Meldinger, e-post og SMS til lag og deltakere

Arrangører blir ofte bedt om å formidle et telefonnummer mellom to lag. I mange forbund er det unødvendig: lagledere og dommere kan slå opp hverandre i kampkortet.

På de klassiske sidene åpner du kampen – fra klasselisten, lagsiden eller dagsvisningen – og bruker Vis kontaktinfo nederst i kortet. Du får e-postadressene og mobilnumrene til kontaktpersonene for begge lagene, pluss klubbens egen e-post og telefon. Skjul kontakter lukker det igjen. Dommerne som er satt opp på kampen, vises litt lenger opp i det samme kortet og kan klikkes for kontaktopplysninger.

Lagledere og dommere kommer til det samme kortet fra Min Profixio: finn serien eller turneringen og klikk Oppdater kamper, slå på den detaljerte kampkortvisningen, og klikk deretter på et dommernavn for dommerens kontaktopplysninger eller på Vis kontaktinfo for kontaktopplysningene til motstanderlaget.

På den nye kampsiden ligger Vis kontaktinfo i verktøylinjen øverst på resultattavlen. Den åpner et vindu, Contact information, med kontaktpersonene for begge lagene og klubbens e-post og telefon.

Hvem kan se dette:

• Personer som ikke er logget inn, ser aldri kontaktopplysninger. Informasjonen finnes ikke på de offentlige sidene.
• En innlogget lagleder eller klubbadministrator med et lag i turneringen kan se dem.
• En dommer som er satt opp i turneringen, kan se dem, og en seriedommer kan se dem for kampene i serien vedkommende dømmer.
• Arrangørens folk med rettigheter til å redigere lag kan se dem.

Om funksjonen i det hele tatt er tilgjengelig, bestemmes av forbundet, ikke av den enkelte turneringen.

Den er slått på for svensk sandvolleyball, svensk bandy, svensk basketball og svensk håndball (og for bedriftsidrett i Norge). I andre forbund vises kontaktopplysninger på kampkortet bare i turneringer der lagledere har fått rett til å registrere resultater selv.

Om lagledere også kan se dommernes kontaktopplysninger, er en egen forbundsinnstilling, slått på for svensk sandvolleyball, svensk bandy og svensk håndball.

Selve meldingsverktøyene er de samme overalt. Det som varierer, settes av forbundet, ikke av den enkelte arrangøren:

• Kontaktopplysninger på kampkortet. Lagledere og dommere kan slå opp hverandre i svensk sandvolleyball, svensk bandy, svensk basketball og svensk håndball (og i norsk bedriftsidrett). Andre steder vises den samme informasjonen bare i turneringer der lagledere registrerer resultater selv.
• Dommernes kontaktopplysninger for lagledere er i tillegg tillatt i svensk sandvolleyball, svensk bandy og svensk håndball.
• Om en turnering har kommunikasjonsmodulen, bestemmes når lisensen settes opp. Spør forbunds- eller kretsadministratoren din om den er med for turneringene dine.
• SMS-prisen og dagskvoten følger avtalen med forbundet. Standardtaket er 500 meldinger per dag per turnering.

Alt utover dette – hvor mye en arrangør har lov til å sende e-post til deltakerne, og hvilke personopplysninger som kan deles mellom klubber – er forbundspolicy og personvernlovgivning. Følg dem når du bestemmer hva du sender og hva du deler.

Utsending av e-post og SMS er en betalt del av turneringslisensen, ikke noe alle turneringer har som standard.

Bryteren er avkrysningsboksen Aksepter lisensdata i sidefeltet i turneringens basisinnstillinger. Bare en forbundsadministrator kan sette den, og den slår på både e-post og SMS – navnet på innstillingen gjelder SMS-modulen, men det samme flagget styrer all utgående e-post fra turneringen.

I tillegg til dette flagget må turneringen være godkjent og ikke deaktivert. Mangler én av de tre, sendes ingenting, og sendeknappene er skjult i stedet for å gi en feilmelding.

Profixio slutter også å sende for gamle turneringer, slik at avsluttede arrangementer ikke plutselig sender e-post til deltakerne et år senere:

• E-post stopper når turneringens sluttdato er mer enn 6 måneder tilbake i tid, eller startdatoen mer enn ett år tilbake.
• SMS stopper allerede 1 måned etter sluttdatoen (og likeledes ett år etter startdatoen).

Dette er den vanlige grunnen til at en arrangør ikke får sendt e-post til deltakerne i fjorårets turnering fra den turneringen. Lag en adresseliste i stedet – det virker fortsatt for gamle turneringer (se «Hent en adresseliste til ditt eget e-postprogram»).

I tillegg avgjør turneringens Epost innstillinger hvem automatisk e-post går til. Du velger mellom Ikke send epost, Send epost til påmelder, Epost arrangør og Epost til både påmelder og arrangør. Med Ikke send epost får lagene ingen automatisk e-post i det hele tatt.

Hvert lag har en meldingstråd. Du åpner den med den lille snakkebobleknappen ved siden av lagnavnet, som finnes i laglisten, i påmeldingslisten, i kamplister, på skjermbildet for lagdokumenter og på hver rad i lagreskontroen. Tallet på boblen viser hvor mange meldinger tråden allerede har.

1. Klikk på snakkeboblen på laget. Tråden åpnes med den nyeste meldingen nederst.
2. Skriv i feltet merket Skriv en melding ....
3. La Synlig for laget stå på hvis laget skal se meldingen. Slå den av for å skrive et internt notat som bare arrangørens egne folk kan lese.
4. Klikk Add message.

Bryteren Synlig for laget vises bare for arrangørens folk. Når en lagleder skriver i tråden, finnes ingen bryter, og meldingen er alltid synlig.

Hva laget mottar, avhenger av turneringens innstillinger: alle med kontaktpersonrolle på laget får et varsel inne i Profixio, en e-post (hvis turneringens e-postinnstilling tillater e-post til påmelder) og et push-varsel i Profixio-appen hvis de har appen installert og er logget inn. Emnet i e-posten er «[Turnering] New message for Lag (Klasse)», og den inneholder en View My Dialog-lenke rett tilbake til tråden.

Meldinger du ikke lenger vil ha i tråden, kan fjernes med Slett, men bare vanlige skrevne meldinger – loggførte e-poster og SMS-er kan ikke slettes.

Er du registrert som kontaktperson for et lag, kan du skrive tilbake til arrangøren i den samme tråden. Åpne laget ditt – fra Min Profixio, fra laglisten eller fra lenken i e-posten om meldingen – og bruk snakkebobleknappen.

Du skriver i feltet merket Skriv en melding ... og sender med Add message. Du ser ingen synlighetsbryter: alt du skriver, er synlig både for arrangøren og for de andre kontaktpersonene på laget ditt.

Når du sender, får arrangøren et varsel, og de andre kontaktpersonene på laget ditt varsles også, slik at en medlagleder vet hva som allerede er spurt om.

Du kan ikke svare ved å svare på varslings-e-posten. E-posten sendes fra en generell Profixio-adresse. Svar på den går til turneringens egen e-postadresse hvis arrangøren har lagt inn en, men de havner ikke i tråden. Bruk lenken i e-posten og skriv i Profixio hvis du vil holde samtalen samlet.

Finner du ikke snakkeboblen i det hele tatt, har arrangøren slått av lagmeldinger for den turneringen.

Etiketter er merkelapper du setter på enkeltmeldinger, slik at du kan sortere og finne dem igjen senere – for eksempel Overnatting, Betaling eller Dommerspørsmål.

Du oppretter dem under turneringens innstillinger, på siden Meldingsetiketter Kategorier. Hver etikett har:

• Navn – det som vises på meldingen.
• E-postadresser – hvor en melding med denne etiketten skal videresendes når noen bruker Forward the message (se nedenfor).
• Sorteringsrekkefølge – rekkefølgen etikettene vises i menyene.
• Aktivert – inaktive etiketter skjules i etikettmenyene, men beholder historikken sin.

En etikett som allerede er brukt på en melding, kan ikke slettes. Profixio sier da «Cannot delete tags that are in use. Deactivate it instead.» Sett Aktivert til nei i stedet.

Når etikettene finnes, kan du sette dem på en melding fra menyen Tag this message i tråden, eller velge flere meldinger i meldingsoversikten og bruke Tag Selected. En melding kan ha mer enn én etikett. E-post og SMS til mange lag kan også merkes idet de sendes, slik at hele utsendelsen kan finnes igjen etterpå.

Hvis ingen etiketter er opprettet, viser meldingsoversikten en påminnelse: «No message tags found. Setup message tags to help with sorting and forwarding messages.»

Meldingsoversikt (menyen Påmeldinger) viser alle meldingene i turneringen i én lang tabell du kan filtrere, i stedet for lag for lag. Det er riktig side for «hvem har spurt om parkeringen?» eller «har noen svart dette laget?».

Du kan snevre inn listen med:

• Tagger – én eller flere etiketter om gangen.
• Søk – treffer meldingsteksten, avsenderens navn, avsenderens e-postadresse og lagnavnet.
• Kun umerkede – meldinger ingen har klassifisert ennå.
• Kun ulest – meldinger arrangøren ikke har åpnet.
• Filtrer meldingstyper – skrevne meldinger, SMS eller e-post.
• Klasse og Klubb.

Filtrene lagres i sidens adresse, så en filtrert visning kan bokmerkes eller limes inn til en kollega.

Hver rad kan åpnes (Show more for lange tekster), merkes med etikett, merkes med Mark as read, og laget bak meldingen kan åpnes med Endre lag. Hele den filtrerte listen kan tas ut med Eksporter Excel eller Eksporter PDF.

Det finnes også et eldre skjermbilde som heter List messages i den samme menyen. Det viser de samme meldingene, men gruppert per lag i en innboksvisning med delt skjerm og en teller for uleste, og det er dit e-posten og push-varselet om «du har en ny melding» tar en arrangør. Begge sidene er i bruk – velg den som passer spørsmålet.

Hvis siden ikke vil åpne seg, sjekk to ting: du trenger rettigheter til å redigere lag for Meldingsoversikt og rettigheter til brukeradministrasjon for List messages, og turneringen må ha Bruk dialog med lag slått på. Begge menypunktene vises for alle med rettigheter til å redigere lag, så det er mulig å se lenken til List messages og likevel bli nektet når du klikker på den.

Et spørsmål som hører hjemme hos noen andre – kafeteriaen, hallansvarlig, dommerkoordinatoren – kan sendes videre på e-post uten at du forlater Profixio.

Sett en etikett på meldingen først, bruk deretter Forward the message på den og bekreft. Meldingen sendes til adressene som er lagret på etikettene den har.

Hvis ingen av etikettene har en adresse, bruker Profixio turneringens ekstra e-postadresser i stedet (de i Epost mottagere i turneringsinnstillingene). Finnes det ingen adresser i det hele tatt, sendes ingenting, og du får advarselen «No recipients found — Please add email addresses to the category or ensure the tournament has extra email addresses configured.»

Knappen Forward the message vises bare på meldinger som allerede har minst én etikett. Hver videresending skrives til revisjonsloggen sammen med adressene den gikk til.

Masseutsendelsen ligger i lagreskontroen – påmeldings- og betalingsoversikten under Økonomi. Det er med vilje: der finnes allerede filtrene du trenger (klasse, klubb, betalt eller ikke, manglende opplysninger), og du sender til nøyaktig det utvalget du har foran deg.

1. Åpne lagreskontroen og filtrer den ned til lagene som skal få meldingen.
2. Kryss av lagene, eller bruk avkrysningsboksen i overskriften for å ta med alle.
3. Velg Send epost eller sms blant massehandlingene. Vinduet har overskriften «N teams selected» – sjekk det tallet før du går videre.
4. Skriv teksten under Melding.
5. Under Send to krysser du av for Epost, SMS eller begge.
6. Slå eventuelt på List missing fields in the message, slik at hvert lag får beskjed om hva som fortsatt mangler i dets egen påmelding.
7. Slå eventuelt av Send en kopi til arrangøren hvis du ikke vil ha en kopi av hver eneste e-post i arrangørens innboks for denne utsendelsen.
8. Velg eventuelt Message tags, slik at hele utsendelsen kan finnes igjen senere.
9. Klikk Send.

Profixio bekrefter med «Messages queued» og sender i bakgrunnen – en stor utsendelse er ikke ferdig i det øyeblikket vinduet lukkes.

Vinduet viser også e-postadressene til de valgte lagene i en skrivebeskyttet boks: de som er registrert som administratorer for hvert lag og hvert lags e-postadresse for faktura, hver adresse én gang. Boksen viser også hvor mange adresser som ble funnet og hvor mange lag du har valgt. Kopier til utklippstavle kopierer listen slik at du kan lime den inn i ditt eget e-postprogram, og Åpne i eget epostprogram åpner e-postprogrammet ditt med adressene som blindkopi (BCC).

Dette får hvert lag:

• E-post går til alle kontaktpersonene på laget. Emnet lages automatisk som lagnavn (klasse), første del av meldingen din, [turneringsnavn], og e-posten inneholder en lenke tilbake til laget.
• SMS går til mobilnumrene til kontaktpersonene, pluss eventuelle ekstra numre laget la inn ved påmelding. Teksten starter med lagnavn og klasse, slik at en lagleder med flere lag vet hvilket det gjelder. Den innledes med «Message from Profixio Cup» (eller «Profixio League») og slutter med en lenke til turneringen.

Hvert lag får sin egen kopi – mottakerne ser aldri hverandres adresser.

Handlingen Send epost eller sms vises bare for brukere som har rett til å sende SMS til lag i denne turneringen, og bare så lenge turneringen fortsatt kan sende (se «Kommunikasjon må være slått på»).

Når meldingen gjelder bestemte kamper og ikke bestemte lag – bytte av bane, forsinkelse, en avlyst runde – sender du den fra kamplisten i stedet, slik at mottakerne hentes fra kampene.

1. Åpne kamplisten under menyen for kampoppsettet.
2. Filtrer fram kampene det gjelder (en klasse, en dag, en arena).
3. Kryss av kampene.
4. Velg Send epost/SMS blant massehandlingene. Vinduet viser hvor mange rader som er valgt: «N item(s) selected to receive the message. Please check your filters or checkboxes if this is not what you want.»
5. Skriv teksten under Melding.
6. Under Send via epost og/eller sms velger du E-post eller Mobiltelefon. Hjelpeteksten advarer om at «SMS costs will be charged».
7. Send med Send melding.

Avhengig av hvilken visning du er i, har vinduet overskriften Send epost/sms til lagledere eller Send email/sms to referee, og mottakerne er kontaktpersonene for de to lagene i hver valgt kamp, eller dommerne som er satt opp på dem.

I Send epost/sms til lagledere kan du ta utgangspunkt i en Mal. Information about the published match schedule fyller inn en ferdig melding om at kampoppsettet er publisert, med en lenke til turneringens kampsider, og teksten er låst. General text fyller inn et utkast med den samme lenken som du gjør ferdig selv; et uendret utkast stoppes med «The body of the email was not edited. The email could not be sent.» Når du velger en mal, fylles emnet inn og Send via epost og/eller sms settes til E-post.

Emnet for disse e-postene er fast og kan ikke endres i vinduet.

Det samme vinduet viser også adressene og telefonnumrene for utvalget med en kopieringsknapp, og kan åpne listen i ditt eget e-postprogram som blindkopier, hvis du heller vil skrive e-posten selv.

Denne handlingen krever dommeradministratorrettigheter i turneringen, og at turneringen i det hele tatt kan sende.

Communication (menyen Påmeldinger) er en egen, eldre side for å sende SMS til personene på lagenes navnelister i stedet for til lagets kontaktpersoner – for eksempel alle i en bestemt klasse, eller de pårørende som er oppgitt som nødkontakter.

Du filtrerer spillertabellen, velger radene og sender. Siden sjekker hvor mye som er igjen av dagens SMS-kvote før den sender.

To ting er greit å vite:

• Den sender bare SMS. Det finnes ikke noe e-postvalg og ingen emnelinje på denne siden.
• Den er bare tilgjengelig for brukere som kan redigere navnelister eller se nødkontaktinformasjon, og bare når turneringen har SMS-modulen.

Fra navnelistesiden (Players for each team) finnes det også to ferdige utsendelser til lagledere: utsending av nødkontaktlisten og påminnelse om å fullføre navnelisten. Begge går til lagenes kontaktpersoner og loggføres på laget som alle andre meldinger.

Noen ganger vil du skrive e-posten selv – et nyhetsbrev om neste års utgave, eller en invitasjon fra klubbens egen adresse. Profixio kan gi deg adressene i stedet for å sende noe.

Du finner siden som Send e-post til lagene i menyen Påmeldinger (den samme siden er også lenket som Send velkomst-e-post under Nettside). Velg én av to kilder:

Turnering – kontaktpersonene for lagene i en hvilken som helst turnering på den samme Profixio-lisensen, også avsluttede. Slik sender du e-post til fjorårets deltakere om årets arrangement.

1. Velg Turnering og velg turneringen fra listen (den viser hvor mange lag hver av dem hadde). Bruk søkefeltet hvis listen er lang.
2. Bruk filter til å snevre inn på klasse og klubb, og slå på bare dem du vil ha.
3. Antallet adresser som er funnet, vises som «N unique emails».
4. Klikk Hent epost-adresser, velg en Separator hvis du trenger noe annet enn ;, og bruk Kopier til utklippstavle.

Krets – den registrerte e-postadressen til klubbene i én eller flere kretser i forbundet ditt. Dette gir deg klubbadresser, ikke lagenes kontaktpersoner, og er måten å nå klubber som ikke har meldt på noe ennå.

Noen ting du bør være klar over:

• Du kan bare velge turneringer som hører til samme lisens og samme forbund som turneringen du står i.
• Adressene er lagenes kontaktpersoner, uten duplikater. Spillere er ikke med.
• Ingenting sendes fra denne siden. Lim adressene inn i ditt eget e-postprogram – og legg dem i blindkopi-feltet, slik at mottakerne ikke ser hverandres adresser.
• Profixio registrerer at en liste ble hentet, fra hvilken turnering og av hvem.

For lagene i den aktuelle turneringen gir lagreskontroen deg adressene rett fra et filtrert utvalg: kryss av lagene og velg Send epost eller sms, så viser vinduet administrator- og fakturaadressene for e-post til de valgte lagene, hver adresse én gang, med Kopier til utklippstavle (se «Sende e-post eller SMS til mange lag samtidig»).

I tillegg til det du skriver selv, sender Profixio en del meldinger på egen hånd. De er verdt å kjenne til, fordi deltakerne kommer til å spørre om dem.

Påmeldings-e-post. Når et lag melder seg på, endrer påmeldingen, flyttes fra venteliste eller slettes, får den som meldte på laget en e-post. Om den sendes, og om arrangøren får en kopi, styres av turneringens e-postinnstilling: Ikke send epost slår disse e-postene helt av, Send epost til påmelder sender til laget, Epost arrangør sender bare til arrangørens ekstra adresser, og Epost til både påmelder og arrangør gjør begge deler.

Kampendring. Når dato, klokkeslett, arena eller et av lagene i en kamp endres, kan Profixio varsle de berørte lagledere og dommere på e-post og push. Dette er av som standard og slås på per turnering, med et vindu for hvor mange dager fram i tid en kamp må ligge for at varselet skal sendes. Detaljene, og loggen over hva som er sendt, finner du på kampsidene.

Nyheter. Når du publiserer en nyhetsartikkel på turneringens nettsted, kan du krysse av for å sende et push-varsel. Det går til dem som har lagt turneringen til som favoritt i appen, og bare som push – det sendes ingen e-post.

Dommere. Dommere varsles når de blir nominert til, godkjent på eller fjernet fra en kamp. Det er beskrevet på dommersidene.

Alle disse følger fortsatt reglene i «Kommunikasjon må være slått på for turneringen»: en turnering som har kommunikasjon slått av, eller som ble avsluttet for lenge siden, sender ingenting.

Et push-varsel er en kopi av meldingen, ikke en egen kanal du kan sende til alene. Det finnes ingen «send push til alle»-funksjon for en turnering – det nærmeste er å publisere en nyhetsartikkel og krysse av for varsel, som når dem som følger turneringen.

SMS koster penger – sendevinduene sier det rett ut: «SMS costs will be charged.» E-post gjør det ikke. Prisen er avtalt med forbundet ditt eller med Profixio og vises ikke i løsningen, så sjekk avtalen din før du sender SMS til en stor turnering.

Som en pekepinn for budsjettet koster en SMS i Norge omtrent én krone. Det er din egen avtale som avgjør den nøyaktige prisen.

Vær klar over at én «melding» ikke er én SMS. En masseutsendelse går til hvert mobilnummer på hvert valgt lag – flere kontaktpersoner på et lag betyr flere meldinger, og en lang tekst kan bli delt i mer enn én SMS av operatøren.

Tre grenser finnes for å hindre at et uhell blir dyrt:

• En daglig kvote per turnering, 500 meldinger per dag med mindre forbundet ditt har avtalt noe annet. Når kvoten er brukt opp, avvises flere meldinger den dagen og registreres som feilet.
• Et spamfilter på meldingsteksten. En blokkert melding sendes ikke, og – viktig – én enkelt blokkert melding slår av SMS for hele turneringen de neste tre dagene. Hvis SMS plutselig slutter å virke for en arrangør, er dette den mest sannsynlige grunnen. Kontakt Profixio support.
• Aldersgrenser: ingen SMS fra en turnering som ble avsluttet for mer enn en måned siden.

Siden blokkeringen gjelder hele turneringen og varer i tre dager, lønner det seg å skrive den første testmeldingen nøye i stedet for å prøve ut formuleringer i den aktive turneringen.

Hvem kan gjøre hva:

Gå gjennom dette i rekkefølge – svaret ligger nesten alltid i de fire første punktene.

1. Er kommunikasjon slått på for turneringen? Hvis Aksepter lisensdata er av, eller turneringen ikke er godkjent, sendes ingen e-post eller SMS i det hele tatt, og sendeknappene er skjult. Spør forbundet ditt.
2. Er turneringen for gammel? Ingen e-post mer enn seks måneder etter sluttdatoen, ingen SMS mer enn én måned etter.
3. Står e-postinnstillingen på «Ikke send epost»? Da er automatisk e-post – påmeldingsbekreftelser og e-post om lagmeldinger – slått av, selv om selve meldingen er lagret på laget.
4. Har laget faktisk en kontaktperson med adresse? E-post og SMS går til brukerne som er knyttet til laget som kontaktpersoner. Et lag som ble meldt på uten en, eller der kontaktpersonen er fjernet, har ingen å sende til. Åpne laget og sjekk hvem som står oppført.
5. Ble meldingen lagret i det hele tatt? Åpne lagets tråd, eller søk i meldingsoversikten. Står den der, tok Profixio imot den. Står den ikke der, ble den aldri sendt.
6. Sendte du til riktig utvalg? Både massevinduet («N teams selected») og vinduet i kamplisten viser antall mottakere før du sender. Feil filter er en svært vanlig årsak.
7. For SMS: sjekk om dagskvoten var brukt opp, eller om SMS var blokkert for turneringen av spamfilteret (det varer i tre dager). I begge tilfeller registreres meldingen som feilet, ikke sendt.
8. Be mottakeren sjekke søppelpost. E-posten kommer fra en generell Profixio-adresse, ikke fra turneringens egen adresse, så et filter som bare stoler på klubbens eget domene, kan stoppe den.
9. Bare push: mottakeren må ha appen, ha tillatt varsler og være logget inn med riktig konto.

Hvis meldingen står i tråden og adressen er riktig, men ingenting kom fram, kontakter du Profixio support for å sjekke leveringen.

To eldre skjermbilder er fortsatt i bruk og er fortsatt den eneste måten å gjøre det de gjør på:

• Communication (menyen Påmeldinger) – SMS til mange av personene på lagenes navnelister. Bare SMS, ingen e-post, ingen emnelinje.
• Players for each team – navnelistetabellen, med de ferdige utsendelsene for nødkontaktlisten og for å purre på ufullstendige navnelister.

Planleggingsklienten som brukes til serier og store kampoppsett («Scheduler TXO»), er et eget program med egne utsendelsesfunksjoner. Eldre hjelpeartikler som beskriver ferdige meldingstyper og automatiske påminnelser om manglende kamptider eller manglende resultater, beskriver det programmet, ikke sidene som omtales her.