Domarkostnader: arvoden, ersättningskrav och utbetalning till domarna

Arvodestabellen använder de domarroller din idrott har, så kolumnerna under Setup Costs skiljer sig mellan idrotter. I handboll visas den andra rollen som "Hoveddommer 1" i stället för det allmänna namnet på assisterande domare, både i arvodestabellen och överallt annars där rollen visas.

Allt annat på den här sidan – arvodesmodellen, kravflödet, betalningsstatusarna, räkningen och exporten – är detsamma för alla idrotter och alla förbund.

Vad en domare faktiskt ska ha betalt, om bilresor ersätts och vilken dokumentation som krävs är förbundets och arrangörens policy. Profixio tvingar inte fram något av det: systemet betalar ut exakt de belopp du skriver in i arvodestabellen och de taxor du sätter för utlägg.

Öppna Domare → Referee Costs i turneringens administrationsmeny.

Två separata behörigheter ger tillgång, och de ser olika knappar:

• Domarkoordinatorn – den som får redigera domarkostnader. Hen sätter arvodena, håller domarnas uppgifter aktuella och är första granskare av ett ersättningskrav.
• Ekonomigranskaren – den som får redigera turneringens ekonomi. Hen är andra granskare av ett krav och den enda som kan skicka en räkning till ekonomisystemet.

En person kan ha båda behörigheterna, vilket är det vanliga i en liten turnering, och ser då allt i samma vy.

Den som saknar båda behörigheterna kommer inte åt vyn alls – menyvalet visas inte och adressen nekas. Behörigheter ges per turnering i turneringens användaradministration. Att vara domaradministratör för matchlistan räcker inte i sig.

Arvodena sätts en gång per turnering, innan du börjar betala någon. Öppna Setup Costs högst upp i vyn för domarkostnader.

Cost per Category är ett rutnät: en rad per klass i turneringen, en kolumn per domarroll (huvuddomare, assisterande domare och de andra roller din idrott använder). Skriv ett belopp i en cell och lämna den, så sparas det med bekräftelsen "Cost updated". Töm en cell för att ta bort arvodet igen.

Det är hela arvodesmodellen: klass × domarroll → belopp. En domare som har tre matcher i en klass där huvuddomarrollen är värd 300 och en match i en klass värd 450 tjänar 1 350. Det finns ingen separat taxa per domare, per dag eller per omgång – ska två domare få olika betalt för samma match måste det komma från rollen de har i matchen.

En klass utan belopp, eller en roll utan belopp i den klassen, är inte värd någonting. Det är den vanligaste orsaken till att en domares matchsumma står kvar på noll fast hen uppenbarligen har dömt matcher.

Cost per Arena, längre ner i samma panel, är en prognos som bara går att läsa. Den visar varje anläggning med antalet matcher som spelas där, vad varje domarroll kostar för de matcherna och en löpande summa – användbart för att budgetera före turneringen och för att kontrollera att du inte har glömt att sätta arvode på någon klass.

Ändrar du ett arvode ändras summan för alla som har matcher i den klassen, även domare som du redan markerat som betalda. Beloppet som redan är registrerat som utbetalt räknas inte om, så rättar du ett arvode sent måste du gå igenom de domare du redan har gjort upp med.

Tabellen visar alla domare som är registrerade i turneringen, en rad per domare, med:

• Referee Name, Mejl, Mobile och Referee Number – domarens kontaktuppgifter så som de är registrerade i den här turneringen.
• Kostn. kamper ("matchkostnader") – arvodet för de matcher domaren har dömt, utifrån arvodena du satt under Setup Costs.
• Andre utgifter ("övriga utlägg") – domarens godkända utläggsrader.
• Til utbetaling ("att betala ut") – de två ihopräknade. Det är beloppet domaren har att få. Det visas i en varningsfärg tills domaren har markerats som betald.
• Ant matcher – hur många matcher i den här turneringen domaren är uppsatt på. Dolda matcher räknas inte med här, fast de fortfarande betalas, så antalet kan vara lägre än antalet matcher på räkningen.
• Eco Status – betalningsstatusen: ny domare, klar för utbetalning, betald eller mejl skickat.
• Submission Status – statusen för domarens ersättningskrav. Kolumnen visas bara när ersättningskrav är påslaget för turneringen.
• Account Number och Paid Amount – dolda som standard. Slå på dem med kolumnväljaren när du gör själva utbetalningen.

Ovanför tabellen finns en rad snabbfilter som går direkt till en betalningsstatus – nya domare, klar för utbetalning, betald, mejl skickat – plus ett för domare som har matcher, och en knapp för att återställa. Den vanliga filtermenyn har dessutom Eco Status, Has Matches, Missing Account Number, Missing Email och Submission Status. "Missing Account Number" och "Missing Email" är de två du vill använda före en utbetalningsomgång: de visar exakt vilka du inte kan betala än.

Du kan söka i listan på domarnamn och mejladress.

Vyn fungerar på ett av två sätt, och vilka knappar du ser beror på det. Inställningen är Enable Expense Claims under Expense Settings högst upp i vyn.

Utan ersättningskrav (standard). Domarna rör aldrig ekonomidelen i Profixio. Du sätter arvodena, systemet räknar ihop matcharvodena, du lägger till eventuella extra belopp för hand, och sedan tar du varje domare genom klar för utbetalning → betald → sammanfattning skickad per mejl. Det här är rätt läge för en turnering som betalar sina domare utifrån matcharvodena och en handfull manuella rader.

Med ersättningskrav påslaget. Domarna skickar in sina egna krav – resa, logi, bilersättning och andra rader med kvitton – från sina egna sidor, och kravet granskas innan det kan betalas. De enkla knapparna "Mark Ready" och "Mark Paid" försvinner, och kolumnen Submission Status och åtgärden Review kommer i stället. Domarens sida av formuläret beskrivs under ersättningskrav för domare.

Slår du på inställningen mitt i turneringen ändras vilka knappar vyn visar, men inget som du redan har registrerat görs om.

Med ersättningskrav påslaget är betalningsstatusen inte heller längre något du sätter för hand: den följer kravet. Ett krav som godkänts av ekonomi gör domaren klar för utbetalning, ett krav som markerats som betalt gör domaren betald, och ett krav som skickats till ekonomisystemet räknas som att sammanfattningen har skickats.

Alla domare börjar som ny domare. Därifrån:

1. Mark Ready flyttar domaren till klar för utbetalning. Du får bekräfta först. Använd den när du är säker på att matchsumman och eventuella manuella rader stämmer.
2. Mark Paid flyttar domaren till betald och registrerar beloppet domaren har att få just då som utbetalt belopp. Den erbjuds bara för domare som redan är markerade som klara för utbetalning.
3. Send Email skickar en sammanfattning av domarens ekonomi i den här turneringen till domaren, med räkningen bifogad som PDF, och flyttar domaren till mejl skickat. Den erbjuds först när domaren har markerats som betald, och du får bekräfta adressen den skickas till.

Om även arrangören får en kopia av mejlet beror på turneringens egna mejlinställningar och på mottagarlistan i domarmodulen.

Samma tre steg finns som massåtgärder: markera flera domare och använd Mark Ready for Payment eller Mark Paid på alla på en gång. Båda är dolda när ersättningskrav är påslaget.

Profixio flyttar inga pengar här. Att markera någon som betald registrerar att du har betalat – själva betalningen sker i din bank eller ditt ekonomisystem.

När ersättningskrav är påslaget får en domare som har skickat in ett krav åtgärden Review på sin rad. Den öppnar kravet i en panel med:

• Referee Info – namn, domarnummer, mejladress och kontonummer.
• Själva kravet, uppdelat i Match Fees, Driving, Accommodation, Travel och Other Expenses, var och en med egen delsumma, och en Grand Total.
• Receipts – filerna domaren bifogade, som du kan öppna en i taget.
• Referee Comment – det domaren skrev när kravet skickades in.
• Review History – alla godkännanden och avslag hittills, med vem som gjorde det och när.

Kravet går igenom upp till två granskningar:

• Coordinator Review. Domarkoordinatorn godkänner eller avslår. Ett avslag kräver en kommentar, som skickas till domaren så att hen vet vad som ska rättas.
• Finance Review. Ekonomigranskaren godkänner eller avslår det som koordinatorn släppt igenom. Steget hoppas över helt när Require Finance Approval är avslaget under Expense Settings – då blir kravet godkänt av ekonomi i samma steg som koordinatorn godkänner.

Koordinatorn kan också använda Redigera på kravet innan det godkänns: rätta en rad för bilersättning, ta bort en rad som inte ska vara där (du får ange ett skäl), eller lägga till en som saknas. Redigering går bara medan kravet väntar på koordinatorn eller har kommit tillbaka avslaget från ekonomi.

Ett avslag som koordinatorn gjort kan ångras med Undo Rejection, som sätter kravet tillbaka till att vänta på koordinatorns granskning. Ett krav som avslagits av ekonomi behöver inte det – det ligger redan hos koordinatorn för att rättas och skickas vidare igen.

Två meddelanden kan visas i panelen: ett som talar om att domaren har tagits bort från turneringen men har dömt matcher, så att kravet fortfarande är öppet för granskning, och ett som varnar för att avdragen i kravet är större än utläggen, så att summan blir negativ. Negativa rader är tillåtna med avsikt – det är så du drar av något som turneringen redan har betalat.

Vet du redan att ett krav är fel och inte behöver titta på det gör Neka på raden samma sak utan att öppna panelen – den frågar bara efter skälet till avslaget. Knappen visas bara när kravet väntar på ditt granskningssteg.

Review fungerar annorlunda: den går att öppna för båda granskarna så snart domaren har skickat in ett krav, så du kan alltid titta på ett som väntar på din kollega. Du ser bara inte knapparna för att godkänna och avslå inne i panelen förrän det är din tur.

Markera flera domare med kryssrutorna så visas massåtgärderna:

• Approve Expenses – godkänner alla väntande krav bland de markerade domarna och tar vart och ett ett steg framåt i det granskningssteg det befinner sig i. Krav som inte väntar på dig lämnas orörda.
• Reject Expenses – avslår dem, med ett och samma skäl för alla.
• Ladda ned PDF – skapar ett samlat dokument med räkningarna för alla markerade domare. Har ingen av dem något att fakturera får du ett meddelande om att inga fakturadata hittades i stället för en tom fil.
• Send to Economy System – skickar räkningen för varje krav som godkänts av ekonomi bland de markerade domarna till ekonomisystemet.
• Mark Ready for Payment och Mark Paid – de enkla betalningsstatusarna, bara när ersättningskrav är avslaget.

Varje massåtgärd talar efteråt om hur många rader den faktiskt ändrade, och namnger de domare vars kvitton inte gick att läsa och därför lämnades utanför den skickade räkningen.

Send to Economy System är den tunga: den skapar en egen räkning, med kvittona inslagna, för varje domare i urvalet. I en stor turnering bör du skicka i omgångar om några dussin i stället för att markera alla på en gång. Att ladda ned en samlad PDF är billigare, eftersom hela dokumentet skapas i ett svep.

Ladda ned PDF på en domares rad skapar räkningen för den domaren. Den visar matcherna hen dömt – matchnummer, start, klass, hemmalag, bortalag, rollen hen hade och vad matchen gav – sedan utläggsraderna med beskrivning och belopp, antal matcher, summan av matcharvodena, utläggen och totalen. Kontonumret står på räkningen, och det finns underskriftsrader för turneringen och för domaren. Kvittona läggs sist: bilder som egna sidor, PDF-kvitton inslagna.

Det är samma räkning som bifogas sammanfattningen per mejl och som skickas till ekonomisystemet, så det lönar sig att öppna en före en utbetalningsomgång och kontrollera att arvodena ser rätt ut.

En domare som har utlägg men inga matcher får ändå en riktig räkning – matchtabellen utelämnas bara. En domare som varken har matcher eller utlägg ger ingenting alls, och det är med avsikt: inga tomma räkningar skapas.

Matcher där domaren är registrerad som att inte ha dykt upp räknas inte in i arvodet. En match i en klass utan arvode visas fortfarande på räkningen, med beloppet noll.

Dolda matcher är ett specialfall: de räknas fortfarande in i arvodet och visas fortfarande på räkningen, trots att de inte räknas med i kolumnen Ant matcher eller filtret Has Matches. En domare kan alltså visa noll matcher och ändå ha ett belopp att få utbetalt.

Profixio kan mejla domarräkningen direkt till ett externt ekonomisystem, i stället för att du vidarebefordrar den för hand. Lägg in adressen som ekonomisystemet läser från i Economy System Email under Expense Settings.

När en adress har lagts in får ekonomigranskare Send to Economy System på raderna för domare vars krav är godkänt av ekonomi, och som massåtgärd för ett helt urval. Bara krav som godkänts av ekonomi kan skickas – ett krav som fortfarande väntar på granskning nekas med ett meddelande om det.

Åtgärden lägger meddelandet i kö i stället för att skicka det medan du väntar, så bekräftelsen säger att fakturan har lagts i kö. Om några av domarens kvitton inte gick att läsa skickas räkningen ändå, och du får veta vilka som utelämnades.

Utan en inlagd adress visas åtgärden ingenstans.

Om ekonomisystemet sedan gör en utbetalning ligger utanför Profixio. Profixios del slutar med mejlet.

Om meddelandet inte kan skickas sätts kravet tillbaka till godkänt av ekonomi så att du kan försöka igen – det ser aldrig ut som om det har skickats när det inte har det.

Exportera ovanför tabellen skapar en Excel-fil med en rad per domare: namn, mejladress, mobil, domarnummer, matchkostnader, övriga utlägg, antal matcher, belopp att betala ut, kontonummer, betalningsstatus och belopp som redan betalats.

Exporten följer tabellen: det filter, den sökning och den sortering du har på skärmen är det som hamnar i filen. Filtrera på "klar för utbetalning" så innehåller filen exakt de domare du ska betala – och det är det som gör den användbar som utbetalningslista för banken eller redovisningskonsulten.

Filen får namn efter turneringens domarredovisning och tidpunkten då du exporterade.

Redigera på en domares rad öppnar ett litet formulär för sådant du behöver för en utbetalning men som domaren kanske inte har fyllt i:

• Account Number och Mejl – betalningsuppgifterna. Kan alltid redigeras.
• Paid Amount – för att registrera att du betalade ett annat belopp än det systemet räknade fram.
• Eco Status – för att rätta en betalningsstatus du satt av misstag. Visas bara när ersättningskrav är avslaget. Med ersättningskrav påslaget följer statusen kravet i stället.
• Expense Lines – fria rader med Beskrivning och Summa som du lägger till med Add Expense Line. Så betalar du något som inte har något matcharvode bakom sig och inget krav från domaren: en reseersättning, ett traktamente, en fast summa för en kurs. Belopp kan vara negativa, och då blir raden ett avdrag. Även detta finns bara när ersättningskrav är avslaget – med ersättningskrav påslaget hör rättelser hemma i granskningen av kravet i stället.

Allt här sparas på domaren, så det går direkt in i beloppet att betala ut, räkningen och exporten.

Både domarkoordinatorn och ekonomigranskaren kan redigera.

Arvodestabellen och utläggsinställningarna är separata: arvodena gäller oavsett om ersättningskrav är påslaget eller inte.

Gå igenom detta i ordning:

1. Domaren finns inte i listan alls. Listan innehåller domare som är registrerade i den här turneringen. Någon som är uppsatt på matcher men aldrig registrerats som domare här visas inte – kontrollera turneringens domaranmälningar först.
2. Beloppet att betala ut är noll. Antingen har domaren inga matcher, eller så har klasserna hen dömt inget arvode. Slå på filtret Has Matches för att skilja de två åt, öppna sedan Setup Costs och kontrollera klassen och rollen det gäller.
3. Färre matcher än väntat. Matcher där domaren markerats som att inte ha dykt upp räknas inte in i arvodet. Kolumnen för antal matcher räknar bara den här turneringen och utelämnar dolda matcher – men dolda matcher betalas fortfarande, så antalet och beloppet kan skilja sig åt.
4. Arvodet stämmer för en roll men inte för den andra. Arvodena gäller per roll. En domare som får assistentrollen i en match får assistenttaxan för den klassen, även om hen normalt dömer som huvuddomare.
5. Inga knappar för Mark Ready eller Mark Paid. Ersättningskrav är påslaget för den här turneringen, så betalningen följer granskningsflödet i stället. Titta i kolumnen Submission Status.
6. Ingen Review-knapp hos en domare med krav. Kravet är fortfarande ett utkast – domaren har inte skickat in det än.
7. Du kan öppna ett krav men det finns inga knappar för att godkänna eller avslå. Kravet väntar på den andra granskaren. Alla med tillgång kan läsa ett krav oavsett var det står. Bara granskaren som har turen kan göra något med det.
8. Send to Economy System saknas. Antingen har ingen adress till ekonomisystemet lagts in, eller så är kravet inte godkänt av ekonomi än, eller så har du inte ekonomibehörigheten.
9. Du kan inte betala någon. Filtrera på Missing Account Number och Missing Email före varje utbetalningsomgång och rätta de raderna med Redigera, eller be domarna fylla i sina egna uppgifter.

Domarkostnader är en beräknad vy: varje rad räknar ihop matcher och utlägg. I en turnering med flera hundra domare och några tusen matcher är vissa åtgärder tyngre än andra.

Om en sida eller en åtgärd aldrig blir klar och du hamnar på en felsida:

• Begränsa listan med ett filter eller en sökning innan du sorterar på Ant matcher eller exporterar.
• Håll massurvalen måttliga. Att ladda ned eller skicka räkningar för hundra domare på en gång skapar hundra PDF:er i en och samma förfrågan.
• Att klicka om och om igen gör det värre, inte bättre. Vänta tills det första försöket är klart eller misslyckas.

Om det händer gång på gång i en viss turnering, rapportera det med turneringens namn och ungefär vad du höll på med – mönstret säger mer än felsidan.