Spillerlisenser: kjøp, kontroll og oppfølging

Svensk håndball er forbundet med flest egne lisensregler.

Kravet om overgang avgjøres ut fra spillerett, ikke ut fra den nyeste lisensen. For alle andre forbund spør Profixio «hvor er denne personens nyeste lisens?». For svensk håndball spør det «hvor har denne personen spillerett nå?», regnet ut per idrett fra manuelle tildelinger, fullførte overganger og personens første seniorlisens. En spiller kan ha spillerett i én idrett i én klubb og i en annen idrett i en annen klubb, og kan da lisensieres i hvilken som helst av de to klubbene, men ikke i en tredje.

Barn stopper aldri. Personer under aldersgrensen har ingen spillerett i det hele tatt, så kravet om overgang slår aldri inn for dem.

Duplikatsjekken ser på alle perioder som noen gang er registrert. En lisens fra mange sesonger tilbake i en annen klubb stopper en ny lisens med mindre det finnes en fullført overgang. Dette er bevisst, og det er den aller vanligste grunnen til at en svensk håndballklubb ikke kan lisensiere noen som «ikke har spilt på mange år».

Klubbens lisensveiviser har ikke noe lagsteg. Den går rett fra lisenstype til valg av personer. Lisenser som opprettes der, er ikke knyttet til et lag, og personene legges ikke til på noen navneliste – det gjøres separat på laget.

En lisens i samme klubb er nok for en kamptropp. Der andre forbund kontrollerer det bestemte laget, godtar svensk håndball en aktiv lisens hvor som helst i samme klubb.

Spillere uten lisens vises, og det gis ingen varsel om manglende lisens i listevisninger, så at det ikke er noen advarsel, betyr ikke at alle har lisens. Bruk heller telleren not licensed på klubblisenssiden.

Svensk basketball har den mest romslige av duplikatreglene.

Tidsvinduet bakover er bare gjeldende periode. Lisenser fra tidligere sesonger ses helt bort fra når det avgjøres om noen allerede har lisens et annet sted.

En lisens i en annen klubb stopper bare hvis det er samme lisenstype. I de fleste forbund stopper enhver lisens i en annen klubb innenfor tidsvinduet en ny lisens. I svensk basketball kan en person med lisens i en annen klubb av en annen lisenstype likevel lisensieres i din klubb. Derfor kan en basketballspiller stå i to klubbers lisenslister i samme sesong uten at noe er galt.

Alt annet – priser, aldersgrupper, hvilke lisenstyper som krever overgang, når sesongen åpner – settes opp av forbundet som vanlige data og har ingen særbehandling i Profixio.

Svensk volleyball har én regel som ikke finnes for noe annet forbund, og den overrasker folk.

Den nyeste lisensen som noen gang er registrert, avgjør. I tillegg til den vanlige periodebaserte duplikatsjekken ser Profixio på personens nyeste lisens i hele forbundet, helt uten periodebegrensning. Hvis den lisensen er i en annen klubb, avvises den nye lisensen med Licenced in another club (…), der klubben er navngitt. En lisens fra flere sesonger tilbake i en tidligere klubb er nok til å stoppe den.

I den periodebaserte kontrollen stopper bare samme lisenstype. Som i svensk basketball stopper ikke en lisens av en annen type i en annen klubb innenfor tidsvinduet i seg selv – men den historiske kontrollen over kan likevel stoppe den.

Det vanlige tidsvinduet bakover er 12 måneder, regnet fra starten av forrige år.

Hvis en klubb melder at en spiller «hadde lisens hos oss forrige sesong og nå ikke kan lisensieres», sjekk den historiske regelen først: noen har nesten helt sikkert lisensiert spilleren i en annen klubb siden.

To ulike forbund deler kortnavnet SBF i Profixio – svensk bandy og svensk bryting – og de oppfører seg ganske ulikt. Sjekk hvilket du er i før du bruker noe herfra.

Svensk bandy

• Tidsvinduet bakover for duplikatsjekken er 36 måneder, et av de lengste. En lisens i en annen klubb opptil tre år tilbake stopper en ny med mindre lisenstypen krever overgang.
• Spillere fra samarbeidsklubber håndteres gjennom ordningen for samarbeidsklubber i stedet for som vanlige medlemmer.

Svensk bryting

• Klubbene får et menyvalg Licensed players som peker til forbundets offentlige lisensliste.
• Advarsler om lisensperioder vises der andre forbund skjuler dem.
• Bryting har ingen særbehandling i selve lisensreglene, så det vanlige tidsvinduet på 12 måneder gjelder.

Norsk rugby er forbundet som er satt opp for selvbetjent lisenskjøp for spillere, og det er det eneste stedet der flyten for å kjøpe lisens selv, som er beskrevet andre steder på denne siden, er i bruk.

Hva det betyr i praksis:

• Når en klubb legger en spiller til på et lag, får spilleren en personlig lenke på e-post og kjøper lisensen selv med betaling på nett.
• Spillerne ser Your licenses på sin egen startside.
• Alle spillerens lisenser vises, ikke bare den gjeldende.
• Fra den e-posten velger spilleren enten en lisens og betaler, eller – hvis lisensen allerede er betalt gjennom et annet system – trykker Kontakt forbundet for å si fra til forbundet. Forbundet får da en e-post med beskjed om å bekrefte at spilleren har gyldig lisens, og godkjenner lisensen etter å ha sjekket sine egne registre.

• Forbundsadministratorer ser en lenke Admin license page på hver spillerrad på navnelisten, og kan tildele eller deaktivere en lisens der.
• Ansatte i forbundet kan deaktivere og aktivere igjen en enkelt lisens.
• Spillere uten lisens vises i lister og kan legges til på navnelister, men varselet om manglende lisens blir gitt – i motsetning til de andre forbundene som tillater spillere uten lisens.

Duplikatsjekken bruker det vanlige tidsvinduet på 12 måneder; ingenting i regelmotoren er særbehandlet for norsk rugby.

Hente klubbens spillere inn via lisensturneringen. Klubbledere henter medlemmene sine inn i Profixio gjennom en fast «dummy»-turnering, lisensturnering (lenken forbundet deler ut: https://www.profixio.com/app/lisensturnering-2024). Den finnes for at en klubbleder skal kunne hente spillere fra NIFs (Norges Idrettsforbund) spillerregister inn i klubben; disse spillerne kan senere velges til turneringer som NRF arrangerer.

1. Åpne lisensturneringen og logg inn med Idrettens ID. Det er innlogging på den måten som gir deg tilgang til NIFs spillerregister for klubben din.
2. Meld på et «dummy»-lag for klubben din i lisensturneringen. Klubbvalget er ikke permanent knyttet til laglederen, så ved neste turnering kan samme lagleder velge en annen klubb. Bare spillere fra den valgte klubben kan velges fra NIFs spillerregister, fordi den som melder på, er knyttet til én klubb hos NIF og derfor bare ser data for den klubben.
3. På laget trykker du Rediger spillere og deretter Legg til spillere. Hvis spilleren ikke står i listen, trykker du Hent personer fra NIF. Når en spiller hentes fra NIF-registeret og legges til i klubben, får spilleren automatisk en e-post med beskjed om å velge lisens, med mulighet til å betale direkte.

I forbundene som tillater det, kjøper spilleren (eller en forelder) lisensen selv og betaler på nett. Du kjøper den via lenken i e-posten du får.

Slik får du lenken. Når klubben din setter deg på et lag, sender Profixio deg en e-post. Emne: Reminder to Choose License for etterfulgt av navnet på forbundet. E-posten sier at du er lagt til på et lag og ber deg sjekke at du har riktig lisens, og den har en knapp View and select License. Hvis du allerede har en Profixio-konto og er registrert som spiller, når du den samme siden fra din egen startside under Your licenses → View licenses.

Hvis lenken slutter å virke, ber du klubben eller forbundet sende e-posten på nytt.

På siden (Mine lisenser) ser du navnet og fødselsåret ditt, gjeldende Lisensperiode, Turnering og Lag du ble lagt til i, og to lister:

• Gjeldende lisenser – det du allerede har denne perioden, med beløpet, Spilleklardato og en Kvittering-knapp når lisensen ble betalt på nett.
• Kjøp en ny lisens – lisenstypene du kan kjøpe, hver som et kort med navn, pris og beskrivelse.

For å kjøpe en trykker du Kjøp på kortet. Du blir sendt til betalingssiden hos betalingsleverandøren. Når betalingen er gjennomført, kommer du tilbake til den samme siden, og den nye lisensen vises under Gjeldende lisenser.

Ingenting opprettes før betalingen er gjennomført. Hvis du lukker betalingssiden eller kortet blir avvist, blir det ikke liggende igjen noen lisens eller ubetalt regning – du kan bare begynne på nytt. Hvis pengene er trukket fra kontoen din, men lisensen ikke vises, laster du inn siden på nytt én gang: når siden åpnes, sjekkes betalingen på nytt hos betalingsleverandøren.

Bare lisenstyper som passer alderen din, blir tilbudt. Alderen regnes ut fra fødselsåret ditt mot året lisensperioden starter. Hvis listen sier No licenses available., har enten ikke forbundet åpnet perioden ennå, eller så passer ingen lisenstype alderen din – ta kontakt med klubben eller forbundet.

Rabatter. Hvis du allerede har en lisens denne perioden, er noen lisenstyper billigere. Kortet viser da Rabatt og redusert Pris, og du blir belastet det reduserte beløpet.

Lisenskjøp på egen hånd er ikke tilgjengelig i alle forbund. Der det er slått av, oppretter klubben eller forbundet lisensen for deg, og du kommer aldri til å se denne siden.

Klubber der forbundet har slått på klubblisenssiden, lisensierer sine egne medlemmer fra License club players i administrasjonsområdet.

Hvem som kan åpne den. Alle tre må stemme:

1. Forbundet ditt har slått på Club licensing (app). Spør forbunds- eller kretsadministratoren din hvis den ikke er det.
2. Du er logget inn som klubbruker for den klubben.
3. Du er klubbens hovedadministrator, eller noen har krysset av for License Admin - can access the club license page for deg i klubbens brukerliste.

Hvis menyvalget mangler, er ett av disse tre ikke på plass.

Hva siden viser. En velger for lisensperiode øverst, tre tellere – N licensed, N not licensed, N with 2+ clubs – som også er knapper som filtrerer listen, en bryter for Spillere / Leaders / All members, og medlemstabellen: navn, fødselsdato, alder, lisens, spillerett, andre klubber. Filtre over tabellen: License status, License type, Affiliations, Gender, Age group.

Lisensmerket er fargekodet: grønt når personen har lisens i din klubb, rødt når personen har lisens, men i en annen klubb, grått når personen ikke har noen. Rødt er det interessante – det betyr som regel at det trengs en overgang.

Klikker du på et navn, åpnes et panel med personens lisenser, turneringspåmeldinger, lisenssøknader, klubbmedlemskap og spillerett.

For å lisensiere personer trykker du License players (eller License leaders). En veiviser åpnes:

1. License type – velg ett kort. Lisenstyper for spillere og for ledere er egne lister.
2. Lag – valgfritt. Velger du et lag, blir de lisensierte personene også satt på lagets navneliste. No team lisensierer dem uten å røre noen navneliste. Noen forbund hopper helt over dette steget.
3. Spillere / Leaders – søk opp og kryss av for medlemmene du vil ha, og trykk så License now.

Profixio kontrollerer først hvert valg og viser N can be licensed og N cannot, med en begrunnelse for hver person som ikke kan lisensieres. Trykk Confirm for å opprette lisensene som gikk gjennom.

Listen du kan velge fra, er allerede snevret inn av lisenstypen du valgte i steg 1: bare aktive medlemmer av klubben din, bare aldre lisenstypen tillater, bare personer som har en lisens lisenstypen krever på forhånd, og ikke personer som har en lisens lisenstypen utelukker. Hvis noen du forventer, ikke står i listen, er det derfor – åpne navnet deres fra hovedtabellen for å se situasjonen.

Å lisensiere her er ikke en betaling. Lisensen opprettes med listepris minus eventuell rabatt og registreres som ikke betalt. Oppgjøret med forbundet skjer separat.

Knappen kan mangle. Den er skjult når bryteren står på All members, når forbundets lisensiering ikke har åpnet ennå (du får da Licensing has not opened yet hvis du prøver), og når det ikke finnes lisenstyper for den valgte perioden.

Ansatte i forbundet kan legge en lisens rett på en spiller uten noe betalingssteg. Dette er veien som brukes når en spiller har betalt utenfor Profixio, når et kjøp stoppet halvveis, eller når en lisens må gis som et unntak.

Hvor det er. I forbund som bruker selvbetjening for spillere, vises en lenke Admin license page ved siden av hver spiller på lagets navneliste. Den åpner den samme Mine lisenser-siden som spilleren ser, men i administratormodus: Kjøp-knappene er byttet ut med Assign license to player, og eksisterende lisenser får en Disable licence-knapp.

Lenken vises for administratorene i det forbundet.

Hva den oppretter. Trykker du Assign license to player, opprettes lisensen med en gang, merket som betalt, med lisenstypens listepris. Ingen penger skifter hender, og det finnes ingen kvittering. En spiller som senere ber om kvittering for en slik lisens, kan ikke få en fra Profixio.

Forespørsler fra spillere. I én bestemt lisensperiode har spillerens egen side også en Kontakt forbundet-knapp, for spillere som betalte med Vipps utenfor Profixio. Trykker de på den, sendes en e-post til forbundet (Aktivering lisens: …) med spillerens opplysninger og lisensen spilleren vil ha aktivert.

Del lenkene med forsiktighet. Ikke videresend dem, og ikke lim dem inn i delte kanaler.

Det finnes fire ulike visninger av «hvem har lisens», og de svarer ikke alle på det samme spørsmålet.

En klubbs egne medlemmer. Siden License club players, med tellerne N licensed / N not licensed og filteret License status. Dette er visningen du bruker for «har vi lisensiert alle før sesongen starter». Den teller lisenser i din klubb for den valgte perioden; et medlem med lisens i en annen klubb teller som uten lisens her og får et rødt merke.

Én person. Klikk på et navn hvor som helst på klubblisenssiden eller i forbundets spillerliste for å åpne personpanelet: gjeldende lisenser, turneringspåmeldinger, lisenssøknader, klubbmedlemskap og spillerett per idrett.

Spillerens egen visning. Spillere i forbund med selvbetjening ser et Your licenses-kort med merker for hver gjeldende lisens på startsiden sin, og en View licenses-knapp til hele siden.

Den offentlige listen. Et forbund kan ha en offentlig side med tittelen Licensed players, som lister lisensinnehavere i forbundet med fornavn, etternavn, fødselsdato, kjønn, klubb og lisenstype. Du må velge en klubb før noe vises; perioden er som standard forbundets nyeste. Periode og klubb er de eneste valgene. Forbund kan legge inn sin egen forklarende tekst øverst på siden.

Bare noen forbund lenker til siden fra menyen sin. Listen viser lisensinnehavere, ikke personer som har rett til å spille akkurat nå, så den kan inneholde lisenser som ikke lenger er personens gjeldende. Spør forbunds- eller kretsadministratoren din om selve listen.

Når klubbens lisensveiviser sier at en person cannot lisensieres, oppgir den en begrunnelse. Dette er begrunnelsene og hva de faktisk betyr.

Leder- og trenerlisenser kontrolleres for alder, for en eksisterende lisens av samme type i klubben og for en overgang som lisenstypen krever.

Kjønn kontrolleres mot laget som velges i steg 2. Kontrollen sammenligner personens kjønn med lagets klasse.

Ting som bevisst ikke er innstillinger:

• Det finnes ingen sletting av en lisens og ingen refusjon. Den eneste korrigeringen er Disable licence.
• Hvilke lisenstyper som finnes, hva de koster og når perioden går, er data forbundet vedlikeholder, ikke brytere.

En lisens kan ikke slettes. Ingenting i Profixio fjerner en lisens. Den eneste korrigeringen som finnes, er Disable licence, som lar raden bli stående og gjør at den slutter å telle som personens gjeldende lisens.

Deaktivering gjøres av ansatte i forbundet fra spillerens lisensside eller fra personens lisensliste i administrasjonsområdet, og bare i forbund der lisensadministrasjonen er slått på. Knappen spør Are you sure you want to disable this licence? og bekrefter med Licence disabled. Det kan reverseres ved å aktivere lisensen igjen.

Det finnes ingen refusjonsflyt. Hvis en spiller har betalt på nett for feil lisens, kan Profixio deaktivere lisensen, men ikke betale tilbake pengene – det må håndteres med forbundet og betalingsleverandøren utenfor Profixio.

Duplikater. Det er sperret å kjøpe samme lisenstype to ganger i samme klubb, så ekte duplikater er sjeldne. Det som skjer, er at to ulike lisenstyper kjøpes for samme sesong, eller at spilleren kjøper en lisens mens klubben også oppretter en i veiviseren. Det er som regel den andre som skal deaktiveres – sjekk hvilken av de to som har kvittering før du bestemmer deg, for den med kvittering er den spilleren har betalt for.

Feil klubb. En lisens er bundet til klubben den ble opprettet for. Den kan ikke flyttes. Riktig løsning er en overgang og deretter en ny lisens i den nye klubben.

Feil person. Hvis en lisens havnet på feil person – som regel en duplikat av personen – deaktiverer du den og oppretter den riktige. Kontakt Profixio support for å slå sammen personene.

Lisensiering er et av de mest forbundsspesifikke områdene i Profixio. To ting varierer, og det er viktig å vite hva som er hva:

• Forskjeller som systemet håndhever, er bygd inn i Profixio for et navngitt forbund. Et forbund kan ikke endre dem ved å endre innstillinger; å endre dem er utviklingsarbeid. De er listet nedenfor.
• Forbundets egne regler er det forbundet bestemmer og uttrykker gjennom sine egne data – hvilke lisenstyper som finnes, hva de koster, hvilke aldersgrupper som gjelder, når perioden åpner, hvilke lisenstyper som krever overgang. Profixio håndhever det som er satt opp, men kjenner ikke reglene bak.

Forskjellen som systemet håndhever og som oftest skaper forvirring, er hvor langt tilbake Profixio ser når det avgjør om noen «allerede har lisens et annet sted»:

En spiller som kunne lisensieres uten problemer i basketball, kan bli stoppet i håndball på grunn av en lisens fra mange sesonger tilbake. Det er meningen, ikke en feil.

Andre forskjeller som systemet håndhever:

• Om klubbens lisensveiviser i det hele tatt spør etter et lag.
• Om en lisens i en annen klubb bare stopper samme lisenstype, eller alle lisenstyper.
• Om kravet om overgang avgjøres ut fra den nyeste lisensen eller ut fra spillerett.
• Om ledere og trenere i det hele tatt trenger lisens. De fleste forbund som bruker lisensiering, har dette slått av for trenere, blant annet svensk håndball, basketball, bandy, rugby og vannpolo – så en trener uten lisens er normalt der, ikke en forglemmelse.
• Om spillere uten lisens kan legges til på navnelister, og om det vises en advarsel om «manglende lisens».
• Om spillere kjøper lisensene sine selv.

Ting som ser forbundsspesifikke ut, men ikke er det: lisenspriser, rabatter, aldersgrupper, hvilke lisenstyper som krever overgang, hvor mange lisenstyper som finnes, og når perioden åpner og stenger. Alt dette er data forbundet vedlikeholder selv.