Sende dommerregning

Du kan sende en regning når alt dette stemmer:

• Turneringen har slått på dommerregninger. Har den ikke det, får du en melding om at dommerregninger ikke er slått på for denne turneringen, og du sendes tilbake til dommersiden din.
• Du er registrert som dommer i turneringen, og du er logget inn med e-postadressen du registrerte deg med som dommer. Har du opprettet Profixio-kontoen din selv, eller nettopp endret e-postadressen på den, må adressen først bekreftes med bekreftelseskoden som er sendt til den. Registreringen gjelder per turnering – å være dommer i én turnering gir deg ingenting i en annen.

To ting som ikke kreves:

• Du trenger ikke å være satt opp på kamper. Har du ingen, står det bare "No matches assigned yet" i steget Kamper i regningen, og du kan gå videre. Kamphonorarene dine blir da null, og regningen dekker bare dine egne utgifter.
• Det finnes ingen frist i Profixio. Ingen dato stenger regningsskjemaet. En arrangør kan likevel ha en frist som en egen regel – Profixio håndhever den ikke og vil ikke varsle deg.

To spesialtilfeller:

• Du er fjernet fra dommerlisten i turneringen. Du beholder tilgangen til regningen så lenge du fortsatt har kamper du har dømt i turneringen, fordi de kampene fortsatt skal betales. En fjernet dommer uten kamper mister tilgangen.
• Du har allerede en regning. Det finnes bare én per turnering, så ber du om en ny, åpnes bare den eksisterende.

Åpne dommersiden din for turneringen. Kortet Expense Claim der har en knapp Create expense claim til du har en regning, deretter Continue editing så lenge den er en kladd, og Edit and resubmit hvis den er avvist. Når regningen er sendt og ikke lenger ligger hos deg, tilbyr kortet bare View details. Selve regningen er en veiviser du går gjennom med Neste og Tilbake; Save Draft tar vare på det du har fylt ut uten å sende det.

Hvilke steg du ser, avhenger av hva turneringen har slått på og av dine egne svar, men rekkefølgen er alltid den samme:

1. Info – For og etternavn, Faktura adresse og Bank Account (alle obligatoriske), ditt skrivebeskyttede Referee Number, og bryteren Had access to a car ("Used for driving expense calculations").
2. Kamper – skrivebeskyttet. Kampene dine og honoraret for hver av dem, med merknaden "Match fees are auto-calculated from Profixio". Ingenting å fylle ut.
3. Driving – bare hvis turneringen tillater bilutgifter og du har slått på Had access to a car.
4. Travel – reiser du har betalt for, og overnatting, i samme steg.
5. Other – utgiftslinjer med fritekst, pluss en boks for Comments.
6. Review – alt summert opp, med Grand Total og knappene som sender regningen.

Se opp i første steg: For og etternavn og Faktura adresse vises slik at du kan kontrollere dem, men endrer du dem der, oppdateres ikke dommeropplysningene dine – endringen går tapt. Bare Bank Account lagres tilbake på dommerregistreringen din. Er navnet eller adressen feil, retter du det i dommerregistreringen i stedet.

Bilkjøring (egen bil). Fyll ut én blokk per tur: Fra, To, Kilometers, Passengers, Dato og Passenger names – navnene blir obligatoriske så snart du fører opp én eller flere passasjerer. Add another trip legger til en blokk. Du skriver aldri inn et beløp her: steget viser turneringens sats ("Mileage reimbursement at … /km", pluss et tillegg per passasjer per km) og regner ut summen for deg.

Reiser (reiser du har betalt for). Én blokk per reise: velg en Method – Flight, Train, Bus, Boat / Ferry, Taxi eller Other – og deretter Fra, To, Beløp, Dato og en kvittering. Add travel expense legger til en blokk.

Overnatting ligger i samme steg. Velg én av Cup Care, Own Accommodation eller Didn't stay overnight. Velger du ett av de to første, fyller du ut Number of Nights, Date From og Date To; beløpet er turneringens sats per natt for det valget ganget med antall netter. Har arrangøren ikke satt en sats for alternativet du velger, regnes det som null.

Other Expenses. Én blokk per utgift: Beskrivelse, Beløp og en kvittering. Add expense legger til en blokk. Boksen Comments nederst i steget er for alt koordinatoren bør vite; den følger regningen.

Beløp du skriver inn, må være null eller mer – du kan ikke skrive inn et negativt beløp. Bare dommerkoordinatoren kan legge inn et trekk på regningen din.

Det kreves kvittering på hver reiselinje og hver linje for andre utgifter. Feltet sier "Required. PDF, JPG or PNG." Du kommer ikke videre fra steget uten. Linjer for bilkjøring og overnatting har ikke noe kvitteringsfelt – de regnes ut fra turneringens satser, ikke fra hva du har betalt.

• Filtyper: PDF, JPG eller PNG. Alt annet avvises med "A receipt has to be a PDF, JPG or PNG file."
• Størrelse: maks 16 MB per kvittering. Et bilde rett fra mobilkameraet blir gjort mindre i nettleseren før det lastes opp, så det får vanligvis plass og lastes raskt opp.
• Én kvittering per linje. For å bytte en, velger du en annen fil på samme linje – feltet sier da "Replace existing receipt." Det finnes ingen egen sletteknapp; sletter du hele utgiftslinjen, forsvinner kvitteringen med den.

Kvitteringene lagres sentralt og legges til i PDF-en som dommerkoordinatoren og økonomigodkjenneren laster ned, så en regning de åpner, viser kvitteringene dine som ekstra sider.

Grand Total i oppsummeringssteget er summen av fem deler:

Hvert steg viser sin egen delsum og den løpende Grand Total, som oppdateres mens du skriver.

Det er ingen håndtering av mva eller skatt noe sted i regningen: beløpene er rene summer.

Ikke legg inn kamphonorarene dine som en linje under andre utgifter. De telles allerede med fra kamplisten, og en ekstra linje for dem gjør at regningen betaler dem to ganger.

Dommeren kan ikke overstyre totalen – den regnes ut på nytt på serveren hver gang regningen lagres, så det som lagres, er alltid summen av linjene som faktisk finnes.

I steget Review kontrollerer du oppsummeringen og trykker Submit for Approval ("By submitting, you confirm all information is correct"). Du kan også sende en lagret kladd fra siden My Expenses med OK, eller gå inn i den igjen med Continue Editing.

Når regningen er sendt, er den skrivebeskyttet for deg. Det finnes ingen knapp for å trekke den tilbake – har du sendt den for tidlig, ber du dommerkoordinatoren sende den tilbake til deg.

Statusen vises på My Expenses og på dommersiden din:

Dommersiden din viser også en kort fremdriftslinje – Submitted → In review → Approved, der det siste steget blir til Betalt når regningen er betalt.

Krever ikke turneringen en egen økonomigodkjenning, går regningen rett til Approved - Awaiting Payment når koordinatoren godkjenner den.

Når dommerkoordinatoren avviser en regning, får du en e-post med begrunnelsen og en lenke rett tilbake til regningen. I appen ser du:

• et rødt merke Avvist på regningen og en boks Rejection Reason med meldingen fra koordinatoren,
• en melding Expense claim rejected på dommersiden din med knappen Edit and resubmit.

Åpne regningen, endre det koordinatoren ba om, og trykk Resubmit for Approval i oppsummeringssteget (eller Edit & Resubmit fra My Expenses). Regningen går tilbake til koordinatoren, og den gamle begrunnelsen for avvisningen fjernes.

Sender økonomigodkjenneren regningen tilbake i stedet, går den til dommerkoordinatoren, ikke til deg. Du ser regningen som Under Review og ikke som avvist, og du trenger ikke gjøre noe – det er med vilje, ikke en visningsfeil.

Dommerkoordinatoren kan redusere en regning før den godkjennes ved å legge til en trekklinje – en linje med negativt beløp – i stedet for å avvise hele regningen på grunn av én post.

I regningen din vises et trekk som en grå blokk merket "Adjustment made by the referee coordinator". Du kan se den, men du kan ikke redigere den, gjøre den mindre eller slette den, og den er tatt med i Grand Total. Den krever heller ingen kvittering.

Er du uenig i et trekk, snakker du med koordinatoren – det kan bare endres fra koordinatorens side, og bare mens regningen fortsatt venter på godkjenning. Det gjøres ikke justeringer etter at en regning er godkjent.

Alt på arrangørsiden ligger på turneringens side Dommer → Referee Costs. To knapper øverst på den siden åpner oppsettet:

• Expense Settings – slår på regningssystemet og setter satsene.
• Setup Costs – honorartabellen for kamper (se Kamphonorar per kampklasse og dommertype).

Du trenger turneringens tilgang til dommerkostnader eller økonomi for i det hele tatt å komme til siden; uten den vises ikke menyvalget, og åpner du adressen direkte, får du en feilmelding.

Dommerregninger er slått av for alle nye turneringer. Til noen åpner Expense Settings og slår på Enable Expense Claims, har dommerne i turneringen verken regningsskjema eller kortet Expense Claim på dommersiden sin. Slår du det av igjen, skjuler det mer enn dommerens skjema: koordinatorens handlinger for gjennomgang, godkjenning, avvisning, massehandlinger og sending til økonomisystemet på siden Referee Costs forsvinner også, og det samme gjør statuskolonnen for regninger. Regninger som allerede er sendt, slettes ikke, men de vanlige verktøyene for å behandle dem er borte til innstillingen slås på igjen – så ikke slå den av for å "stenge" en turnering som fortsatt har regninger som venter.

Sett satsene før du ber dommerne sende regning. En sats du lar stå tom, regnes som null, så et overnattingsalternativ uten sats betaler 0.

Alle disse ligger under Expense Settings, som du når fra turneringens side Referee Costs.

Ting folk forventer å finne her, men som ikke finnes:

• Ingen innstilling for frist. Ingenting stenger regningsskjemaet på en bestemt dato.
• Ingen innstilling for "kvittering kreves over X". Kvittering kreves alltid på reiselinjer og linjer for andre utgifter, og blir aldri bedt om for bilkjøring og overnatting.
• Ingen måte å hoppe over koordinatoren på. Dommerkoordinatoren går alltid gjennom regningen. Bare økonomisteget er valgfritt.
• Ingen unntak fra satsene per dommer eller per klasse. Satsene er de samme for alle i turneringen.

Honorarene som vises i steget Kamper i en dommers regning, kommer fra Setup Costs på turneringens side Referee Costs. Dette er en annen tabell enn regningsinnstillingene, og den brukes også i turneringer som aldri slår på dommerregninger – den er grunnhonoraret for å dømme.

Cost per Category er et rutenett: én rad per kampklasse i turneringen og én kolonne per dommertype. Skriv et beløp i en celle for å angi hva den dommertypen får betalt for en kamp i den kampklassen; tømmer du cellen, fjernes honoraret igjen. Hver celle lagres for seg, med en kort bekreftelse Cost updated.

Cost per Arena under er en skrivebeskyttet oversikt til budsjettering: per anlegg antall kamper, én kolonne per dommertype, en Sum per anlegg og en rad Totalt.

En kampklasse uten honorar betaler ingenting for de kampene, og dommerens regning viser null for dem – en vanlig årsak til "kamphonorarene mine mangler".

Gå nedover listen og stopp ved første treff.

1. Er dommerregninger slått på for denne turneringen? De er av som standard. Sjekk Dommer → Referee Costs → Expense Settings → Enable Expense Claims. Dette er den vanligste årsaken.
2. Er dommeren logget inn med e-postadressen fra dommerregistreringen sin? Logger dommeren inn med en annen konto, for eksempel en privat, vises ikke regningen. På en konto dommeren har opprettet selv, eller rett etter at dommeren har endret e-postadressen, trenger dommeren også å skrive inn bekreftelseskoden som er sendt til adressen før regningen blir tilgjengelig.
3. Er dommeren registrert som dommer i denne turneringen? Registreringen gjelder per turnering og følger ikke med fra en annen.
4. Er dommeren fjernet fra dommerlisten? Regningen beholdes bare hvis dommeren fortsatt har kamper i turneringen. Uten kamper er tilgangen borte.
5. Har dommeren allerede en regning? Det finnes én per turnering – "opprett" åpner den eksisterende, noe som kan se ut som om ingenting skjedde.
6. Er regningen allerede sendt? Da er den skrivebeskyttet til koordinatoren sender den tilbake. Den kan ikke trekkes tilbake.
7. Mangler bare ett steg? Driving krever både turneringsinnstillingen og dommerens egen bryter Had access to a car. Travel, Accommodation og Other forsvinner hver for seg når den tilhørende innstillingen er av.
8. "No matches assigned yet" stopper ingenting – regningen kan sendes likevel, med null i kamphonorar.
9. Viser kamphonorarene null? Det er ikke satt noe honorar for den kampklassen og dommertypen i Setup Costs.