Overgang av spiller mellom klubber

Svensk håndball er det eneste forbundet som har sin egen overgangskalender bygd inn i Profixio. Alt nedenfor gjelder bare svensk håndball og sandhåndball.

Overgangstypen følger spillerens alder.

• Under 12 – det trengs ingen overgang i det hele tatt. Søknadsskjemaet sier fra om det og lar deg ikke gå videre; spilleren registreres i stedet som aktiv i medlemssystemet.
• Fra juli det året spilleren fyller 12 til juni det året spilleren fyller 15 – en ungdomsovergang.
• Deretter – en vanlig overgang.

Vanlige overganger vises med en farge:

• Rød, 16. februar til 30. april. Overgangen kan gjøres, men spilleren blir først spilleklar 1. mai. En advarsel i skjemaet sier fra om dette.
• Grønn, 1. mai til 30. juni. Spillere uten kontrakt kan fritt bytte klubb. Skjemaet viser forbundets regel om at en spiller som bytter klubb, ikke kan delta i inneværende konkurranseårs sluttspill og kvalifisering til NM eller i finaler i ungdoms-NM – dette er en regel klubbene må følge, ikke noe Profixio blokkerer.
• Gul, 1. juli til 15. februar. Overgangen krever klubbens samtykke, eller en utløpt kontrakt; den avgivende klubben må signere.
• Sandhåndball er gul hele året, etter forbundets egne konkurranseregler.
• Også en overgang i gul periode krever godkjenning fra forbundet hvis den opprettes etter den årlige fristen 15. februar.

Ungdomsoverganger trenger ikke godkjenning fra den avgivende klubben, men de krever alltid godkjenning fra forbundet og er alltid synlige for kretsen. Det finnes to begrensede perioder – 1. januar til 30. april og 1. august til 31. oktober – der overgangen bare innvilges av bestemte grunner, og skjemaet ber da om en grunn fra en fast liste pluss en skriftlig forklaring.

Frie overganger kan ikke brukes for klassen sandhåndball: når Free transfer er krysset av, tilbys ikke den overgangstypen. Ellers er de åpne hele året unntatt i rød periode, der de krever godkjenning.

Spillerettsordningen – der en fullført overgang avgjør hvilken klubb som har spillerens spillerett per idrett, i stedet for lisensen alene – hører til disse reglene og gjelder fra en dato som er satt for forbundet. Se siden om spillerett og spilleberettigelse.

Søknader sendes inn av en administrator, aldri av spilleren.

Klubbadministratorer. En klubbruker kan bare søke om overganger for sin egen klubb hvis vedkommende er overgangsadministrator for klubben. Du gjør noen til det i klubbens brukerliste:

• kryss av personen som overgangsadministrator, eller
• gjør personen til brukeradministrator for klubben. Brukeradministratorer regnes alltid som overgangsadministratorer: skjemaet for klubbrukere krysser automatisk av for overgang når du gjør noen til brukeradministrator, og lar deg ikke fjerne krysset så lenge de er det. Det motsatte gjelder ikke – du kan gi noen overgangskrysset alene, uten å gjøre dem til brukeradministrator.

Vanlige klubbrukere, lagledere og spillere kan ikke opprette en overgangssøknad. Vises ikke overgangsavkrysningen i klubbens brukerliste i det hele tatt, har ikke forbundet slått på overgangsmodulen.

Kretsadministratorer. En kretsadministrator ser og kan jobbe med en overgang bare hvis den er merket som synlig for kretsen og den mottakende klubben hører til kretsen deres. Forbundet bestemmer per overgangstype og per sak om kretsen skal involveres.

Forbundsadministratorer. En forbundsadministrator ser og kan behandle alle overganger i sitt eget forbund.

Alle som kan se en overgang, kan også lese den i personregisteret, der hver person har en liste, Lisensoverføringer, med overgangshistorikken sin.

Legg merke til forskjellen på å søke og å bekrefte. Spilleren og klubben spilleren forlater, bekrefter via lenken i e-posten de får – se avsnittet om bekreftelser nedenfor.

Start en ny overgang fra listen Lisensoverføringer i administrasjonen, og velg å opprette en.

Steg 1 – finn spilleren. Under Search person skriver du inn spillerens fødselsnummer. Tre ting kan skje:

• Spilleren har allerede en overgang på gang – du sendes rett til den, med meldingen Another transfer is already in progress. Du kan ikke ha to åpne søknader for samme spiller.
• Spilleren hører allerede til klubben din – Player is already registered for this club.
• Ingen treff – The person is not registered in the system. Ved en nasjonal overgang må personen finnes fra før; skjemaet Create person tilbys bare for internasjonale overganger.

Når spilleren er funnet, viser skjemaet navn, e-post, id og fødselsnummer, spillerens Current Memberships og – i forbund som bruker spillerettsordningen – et panel, Playing rights, med klubben som har spillerens spillerett per idrett, eller No playing rights.

Steg 2 – fyll ut overgangen. Under Create transfer får du, i denne rekkefølgen:

• en informasjonsboks som beskriver gjeldende periode og hva den tillater, i rødt når det er en advarsel,
• for ungdomsoverganger, en obligatorisk årsak valgt fra en fast liste, pluss et fritekstfelt, Anledning till klubbytet,
• Free transfer – kryss av her når spilleren er uten kontrakt og overgangen er gratis. Valget tilbys bare for vanlige overganger, og når det er krysset av, tilbys bare overgangstypene som periodens regler tillater som gratis,
• Transfer type – overgangstypene forbundet har satt opp for gjeldende lisensperiode,
• License type – hvilken lisens spilleren skal få i den nye klubben, inkludert valget No license. Feltet vises bare når valget faktisk er aktuelt,
• Associated club – klubben spilleren forlater. Ved en nasjonal overgang velger du den ikke selv: den hentes fra spillerens eksisterende lisens eller spillerett og vises som tekst du ikke kan endre. Receiving club er på samme måte låst til din egen klubb når det er en klubb som søker,
• Epost for spilleren og Payment email – adressene som får bekreftelseslenken og betalingslenken. Skjemaet sier tydelig at overgangen bekreftes på e-post til spilleren og til den avgivende klubben, og hvor betalingsinformasjonen sendes,
• Reason for transfer during closed period med ledeteksten Explain why this transfer is necessary – vises når du søker utenfor det åpne overgangsvinduet. Det du skriver lagres som en kommentar på overgangen, slik at forbundet kan lese den.

De to klubbene må være forskjellige. En søknad der avgivende og mottakende klubb er den samme, avvises allerede når du oppretter den. Eksisterende overganger som likevel har samme klubb på begge sider – etter en redigering eller en gammel import – kan heller ikke godkjennes eller gjennomføres; de kan bare avvises.

Når du lagrer, opprettes søknaden med status Påbegynt, og bekreftelsesmeldingene sendes ut.

Så snart søknaden er opprettet, sendes to bekreftelsesmeldinger på e-post: én til klubben spilleren forlater, og én til spilleren på adressen som er oppgitt i skjemaet. Hver e-post inneholder en lenke til en liten side som viser hva overgangen gjelder – The transfer will take place from … to …, overgangstypen og idretten, og informasjon om perioden – med to knapper, Godkjenn og Avvis.

Dette er viktig i praksis:

• Bekreft fra e-posten. Klubbens kontaktperson og spilleren bekrefter direkte via lenken i e-posten de har fått. Lenken er gyldig i fire uker.
• De to bekreftelsene er uavhengige av hverandre. Hvem som helst av dem kan komme først. Siden viser The transfer has been approved by the club. og The transfer has been approved by the player. etter hvert som de kommer inn.
• Knappene forsvinner når overgangen har gått videre. Når overgangen har nådd forbundet, viser siden bare gjeldende status.
• En avvisning er endelig for den søknaden. Avviser klubben, kanselleres overgangen. Avviser spilleren, merkes den som avvist av spilleren. I begge tilfeller må det sendes en ny søknad; forbundet kan gjenåpne en avvist overgang fra administrasjonen.
• Begge klubbene kan også kansellere en søknad før noen har bekreftet den, og igjen hvis forbundet har sendt den tilbake for retting.
• Er avgivende og mottakende klubb den samme, sier siden fra om det og tilbyr bare avvisning.

Alle som er involvert – spilleren, den gamle klubben og den nye klubben – varsles på nytt ved hvert steg: godkjent av klubb, avvist av klubb, godkjent av spiller, avvist av spiller, betalt og til slutt godkjent.

Et forbund kan slå av e-poster om overganger helt. Da sendes ingenting, og bekreftelsene registreres i stedet av en administrator. Et forbund kan også erstatte teksten i de to e-postene som sendes når søknaden opprettes, med sin egen tekst.

Avgiften hører til overgangstypen: hver type forbundet har satt opp, har en pris, og den prisen blir beløpet på søknaden. En Free transfer og alle typer med pris null koster ingenting, og betalingssteget hoppes helt over.

Forbund som tar inn avgiften på nett. Når begge bekreftelsene er på plass og det er et beløp å betale, går overgangen over til Venter på betaling, og en betalings-e-post sendes til adressen i Payment email med en knapp, Pay Now, som leder til betalingen. Linjen på kvitteringen viser spilleren og begge klubbene. Når betalingen er registrert, går overgangen videre av seg selv. En administrator kan sende lenken på nytt, eller lage en ny, med handlingen Send payment email.

Forbund som ikke tar inn avgiften på nett. Her er det verken betalingssteg eller beløp: overganger opprettes med avgift null selv om overgangstypen har en pris, og overgangen har ingen avkrysning for betalt. Tar forbundet betalt for overganger, må det håndteres helt utenfor Profixio – fakturert separat og avstemt av forbundet.

En egen kostnad kan oppstå etter at overgangen er gjennomført, hvis det må utstedes en ny lisens for spilleren i den nye klubben. Den lisensen har sin egen pris og sin egen fakturering, og er ikke en del av overgangsavgiften. Se siden om spillerlisenser.

Noen overganger blir ferdige uten at en administrator rører dem: er perioden åpen, har klubben og spilleren bekreftet og er det ikke noe igjen å betale, godkjennes overgangen automatisk. Det kreves behandling av en administrator når søknaden kommer utenfor det åpne vinduet, når forbundets regler krever det for den overgangstypen, eller når en frist i sesongen har gått ut.

Åpne overgangen fra listen Lisensoverføringer. Øverst får du, avhengig av hvor overgangen står:

• Accept transfer – godkjenn den. Du blir bedt om datoen spilleren blir spilleklar; skjemaet foreslår en dato.
• Perform transfer – gjennomfør en godkjent overgang med en gang i stedet for å vente til den datoen.
• Send payment email – send eller send betalingslenken på nytt.
• Send player confirmation mail / Send club confirmation mail – send en bekreftelseslenke på nytt hvis den aldri kom fram.
• Reject transfer – avvis den. Spilleren og begge klubbene får beskjed, og meldingen viser dem til forbundets kontaktadresse med referansenummeret.
• Restore – gjenåpne en avvist eller kansellert overgang så den kan gå videre.

På selve overgangen kan en administrator også sette Club/district OK og Player OK manuelt når en bekreftelse er gitt utenfor systemet, krysse av for betalt, sette Synlig for krets, merke den som Free transfer, og endre datoen spilleren blir spilleklar (Spilleklardato).

Kommentarer. Hver overgang har en kommentartråd. Bruk New comment; kommentaren registreres på klubben eller forbundet ditt og vises for alle som kan se overgangen. Hvem som kan skrive en, avhenger av hvor overgangen står:

• mens den er Påbegynt eller er sendt tilbake for retting, kan alle som ser den, kommentere;
• mens den er Godkjent av klubb, Venter på betaling eller Approved, kan bare forbundsadministratorer kommentere;
• når den står på Venter på forbund, er fullført, kansellert eller avvist, kan ingen legge til kommentarer lenger – heller ikke en forbundsadministrator. Skriv det du trenger å si før du godkjenner eller avviser.

Kommentarer er bare til informasjon og lar statusen stå som den er; kontakt de involverte selv hvis de trenger å vite noe.

Kretser. Når en overgang er merket synlig for kretsen og den mottakende klubben hører til den kretsen, får kretsadministratoren et varsel, New transfer request, i administrasjonen med en lenke til overgangen, og kan behandle den på samme måte som forbundet.

Dette er spørsmålet support får oftest, og svaret er presist: ikke før overgangen er fullført.

Så lenge søknaden står et sted mellom Påbegynt og Approved, regnes spilleren fortsatt som en del av den gamle klubben. Det er ikke nok at den er godkjent – en godkjent overgang har en dato for når spilleren blir spilleklar, og systemet gjennomfører overgangen først når den datoen er nådd. Fram til da er ingenting endret for kamptropper, tropper eller spilleberettigelse.

Når overgangen er fullført, finnes den nye klubbregistreringen, og i forbund som bruker spillerettsordningen er det den fullførte overgangen som flytter spillerens spillerett til den nye klubben. En manuell overstyring av spilleretten som en administrator har satt, fjernes i det øyeblikket, slik at den fullførte overgangen blir det som gjelder.

To ting skyver ofte datoen lenger fram enn folk venter:

• Periodereglene. I en stengt eller begrenset periode kan et forbund sette datoen til et senere tidspunkt i sesongen, så en overgang som godkjennes for eksempel i mars, kanskje ikke trer i kraft før vårdatoen forbundet har satt.
• Overlappende overganger i samme idrett. Har spilleren allerede en nylig godkjent eller fullført overgang som dekker samme idrett, skyves den nye til fjorten dager etter den. Det hindrer at en spiller blir spilleberettiget for to klubber i samme idrett med få dagers mellomrom, og det gjelder i alle forbund, ikke bare der overgangskalenderen er innebygd. Overganger i ulike idretter blokkerer ikke hverandre; en overgangstype som dekker flere idretter, blokkerer alle.

Begrensninger på hvilke konkurranser en spiller som har gått over kan delta i – cupfinaler, sluttspill, kvalifisering – er forbundets regler. Der de finnes, vises de som tekst i søknadsskjemaet. Sjekk dem før du setter opp en spiller som har gått over, i en kamptropp.

Hvilke konkurranser og tropper en spiller faktisk er spilleberettiget for, er beskrevet på siden om spillerett og spilleberettigelse.

Alt nedenfor settes opp av forbundet, for det meste utenfor den enkelte overgangen, unntatt de tre bryterne på forbundsoppføringen: kontakt Profixio support for å endre dem.

Gå gjennom dette i rekkefølge.

En klubb sier at den ikke kan starte en overgang.

1. Har forbundet slått på overgangsmodulen? Hvis ikke, er ingenting om overganger synlig for noen.
2. Er personen overgangsadministrator for klubben? Sjekk avkrysningen for overgangsadministrator i klubbens brukerliste. Vanlige klubbrukere kan ikke søke.
3. Er spilleren allerede i den klubben? Da trengs det ingen overgang.
4. Har spilleren allerede en åpen søknad? Bare én om gangen er tillatt; systemet sender deg til den som finnes.
5. Er spilleren under alderen der forbundet krever overgang?

Ingenting har skjedd siden vi søkte.

1. Sjekk statusen. Påbegynt betyr at klubben ikke har bekreftet ennå; Godkjent av klubb betyr at spilleren ikke har gjort det.
2. Kom bekreftelses-e-posten fram til en adresse som er i bruk? Sjekk klubbens adresse og Email player på overgangen, og send på nytt med Send club confirmation mail eller Send player confirmation mail. Lenkene utløper etter fire uker.
3. Har forbundet slått av e-poster om overganger? Da har ingen fått e-post, og en administrator må registrere bekreftelsene.
4. Venter på betaling betyr at avgiften ikke er betalt. Send betalingslenken på nytt til adressen i Payment email.
5. Venter på forbund betyr at saken ligger hos forbundet eller kretsen, vanligvis fordi søknaden ble sendt utenfor det åpne vinduet eller etter sesongens frist.

Det står godkjent, men spilleren kan fortsatt ikke spille. Overgangen gjennomføres på datoen spilleren blir spilleklar, ikke når den godkjennes. Sjekk den datoen på overgangen. Den kan ha blitt skjøvet ut av periodereglene eller av en overlappende overgang i samme idrett.

Vi får ikke godkjent den i det hele tatt. Er avgivende og mottakende klubb den samme, kan overgangen ikke godkjennes eller gjennomføres – bare avvises. Nye søknader som dette avvises med en gang, så en overgang i denne tilstanden er som regel redigert eller importert. Avvis den og søk på nytt med riktige klubber, eller spør forbundet hvis du mener klubben er feil.

Den står ikke på den offentlige listen. Den offentlige listen viser bare fullførte overganger, og bare sju år tilbake.

En kretsadministrator ser den ikke. Overgangen må være merket synlig for kretsen, og den mottakende klubben må høre til den kretsen.

Overganger kan lastes inn samlet fra et regneark når et forbund flytter historikken sin inn i Profixio. Det gjøres som en engangsjobb: kontakt Profixio support for å ordne det.

Dette gjør importen:

• leser et regneark med overganger med spillerens fødselsnummer, datoen, overgangstypen, den mottakende klubben, den avgivende klubben per idrett, statusen, de to bekreftelsene, om det var en fri overgang, beløpet og betalingsadressen,
• oppretter personer og klubber som mangler,
• finner overgangstypen etter navn i lisensperioden som dekker datoen,
• hopper over rader som allerede finnes, så den trygt kan kjøres på nytt,
• skriver fullførte overganger med tilhørende lisenser.

Importerte overganger oppfører seg etterpå som vanlige fullførte overganger og vises på den offentlige listen. Trenger et forbund en historisk import, ta det opp med Profixio i stedet for å legge inn tusenvis av overganger for hånd.