Övergång av spelare mellan föreningar

Svensk handboll är det enda förbundet som har en egen övergångskalender inbyggd i Profixio. Allt nedan gäller bara svensk handboll och beachhandboll.

Övergångstypen följer spelarens ålder.

• Under 12 – ingen övergång behövs alls. Ansökningsformuläret säger det och låter dig inte gå vidare; spelaren registreras i stället som aktiv i medlemssystemet.
• Från juli det år spelaren fyller 12 till juni det år spelaren fyller 15 – en ungdomsövergång.
• Därefter – en vanlig övergång.

Vanliga övergångar visas med en färg:

• Röd, 16 februari till 30 april. Övergången kan göras, men spelaren blir spelklar först 1 maj. En varning i formuläret talar om det.
• Grön, 1 maj till 30 juni. Spelare utan kontrakt får byta förening fritt. Formuläret visar förbundets regel att en spelare som byter förening inte får delta i innevarande tävlingsårs SM-slutspel, kval eller USM-finaler – det är en regel för föreningarna att följa, inte något Profixio spärrar.
• Gul, 1 juli till 15 februari. Övergången kräver föreningens medgivande eller ett utgånget kontrakt; den avlämnande föreningen måste skriva under.
• En övergångstyp för enbart beachhandboll är gul hela året, enligt förbundets egna tävlingsbestämmelser.
• Även en övergång under gul period kräver förbundets godkännande om den blir fullständigt bekräftad och betald efter den årliga tidsgränsen 15 februari och före 1 juli. En övergångstyp för beachhandboll är undantagen; en typ som omfattar både handboll och beachhandboll följer den här regeln.

Ungdomsövergångar behöver inte den avlämnande föreningens godkännande, men de kräver alltid förbundets godkännande och är alltid synliga för distriktet. Det finns två begränsade perioder – 1 januari till 30 april och 1 augusti till 31 oktober – då övergången bara beviljas av särskilda skäl, och formuläret frågar då efter skälet från en fast lista plus en skriftlig förklaring.

Fria övergångar kan inte användas för klassen beachhandboll: när Övergång enligt § 8:6 är ikryssad erbjuds inte den övergångstypen. I övrigt är de öppna hela året utom under röd period, då de kräver godkännande.

Spelrättsordningen – där en slutförd övergång avgör vilken förening som har spelarens spelrätt per idrott, i stället för licensen ensam – hör till dessa regler och gäller från ett datum som är satt för förbundet. Se sidan om spelrätt och spelberättigande.

Ansökningar görs av en administratör, aldrig av spelaren.

Föreningsadministratörer. En föreningsanvändare kan ansöka om övergångar för sin egen förening bara om personen är övergångsadministratör för föreningen. Du gör någon till det i föreningens användarlista:

• markera personen som övergångsadministratör, eller
• gör personen till användaradministratör för föreningen. Användaradministratörer räknas alltid som övergångsadministratörer: formuläret för föreningsanvändare kryssar automatiskt i övergångsrutan när du gör någon till användaradministratör, och låter dig inte kryssa ur den så länge personen är det. Det omvända gäller inte – du kan ge någon bara övergångsrutan, utan att göra personen till användaradministratör.

Vanliga föreningsanvändare, lagledare och spelare kan inte skapa en övergångsansökan. Syns inte övergångsrutan alls i föreningens användarlista har förbundet inte slagit på övergångsmodulen.

Distriktsadministratörer. En distriktsadministratör ser och kan arbeta med en övergång bara om den är markerad som synlig för distriktet och den mottagande föreningen hör till distriktet. Förbundet avgör per övergångstyp och per ärende om distriktet ska involveras.

Förbundsadministratörer. En förbundsadministratör ser och kan hantera alla övergångar i sitt eget förbund.

Alla som kan se en övergång kan också läsa den i personregistret, där varje person har en lista, Övergångar, med sin övergångshistorik.

Notera skillnaden mellan att ansöka och att bekräfta. Spelaren och föreningen som spelaren lämnar bekräftar via länken i mejlet de får – se avsnittet om bekräftelser nedan.

Starta en ny övergång från listan Övergångar i administrationen och välj att skapa en.

Steg 1 – hitta spelaren. Under Sök spelare anger du spelarens personnummer. Tre saker kan hända:

• Spelaren har redan en övergång på gång – du skickas direkt till den, med meddelandet Another transfer is already in progress. Du kan inte ha två öppna ansökningar för samma spelare.
• Spelaren tillhör redan din förening – Player is already registered for this club.
• Ingen träff – The person is not registered in the system. Vid en nationell övergång måste personen redan finnas; formuläret Lägg till person erbjuds bara för internationella övergångar.

När en förbundsadministratör lägger till en ny person vid en internationell övergång listar formuläret personer som redan finns registrerade med samma för- och efternamn under Existing persons with the same name, med närmast födelsedatum först. När födelsedatumet är ifyllt väljer du under Is this one of the existing persons? antingen rätt person eller None of these – create a new person. Formuläret ber om det valet innan det lägger till personen.

När spelaren har hittats visar formuläret namn, mejl, id och personnummer, spelarens Tillhörande förening och – i förbund som använder spelrättsordningen – en panel, Spelrätt, med den förening som har spelarens spelrätt per idrott, eller No playing rights.

Steg 2 – fyll i övergången. Under Ny övergång får du, i den här ordningen:

• en informationsruta som beskriver den aktuella perioden och vad den tillåter, i rött när det är en varning,
• för ungdomsövergångar, en obligatorisk anledning vald från en fast lista, plus ett fritextfält, Anledning till klubbytet,
• Övergång enligt § 8:6 – kryssa i här när spelaren saknar kontrakt och övergången är kostnadsfri. Valet erbjuds bara för vanliga övergångar, och när det är ikryssat erbjuds bara de övergångstyper som periodens regler tillåter som kostnadsfria,
• Typ – de övergångstyper ditt förbund har lagt upp för den aktuella licensperioden,
• Licenstyp – vilken licens spelaren ska få i den nya föreningen, inklusive valet Jag vill inte registrera nu. Fältet visas bara när valet faktiskt är aktuellt,
• Tillhörande förening – föreningen spelaren lämnar. Vid en nationell övergång väljer du den inte själv: den hämtas från spelarens befintliga licens eller spelrätt och visas som text som inte går att ändra. Mottagande förening är på samma sätt låst till din egen förening när det är en förening som ansöker,
• Mejl för spelaren och Mejladress för betalning – adresserna som får bekräftelselänken och betalningslänken. Formuläret talar tydligt om att övergången bekräftas med mejl till spelaren och till den avlämnande föreningen, och vart betalningsinstruktionerna skickas,
• Reason for transfer during closed period med uppmaningen Explain why this transfer is necessary – visas när du ansöker utanför det öppna övergångsfönstret. Det du skriver sparas som en kommentar på övergången så att förbundet kan läsa den.

De två föreningarna måste vara olika. En ansökan där avlämnande och mottagande förening är samma nekas redan när du skapar den. Befintliga övergångar som ändå har samma förening på båda sidor – efter en redigering eller en gammal import – kan inte heller godkännas eller genomföras; de kan bara nekas.

När du sparar skapas ansökan med status Påbörjade, och bekräftelsemejlen skickas ut.

Så snart ansökan har skapats skickas två bekräftelsemejl: ett till föreningen spelaren lämnar och ett till spelaren på adressen som angavs i formuläret. Varje mejl innehåller en länk till en liten sida som visar vad övergången gäller – The transfer will take place from … to …, övergångstypen och idrotten, och information om perioden – med två knappar, Godkänn och Neka.

Det här är viktigt i praktiken:

• Bekräfta från mejlet. Föreningens kontaktperson och spelaren bekräftar direkt via länken i mejlet de har fått. Länken är giltig i fyra veckor.
• De två bekräftelserna är oberoende av varandra. Vilken som helst kan komma först. Sidan visar The transfer has been approved by the club. och The transfer has been approved by the player. allteftersom de kommer in.
• Knapparna försvinner när övergången har gått vidare. När övergången har nått förbundet visar sidan bara aktuell status.
• Ett nej är slutgiltigt för den ansökan. Nekar föreningen avbryts övergången. Nekar spelaren markeras den som nekad av spelaren. I båda fallen måste en ny ansökan göras; förbundet kan öppna en nekad övergång igen från administrationen.
• Båda föreningarna kan också avbryta en ansökan innan någon har bekräftat den, och igen om förbundet har skickat tillbaka den för rättning.
• Är avlämnande och mottagande förening samma säger sidan det och erbjuder bara att neka.

Alla inblandade – spelaren, den gamla föreningen och den nya föreningen – aviseras igen vid varje steg: godkänd av förening, nekad av förening, godkänd av spelare, nekad av spelare, betald och till sist godkänd.

Ett förbund kan stänga av mejl om övergångar helt. Då skickas ingenting, och bekräftelserna registreras i stället av en administratör. Ett förbund kan också ersätta texten i de två mejlen som skickas när ansökan skapas med en egen text.

Avgiften hör till övergångstypen: varje typ ditt förbund har lagt upp har ett pris, och det priset blir beloppet på ansökan. En Övergång enligt § 8:6 och alla typer med priset noll kostar ingenting, och betalningssteget hoppas över helt.

Förbund som tar betalt online. När båda bekräftelserna är klara och det finns ett belopp att betala går övergången över till Väntar på betalning, och ett betalningsmejl skickas till adressen i Mejladress för betalning med en knapp, Betala nu, som leder till kassan. Raden på kvittot anger spelaren och båda föreningarna. När betalningen har registrerats går övergången vidare av sig själv. En administratör kan skicka länken igen, eller skapa en ny, med åtgärden Send payment email.

Förbund som inte tar betalt online. Här finns varken betalningssteg eller belopp: övergångar skapas med avgiften noll även om övergångstypen har ett pris, och övergången har ingen ruta för betald alls. Tar ditt förbund betalt för övergångar måste det hanteras helt utanför Profixio – faktureras separat och stämmas av av förbundet.

En separat kostnad kan uppstå efter att övergången har genomförts, om en ny licens måste utfärdas för spelaren i den nya föreningen. Den licensen har ett eget pris och en egen fakturering, och ingår inte i övergångsavgiften. Se sidan om spelarlicenser.

Vissa övergångar blir klara utan att en administratör rör dem: är perioden öppen, har föreningen och spelaren bekräftat och finns det inget kvar att betala godkänns övergången automatiskt. Handläggning av en administratör krävs när ansökan görs utanför det öppna fönstret, när förbundets regler kräver det för den övergångstypen, eller när en tidsgräns under säsongen har passerat.

Öppna övergången från listan Övergångar. Överst finns, beroende på var övergången står:

• Godkänn övergång – godkänn den. Du ombeds ange datumet då spelaren blir spelklar; formuläret föreslår ett.
• Perform transfer – genomför en godkänd övergång direkt i stället för att vänta till det datumet.
• Send payment email – skicka betalningslänken eller skicka den igen.
• Sänd bekräftelsemejl till spelaren / Sänd bekräftelsemejl till föreningen – skicka en bekräftelselänk igen om den aldrig kom fram.
• Neka övergång – neka den. Spelaren och båda föreningarna får besked, och meddelandet hänvisar dem till förbundets kontaktadress med referensnumret.
• Restore – öppna en nekad eller avbruten övergång igen så att den kan gå vidare.

På själva övergången kan en administratör också sätta Förening/förbund OK och Godkänd av spelaren manuellt när en bekräftelse har getts utanför systemet, kryssa i rutan för betald, sätta Visas för SDF, markera den som Övergång enligt § 8:6, och ändra datumet då spelaren blir spelklar (Spelklardatum).

Kommentarer. Varje övergång har en kommentarstråd. Använd Ny kommentar; kommentaren registreras på din förening eller ditt förbund och visas för alla som kan se övergången. Vem som får skriva en beror på var övergången står:

• medan den är Påbörjade eller har skickats tillbaka för rättning får alla som ser den kommentera;
• medan den är Godkänd av förening, Väntar på betalning eller Godkänd får bara förbundsadministratörer kommentera;
• när den står på Väntar på förbund, är slutförd, avbruten eller nekad kan ingen lägga till en kommentar längre – inte ens en förbundsadministratör. Skriv det du behöver säga innan du godkänner eller nekar.

Kommentarer är bara information och lämnar statusen som den är; kontakta de berörda själv om de behöver veta något.

Distrikt. När en övergång är markerad som synlig för distriktet och den mottagande föreningen hör till det distriktet får distriktsadministratören en avisering, New transfer request, i administrationen med en länk till övergången, och kan hantera den precis som förbundet.

Det här är den fråga support får oftast, och svaret är exakt: inte förrän övergången är slutförd.

Så länge ansökan står någonstans mellan Påbörjade och Godkänd räknas spelaren fortfarande till den gamla föreningen. Det räcker inte att den är godkänd – en godkänd övergång har ett datum då spelaren blir spelklar, och systemet genomför övergången först när det datumet har kommit. Fram till dess har ingenting ändrats för matchtrupper, trupper eller spelberättigande.

När övergången är slutförd finns den nya föreningsregistreringen, och i förbund som använder spelrättsordningen är det den slutförda övergången som flyttar spelarens spelrätt till den nya föreningen. En manuell överstyrning av spelrätten som en administratör har satt tas bort i samma ögonblick, så att den slutförda övergången blir det som gäller.

Två saker skjuter ofta datumet längre fram än man räknar med:

• Periodreglerna. Under en stängd eller begränsad period kan ett förbund lägga datumet senare under säsongen, så en övergång som godkänns till exempel i mars kanske inte träder i kraft förrän det vårdatum förbundet har bestämt.
• Överlappande övergångar i samma idrott. Har spelaren redan en nyligen godkänd eller slutförd övergång som omfattar samma idrott skjuts den nya till två veckor efter den. Det hindrar att en spelare blir spelberättigad för två föreningar i samma idrott med några dagars mellanrum, och det gäller i alla förbund, inte bara där övergångskalendern är inbyggd. Övergångar i olika idrotter blockerar inte varandra; en övergångstyp som omfattar flera idrotter blockerar alla.

Begränsningar av vilka tävlingar en spelare som har bytt förening får delta i – cupfinaler, slutspel, kval – är förbundets regler. Där de finns visas de som text i ansökningsformuläret. Kontrollera dem innan du sätter upp en spelare som har bytt förening i en matchtrupp.

Vilka tävlingar och trupper en spelare faktiskt är spelberättigad för beskrivs på sidan om spelrätt och spelberättigande.

Allt nedan ställs in av förbundet, oftast utanför den enskilda övergången, utom de tre brytarna på förbundsposten: kontakta Profixio support för att ändra dem.

Gå igenom det här i ordning.

En förening säger att den inte kan starta en övergång.

1. Har förbundet slagit på övergångsmodulen? Om inte syns ingenting om övergångar för någon.
2. Är personen övergångsadministratör för föreningen? Kontrollera rutan för övergångsadministratör i föreningens användarlista. Vanliga föreningsanvändare kan inte ansöka.
3. Är spelaren redan i den föreningen? Då behövs ingen övergång.
4. Har spelaren redan en öppen ansökan? Bara en åt gången är tillåten; systemet skickar dig till den befintliga.
5. Är spelaren under den ålder där förbundet kräver övergång?

Ingenting har hänt sedan vi ansökte.

1. Kontrollera statusen. Påbörjade betyder att föreningen inte har bekräftat än; Godkänd av förening betyder att spelaren inte har gjort det.
2. Kom bekräftelsemejlet fram till en adress som används? Kontrollera föreningens adress och Spelarens mejladress på övergången och skicka igen med Sänd bekräftelsemejl till föreningen eller Sänd bekräftelsemejl till spelaren. Länkarna går ut efter fyra veckor.
3. Har förbundet stängt av mejl om övergångar? Då har ingen fått något mejl, och en administratör måste registrera bekräftelserna.
4. Väntar på betalning betyder att avgiften inte är betald. Skicka betalningslänken igen till adressen i Mejladress för betalning.
5. Väntar på förbund betyder att ärendet ligger hos förbundet eller distriktet, oftast för att ansökan gjordes utanför det öppna fönstret, eller för att den blev bekräftad och betald efter säsongens tidsgräns.

Det står godkänd men spelaren får fortfarande inte spela. Övergången genomförs på datumet då spelaren blir spelklar, inte när den godkänns. Kontrollera det datumet på övergången. Det kan ha skjutits fram av periodreglerna eller av en överlappande övergång i samma idrott.

Vi kan inte godkänna den alls. Är avlämnande och mottagande förening samma kan övergången inte godkännas eller genomföras – bara nekas. Nya ansökningar av det här slaget nekas direkt, så en övergång i det här läget har oftast redigerats eller importerats. Neka den och ansök igen med rätt föreningar, eller fråga förbundet om du tror att föreningen är fel.

Den finns inte på den publika listan. Den publika listan visar bara slutförda övergångar, och bara sju år bakåt.

En distriktsadministratör ser den inte. Övergången måste vara markerad som synlig för distriktet, och den mottagande föreningen måste höra till det distriktet.

Övergångar kan läsas in i klump från ett kalkylblad när ett förbund flyttar sin historik till Profixio. Det görs som ett engångsjobb: kontakta Profixio support för att ordna det.

Det här gör importen:

• läser ett kalkylblad med övergångar med spelarens personnummer, datumet, övergångstypen, den mottagande föreningen, den avlämnande föreningen per idrott, statusen, de två bekräftelserna, om det var en fri övergång, beloppet och betalningsadressen,
• skapar personer och föreningar som saknas,
• matchar övergångstypen på namn inom den licensperiod som omfattar datumet,
• hoppar över rader som redan finns, så att den kan köras igen utan risk,
• skriver slutförda övergångar med tillhörande licenser.

Importerade övergångar beter sig sedan som vanliga slutförda övergångar och visas på den publika listan. Behöver ett förbund en historisk import, ta upp det med Profixio i stället för att lägga in tusentals övergångar för hand.