Spelarlicenser: köpa, kontrollera och följa upp

Svensk handboll är det förbund som har flest egna licensregler.

Kravet på övergång avgörs utifrån spelrätt, inte utifrån den senaste licensen. För alla andra förbund frågar Profixio ”var är den här personens senaste licens?”. För svensk handboll frågar det ”var har den här personen spelrätt just nu?”, framräknat per idrott utifrån manuella tilldelningar, slutförda övergångar, personens första seniorlicens eller första licens efter åldersgränsen och, när inget av detta finns och ingen övergång pågår, föreningen där personen har sitt senaste aktiva medlemskap som spelare. En spelare kan ha spelrätt i en idrott i en förening och i en annan idrott i en annan förening, och kan då licensieras i vilken som helst av de två föreningarna men inte i en tredje. Licenstyper för barn och vuxna följer samma regel.

Barn stoppas aldrig. Personer under åldersgränsen har ingen spelrätt alls, så kravet på övergång slår aldrig till för dem.

Dubblettkontrollen tittar på aktuella och kommande perioder. På sidan Licenser stoppar en licens i en annan förening under en aktuell eller kommande period en ny licens om inte licenstypen kräver övergång. En licens från en tidigare säsong kan fortfarande avgöra var spelaren har spelrätt.

Föreningens licensguide har inget lagsteg. Den går direkt från licenstyp till val av personer. Licenser som skapas där är inte knutna till något lag, och personerna läggs inte till på någon spelarlista – det görs separat på laget.

En licens i samma förening räcker för en matchtrupp. Där andra förbund kontrollerar det specifika laget godtar svensk handboll en aktiv licens var som helst inom samma förening.

Olicensierade spelare visas och ingen varning om saknad licens ges i listvyer, så att det inte finns någon varning betyder inte att alla har licens. Använd i stället räknaren ej licensierade på föreningens licenssida.

Svensk basket har den mest generösa av dubblettreglerna.

Tidsfönstret bakåt är bara aktuell period. Licenser från tidigare säsonger ignoreras helt när det avgörs om någon redan har licens någon annanstans.

En licens i en annan förening stoppar bara om det är samma licenstyp. I de flesta förbund stoppar varje licens i en annan förening inom tidsfönstret en ny licens. I svensk basket kan en person med licens i en annan förening av en annan licenstyp ändå licensieras i din förening. Därför kan en basketspelare finnas i två föreningars licenslistor samma säsong utan att något är fel.

Allt annat – priser, åldersgrupper, vilka licenstyper som kräver övergång, när säsongen öppnar – sätts upp av förbundet som vanliga data och har ingen specialhantering i Profixio.

Svensk volleyboll har en regel som inte finns för något annat förbund, och den överraskar folk.

Den senaste licens som någonsin registrerats avgör. Utöver den vanliga periodbaserade dubblettkontrollen tittar Profixio på personens senaste licens i hela förbundet, helt utan periodgräns. Om den licensen är i en annan förening nekas den nya licensen med Licenced in another club (…), där föreningen anges. En licens från flera säsonger tillbaka i en tidigare förening räcker för att stoppa den.

I den periodbaserade kontrollen stoppar bara samma licenstyp. Precis som i svensk basket stoppar en licens av en annan typ i en annan förening inom tidsfönstret inte i sig – men den historiska kontrollen ovan kan ändå stoppa den.

Det vanliga tidsfönstret bakåt är 12 månader, räknat från början av föregående år.

Om en förening rapporterar att en spelare ”hade licens hos oss förra säsongen och nu inte kan licensieras”, kontrollera den historiska regeln först: någon har nästan säkert licensierat spelaren i en annan förening sedan dess.

Två olika förbund delar kortnamnet SBF i Profixio – svensk bandy och svensk brottning – och de beter sig ganska olika. Kontrollera vilket du är i innan du tillämpar något härifrån.

Svensk bandy

• Tidsfönstret bakåt för dubblettkontrollen är 36 månader, ett av de längsta. En licens i en annan förening upp till tre år tillbaka stoppar en ny om inte licenstypen kräver övergång.
• Spelare från samarbetsföreningar hanteras genom ordningen för samarbetsföreningar i stället för som vanliga medlemmar.

Svensk brottning

• Föreningarna får ett menyval Licensierade utövare som pekar på förbundets offentliga licenslista.
• Varningar om licensperioder visas där andra förbund döljer dem.
• En licens i en annan förening under aktuell eller föregående licensperiod stoppar en ny licens, så spelaren flyttar till den nya föreningen med en övergång.

Norsk rugby är det förbund som är uppsatt för självservice för spelarlicenser, och det är det enda stället där flödet för att köpa licens själv, som beskrivs på andra ställen på den här sidan, används.

Vad det innebär i praktiken:

• När en förening lägger till en spelare i ett lag får spelaren en personlig länk via mejl och köper licensen själv med betalning online.
• Spelarna ser Your licenses på sin egen startsida.
• Alla spelarens licenser visas, inte bara den aktuella.
• Från det mejlet väljer spelaren antingen en licens och betalar, eller – om licensen redan är betald via ett annat system – trycker på Kontakt forbundet för att meddela förbundet. Förbundet får då ett mejl med en begäran om att bekräfta att spelaren har en giltig licens, och godkänner licensen efter att ha kontrollerat sina egna register.

• Förbundsadministratörer ser en länk Admin license page på varje spelarrad i spelarlistan och kan tilldela eller inaktivera en licens där.
• Förbundets personal kan inaktivera och återaktivera en enskild licens.
• Olicensierade spelare visas i listor och får läggas till på spelarlistor, men varningen om saknad licens ges – till skillnad från de andra förbunden som tillåter olicensierade spelare.

Dubblettkontrollen använder det vanliga tidsfönstret på 12 månader; inget i regelmotorn är specialhanterat för norsk rugby.

Hämta in föreningens spelare via licensturneringen. Föreningsledare hämtar in sina medlemmar i Profixio via en stående ”dummy”-turnering, lisensturnering (länken som förbundet delar ut: https://www.profixio.com/app/lisensturnering-2024). Den finns för att en föreningsledare ska kunna hämta spelare från NIF:s (Norges Idrettsforbund) spelarregister in i föreningen; de spelarna kan sedan väljas till turneringar som NRF arrangerar.

1. Öppna licensturneringen och logga in med Idrettens ID. Det är inloggningen på det sättet som ger dig åtkomst till NIF:s spelarregister för din förening.
2. Anmäl ett ”dummy”-lag för din förening i licensturneringen. Valet av förening är inte permanent knutet till lagledaren, så vid nästa turnering kan samma lagledare välja en annan förening. Bara spelare från den valda föreningen kan väljas från NIF:s spelarregister, eftersom den som anmäler är knuten till en förening hos NIF och därför bara ser den föreningens data.
3. På laget trycker du på Rediger spillere och sedan Legg til spillere. Om spelaren inte finns i listan trycker du på Hent personer fra NIF. När en spelare hämtas från NIF-registret och läggs till i föreningen får spelaren automatiskt ett mejl med en uppmaning att välja licens, med möjlighet att betala direkt.

I de förbund som tillåter det köper spelaren (eller en förälder) licensen själv och betalar online. Du köper den via länken i mejlet du får.

Så får du länken. När din förening lägger till dig i ett lag skickar Profixio ett mejl till dig. Ämne: Reminder to Choose License for följt av förbundets namn. Mejlet säger att du har lagts till i ett lag och ber dig kontrollera att du har rätt licens, och det har en knapp View and select License. Om du redan har ett Profixio-konto och är registrerad som spelare når du samma sida från din egen startsida under Your licenses → View licenses.

Om länken slutar fungera ber du föreningen eller förbundet att skicka mejlet igen.

På sidan (My Licenses) ser du ditt namn och födelseår, aktuell License period, Turnering och Lag som du lades till i, och två listor:

• Current Licenses – det du redan har den här perioden, med beloppet, Spelklardatum och en Kvitto-knapp när licensen betalades online.
• Buy a new license – de licenstyper du kan köpa, var och en som ett kort med namn, pris och beskrivning.

För att köpa en trycker du på Kjøp på kortet. Du skickas till betalningsleverantörens betalningssida. När betalningen har gått igenom kommer du tillbaka till samma sida, och den nya licensen visas under Current Licenses.

Ingenting skapas förrän betalningen har gått igenom. Om du stänger betalningssidan eller kortet nekas blir ingen licens och ingen obetald räkning kvar – du kan bara börja om. Om pengarna har dragits från ditt konto men licensen inte syns, laddar du om sidan en gång: när sidan öppnas kontrolleras betalningen på nytt hos betalningsleverantören.

Bara licenstyper som passar din ålder erbjuds. Åldern räknas fram från ditt födelseår mot året då licensperioden börjar. Om listan säger No licenses available. har förbundet antingen inte öppnat perioden än, eller så passar ingen licenstyp din ålder – kontakta föreningen eller förbundet.

Rabatter. Om du redan har en licens den här perioden är vissa licenstyper billigare. Kortet visar då Rabatt och det sänkta Pris, och du debiteras det sänkta beloppet.

Att köpa licens själv går inte i alla förbund. Där det är avstängt skapar föreningen eller förbundet licensen åt dig, och du kommer aldrig att se den här sidan.

Föreningar vars förbund har aktiverat föreningens licenssida licensierar sina egna medlemmar från Licenser i administrationen.

Vem som kan öppna den. Alla tre måste stämma:

1. Ditt förbund har Club licensing (app) påslaget. Fråga din förbunds- eller distriktsadministratör om det inte är det.
2. Du är inloggad som föreningsanvändare för den föreningen.
3. Du är föreningens huvudadministratör, eller någon har kryssat i License Admin - can access the club license page för dig i föreningens användarlista.

Om menyvalet saknas är något av de tre inte uppfyllt.

Vad sidan visar. En väljare för licensperiod högst upp, tre räknare – N licensierade, N ej licensierade, N med 2+ föreningar – som också är knappar som filtrerar listan, en växel för Spelare / Ledare / Alla, och medlemstabellen: namn, födelsedatum, ålder, licens, spelrätt, andra föreningar. Filter ovanför tabellen: Licensstatus, Licenstyp, Ytterligare föreningar, Kön, Åldersgrupp.

Licensmärket är färgkodat: grönt när personen har licens i din förening, rött när personen har licens men i en annan förening, grått när personen inte har någon. Rött är det intressanta – det betyder oftast att det behövs en övergång.

Klickar du på ett namn öppnas en panel med personens licenser, turneringsanmälningar, licensansökningar, föreningsmedlemskap och spelrätt.

För att licensiera personer trycker du på Registrera licenser (eller License leaders). En guide öppnas:

1. Licenstyp – välj ett kort. Licenstyper för spelare och för ledare är separata listor.
2. Lag – valfritt. Väljer du ett lag sätts de licensierade personerna också upp på lagets spelarlista. No team licensierar dem utan att röra någon spelarlista. Vissa förbund hoppar över det här steget helt.
3. Spelare / Ledare – sök och kryssa i de medlemmar du vill ha, tryck sedan på Licensiera.

Profixio kontrollerar först varje val och visar N kan licensieras och N kan ej licensieras, med en anledning för varje person som inte kan licensieras. Tryck på Bekräfta för att skapa licenserna som gick igenom.

Listan du kan välja från är redan begränsad av licenstypen du valde i steg 1: bara aktiva medlemmar i din förening, bara åldrar som licenstypen tillåter, bara personer som har en licens som licenstypen kräver i förväg, och inte personer som har en licens som licenstypen utesluter. Om någon du väntar dig inte finns i listan är det därför – öppna personens namn från huvudtabellen för att se läget.

Att licensiera här är ingen betalning. Licensen skapas med listpris minus eventuell rabatt och registreras som ej betald. Avräkningen med förbundet sker separat.

Knappen kan saknas. Den är dold när växeln står på Alla, när förbundets licensiering inte har öppnat än (du får då Licensing has not opened yet om du försöker), och när det inte finns några licenstyper för den valda perioden.

Förbundets personal kan lägga en licens direkt på en spelare utan något betalningssteg. Det är den vägen som används när en spelare har betalat utanför Profixio, när ett köp avbröts halvvägs, eller när en licens måste ges som ett undantag.

Var det finns. I förbund som använder självservice för spelare visas en länk Admin license page bredvid varje spelare på lagets spelarlista. Den öppnar samma My Licenses-sida som spelaren ser, men i administratörsläge: Kjøp-knapparna är utbytta mot Assign license to player, och befintliga licenser får en Disable licence-knapp.

Länken visas för administratörerna i det förbundet.

Vad den skapar. Trycker du på Assign license to player skapas licensen direkt, markerad som betald, med licenstypens listpris. Inga pengar byter ägare och det finns inget kvitto. En spelare som senare ber om kvitto för en sådan licens kan inte få något från Profixio.

Förfrågningar från spelare. Under en specifik licensperiod har spelarens egen sida också en Kontakt forbundet-knapp, för spelare som har betalat med Vipps utanför Profixio. Trycker de på den skickas ett mejl till förbundet (Aktivering lisens: …) med spelarens uppgifter och licensen som spelaren vill få aktiverad.

Dela länkarna med försiktighet. Vidarebefordra dem inte och klistra inte in dem i delade kanaler.

Det finns fyra olika vyer över ”vem har licens”, och de svarar inte alla på samma fråga.

En förenings egna medlemmar. Sidan Licenser, med räknarna N licensierade / N ej licensierade och filtret Licensstatus. Det är vyn du använder för ”har vi licensierat alla innan säsongen börjar”. Den räknar licenser i din förening för den valda perioden; en medlem med licens i en annan förening räknas som olicensierad här och får ett rött märke.

En person. Klicka på ett namn var som helst på föreningens licenssida eller i förbundets spelarlista för att öppna personpanelen: aktuella licenser, turneringsanmälningar, licensansökningar, föreningsmedlemskap och spelrätt per idrott.

Spelarens egen vy. Spelare i förbund med självservice ser ett Your licenses-kort med märken för varje aktuell licens på sin startsida, och en View licenses-knapp till hela sidan.

Den offentliga listan. Ett förbund kan ha en offentlig sida med rubriken Licensierade utövare, som listar licensinnehavare i förbundet med förnamn, efternamn, födelsedatum, kön, förening och licenstyp. Du måste välja en förening innan något visas; perioden är som standard förbundets senaste. Period och förening är de enda valen. Förbund kan lägga in en egen förklarande text högst upp på sidan.

Bara vissa förbund länkar till sidan från sin meny. Listan visar licensinnehavare, inte personer som har rätt att spela just nu, så den kan innehålla licenser som inte längre är personens aktuella. Fråga din förbunds- eller distriktsadministratör om själva listan.

När föreningens licensguide säger att en person kan ej licensieras anger den en anledning. Här är anledningarna och vad de faktiskt betyder.

Ledar- och tränarlicenser kontrolleras för ålder, för en befintlig licens av samma typ i föreningen och för en övergång som licenstypen kräver.

Kön kontrolleras mot laget som väljs i steg 2. Kontrollen jämför personens kön med lagets klass.

Saker som medvetet inte är inställningar:

• Det finns ingen borttagning av en licens och ingen återbetalning. Den enda korrigeringen är Disable licence.
• Vilka licenstyper som finns, vad de kostar och när perioden löper är data som förbundet underhåller, inte reglage.

En licens kan inte tas bort. Ingenting i Profixio tar bort en licens. Den enda korrigering som finns är Disable licence, som låter raden ligga kvar och gör att den slutar räknas som personens aktuella licens.

Inaktivering görs av förbundets personal från spelarens licenssida eller från personens licenslista i administrationen, och bara i förbund där licensadministrationens funktioner är påslagna. Knappen frågar Are you sure you want to disable this licence? och bekräftar med Licence disabled. Det kan ångras genom att aktivera licensen igen.

Det finns inget flöde för återbetalning. Om en spelare har betalat online för fel licens kan Profixio inaktivera licensen men inte betala tillbaka pengarna – det måste hanteras med förbundet och betalningsleverantören utanför Profixio.

Dubbletter. Det går inte att köpa samma licenstyp två gånger i samma förening, så äkta dubbletter är ovanliga. Det som händer är att två olika licenstyper köps för samma säsong, eller att spelaren köper en licens samtidigt som föreningen skapar en i guiden. Det är oftast den andra som ska inaktiveras – kontrollera vilken av de två som har kvitto innan du bestämmer dig, eftersom den med kvitto är den som spelaren har betalat för.

Fel förening. En licens är bunden till föreningen den skapades för. Den kan inte flyttas. Rätt lösning är en övergång och sedan en ny licens i den nya föreningen.

Fel person. Om en licens har hamnat på fel person – oftast en dubblett av personen – inaktiverar du den och skapar den rätta. Kontakta Profixios support för att slå ihop personerna.

Licensiering är ett av de mest förbundsspecifika områdena i Profixio. Två saker varierar, och det spelar roll vilken som är vilken:

• Skillnader som systemet tvingar fram är inbyggda i Profixio för ett namngivet förbund. Ett förbund kan inte ändra dem genom att ändra inställningar; att ändra dem är utvecklingsarbete. De listas nedan.
• Förbundets egna regler är det som förbundet bestämmer och uttrycker genom sina egna data – vilka licenstyper som finns, vad de kostar, vilka åldersgrupper som gäller, när perioden öppnar, vilka licenstyper som kräver övergång. Profixio tillämpar det som är uppsatt, men känner inte till reglerna bakom.

Den skillnad som systemet tvingar fram och som oftast ställer till det är hur långt bakåt Profixio tittar när det avgör om någon ”redan har licens någon annanstans”:

En spelare som kunde licensieras utan problem i basket kan stoppas i bandy eller rugby på grund av en licens från en tidigare säsong. Det är avsiktligt, inte ett fel.

Andra skillnader som systemet tvingar fram:

• Om föreningens licensguide över huvud taget frågar efter ett lag.
• Om en licens i en annan förening bara stoppar samma licenstyp, eller alla licenstyper.
• Om kravet på övergång avgörs utifrån den senaste licensen eller utifrån spelrätt.
• Om ledare och tränare över huvud taget behöver licens. De flesta förbund som använder licensiering har detta avstängt för tränare, bland andra svensk handboll, basket, bandy, rugby och vattenpolo – så en tränare utan licens är normalt där, inget förbiseende.
• Om olicensierade spelare får läggas till på spelarlistor och om en varning om ”saknad licens” visas.
• Om spelare köper sina licenser själva.

Saker som ser förbundsspecifika ut men inte är det: licenspriser, rabatter, åldersgrupper, vilka licenstyper som kräver övergång, hur många licenstyper som finns och när perioden öppnar och stänger. Allt detta är data som förbundet underhåller själv.