Licenstyper, licensperioder och fakturering av licenser

Svensk handboll har säsonger från 1 juli till 30 juni, och varje säsongs period har licenstyper både för inomhushandboll och beachhandboll. Övergångar i beachhandboll är öppna hela året, medan inomhushandboll följer förbundets egen övergångskalender – därför visas datumen i Transfer Window Configuration inte alls på perioder för svensk handboll.

Två konsekvenser för den som underhåller perioderna:

• Beachtävlingar som spelas på sommaren infaller efter säsongens slutdatum 30 juni. Verktyget för det är gränsen för spelklar på den säsong som avslutas, så att förra säsongens licenser fortfarande räknas för en turnering som startar i juli eller augusti. Sätt den till den sista dag då den gamla säsongens licenser ska räcka, och inte längre.
• Att förlänga den gränsen är ett trubbigt verktyg. Alla tävlingar i svensk handboll som startar inom det förlängda fönstret godtar förra säsongens licenser, inte bara beachevenemanget du förlängde den för. Ska bara en turnering spelas utan licenser stänger du hellre av licenskravet på den turneringen.

Svensk handboll har också längre betalningstid än standard: licensfakturor förfaller 30 dagar efter att de har skapats.

Svensk handboll är ett av tre förbund där vyerna för licensperioder alltid är tillgängliga, oavsett om förbundet hanterar övergångar i Profixio.

Svensk bandy bokför licensfakturor i sitt eget ekonomisystem och hämtar bara fakturaunderlaget från Profixio. Deras licensfakturering är därför inställd annorlunda än för alla andra förbund:

• Fakturorna mejlas inte till föreningarna. Alla licensfakturor går i stället till en enda adress hos förbundet.
• Fakturorna markeras som betalda i samma stund som de skapas, så att ingen behöver registrera samma betalning två gånger och föreningarna inte jagas i Profixio för pengar som de redan har fakturerats för på annat håll.
• Övergångar faktureras tidigare i övergångsprocessen än för andra förbund.

Den som läser svensk bandys siffror för betalt/obetalt i Profixio bör se dem som bokföringsmarkeringar, inte som ett besked om huruvida föreningen faktiskt har betalat.

Svensk bandy har också ett datumstyrt övergångsfönster på perioden. Lämnas det tomt gäller 1 april till 15 januari. Utanför fönstret går övergångar fortfarande att göra, men de kräver en administratörs godkännande.

Det är bara förbundet självt som underhåller detta. Föreningar och distrikt kan inte skapa eller ändra licenstyper, perioder eller priser – de kan bara köpa licenser bland det som förbundet har publicerat.

En period innehåller också förbundets övergångstyper (de olika sorternas föreningsbyte och vad var och en kostar), eftersom övergångar prissätts och faktureras under samma säsong och på samma föreningsfaktura som licenserna.

Licensperioder underhålls av en förbundsadministratör. Det kan göras på två ställen, och båda skriver till samma data.

I Profixios adminområde (Licensperioder)

Listan visar alla förbundets perioder, med den senaste överst. Lägg till öppnar ett formulär med:

• ett namn på perioden;
• datumet från och med när lag kan börja anmäla sig med licenser från den här perioden;
• Fönster för köp av licens – ”Datum för när licenser kan köpas”: periodens start- och slutdatum;
• Fönster då utövare kan anmäla sig med licens i aktuell licensperiod – ”Datum för hur länge licenser i den här perioden gäller för spel och anmälan”: två valfria datum, som beskrivs under Säsongsgränser nedan;
• Transfer Window Configuration – ”Period då övergångar är tillåtna”, med Övergångsfönstret öppnas och Övergångsfönstret stängs. Den här delen visas bara för förbund som hanterar övergångar i Profixio med ett övergångsfönster på perioden, och inte för förbund som följer en egen övergångskalender;
• Perioden som kommer efter den här perioden – en pekare till nästa säsongs period. Fyll i den när nästa period finns.

De extra datumfälten och pekaren till nästa period visas bara när du redigerar en befintlig period, inte när du skapar den. Skapa perioden först, spara och öppna den igen för att fylla i resten.

I de äldre licenssidorna i Profixio FX (Licensperioder)

Samma perioder kan underhållas i ett redigerbart rutnät, där du dessutom kan ange periodens idrott och fakturaplan – två saker som det nyare formuläret inte visar. Rader läggs till och redigeras direkt i rutnätet.

Ta bort en period. En period går inte att ta bort från Profixios adminområde över huvud taget. I de äldre licenssidorna tas en period utan licenstyper och utan övergångstyper bort när du raderar den; en period som redan har någotdera markeras bara som borttagen och visas överstruken i listan. En period som är markerad som borttagen döljs i alla periodval, även för föreningar som köper licenser – det är det säkra sättet att bli av med en period som skapats av misstag, men gör det aldrig med en säsong som har licenser.

En licenstyp hör alltid till en period, så välj perioden först.

I de äldre licenssidorna i Profixio FX (Licenstyper) väljer du en period överst och får ett rutnät med periodens licenstyper. Nya typer läggs till direkt i rutnätet. Varje typ har:

• ett kort typnamn och en längre beskrivning – båda visas för den som köper licensen, och båda kan ändras när som helst, även efter att licenser har sålts;
• en informationstext som visas tillsammans med typen när den erbjuds;
• idrotten den gäller för (se Typer som gäller alla idrotter nedan);
• ett åldersintervall, från och till;
• ett pris och ett bokföringskonto;
• eventuellt andra licenstyper som ger rabatt på den här.

Beroende på vad ditt förbund har slagit på visas fler kolumner i samma rutnät: ett godkännandeflöde för licenser (om typen kräver godkännande, om distriktet hanterar det, om föreningen får lägga till en fritext), om typen är en tränarlicens, en giltighet i dagar för korttidslicenser, licensundertyper och en grupp inställningar för dubbellicens (vilka typer den här får kombineras med, vilka typer den spärrar, om licensen är begränsad till ett lag, åldersmarginal uppåt och nedåt, om den är öppen för alla kön och om den kräver övergång).

I Profixios adminområde listas en periods licenstyper under själva perioden, med antal sålda licenser per typ och priset. Här kan du redigera en befintlig typ – namn, beskrivning, åldersintervall, idrott och kryssrutan Requires transfer – men du kan inte skapa en ny typ och inte ta bort en. Nya typer skapas i de äldre licenssidorna.

Typer tas aldrig bort. Vill du fasa ut en typ slutar du erbjuda den: utelämna den i nästa period i stället för att försöka ta bort den från den här.

En licenstyp anger normalt en idrott och erbjuds då bara i den idrottens tävlingar.

En typ kan också sparas helt utan idrott. Det är en medveten inställning, inte data som saknas: den betyder ”giltig för alla idrotter som det här förbundet driver”. Förbund med flera idrotter använder det för en enda licens som till exempel täcker både inomhus och beach, så att spelaren köper en licens i stället för två.

Två saker följer av det:

• När både en idrottsspecifik typ och en typ för alla idrotter kan gälla vinner den idrottsspecifika typen. Typen för alla idrotter är reserven.
• Om ditt förbund anger idrotten i typens namn i stället för i idrottsfältet blir alla era typer typer för alla idrotter. Det är ett giltigt sätt att arbeta, men då kan Profixio inte filtrera typerna per idrott åt dig.

”Städa” inte typer utan idrott genom att fylla i idrotten. I ett förbund med flera idrotter begränsar det vilka tävlingar licensen täcker, och det kan förstöra övergångar som förlitar sig på reserven för alla idrotter.

Priset är ett enkelt belopp på licenstypen. Det finns ingen separat prislista och inget pris som varierar per förening eller distrikt – samma typ kostar lika mycket för alla i förbundet.

Ålder uttrycks genom att skapa flera typer. I stället för en typ med en pristabell skapar förbundet flera typer i samma period med olika åldersintervall och olika priser, och Profixio erbjuder varje spelare bara de typer som åldern tillåter.

Åldern räknas som periodens startår minus spelarens födelseår – det är en födelseårsgrupp, inte exakt ålder på dagen. En spelare född 2010 räknas som 16 år under hela perioden om perioden startar 2026, oavsett när födelsedagen är. Regeln är densamma för alla förbund.

Två valfria inställningar vidgar åldersgruppen utan att ändra den: en marginal för spelare ett visst antal år över den övre gränsen, och en för spelare ett visst antal år under den nedre gränsen. Det är dispensinställningarna, och de visas bara för förbund som har slagit på inställningarna för dubbellicens.

Rabatter ställs in på själva typen: du anger vilka andra licenstyper som ger rabatt på den här. Har spelaren redan en av dem är rabatten priset på den dyraste spelaren har. Det är så en extra, billigare licens för en spelare som redan har licens normalt sätts upp.

Priset får vara noll, och det används för gratis licenstyper. Det påverkar faktureringen – se Fakturera licenser till föreningar.

Övergångstyper har ett eget pris, som sätts per period tillsammans med licenstyperna.

Periodens slutdatum avgör normalt allt: efter det gör licenser från perioden inte längre en spelare spelklar, och de kan inte längre användas vid anmälan.

Tävlingssäsonger tar sällan slut prydligt på det datumet, så en period har två valfria datum som åsidosätter det, i delen Fönster då utövare kan anmäla sig med licens i aktuell licensperiod på perioden:

Båda jämförs med tävlingens startdatum, inte med dagens datum. Lämnas de tomma används periodens eget slutdatum.

De sätts normalt olika: anmälan får pågå längre än spelklarheten, så att föreningarna kan anmäla lag till den nya säsongen innan alla har köpt den nya säsongens licens, samtidigt som de får veta vilka som ännu inte är spelklara.

Två varningar.

1. Eftersom datumen jämförs med tävlingens startdatum behåller en tävling det svar som startdatumet ger, för alltid. Flyttar du gränsen senare ”aktiveras” den inte igen senare; den ändrar svaret för alla tävlingar som startar inom det nya fönstret.
2. Förlänger du en gräns för att täcka en tävling som spelas efter säsongsskiftet beter sig hela det överlappande fönstret som om förra säsongens licenser fortfarande räcker – för alla förbundets tävlingar som startar i det, inte bara den du tänkte på. Är målet att låta en viss turnering spelas utan licenser är det säkrare att stänga av licenskravet för just den turneringen. Se Spelrätt och behörighet.

Det finns inget automatiskt säsongsskifte. En ny säsong startas manuellt, i den här ordningen:

1. Skapa den nya perioden med den nya säsongens datum.
2. Öppna vyn för licenstyper och välj den nya perioden. Eftersom den inte har några licenstyper än visas ett val att kopiera från period: välj förra säsongens period och kopiera. Alla dess licenstyper kopieras till den nya perioden. Samma sak erbjuds separat för övergångstyper.
3. Gå igenom de kopierade typerna och rätta priser, åldersintervall och annat som har ändrats. Kopian är en utgångspunkt, inte ett beslut.
4. Sätt säsongsgränserna på den gamla perioden om den gamla säsongens tävlingar pågår efter slutdatumet.
5. Peka den gamla perioden mot den nya med Perioden som kommer efter den här perioden.

Kopieringsvalet visas bara så länge den nya perioden fortfarande är tom. Så snart du har lagt till eller kopierat en enda typ försvinner det, och resten måste läggas in för hand – så kopiera först och redigera sedan.

Licenser som föreningar köper betalas inte vid köpet. De samlas som ofakturerade poster, och förbundet fakturerar dem samlat.

Var det görs. Faktureringsvyn i licenssidorna. Välj en period, så får du en tabell per förening med allt som ännu inte har fakturerats för föreningen: varje licens med spelare och belopp, varje övergång och eventuella manuellt tillagda fakturaposter. Rader i en annan färg än svart är övergångar och manuella poster, inte licenser.

Det här kan du göra per förening före fakturering

• Markera och avmarkera enskilda rader; markera alla / avmarkera alla per förening.
• Redigera en rad: ändra beloppet på en licens eller övergång, eller text, belopp, konto, kostnadsställe och projekt på en manuellt tillagd post.
• Lägga till en fakturapost för en förening: en fritext och ett belopp, eventuellt förifyllt genom att välja en av förbundets ekonomiartiklar, som fyller i texten och konteringen åt dig. Beloppet måste vara större än noll.
• Ta bort markerade rader – trots namnet tar detta bara bort de manuellt tillagda fakturaposterna bland de markerade raderna. Markerade licenser och övergångar lämnas kvar, och posterna tas bort så fort du trycker på knappen. Vill du ta bort en licens från en förenings faktura måste du ta bort själva licensen på annat ställe.

Skapa fakturorna

• Fakturera den här föreningen skapar en faktura för föreningens markerade rader.
• Fakturera alla föreningar skapar en faktura per förening som har något utestående, utan att gå igenom tabellerna.

Varje faktura får nästa fakturanummer från en räknare och förfallodatum lika med dagens datum plus förbundets betalningstid – 20 dagar om inte förbundet är inställt på annat sätt. Varje fakturerad licens, övergång och post kopplas sedan till fakturan och försvinner från listan över ofakturerade poster.

Automatik som är bra att känna till

• När du använder Fakturera alla föreningar blir en faktura på totalt noll markerad som betald direkt, och inget mejl skickas – det händer föreningar som bara hade gratis licenstyper. Fakturera den här föreningen gör inte den kontrollen: den skapar en faktura på noll och skickar den med mejl.
• Annars mejlas fakturan till föreningen med PDF bifogad, till föreningens e-postadress och till dess separata fakturaadress om den har en.
• Vissa förbund är inställda på att skicka alla licensfakturor till en enda adress i stället för till föreningarna, och att markera fakturorna som betalda i samma stund som de skapas, eftersom pengarna hanteras i ett annat system.

Rätta en faktura efter att den har skapats

Det finns inget kreditfakturadokument. I stället finns tre verktyg:

• Ångra fakturan. På fakturans egen detaljvy lägger ångra faktura tillbaka licenserna på listan över ofakturerade poster, så att de kan faktureras igen, och skriver en anteckning på fakturan. Den tar inte bort fakturan, och den frigör inte övergångar eller manuellt tillagda poster – de förblir kopplade till det gamla fakturanumret. Använd den för en omgång som fakturerats av misstag, och kontrollera sedan vad som ligger kvar.
• Registrera ett krediterat belopp när du registrerar en betalning. Det minskar det som återstår utan att ändra någon rad, och det är det som gör att en faktura räknas som helt betald för mindre än totalen.
• Skicka en kopia av fakturan till föreningen igen från samma detaljvy, till exempel efter att föreningens e-postadress har rättats.

Det är säkert att köra faktureringsvyn igen: bara poster som aldrig har fakturerats tas med, så inget faktureras två gånger.

Licensfakturor har ingen momshantering – beloppen faktureras exakt som de är inställda på licenstypen eller inlagda på posten.

Efteråt – vyn för skickade fakturor listar fakturorna per år med vad som har fakturerats, vad som har betalats och hur många som har förfallit. Därifrån kan du skicka om en faktura eller en påminnelse med mejl, registrera en betalning (även ett krediterat belopp, som minskar det som återstår), ladda ned alla fakturor i ett datumintervall som en zip-fil med PDF:er och exportera fakturorna till ert bokföringssystem i det format som ert förbund använder.

Distrikt. I förbund som fakturerar per distrikt ser en distriktsadministratör bara sitt eget distrikts poster, och fakturanumren kommer från distriktets egen räknare i stället för förbundets.

Så ser fakturan ut

PDF:en har rubriken Faktura och har förbundet som avsändare och föreningen som mottagare, med Customer Number, Fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum och totalt Summa, och förbundets betalningsuppgifter längst ned – adress, telefon, e-post, webbplats, organisationsnummer, bankgiro eller bankkonto, IBAN och SWIFT. Raderna listas under Beskrivning och Summa: licenser visar spelaren och födelseåret, övergångar visar vilka föreningar spelaren bytte mellan, och allt annat visar sin egen text, med Totalt längst ned. PDF:en visar inte om fakturan är betald – det finns bara på skärmen.

Föreningar kan få en sida i Profixio som listar de fakturor som förbundet har skickat till dem.

Menyvalet heter Fakturor och sidan heter Fakturor. Överst visas tre summor – Förfallna fakturor, Mottagna fakturor och Betalda fakturor – ovanför en tabell med Fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum, Summa, Status och Betaldatum. Statusen är en etikett med texten Betald, Försenade eller Mottagen; en faktura räknas som betald när betalningarna plus eventuellt krediterat belopp når fakturans totalbelopp, och som förfallen när förfallodatumet har passerats och den inte är betald. Varje rad har åtgärden Ladda ned PDF.

Sidan går bara att läsa. Föreningarna kan inte bestrida, betala eller ändra något här – sidan säger själv ”Visa och ladda ned föreningens fakturor. Kontakta din organisation om du har frågor om en faktura.”

Ser föreningen inget menyval alls har förbundet inte slagit på sidan: det är inställningen Show invoice page for clubs på förbundet, med beskrivningen ”Låt föreningar se sina fakturor i appen”. Finns menyvalet men tabellen säger Inga fakturor hittades har inga fakturor skapats för föreningen än.

Bara användare på föreningsnivå ser den här sidan. Förbundets och distriktets personal ser fakturorna i faktureringsvyerna i stället.

Föreningarna når också fortfarande en äldre fakturalista och en detaljsida per faktura i licenssidorna i Profixio FX, som visar samma fakturor med antal spelare på varje och vem som skickade den, och en knapp för att visa som PDF.

Licensfakturor är tänkta att lämna Profixio och bokföras någon annanstans. Det finns två vägar:

• Filexport från vyn för skickade fakturor, i det format som förbundet är inställt på. Olika förbund använder olika format, och kryssrutan för export visas bara när ett format är inställt.
• Faktura-API:et, för förbund vars bokförings- eller affärssystem hämtar direkt. Det listar fakturor med rader och summor, hämtar en enskild faktura, laddar ned en faktura som PDF och tar emot uppdateringar tillbaka: en importstatus per faktura, och betaldatum, betalt belopp och krediterat belopp när pengarna har kommit in. Betalningar som registreras på det sättet visas direkt som Betald på föreningens fakturasida. En API-nyckel kan utfärdas på förbundsnivå eller distriktsnivå, och en distriktsnyckel ser och uppdaterar bara det distriktets fakturor.

Varje licenstyp har ett bokföringskonto, och manuellt tillagda fakturaposter kan också ha kostnadsställe och projekt, så att de exporterade fakturaraderna hamnar rätt utan manuell kontering.

Allt nedan ställs in av en förbundsadministratör om inget annat anges.

På en licensperiod

På en licenstyp

På förbundet

Det här är medvetet inte inställningar

• Licenstyper kan inte skapas eller tas bort från Profixios adminområde – bara redigeras där. De skapas i de äldre licenssidorna.
• Perioder går inte att ta bort från Profixios adminområde över huvud taget.
• Det finns inget pris per förening eller per distrikt.
• Det finns inget automatiskt säsongsskifte.

Gå igenom punkterna i ordning och stanna vid den första som stämmer.

1. Finns det en period som täcker tävlingens startdatum? En licenstyp erbjuds bara när tävlingen startar inom periodens fönster. En säsong utan period, eller ett glapp mellan två perioder, är den vanligaste orsaken.
2. Har säsongsgränsen gått ut? Om tävlingen startar efter periodens datum för spelklar är den gamla säsongens typer borta, även om perioden ser bra ut i listan. Kontrollera Spelare är spelklara för turneringar som startar till och med detta datum.
3. Är perioden markerad som borttagen? Borttagna perioder döljs i alla periodval. I de äldre licenssidorna visas de överstrukna.
4. Stämmer typens idrott? En typ som är kopplad till en annan idrott erbjuds inte. En typ utan idrott erbjuds för alla.
5. Är spelaren inom åldersintervallet? Kom ihåg att det är födelseår mot periodens startår, inte spelarens faktiska ålder i dag.
6. Är det en tränarlicens? Tränarlicenser erbjuds aldrig som den licens som gör en spelare spelklar.
7. Kräver typen övergång? I så fall behöver spelaren först en registrerad övergång till föreningen.
8. Skapades typen verkligen i den här perioden? Typer ärvs inte från förra säsongen – de måste kopieras över. En helt ny period utan typer avslöjar det.

Om en spelare däremot har licens och ändå visas som att den saknas är det en fråga om spelrätt, inte om uppsättning – se Spelrätt och behörighet.

Licenser är inte påslagna för alla förbund, och de som använder dem använder olika delar. Det som följer är förbundens egna regler uttryckta som konfiguration – Profixio tvingar inte på någon av dem.

Skillnader som syns i vyerna för licenstyper:

• Ett godkännandeflöde för licenser – typer som måste godkännas innan de gäller, eventuellt hanterade av distriktet.
• Dubbellicenser – kombinera licenstyper, spärra kombinationer, licenser för bara ett lag och åldersdispenser.
• Licenser kopplade till en serie – begränsa vilka licenstyper som gäller i en viss division.
• Licensundertyper och korttidslicenser.
• Fakturering per distrikt finns för förbund som har det påslaget.
• Formaten för bokföringsexport skiljer sig mellan förbunden.

Be din förbunds- eller distriktsadministratör att slå på något av det för ditt förbund.