Spelare som registrerar sig själva och godkänns

Varje lag i en turnering har en egen registreringslänk för spelare, som öppnar lagets spelarlista så att personer kan läggas till, ändras och tas bort.

Vad som händer när länken öppnas. Länken öppnar lagets sida i den turneringen med spelarfliken öppen.

Skicka den vidare. Länken är tänkt att vidarebefordras. En lagledare kan skicka den till en förälder eller till spelarna så att de fyller i sina egna uppgifter. Skicka länken till dem som behöver den.

Viktiga begränsningar.

• Om adressen är fel eller skadas på vägen får du ”sidan hittades inte” med ett meddelande om att adressen inte är korrekt. Det går inte att reparera den – be arrangören skicka påminnelsen igen.
• Länken tar sig inte förbi spelarfristen. Från dagen efter turneringens sista dag för att registrera spelare står det ”The deadline for registering players has passed.” med datumet på sidan, och knapparna för att lägga till och redigera personer är borta. Arrangörer med behörighet till deltagarförteckning eller lagredigering stoppas inte.

Så skickas den. Arrangören skickar den från Anmälda lag → Players for each team, en sida med rubriken Deltagarförteckning (”Name list” på engelska). Välj ett lag, eller flera, och tryck på Påminn lagledare – knappen beskriver sig själv som att den skickar en redigeringslänk till lagledaren. Mejlet (eller sms:et) går till lagets registrerade kontaktpersoner. Standardämnet är ”Please update the list of players for %teamname%” och standardmeddelandet ”Dear teamleader, please use the following link to register players for your team.”; båda kan skrivas om innan de skickas. Mejlet innehåller lagets aktuella namnlista och en Ändra spelare-knapp, som är länken. Ingenting skickas automatiskt – någon måste trycka på knappen.

Öppna lagets spelarflik och lägg till en person. Vad formuläret frågar efter bestäms av arrangören, så två turneringar ser sällan likadana ut. Bara tre saker finns alltid med:

• Roll i laget – spelare, lagledare, tränare, domare eller förälder. Förvalt är spelare. Bara rader markerade som spelare räknas mot lagets maxantal, och bara de kan markeras som överåriga eller som gäst.
• Förnamn och efternamn – båda obligatoriska.

Allt annat är valfritt och slås på per turnering:

Arrangören kan också lägga in en instruktionstext överst i formuläret – den visas på gul bakgrund ovanför fälten.

Spara. Spara-knappen låter dig stanna kvar i formuläret så att du kan lägga in nästa person direkt. Ta bort spelare raderar en rad efter en bekräftelse. Avbryt stänger formuläret utan att spara.

Lägga in en hel trupp på en gång. Där arrangören har slagit på snabbregistrering öppnas formuläret för att lägga till spelare i stället som ett block med tomma namnrader, och blocket växer medan du fyller i det. Det beskrivs på sidan om lagets spelarlista.

Klasser i en cup har oftast en gräns för födelseår. När du lägger in en spelare som är född före det året nekar Profixio inte registreringen – du blir ombedd att ange det.

Kryssrutan. En ruta märkt ”Spelaren är för gammal” visas på varje rad med rollen spelare – inte på tränare, lagledare, domare eller föräldrar. Det är frivilligt att kryssa i den: du kan själv ange en överårig spelare när som helst.

Profixio kräver att du anger det i ett fall. Om turneringen samlar in fullständigt födelsedatum, lagets klass har en gräns för födelseår och datumet du skrev in är tidigare än den gränsen, blir rutan obligatorisk – du kan inte spara raden utan att kryssa i den. Där turneringen bara frågar efter födelseår, eller inte frågar efter födelseuppgifter alls, kontrollerar Profixio aldrig och kräver ingenting; rutan finns ändå kvar så att du kan kryssa i den om du vill ange det.

Dokumentation. När rutan är ikryssad visas en uppladdningsknapp bredvid den för dispenshandlingarna. Uppladdning är valfri för formuläret, men arrangörer förväntar sig normalt det – tills något är uppladdat säger formuläret det. Efter uppladdning blir dokumentet en länk som arrangören kan öppna, märkt ”Player: Click to see too old documentation:”.

Spelaren står kvar på listan och syns för laget hela tiden. Ingenting döljs eller blockeras medan en ansökan väntar.

Efteråt. Spelarens rad har en liten grå bricka som markerar att spelaren är överårig. Brickan står kvar oavsett om ansökan godkänns eller nekas.

Vad som skapar ansökan. Det är den automatiska ålderskontrollen, inte kryssrutan. När Profixio räknar ut att spelaren är äldre än klassen tillåter markeras registreringen Need processing, och ett ansökningsmejl går till turneringens egen e-postadress, med vilket lag, vilken klass och vilken förening som ansöker och en bekräftelse på att uppgifterna är korrekta.

Kryssar du i rutan i en turnering som bara frågar efter födelseår markeras spelaren som överårig på listan, men det skapas ingen ansökan – Profixio har inget att kontrollera mot. Om din turnering ger åldersdispenser bör du samla in fullständigt födelsedatum.

En gästspelare är någon som är lånad från en annan förening för den här turneringen. Det anges på samma sätt som för en överårig spelare, på spelarens egen rad.

1. Kryssa i rutan märkt ”Spelaren är gästspelare”. Den visas bara på rader med rollen spelare.
2. Fyll i gästförening – spelarens egen förening. Fältet är obligatoriskt och måste ha minst två tecken; du kan inte spara utan det.
3. Ladda upp låneavtalet eller den dokumentation som turneringen begär. Formuläret säger till när inget har laddats upp ännu; när det är gjort får arrangören en länk märkt ”Player: Click to see guest documentation:”.

Vad som händer när du sparar. Registreringen markeras Need processing och väntar på arrangören. Till skillnad från fallet med överåriga skickas inget mejl till arrangören automatiskt – förfrågan syns bara i arrangörens spelarlista. Om turneringen är liten eller arrangören inte kollar den listan, meddela på annat sätt att en gästspelare väntar på beslut.

Efteråt. Spelarens rad visar en grå bricka med gästspelarens hemmaförening, så att alla som läser laglistan ser var spelaren kommer ifrån.

Allt som har registrerats för alla lag hamnar i en tabell: Anmälda lag → Visa samtliga spelare i turneringsadministrationen. Rubriken är List of players.

Menyvalet finns bara för turneringar som har en egen spelarlista, och bara för användare som har någon av behörigheterna till deltagarförteckningen (visa, redigera, matlista eller lista för räddningstjänst). Turneringar där trupperna kommer från det centrala personregistret har inte den här sidan alls.

Läsa tabellen. En rad per person och lag. Utöver de självklara kolumnerna – lag, förening, klass, tröjnummer, roll, förnamn, efternamn, telefon, födelsedatum – är detta de kolumner som spelar roll för godkännanden:

• Status – en av OK, Need processing, Godkänd, Nekad.
• en överårig-bock, med en nedladdningslänk till dispensdokumentet bredvid,
• en gäst-bock, med en nedladdningslänk till gästdokumentet och gästföreningen bredvid,
• en bock för dispensspelare, som fylls i från annat håll och bara kan läsas här.

Alla kryssrutor i den här tabellen är bara för visning. Du kan inte godkänna en spelare genom att klicka på en av dem.

Smalna av urvalet. Ovanför tabellen finns filter för Klasser, Föreningar, Roles, Is overage och Is disp, plus Allergies? där turneringen samlar in matinformation. Varje kolumn kan också sökas i för sig, även statuskolumnen – sök efter Need processing för att se allt som väntar på beslut.

Få ut uppgifterna. Tabellen kan exporteras till Excel, och exporten följer exakt det du har filtrerat och sorterat på skärmen, inte hela databasen.

Beslut fattas från spelarlistan. Bara rader som för närvarande står på Need processing kan beslutas; en rad som redan är godkänd eller nekad hoppas tyst över, och om inget i ditt urval väntade får du meddelandet ”No data to process”.

Besluta om flera på en gång. Kryssa i de rader du vill ha och använd de två knapparna ovanför tabellen:

De två ”and send email”-valen är gråade när turneringen inte får skicka e-post – oftast för att turneringen är avslutad eller saknar avsändaradress.

De här fyra knapparna visas bara när turneringen visar fullständigt födelsedatum i spelarformuläret. Det är samma inställning som gör överårig-rutan möjlig. Om en turnering bara frågar efter födelseår kan gästregistreringar fortfarande skapas och bli stående på Need processing, men massknapparna Acceptera och Neka är dolda. Se checklistan nedan.

Besluta om en gästspelare, med motivering. På en gästrad som väntar visas en liten åtgärdsmeny först på raden, beskriven som ”Accept/reject with comment for guest player”. Den erbjuder Accept with comment och Reject with comment. Båda öppnar en ruta där en kommentar är obligatorisk, och båda skickar alltid ett mejl – kommentaren tas med i det. Även de här två är gråade om turneringen inte kan skicka e-post.

Det finns inget kommentarsval för ansökningar om överåriga. Vill du motivera ett beslut om en överårig spelare skickar du motiveringen separat.

Inget beslut är oåterkalleligt i den meningen att det hindrar spel – statusen är en registrering av arrangörens beslut. För att agera på ett nekande ser du till att spelaren tas bort från lagets spelarlista och meddelar laget.

Inget mejl om en godkänd eller nekad spelare skickas om inte utgående e-post är påslagen för hela turneringen. Det är inställningen Accept license data på turneringsnivå, som styr all e-post från turneringen, inte bara de här breven. Se ”Kommunicera med deltagarna” för hur den slås på.

När du väljer något av ”send email”-valen går mejlet till alla kontaktadresser som är registrerade på laget – inte till spelaren. Varje mottagare får sin egen kopia, och om turneringen är inställd på att skicka kopia till sin egen adress vid utgående e-post får även turneringens extra adress en kopia. Varje utskick skrivs i lagets händelselogg, så att du i efterhand kan se vem som fick besked och när.

Vad mejlet säger beror på vilken sorts registrering det gällde.

Gästspelare. En kort bekräftelse på att den namngivna spelaren från det namngivna laget är eller inte är godkänd för spel i turneringen, med din kommentar under. Nekandetexten säger att skälet är att arrangemanget inte uppfyller turneringens spelarregler.

Överårig spelare. Ett längre, formellt brev. Godkännandet bekräftar att dispensen beviljas ”i enlighet med turneringsreglerna, som följer NFF:s Breddereglement”, och påminner föreningen om att i 5-, 7- och 9-mannafotboll får bara en överårig spelare användas per match och att en giltig dispens från distriktet måste visas upp på begäran. Nekandet säger att tävlingskommittén har avslagit ansökan, hänvisar till samma regelverk och tillägger att laget fortfarande är välkommet till turneringen.

Läs den sista delen noga innan du använder den: breven om överåriga är skrivna för norsk fotboll och skickas ordagrant till alla turneringar, oavsett idrott eller land. Se ”Skillnader mellan idrotter och förbund”.

Båda breven skickas på norska oavsett mottagarens språk.

Alla dessa finns i turneringsadministrationen under Inställningar → Inställningar för spelare, utom fristen.

Klassinställningarna spelar också roll. Ålderskontrollen jämför spelarens födelseår med gränsen för födelseår i den klass laget är anmält till. En klass utan gräns för födelseår kan aldrig ge en förfrågan om överårig spelare.

Att skicka e-post måste vara möjligt för turneringen innan någon av åtgärderna ”send email” och ”with comment” kan användas.

Gå igenom listan uppifrån.

”Jag har spelare på Need processing men det finns inga Acceptera/Neka-knappar.”

1. Kontrollera Inställningar → Inställningar för spelare: Show date of birth måste vara på. Massknapparna Acceptera och Neka är dolda utan den – även för gästspelare, som annars inte är beroende av födelsedatum.
2. Om förfrågan gäller en gästspelare, leta efter den lilla åtgärdsmenyn först på raden i stället. Den visas bara på gästrader som fortfarande väntar.

”Accept with comment är gråad.” Turneringen kan inte skicka e-post – oftast för att den är avslutad, har ställts in eller saknar avsändaradress. Använd den vanliga knappen Acceptera, som inte behöver e-post.

”Jag tryckte på Acceptera och inget hände / jag fick ’No data to process’.” Ingen av de valda raderna stod på Need processing. Rader som redan är Godkänd, Nekad eller OK hoppas över.

”Det finns ingen spelarsida i menyn alls.”

1. Turneringen kan ha stängt av spelarregistrering (Dölj spelare).
2. Turneringen kan bygga sina trupper från det centrala personregistret i stället för en egen lista – sådana turneringar har ingen spelarsida och inget godkännandeflöde.
3. Din inloggning kanske saknar behörighet till deltagarförteckningen.

”Ett lag säger att registreringslänken inte fungerar.”

1. Kontrollera spelarfristen. Efter den är listan skrivskyddad för lagen.
2. Kontrollera att länken inte har förstörts av mejlprogrammet. En skadad länk ger ”sidan hittades inte” och meddelandet om att URL:en inte är korrekt.
3. Skicka påminnelsen igen från Anmälda lag → Players for each team. Om länken kommer fram skadad igen kopierar du adressen ur mejlet och skickar den som ren text.

”En gästspelare registrerades och ingen märkte det.” Det är väntat: gästregistreringar mejlar inte arrangören. Det gör bara ansökningar om överåriga. Kontrollera spelarlistan, filtrerad på statusen Need processing.

Ett namn på en cuplags lista är inte ett konto. Det är bara en rad i det laget, och det ger personen ingenting att logga in med.

Ett spelarkonto är något annat: en person i ett förbunds register som loggar in i Profixio med sin egen e-postadress och väljer sin spelarroll. Den rollen finns bara där förbundet driver sitt seriespel och sina licenser via Profixio.

När en sådan person loggar in och väljer sin spelarroll visar sidan Min Profixio:

• kontouppgifterna,
• personens egna licenser, där förbundet låter spelare köpa licens själva, med vad hen har och vad hen kan förnya,
• de serier och turneringar personen är registrerad i, med de lag hen är med i – de 50 senaste.

Det är allt. En spelarroll ger inte åtkomst till lagadministration, låter inte spelaren redigera sin egen rad på en cuplags lista och visar ingenting om godkännanden. Beslut om gästspelare och överåriga når aldrig spelaren direkt; de går till lagets kontaktpersoner.

Att följa lag och spelare som favoriter, liksom matchflöden och notiser, är funktioner i Profixio-appen och är öppna för alla, med eller utan konto.

Mekaniken för registrering och godkännande är densamma överallt. Två saker är det inte.

Breven om överåriga är norska fotbollsbrev. Godkännande- och nekandetexten som skickas för en ansökan om överårig spelare är fast text som hänvisar till Norges Fotbollförbunds Breddereglement och anger regler för 5-, 7- och 9-mannafotboll. Det är samma text för en handbollscup i Sverige eller en volleybollturnering i Norge. Det finns ingen version per turnering eller per förbund, och den kan inte redigeras från inställningarna. Om formuleringen inte passar ditt evenemang använder du de vanliga knapparna Acceptera och Neka, som inte skickar något, och skriver till laget själv.

Hela flödet finns bara på spelarlistor som turneringen själv äger. Förbundens seriespel som bygger trupperna från det centrala personregistret har ingen överårig-ruta, ingen gäst-ruta, inga godkännandestatusar och ingen spelarlista av det här slaget. Om en spelare får spela där avgörs i stället av licenser, spelrätt och övergångar. Vilket system en turnering använder följer av förbundet, idrotten och om någon klass streamas; om en turnering använder fel system, fråga din förbunds- eller distriktsadministratör.

Regeln om synlighet för spelare under 13 år gäller bara turneringar i Norge.

Allt utöver detta – hur många överåriga spelare en klass får använda, vilken dokumentation en gästspelare måste visa upp, om gästspelare över huvud taget är tillåtna – är dina egna tävlingsregler. Profixio registrerar uppgiften och ditt beslut; tillämpa er egen tävlingsregel när du beslutar.