Skicka en utläggsräkning som domare

Du kan skicka en räkning när allt detta stämmer:

• Turneringen har slagit på utläggsräkningar. Om den inte har det får du ett meddelande om att utläggsräkningar inte är aktiverade för turneringen, och du skickas tillbaka till din domarsida.
• Du är registrerad som domare i turneringen, och du är inloggad med e-postadressen du registrerade dig med som domare. Har du skapat ditt Profixio-konto själv, eller nyss ändrat dess e-postadress, måste adressen först bekräftas med verifieringskoden som skickats till den. Registreringen gäller per turnering – att vara domare i en turnering ger dig ingenting i en annan.

Två saker som inte krävs:

• Du behöver inte vara tillsatt på matcher. Har du inga står det bara "No matches assigned yet" i steget Matcher i räkningen, och du kan gå vidare. Dina matcharvoden blir då noll och räkningen omfattar bara dina egna kostnader.
• Det finns ingen tidsgräns i Profixio. Inget datum stänger räkningsformuläret. En arrangör kan ändå ha en egen tidsgräns som regel – Profixio upprätthåller den inte och varnar dig inte.

Två specialfall:

• Du har tagits bort från turneringens domarlista. Du behåller åtkomsten till räkningen så länge du fortfarande har matcher som du har dömt i turneringen, eftersom de matcherna fortfarande ska betalas. En borttagen domare utan matcher förlorar åtkomsten.
• Du har redan en räkning. Det finns bara en per turnering, så om du ber om en ny öppnas bara den befintliga.

Öppna din domarsida för turneringen. Kortet Expense Claim där har knappen Create expense claim tills du har en räkning, sedan Continue editing så länge den är ett utkast och Edit and resubmit om den har nekats. När räkningen har skickats och inte längre ligger hos dig erbjuder kortet bara View details. Själva räkningen är en guide som du går igenom med Nästa och Tillbaka; Save Draft sparar det du har fyllt i utan att skicka det.

Vilka steg du ser beror på vad turneringen har aktiverat och på dina egna svar, men ordningen är alltid densamma:

1. Info – Namn, Fakturaadress och Bank Account (alla obligatoriska), ditt skrivskyddade Referee Number och reglaget Had access to a car ("Used for driving expense calculations").
2. Matcher – skrivskyddat. Dina matcher och arvodet för var och en, med noteringen "Match fees are auto-calculated from Profixio". Inget att fylla i.
3. Driving – bara om turneringen tillåter bilkostnader och du har slagit på Had access to a car.
4. Travel – resor du har betalat för, och boende, i samma steg.
5. Övrigt – kostnadsrader med fritext, plus en ruta för Meddelanden.
6. Review – allt summerat, med Grand Total och knapparna som skickar räkningen.

Se upp i första steget: Namn och Fakturaadress visas så att du kan kontrollera dem, men om du ändrar dem där uppdateras inte dina domaruppgifter – ändringen går förlorad. Bara Bank Account sparas tillbaka till din domarregistrering. Om ditt namn eller din adress är fel rättar du det i din domarregistrering i stället.

Bilresor (egen bil). Fyll i ett block per resa: Från, To, Kilometers, Passengers, Datum och Passenger names – namnen blir obligatoriska så snart du anger en eller flera passagerare. Add another trip lägger till ett block. Du skriver aldrig in något belopp här: steget visar turneringens ersättning ("Mileage reimbursement at … /km", plus ett tillägg per passagerare och km) och räknar ut summan åt dig.

Resor (resor du har betalat för). Ett block per resa: välj en Method – Flight, Train, Bus, Boat / Ferry, Taxi eller Other – och sedan Från, To, Summa, Datum och ett kvitto. Add travel expense lägger till ett block.

Boende finns i samma steg. Välj ett av Cup Care, Own Accommodation eller Didn't stay overnight. Väljer du något av de två första fyller du i Number of Nights, Date From och Date To; beloppet är turneringens ersättning per natt för det valet gånger antalet nätter. Om arrangören inte har angett någon ersättning för det alternativ du väljer räknas det som noll.

Other Expenses. Ett block per kostnad: Beskrivning, Summa och ett kvitto. Add expense lägger till ett block. Rutan Meddelanden längst ned i steget är för sådant som koordinatorn bör veta; den följer med räkningen.

Belopp du anger måste vara noll eller mer – du kan inte skriva in ett negativt belopp. Bara domarkoordinatorn kan lägga in ett avdrag på din räkning.

Kvitto krävs på varje reserad och varje rad för övriga kostnader. Fältet anger "Required. PDF, JPG or PNG." Du kan inte gå vidare från steget utan ett. Rader för bilresor och boende har inget kvittofält – de räknas ut från turneringens ersättningar, inte från vad du har betalat.

• Filtyper: PDF, JPG eller PNG. Allt annat avvisas med "A receipt has to be a PDF, JPG or PNG file."
• Storlek: högst 16 MB per kvitto. Ett foto direkt från mobilkameran förminskas i webbläsaren innan det laddas upp, så det ryms normalt och laddas upp snabbt.
• Ett kvitto per rad. För att byta ett väljer du en annan fil på samma rad – fältet visar då "Replace existing receipt." Det finns ingen separat knapp för att ta bort; tar du bort hela kostnadsraden försvinner kvittot med den.

Kvittona sparas centralt och läggs till i den PDF som domarkoordinatorn och ekonomigranskaren laddar ned, så en räkning de öppnar visar dina kvitton som extra sidor.

Grand Total i granskningssteget är summan av fem delar:

Varje steg visar sin egen delsumma och den löpande Grand Total, som uppdateras medan du skriver.

Ingen moms eller skatt hanteras någonstans i räkningen: beloppen är rena summor.

Lägg inte in dina matcharvoden som en rad under övriga kostnader. De räknas redan med från matchlistan, och en extra rad för dem gör att räkningen betalar ut dem två gånger.

Domaren kan inte ändra totalen manuellt – den räknas om på servern varje gång räkningen sparas, så det som sparas är alltid summan av de rader som faktiskt finns.

I steget Review kontrollerar du sammanfattningen och trycker på Submit for Approval ("By submitting, you confirm all information is correct"). Du kan också skicka ett sparat utkast från sidan My Expenses med OK, eller gå tillbaka in i det med Continue Editing.

När räkningen har skickats är den skrivskyddad för dig. Det finns ingen knapp för att dra tillbaka den – om du skickade den för tidigt ber du domarkoordinatorn att skicka tillbaka den till dig.

Statusen visas på My Expenses och på din domarsida:

Din domarsida visar också en kort förloppsrad – Inlämnad → In review → Godkänd, där det sista steget blir Betald när räkningen har betalats.

Om turneringen inte kräver en separat ekonomigranskning går räkningen direkt till Approved - Awaiting Payment när koordinatorn godkänner den.

När domarkoordinatorn nekar en räkning får du ett mejl med motiveringen och en länk direkt tillbaka till räkningen. I appen ser du:

• en röd Nekad-markering på räkningen och en ruta Rejection Reason med koordinatorns meddelande,
• ett meddelande Expense claim rejected på din domarsida med knappen Edit and resubmit.

Öppna räkningen, ändra det koordinatorn bad om och tryck på Resubmit for Approval i granskningssteget (eller Edit & Resubmit från My Expenses). Räkningen går tillbaka till koordinatorn, och den gamla motiveringen till nekandet rensas.

Om ekonomigranskaren skickar tillbaka räkningen i stället går den till domarkoordinatorn, inte till dig. Du ser räkningen som Under Review och inte som nekad, och du behöver inte göra något – det är avsiktligt, inte ett visningsfel.

Domarkoordinatorn kan minska en räkning innan den godkänns genom att lägga till en avdragsrad – en rad med negativt belopp – i stället för att neka hela räkningen på grund av en enda post.

I din räkning visas ett avdrag som ett grått block märkt "Adjustment made by the referee coordinator". Du kan se det, men du kan inte redigera det, minska det eller ta bort det, och det ingår i din Grand Total. Det kräver inte heller något kvitto.

Om du inte håller med om ett avdrag pratar du med koordinatorn – det kan bara ändras från koordinatorns sida, och bara medan räkningen fortfarande väntar på godkännande. Justeringar görs inte efter att en räkning har godkänts.

Allt på arrangörssidan finns på turneringens sida Domare → Referee Costs. Två knappar högst upp på den sidan öppnar inställningarna:

• Expense Settings – slår på räkningssystemet och anger ersättningarna.
• Setup Costs – arvodestabellen för matcher (se Matcharvoden per matchklass och domartyp).

Du behöver turneringens behörighet för domarkostnader eller ekonomi för att över huvud taget nå sidan; utan den visas inte menyvalet, och om du öppnar adressen direkt får du ett felmeddelande.

Utläggsräkningar är avstängda för alla nya turneringar. Tills någon öppnar Expense Settings och slår på Enable Expense Claims har domarna i turneringen varken räkningsformulär eller kortet Expense Claim på sin domarsida. Att stänga av det igen gör mer än att dölja domarens formulär: koordinatorns åtgärder för granskning, godkännande, nekande, massåtgärder och att skicka till ekonomisystemet på sidan Referee Costs försvinner också, liksom statuskolumnen för räkningar. Räkningar som redan har skickats tas inte bort, men de vanliga verktygen för att hantera dem är borta tills inställningen slås på igen – så stäng inte av den för att "stänga" en turnering som fortfarande har räkningar som väntar.

Ange ersättningarna innan du ber domarna skicka räkningar. En ersättning du lämnar tom räknas som noll, så ett boendealternativ utan ersättning betalar 0.

Alla dessa finns under Expense Settings, som du når från turneringens sida Referee Costs.

Saker som många förväntar sig att hitta här men som inte finns:

• Ingen inställning för tidsgräns. Inget stänger räkningsformuläret ett visst datum.
• Ingen inställning för "kvitto krävs över X". Kvitto krävs alltid på reserader och rader för övriga kostnader, och efterfrågas aldrig för bilresor och boende.
• Inget sätt att hoppa över koordinatorn. Domarkoordinatorn granskar alltid. Bara ekonomisteget är valfritt.
• Inga undantag från ersättningarna per domare eller per klass. Ersättningarna är desamma för alla i turneringen.

Arvodena som visas i steget Matcher i en domares räkning kommer från Setup Costs på turneringens sida Referee Costs. Det är en annan tabell än inställningarna för utläggsräkningar, och den används även i turneringar som aldrig slår på utläggsräkningar – den är grundarvodet för att döma.

Cost per Category är ett rutnät: en rad per matchklass i turneringen och en kolumn per domartyp. Skriv ett belopp i en cell för att ange vad den domartypen får betalt för en match i den matchklassen; tömmer du cellen tas arvodet bort igen. Varje cell sparas för sig, med en kort bekräftelse Cost updated.

Cost per Arena under den är en skrivskyddad översikt för budgetering: per anläggning antal matcher, en kolumn per domartyp, en Totalt per anläggning och en rad Totalt.

En matchklass utan arvode betalar ingenting för de matcherna, och domarens räkning visar noll för dem – en vanlig orsak till "mina matcharvoden saknas".

Gå igenom listan uppifrån och stanna vid första träffen.

1. Är utläggsräkningar påslagna för den här turneringen? De är avstängda som standard. Kontrollera Domare → Referee Costs → Expense Settings → Enable Expense Claims. Det här är den vanligaste orsaken.
2. Är domaren inloggad med e-postadressen från sin domarregistrering? Loggar domaren in med ett annat konto, till exempel ett privat, syns inte räkningen. På ett konto som domaren har skapat själv, eller direkt efter att domaren har ändrat e-postadressen, behöver domaren också ange verifieringskoden som skickats till adressen innan räkningen blir tillgänglig.
3. Är domaren registrerad som domare i den här turneringen? Registreringen gäller per turnering och följer inte med från en annan.
4. Har domaren tagits bort från domarlistan? Räkningen finns kvar bara om domaren fortfarande har matcher i turneringen. Utan matcher är åtkomsten borta.
5. Har domaren redan en räkning? Det finns en per turnering – "skapa" öppnar den befintliga, vilket kan se ut som om ingenting hände.
6. Har räkningen redan skickats? Då är den skrivskyddad tills koordinatorn skickar tillbaka den. Den kan inte dras tillbaka.
7. Saknas bara ett steg? Driving kräver både turneringens inställning och domarens eget reglage Had access to a car. Travel, Accommodation och Övrigt försvinner var för sig när motsvarande inställning är av.
8. "No matches assigned yet" stoppar ingenting – räkningen kan skickas ändå, med noll i matcharvoden.
9. Visar matcharvodena noll? Inget arvode har angetts för den matchklassen och domartypen i Setup Costs.