Finne og opprette en person

Noen norske forbund lar deg ikke skrive inn spillernavn i det hele tatt – du henter personene fra NIF, det nasjonale idrettsregisteret, og Profixio oppretter personposten ut fra det NIF returnerer.

Du må være logget inn med Idrettens ID. Oppslaget gjøres på dine vegne, mot klubben du er registrert i hos NIF. Har du logget inn med vanlig e-post og passord, vises knappen, men søket kan ikke fungere, og du får se «Kun påmeldingsansvarlig i laget i NIF kan hente inn spillere fra NIF» med en oppfordring om å spørre kretsen din hvem det er.

Slik gjør du det fra lagets spillerliste:

1. Åpne lagets navneliste og trykk på knappen for å legge til spillere eller trenere.
2. Trykk Hent personer fra NIF. Et panel åpnes: «Søk etter personer du har tilgang til fra NIF. De vil så legges til laget og klubben din. De må så lisensieres før de kan spille kamper.»
3. Skriv inn Fornavn, Etternavn eller bare ett av dem – minst ett må fylles ut. Listen oppdateres mens du skriver og viser hvor mange treff som ble funnet (Antall). Hvert treff viser navn, e-post og fødselsår.
4. Klikk på personen. Profixio oppretter eller oppdaterer personposten, knytter personen til klubben din og legger vedkommende til laget. En grønn hake markerer personer som allerede er lagt til.

Hva som kan gå galt:

• «Personen mangler epost» – NIF har ingen e-postadresse for personen. Ingenting opprettes. E-postadressen må legges inn i NIF først; Profixio kan ikke fylle den inn for deg.
• «Klubben mangler NIF-ID» – klubben i Profixio er ikke koblet til organisasjonen sin i NIF. Spør forbunds- eller kretsadministratoren din.
• Ingen blir funnet – du får bare de personene NIF lar deg se, altså din egen klubb. En som er registrert i en annen klubb, vises ikke.

Å hente en person fra NIF gir ikke personen lisens. Det er et eget steg; se Spillerlisenser.

Når en person er hentet én gang, finnes vedkommende i Profixio for godt. Etter det kan personen velges til lag i andre klubber også, uten å gå tilbake til NIF – slik håndteres en spiller som bytter klubb eller spiller for to klubber. En spiller fra en annen klubb blir derfor tilgjengelig for deg først når spillerens egen klubb har hentet vedkommende fra NIF; når det er gjort, ligger spilleren i Profixio og kan velges uansett klubb.

Første gang en lagleder fyller lagets tropp, må alle spillerne hentes fra NIF, så laglederen trenger den NIF-tilgangen. Neste gang troppen fylles, kan spillerne hentes fra Profixios eget register i stedet, og det trengs ingen spesiell NIF-tilgang.

Når et skjermbilde gir deg både «søk» og «opprett ny person», søker du først, selv om du er ganske sikker på at personen er ny i klubben din.

Personer finnes allerede i registeret hvis de noen gang har:

• hatt lisens i dette forbundet, i hvilken som helst klubb og sesong,
• stått på navnelisten til et lag i seriespill,
• blitt importert fra det nasjonale medlemsregisteret, eller
• blitt lagt inn av en annen klubb – også en klubb de senere har forlatt.

En person du oppretter som duplikat, slås ikke sammen av seg selv senere. Symptomene dukker opp uker etterpå: en lisens som har «forsvunnet», en spiller som plutselig ikke er spilleberettiget, statistikk fordelt på to navn eller en faktura til feil klubb.

Søk på etternavn heller enn fornavn, og prøv en forkortet skrivemåte. Søket treffer deler av ord, så «Kris» finner «Kristiansen», men det retter ikke stavefeil for deg – «Christiansen» og «Kristiansen» er to forskjellige personer for søket.

Hvis flere har samme navn, bruker du fødselsår eller fødselsdato for å skille dem før du velger.

Der forbundet tillater det, har skjermbildet for å legge til spillere et Register new person-kort under søket. Bruk det bare etter at du har søkt.

Skjemaet ber om:

Det finnes ikke noe felt for fødselsnummer. Personer som opprettes på denne måten, merkes som selvregistrerte, slik at en forbundsadministrator alltid kan skille dem fra personer som kom fra et nasjonalt register.

Trykk Add. Personen opprettes, knyttes til klubben din og settes på laget i ett steg.

Søk grundig før du trykker Add, slik at hver person bare finnes én gang.

I norsk volleyball og sandvolleyball, der spillerne er laget, får du i stedet et annet og lengre skjema. Under spillervelgerne står det «Finner du ikke spilleren du leter etter?» med knappen Legg inn en ny spiller, og panelet som åpnes, begynner med «Husk å søke etter spilleren før du legger inn en ny person.»

Det skjemaet ber om Klubb, fornavn og etternavn, Født (full dato, ikke bare år), postnummer og adresse, Kjønn, Mobil og Epost. Klubb, navn, fødselsdato, kjønn, mobil og e-post er alle obligatoriske – strengere enn det korte skjemaet over. Klubblisten inneholder bare klubber i forbundet som arrangerer turneringen.

Det advarer mot duplikater: Så snart du har fylt inn fødselsdatoen, ser det etter en person med samme fornavn, etternavn og fødselsdato og viser «Person finnes fra før – En person med samme navn finnes fra før». Det lister også opp personer med samme etternavn og fødselsdato under – «Vi fant følgende personer med samme etternavn og dato, bruk gjerne en av dem» – hver med en Bruk …-knapp, slik at du kan velge den eksisterende personen i stedet. Les advarselen før du lagrer den nye spilleren.

En person fra et annet land opprettes akkurat som alle andre – registeret har ingen egen posttype for «utenlandske». Du velger landet deres i Select country, og det er ikke noe nasjonalt identitetsnummer involvert.

To konsekvenser som er verdt å kjenne til:

• En utenlandsk person kan ikke hentes fra et nasjonalt register, så de opprettes alltid manuelt eller kommer inn via en medlemssynk. Kontroller stavemåten av navnet når du skriver det inn; den avgjør hvordan personen blir funnet senere.
• Noen flyter er satt opp for bare ett land. Det lengre selvregistreringsskjemaet i norsk volleyball og sandvolleyball setter landet til Norge uten å spørre. Hvis personen ikke er norsk, oppretter du vedkommende fra et skjermbilde som har landlisten.

Lag fra en klubb som ikke finnes i forbundets register i det hele tatt – for eksempel utenlandske klubber i en internasjonal turnering – bruker ikke personregisteret. De registrerer troppen sin som fritekst på laget i stedet. Det er beskrevet i Lagets navneliste.

Der et forbund får medlemmene sine fra et nasjonalt medlemssystem, er det personer med forkortet eller manglende fødselsnummer som oftest blir opprettet to ganger, fordi den automatiske matchingen har mindre å gå på. Se Medlemssynk fra det nasjonale registeret.

Forbunds- og kretsansatte i forbundene som bruker personregisteret, har en Spillerliste-side i adminmenyen. Det er en søkeside, ikke en bla-side – åpne den og filtrer.

Filtrene, som vises over tabellen:

• Klubb – velg én eller flere klubber. Dette matcher personens aktive lisenser.
• Navn – matcher fornavn og etternavn. Skriver du flere ord, må alle matche, i hvilken som helst rekkefølge.
• Personnummer – matcher fra starten av nummeret, så et delvis nummer fungerer. Vises bare for administratorer som har lov til å se fødselsnumre.
• Epost
• Year
• Gender

Tabellen viser navn, e-post, land, postnummer og mobil, pluss én kolonne per idrett forbundet driver, med personens klubb i den idretten. Ekstra kolonner – fødselsdato, år, adresse, kjønn, kilde og sist oppdatert – kan slås på med kolonnevelgeren. Åpner du en person, ser du hele posten: lisenser, klubbmedlemskap, navnelister, kampdeltakelse, overganger, dommerdata og trenerroller. I forbund som håndterer spillerett gjennom Profixio, finnes det også en Playing rights-handling på hver rad, som åpner detaljene om personens spillerett – se Spillerett og spilleberettigelse.

Hvem som vises i listen. Bare personer med tilknytning til forbundet ditt: enten en lisens av en av forbundets lisenstyper, eller et medlemskap i en av forbundets klubber. En som finnes i Profixio gjennom et helt annet forbund, vises ikke, og det gjør heller ikke personer som er slettet.

Det finnes ingen «ny person»-knapp på denne siden. Personer opprettes alltid et sted som også bestemmer hvilken klubb de hører til: klubbens egen medlemsliste, eller – i de få forbundene som har den – siden Deltagere/spillere.

På en klubbs side i adminområdet finnes listen Club members, og – der det er tillatt – knappen Create person over den.

Skjemaet har to deler, Person data og Person Address. Navn, fødselsdato, kjønn og land er obligatoriske; mobil, e-post og adressefeltene er valgfrie. Personen opprettes, knyttes til forbundet ditt og får medlemskap i klubben med en gang.

To ting å merke seg:

• Det første feltet er en avkrysningsboks, Person has protected personal data, og den er krysset av som standard. Så lenge den er krysset av, ser du advarselen «Use fictional personal data for persons with protected personal data.» Fjern krysset for en vanlig person. La det stå, med oppdiktede opplysninger, for en person med skjermet adresse – en post som er merket slik, holdes bevisst utenfor den automatiske medlemssynken, så ingenting overskriver den og ingenting sletter den.
• Det er ingen duplikatadvarsel i dette skjemaet. Søk i klubbens medlemsliste først.

Hvem som kan bruke det: forbundsadministratorer alltid; en klubbs hovedadministrator bare hvis forbundet har slått på valget som lar klubber opprette personer selv.

• Fødselsdatoer er synlige for administratorer, og er skjult som standard i personlisten til du slår på kolonnen. Om en spillers fødselsår vises for lagledere eller på offentlige sider, er en turneringsinnstilling, ikke en egenskap ved personen; se Turneringsinnstillinger.
• Hvor en person kom fra, lagres på posten og vises for administratorer, så det er alltid mulig å skille en person importert fra et nasjonalt register fra en som noen har skrevet inn.
• Eksterne systemer får bare fødselsnumre når forbundet har gitt akkurat den rettigheten til akkurat den integrasjonen, for akkurat det forbundet. Det er aldri på som standard. Se Integrasjoner, API og webtjenester.

Hvem som kan rette en person, avhenger av hvor posten kom fra.

• Personer opprettet i Profixio – navn, fødselsdato, kjønn, land, e-post, mobil og adresse kan rettes av en forbundsadministrator. I en klubbs Club members-liste er redigeringen enda snevrere: den tilbys bare for personer som ble opprettet i den listen, så en person som har selvregistrert seg via et lag, må rettes fra personregisteret i stedet.
• Personer som kommer fra et nasjonalt medlemsregister – kan ikke redigeres i Profixio i det hele tatt. Redigeringen tilbys ikke. Rettelsen må gjøres i kildesystemet, og neste synk henter den over. Dette er bevisst: en endring her ville uansett blitt overskrevet.
• Lagledere og klubbadministratorer kan ikke redigere en persons opplysninger fra lagets navneliste. De kan endre ting som gjelder navnelisten – draktnummer, rolle, posisjon – men ikke personen.

E-postadresser er et spesialtilfelle. En personpost har en ekstra, manuelt registrert e-postadresse ved siden av den som kommer fra medlemsregisteret. Legger du inn en, går den foran, og medlemssynken overskriver den ikke. Det er feltet du bruker når adressen i det nasjonale registeret er feil eller ikke lenger i bruk, og du ikke får rettet den ved kilden. Dommere som endrer e-postadressen på sin egen profilside, får dette satt automatisk.

Hvis en persons opplysninger er feil fordi du ser på feil person – to poster for samme menneske – skal du ikke redigere den ene så den likner den andre. Det gjør duplikatet vanskeligere å oppdage. Se Duplikater og hvordan de løses.

Duplikater oppstår når samme person opprettes to ganger med litt ulike opplysninger – et kallenavn, en skrivefeil, et annet fødselsår eller en import som ikke klarte å matche personen med den eksisterende posten.

Slik oppdager du et duplikat. Søk i personregisteret bare på etternavn. To poster med samme navn og omtrent samme alder, der den ene har lisensen og den andre har linjen i navnelisten eller statistikken, er det klassiske mønsteret. Sjekk kilden som vises på hver post: én opprettet manuelt og én importert er et sterkt hint.

Slik retter du det. Sammenslåing er ikke noe en forbundsadministrator kan gjøre fra et skjermbilde. Kontakt Profixio support for å få dem slått sammen; en sammenslåing kan ikke angres. Gi support begge person-ID-ene og si hvilken post som skal beholdes. Lisenser, klubbmedlemskap, overganger, navnelister, kampdeltakelse, statistikk, dommer- og trenerdata og følgere havner da på posten som beholdes, og duplikatet fjernes.

Sammenslåing kan bli avvist. Hvis begge postene har reelle konkurranseresultater registrert, stopper sammenslåingen og må ordnes manuelt, slik at ingen kamphistorikk går tapt eller blir diktet opp. Regn med at dette tar lengre tid.

Dette skal du ikke gjøre i mellomtiden: ikke slett noen av postene, ikke gi en av dem nytt navn som «duplikat», og ikke flytt lisensen selv. Alle tre gjør sammenslåingen vanskeligere.

Å forebygge er mye billigere enn å reparere: søk før du oppretter, og bruk fullt navn og riktig fødselsdato.

En personpost kan ikke slettes av et forbund, en krets eller en klubb. Sletting skjer gjennom en kontrollert prosedyre, fordi lisenser, fakturaer, kampresultater og rangeringer viser til personposten, og en uforsiktig sletting ville etterlatt hull i alle sammen.

Hvis noen ber om å bli slettet («retten til å bli glemt»), kontakt Profixio support for å starte en veiledet sletting.

Sluttresultatet er en post som fortsatt finnes, men som ikke har noen identitet: navnet vises som anonymt, kontaktopplysningene er borte, og personen vises ikke lenger i noen liste.

Å slette din egen innloggingskonto er en annen og mye mindre ting, som gjøres fra din egen profilside – det fjerner kontoen, ikke personposten bak lisenser og resultater. Se Kontoer og innlogging.

Kort fortalt:

1. Personen identifiseres, og hele fotavtrykket listes opp først – hvert sted opplysningene deres finnes, med antall – slik at begge parter vet hva som skal skje.
2. Personen blir enten anonymisert (anbefalt: radene blir stående, personens identitet gjør det ikke) eller slettet helt. Anonymisering velges i de fleste tilfeller, fordi rangeringer og kampresultater må henge sammen.
3. Medlemskap og rolleposter fjernes. Navn og kontaktopplysninger vaskes bort. Regnskapsdata beholdes – fakturerte lisenser og avgifter oppbevares i den lovpålagte oppbevaringstiden for regnskap, slik personvernreglene uttrykkelig tillater. Gamle fakturaer fungerer fortsatt; personens navn erstattes med en «slettet»-markering på dem.
4. Alt som kan faktureres, men ikke er fakturert ennå, krever et uttrykkelig valg: beholde det og likevel fakturere klubben, eller avskrive det og tape beløpet.
5. Hvis personen er mindreårig, krever full sletting i tillegg bekreftelse på at foresatte har godkjent.
6. Alt som gjøres, logges, og personen kan få et skriftlig svar som beskriver hva som ble gjort.

Alle personopplysninger for en hel turnering kan også fjernes etter at arrangementet er over – kontakt support for det.

Personopplysninger kan eksporteres til Excel fra enkelte adminsider, men ikke fra alle, og aldri i bulk fra den generelle søkesiden.

• Spillerliste-siden har ingen eksport. Den er for å slå opp personer, ikke for å ta med seg registeret.
• Deltagere/spillere-siden, som noen få forbund har, har en Eksporter-knapp som lager en Excel-fil av personene i listen, med kolonnene som vises akkurat nå pluss en lisenskolonne. Fødselsnumre tas bare med hvis du i utgangspunktet har lov til å se dem.
• Eksport på lagnivå og lisensnivå hører til de funksjonene, ikke her – se Lagets navneliste og Spillerlisenser.

En eksport er en kopi av personopplysninger som forlater Profixio og ikke lenger er beskyttet av tilgangsreglene der. Behandle filen deretter: det er forbundet ditt, ikke Profixio, som er ansvarlig for hva som skjer med den etterpå.

Gå gjennom dette i rekkefølge.

1. Søker du på riktig sted? I en vanlig cup finnes det ikke noe personregister – du skriver bare inn navn på laget. Er det ingen søkeboks, er det derfor.
2. Søk bare på etternavn, og forkort det. Søket treffer deler av ord, men retter ikke stavefeil.
3. Feil klubb. De fleste skjermbilder for å legge til spillere viser bare din klubbs personer. Noen forbund gir administratorer et valg om å søke i en annen klubb; vanlige lagledere får det normalt ikke.
4. Ingen lisens. I de fleste forbund viser listen bare personer med gyldig lisens for konkurransen. Personen kan finnes uten å bli tilbudt. Ordne lisensen først.
5. Ikke logget inn med Idrettens ID. I de norske forbundene som henter fra NIF, fungerer hentingen bare når du har logget inn på den måten, og bare for klubben du er registreringsansvarlig for i NIF. Er du logget inn med Idrettens ID, men mangler rollen i NIF som gir lov til å laste ned spillere, sier lagkortet fra om det. Skaff e-postadressen til klubbens registreringsansvarlige i NIF – i praksis ved å kontakte kretsen – og legg til den personen som lagets kontaktperson.
6. Hentet fra NIF, men ingenting skjedde. Se etter meldingen om manglende e-post. Uten e-postadresse i NIF opprettes ingenting.
7. Først da oppretter du personen. Hvis skjermbildet har Register new person, bruker du det. Hvis ikke, tillater ikke forbundet ditt at klubber oppretter personer – kontakt kretsen eller forbundet ditt.
8. Personen finnes i registeret, men er usynlig for en administrator. Personlisten viser bare personer med tilknytning til forbundet ditt, gjennom en lisens eller et klubbmedlemskap. En som bare finnes i et annet forbund, vises ikke.

Hvordan personer kommer inn i registeret, bestemmes per forbund, ikke per turnering, og forskjellene er store.

• Norsk bedriftsidrett, volleyball og rugby henter personer fra NIF. Laglederen må være logget inn med Idrettens ID og ser bare personene i sin egen klubb. Volleyball begrenser i tillegg valglistene til personer som kom fra NIF, så en manuelt registrert person tilbys ikke selv om den finnes.
• Svenske forbund får personene sine fra det nasjonale medlemsregisteret i stedet for å søke dem opp. Klubber oppretter normalt ikke personer i det hele tatt; mangler noen, er det et medlemskapsspørsmål for klubbens eget medlemssystem. Se Medlemssynk fra det nasjonale registeret.
• Noen få mindre forbund lar lagledere opprette personer direkte på laget, fordi det ikke finnes noe nasjonalt register å lese fra. Andre slår det bevisst av og lar bare forbundsansatte opprette personer, fra klubbens medlemsliste eller fra siden Deltagere/spillere.
• Norsk volleyball og sandvolleyball behandler spillerne som laget i individuelle klasser og parklasser, og bruker et lengre selvregistreringsskjema med egen duplikatadvarsel.
• Tre forbund har den fullstendige søkesiden Spillerliste. Resten administrerer personer bare gjennom klubbene sine.

Om en person faktisk kan spille når vedkommende først finnes, er et helt annet spørsmål om lisens, overganger og spilleberettigelse, og mye av det er forbundspolitikk som Profixio bare registrerer og ikke håndhever. Se Spillerlisenser og Spillerett og spilleberettigelse.