkelt beløp på lisenstypen. Det finnes ingen egen prisliste, og ingen pris som varierer per klubb eller per krets – samme type koster det samme for alle i forbundet.

Alder uttrykkes ved å lage flere typer. I stedet for én type med en pristabell lager forbundet flere typer i samme periode med ulike aldersspenn og ulike priser, og Profixio tilbyr hver spiller bare de typene alderen tillater.

Alderen regnes som periodens startår minus spillerens fødselsår – det er en fødselsårsgruppe, ikke eksakt alder på dagen. En spiller født i 2010 regnes som 16 år i hele perioden når perioden starter i 2026, uansett når bursdagen er. Regelen er den samme for alle forbund.

To valgfrie innstillinger utvider aldersgruppen uten å endre den: et slingringsmonn for spillere et gitt antall år over øvre grense, og et for spillere et gitt antall år under nedre grense. Dette er dispensasjonsinnstillingene, og de vises bare for forbund som har slått på innstillingene for dobbeltlisens.

Rabatter settes opp på selve typen: du lister opp de andre lisenstypene som gir rabatt på denne. Har spilleren allerede en av dem, er rabatten prisen på den dyreste spilleren har. Slik settes en ekstra, billigere lisens for en spiller som allerede har lisens, normalt opp.

Prisen kan være null, og det brukes til gratis lisenstyper. Det påvirker faktureringen – se Fakturere lisenser til klubber.

Overgangstyper har sin egen pris, som settes per periode sammen med lisenstypene.

Periodens sluttdato avgjør normalt alt: etter den gjør ikke lisenser fra perioden en spiller spilleklar lenger, og de kan ikke lenger brukes ved påmelding.

Konkurransesesonger slutter sjelden pent på den datoen, så en periode har to valgfrie datoer som overstyrer den, i delen Player Registration Configuration på perioden:

Begge sammenlignes med konkurransens startdato, ikke med dagens dato. Står de tomme, brukes periodens egen sluttdato.

Vanligvis settes de ulikt: påmeldingen får vare lenger enn spilleklarheten, slik at klubbene kan melde på lag til den nye sesongen før alle har kjøpt den nye sesongens lisens, samtidig som de får beskjed om hvem som ennå ikke er spilleklare.

To advarsler.

1. Fordi datoene sammenlignes med konkurransens startdato, beholder en konkurranse det svaret startdatoen gir, for alltid. Flytter du grensen senere, blir den ikke «aktivert på nytt» senere; den endrer svaret for alle konkurranser som starter innenfor det nye vinduet.
2. Utvider du en grense for å dekke en konkurranse som spilles etter at sesongen har gått over, oppfører hele det overlappende vinduet seg som om forrige sesongs lisenser fortsatt er nok – for alle konkurranser i forbundet som starter i vinduet, ikke bare den du tenkte på. Er målet å la én bestemt turnering gå uten lisenser, er det tryggere å slå av lisenskravet for akkurat den turneringen. Se Spillerett og deltakelse.

Det finnes ingen automatisk overgang til ny sesong. En ny sesong startes manuelt, i denne rekkefølgen:

1. Opprett den nye perioden med den nye sesongens datoer.
2. Åpne skjermbildet for lisenstyper og velg den nye perioden. Fordi den ikke har noen lisenstyper ennå, vises et valg om å kopiere fra periode: velg forrige sesongs periode og kopier. Alle lisenstypene kopieres inn i den nye perioden. Det samme tilbys separat for overgangstyper.
3. Gå gjennom de kopierte typene og rett priser, aldersspenn og annet som er endret. Kopien er et utgangspunkt, ikke en beslutning.
4. Sett sesonggrensene på den gamle perioden hvis den gamle sesongens konkurranser varer forbi sluttdatoen.
5. Pek den gamle perioden mot den nye med Perioden som kommer etter denne perioden.

Kopieringsvalget vises bare mens den nye perioden fortsatt er tom. Så snart du har lagt til eller kopiert én type, forsvinner det, og resten må legges inn for hånd – så kopier først og rediger etterpå.

Lisenser som klubber kjøper, betales ikke ved kjøpet. De samles opp som ufakturerte poster, og forbundet fakturerer dem samlet.

Hvor det gjøres. Faktureringsskjermbildet på lisenssidene. Velg en periode, så får du én tabell per klubb med alt som ennå ikke er fakturert for klubben: hver lisens med spiller og beløp, hver overgang og eventuelle manuelt lagt til fakturaposter. Rader i en annen farge enn svart er overganger og manuelle poster, ikke lisenser.

Dette kan du gjøre per klubb før fakturering

• Krysse av og fjerne avkrysning på enkeltrader; Velg alle / fjern alle valg per klubb.
• Redigere en rad: endre beløpet på en lisens eller overgang, eller tekst, beløp, konto, kostnadssted og prosjekt på en manuelt lagt til post.
• Legge til en fakturapost for en klubb: en fritekst og et beløp, eventuelt forhåndsutfylt ved å velge en av forbundets økonomiartikler, som fyller inn teksten og regnskapskodene for deg. Beløpet må være større enn null.
• Fjerne valgte rader – tross navnet sletter dette bare de manuelt lagt til fakturapostene blant de avkryssede radene. Avkryssede lisenser og overganger blir stående, og postene slettes med en gang du trykker på knappen. Vil du ta en lisens av en klubbs regning, må du fjerne selve lisensen et annet sted.

Opprette fakturaene

• Fakturer denne klubben oppretter én faktura for de avkryssede radene til klubben.
• Fakturer alle klubber oppretter én faktura per klubb som har noe utestående, uten å gå gjennom tabellene.

Hver faktura får neste fakturanummer fra en teller og forfallsdato lik dagens dato pluss forbundets betalingsfrist – 20 dager med mindre forbundet er satt opp annerledes. Hver fakturerte lisens, overgang og post blir deretter knyttet til fakturaen og forsvinner fra listen over ufakturerte poster.

Automatikk som er verdt å kjenne til

• Når du bruker Fakturer alle klubber, blir en faktura med totalt null merket som betalt med en gang, og ingen e-post sendes – det skjer med klubber som bare hadde gratis lisenstyper. Fakturer denne klubben gjør ikke denne kontrollen: den oppretter en faktura på null og sender den på e-post.
• Ellers blir fakturaen sendt til klubben på e-post med PDF vedlagt, til klubbens e-postadresse og til den egne fakturaadressen hvis klubben har en.
• Noen forbund er satt opp til å sende alle lisensfakturaer til én enkelt adresse i stedet for til klubbene, og til å merke fakturaene som betalt i det de opprettes, fordi pengene håndteres i et annet system.

Rette en faktura etter at den er opprettet

Det finnes ikke noe kreditnotadokument. I stedet finnes tre verktøy:

• Omgjør fakturaen. På fakturaens egen detaljside legger omgjør faktura lisensene tilbake på listen over ufakturerte poster, slik at de kan faktureres på nytt, og skriver et notat på fakturaen. Den sletter ikke fakturaen, og den frigjør ikke overganger eller manuelt lagt til poster – de blir stående knyttet til det gamle fakturanummeret. Bruk den for en bunke som er fakturert ved en feil, og sjekk deretter hva som er igjen.
• Registrer et kreditert beløp når du registrerer en betaling. Det reduserer det som gjenstår uten å endre noen linje, og det er dette som gjør at en faktura regnes som fullt betalt for mindre enn totalen.
• Send en kopi av fakturaen til klubben på nytt fra den samme detaljsiden, for eksempel etter at klubbens e-postadresse er rettet.

Det er trygt å kjøre faktureringsskjermbildet på nytt: bare poster som aldri har vært fakturert, blir tatt med, så ingenting faktureres to ganger.

Lisensfakturaer har ingen mva-håndtering – beløpene faktureres nøyaktig slik de er satt på lisenstypen eller lagt inn på posten.

Etterpå – skjermbildet for sendte fakturaer viser fakturaene per år med hva som er fakturert, hva som er betalt og hvor mange som har forfalt. Derfra kan du sende en faktura eller en purring på nytt på e-post, registrere en betaling (også et kreditert beløp, som reduserer det som gjenstår), laste ned alle fakturaer i et datointervall som en zip-fil med PDF-er, og eksportere fakturaene til regnskapssystemet i formatet forbundet ditt bruker.

Kretser. I forbund som fakturerer per krets, ser en kretsadministrator bare sin egen krets' poster, og fakturanumrene kommer fra kretsens egen teller i stedet for forbundets.

Slik ser fakturaen ut

PDF-en har overskriften Faktura og har forbundet som avsender og klubben som mottaker, med Customer Number, Invoice Number, Invoice Date, Forfallsdato og totalt Beløp, og forbundets betalingsopplysninger nederst – adresse, telefon, e-post, nettsted, organisasjonsnummer, giro- eller bankkonto, IBAN og SWIFT. Linjene står under Beskrivelse og Beløp: lisenser viser spilleren og fødselsåret, overganger viser hvilke klubber spilleren gikk mellom, og alt annet viser sin egen tekst, med Totalt nederst. PDF-en viser ikke om fakturaen er betalt – det finnes bare på skjermen.

Klubber kan få en side i Profixio som viser fakturaene forbundet har sendt dem.

Menyvalget heter Fakturaer og siden heter Club Invoices. Øverst vises tre totaler – Overdue Invoices, Pending Invoices og Paid Invoices – over en tabell med Invoice Number, Invoice Date, Due Date, Beløp, Payment Status og Paid Date. Statusen er et merke med teksten Betalt, Forfalt eller Pending; en faktura regnes som betalt når innbetalingene pluss eventuelt kreditert beløp når fakturatotalen, og som forfalt når forfallsdatoen er passert og den ikke er betalt. Hver rad har en handling Download PDF.

Siden kan bare leses. Klubbene kan ikke bestride, betale eller endre noe her – siden sier selv «Se og last ned klubbens fakturaer. Kontakt organisasjonen din hvis du har spørsmål om en faktura.»

Ser ikke klubben noe menyvalg i det hele tatt, har ikke forbundet slått på siden: det er innstillingen Vis fakturaer klubb på forbundet, beskrevet som «La klubber se fakturaene sine i appen». Er menyvalget der, men tabellen sier No invoices found, er det ennå ikke opprettet fakturaer for klubben.

Bare brukere på klubbnivå ser denne siden. Forbunds- og kretsansatte ser fakturaene i faktureringsskjermbildene i stedet.

Klubbene kommer også fortsatt til en eldre fakturaliste og en detaljside per faktura på lisenssidene i Profixio FX, som viser de samme fakturaene med antall spillere på hver og hvem som sendte dem, og en knapp for å vise som PDF.

Lisensfakturaer skal ut av Profixio og bokføres et annet sted. Det finnes to veier:

• Fileksport fra skjermbildet for sendte fakturaer, i formatet forbundet er satt opp med. Ulike forbund bruker ulike formater, og avkrysningsboksen for eksport vises bare når et format er satt opp.
• Faktura-API-et, for forbund der regnskaps- eller ERP-systemet henter direkte. Det lister fakturaer med linjer og totaler, henter en enkelt faktura, laster ned en faktura som PDF og tar imot oppdateringer tilbake: en importstatus per faktura, og betalingsdato, betalt beløp og kreditert beløp når pengene har kommet inn. Betalinger som registreres på den måten, vises straks som Betalt på klubbens fakturaside. En API-nøkkel kan utstedes på forbundsnivå eller kretsnivå, og en kretsnøkkel ser og oppdaterer bare den kretsens fakturaer.

Hver lisenstype har en regnskapskonto, og manuelt lagt til fakturaposter kan også ha kostnadssted og prosjekt, slik at de eksporterte fakturalinjene havner på riktig sted uten manuell kontering.

Alt nedenfor settes av en forbundsadministrator hvis ikke annet er oppgitt.

På en lisensperiode

På en lisenstype

På forbundet

Dette er bevisst ikke innstillinger

• Lisenstyper kan ikke opprettes eller slettes fra Profixios adminområde – bare redigeres der. De opprettes på de eldre lisenssidene.
• Perioder kan ikke slettes fra Profixios adminområde i det hele tatt.
• Det finnes ingen pris per klubb eller per krets.
• Det finnes ingen automatisk overgang til ny sesong.

Gå gjennom punktene i rekkefølge og stopp ved det første som stemmer.

1. Finnes det en periode som dekker konkurransens startdato? En lisenstype tilbys bare når konkurransen starter innenfor periodens vindu. En sesong uten periode, eller et hull mellom to perioder, er den vanligste årsaken.
2. Har sesonggrensen gått ut? Starter konkurransen etter periodens dato for spilleklar, er den gamle sesongens typer borte selv om perioden ser grei ut i listen. Sjekk Spillere er spilleklare for turneringer som starter til og med denne datoen.
3. Er perioden merket som slettet? Slettede perioder er skjult fra alle periodevalg. På de eldre lisenssidene vises de med gjennomstreking.
4. Stemmer typens idrett? En type som er knyttet til en annen idrett, blir ikke tilbudt. En type uten idrett tilbys for alle.
5. Er spilleren innenfor aldersspennet? Husk at det er fødselsår mot periodens startår, ikke spillerens faktiske alder i dag.
6. Er det en trenerlisens? Trenerlisenser blir aldri tilbudt som lisensen som gjør en spiller spilleklar.
7. Krever typen overgang? I så fall må spilleren først ha en registrert overgang til klubben.
8. Ble typen faktisk opprettet i denne perioden? Typer arves ikke fra forrige sesong – de må kopieres over. En helt ny periode uten typer er det som avslører det.

Hvis en spiller derimot har lisens og likevel vises som om den mangler, er det et spørsmål om spillerett, ikke om oppsett – se Spillerett og deltakelse.

Lisenser er ikke slått på for alle forbund, og de som bruker dem, bruker ulike deler. Det som følger, er forbundenes egne regler uttrykt som oppsett – Profixio pålegger ingen av dem.

Forskjeller som viser seg i skjermbildene for lisenstyper:

• En godkjenningsflyt for lisenser – typer som må godkjennes før de gjelder, eventuelt behandlet av kretsen.
• Dobbeltlisenser – kombinere lisenstyper, sperre kombinasjoner, lisenser for bare ett lag og aldersdispensasjoner.
• Lisenser knyttet til en serie – begrense hvilke lisenstyper som gjelder i en gitt divisjon.
• Lisensundertyper og korttidslisenser.
• Fakturering per krets er tilgjengelig for forbund som har det slått på.
• Formatene for regnskapseksport er ulike fra forbund til forbund.

Be forbunds- eller kretsadministratoren din om å slå på noe av dette for forbundet ditt.