Meddelanden, mejl och SMS till lag och deltagare

Arrangörer blir ofta ombedda att förmedla ett telefonnummer mellan två lag. I många förbund behövs inte det: lagledare och domare kan slå upp varandra i matchkortet.

På de klassiska sidorna öppnar du matchen – från klasslistan, lagsidan eller dagsvyn – och använder Visa kontaktuppgifter längst ned i kortet. Du får mejladresser och mobilnummer till kontaktpersonerna i båda lagen, plus föreningens egen mejl och telefon. Dölj kontaktuppgifter stänger det igen. Domarna som är tillsatta på matchen visas lite längre upp i samma kort och kan klickas på för kontaktuppgifter.

Lagledare och domare når samma kort från Min Profixio: hitta serien eller turneringen och klicka på Uppdatera matcher, slå på den detaljerade matchkortsvyn och klicka sedan på ett domarnamn för domarens kontaktuppgifter eller på Visa kontaktuppgifter för motståndarlagets kontaktuppgifter.

På den nya matchsidan finns Visa kontaktuppgifter i verktygsraden högst upp på resultattavlan. Den öppnar ett fönster, Kontaktuppgifter, med kontaktpersonerna i båda lagen och deras förenings mejl och telefon.

Vem kan se detta:

• Den som inte är inloggad ser aldrig kontaktuppgifter. Informationen finns inte på de publika sidorna.
• En inloggad lagledare eller föreningsadministratör med ett lag i turneringen kan se dem.
• En domare som är tillsatt i turneringen kan se dem, och en seriedomare kan se dem för matcherna i serien som hen dömer.
• Arrangörens personal med behörighet att redigera lag kan se dem.

Om funktionen över huvud taget är tillgänglig bestäms av förbundet, inte av den enskilda turneringen.

Den är påslagen för svensk beachvolleyboll, svensk bandy, svensk basket och svensk handboll (och för korpspel i Norge). I andra förbund visas kontaktuppgifter i matchkortet bara i turneringar där lagledare har fått rätt att registrera resultat själva.

Om lagledare också får se domarnas kontaktuppgifter är en separat förbundsinställning, påslagen för svensk beachvolleyboll, svensk bandy och svensk handboll.

Själva meddelandeverktygen är desamma överallt. Det som skiljer sig ställs in av förbundet, inte av den enskilda arrangören:

• Kontaktuppgifter i matchkortet. Lagledare och domare kan slå upp varandra i svensk beachvolleyboll, svensk bandy, svensk basket och svensk handboll (och i norskt korpspel). På andra håll visas samma information bara i turneringar där lagledare registrerar resultat själva.
• Domarnas kontaktuppgifter för lagledare är dessutom tillåtna i svensk beachvolleyboll, svensk bandy och svensk handboll.
• Om en turnering har kommunikationsmodulen bestäms när licensen sätts upp. Fråga din förbunds- eller distriktsadministratör om den ingår för dina turneringar.
• SMS-priset och dagskvoten följer avtalet med förbundet. Standardtaket är 500 meddelanden per dag och turnering.

Allt utöver detta – hur mycket en arrangör får mejla deltagarna, och vilka personuppgifter som får delas mellan föreningar – är förbundspolicy och dataskyddslagstiftning. Följ dem när du bestämmer vad du skickar och vad du delar.

Att skicka mejl och SMS är en betald del av turneringslicensen, inte något som alla turneringar har som standard.

Reglaget är kryssrutan Accept license data i sidofältet i turneringens grundinställningar. Bara en förbundsadministratör kan ställa in den, och den slår på både mejl och SMS – inställningens namn gäller SMS-modulen, men samma flagga styr all utgående mejl från turneringen.

Utöver flaggan måste turneringen vara godkänd och inte inaktiverad. Saknas något av de tre skickas ingenting, och skicka-knapparna döljs i stället för att ge ett felmeddelande.

Profixio slutar också skicka för gamla turneringar, så att avslutade evenemang inte plötsligt mejlar sina deltagare ett år senare:

• Mejl stoppas när turneringens slutdatum ligger mer än 6 månader bakåt i tiden, eller startdatumet mer än ett år bakåt.
• SMS stoppas redan 1 månad efter slutdatumet (och likaså ett år efter startdatumet).

Det här är det vanliga skälet till att en arrangör inte kan mejla deltagarna i förra årets turnering från den turneringen. Ta fram en adresslista i stället – det fungerar fortfarande för gamla turneringar (se ”Hämta en adresslista till ditt eget mejlprogram”).

Dessutom avgör turneringens Mejlinställningar vem automatiska mejl går till. Du väljer mellan Sänd inte ut några mejl, Sänd till den som har anmält laget, Sänd till arrangören och Sänd till den som har anmält laget och till arrangören. Med Sänd inte ut några mejl får lagen inga automatiska mejl alls.

Varje lag har en meddelandetråd. Du öppnar den med den lilla pratbubbleknappen bredvid lagnamnet, som finns i laglistan, i anmälningslistan, i matchlistor, på skärmen för lagdokument och på varje rad i lagreskontran. Siffran på bubblan visar hur många meddelanden tråden redan innehåller.

1. Klicka på pratbubblan på laget. Tråden öppnas med det senaste meddelandet längst ned.
2. Skriv i fältet märkt Skriv ett meddelande ....
3. Låt Synligt för laget vara på om laget ska se meddelandet. Slå av det för att skriva en intern anteckning som bara arrangörens egen personal kan läsa.
4. Klicka på Skriv meddelande.

Reglaget Synligt för laget visas bara för arrangörens personal. När en lagledare skriver i tråden finns inget reglage, och meddelandet är alltid synligt.

Vad laget får beror på turneringens inställningar: alla med kontaktpersonsroll i laget får en avisering i Profixio, ett mejl (om turneringens mejlinställning tillåter mejl till den som anmält laget) och en push-notis i Profixio-appen om de har appen installerad och är inloggade. Ämnesraden i mejlet är ”[Turnering] New message for Lag (Klass)”, och mejlet innehåller en View My Dialog-länk direkt tillbaka till tråden.

Meddelanden som du inte längre vill ha kvar i tråden kan tas bort med Ta bort, men bara vanliga skrivna meddelanden – loggade mejl och SMS kan inte tas bort.

Om du är registrerad som kontaktperson för ett lag kan du skriva tillbaka till arrangören i samma tråd. Öppna ditt lag – från Min Profixio, från laglistan eller från länken i mejlet om meddelandet – och använd pratbubbleknappen.

Du skriver i fältet märkt Skriv ett meddelande ... och skickar med Skriv meddelande. Du ser inget synlighetsreglage: allt du skriver är synligt både för arrangören och för de andra kontaktpersonerna i ditt lag.

När du skickar får arrangören en avisering, och de andra kontaktpersonerna i ditt lag aviseras också, så att en medledare vet vad som redan har frågats.

Du kan inte svara genom att svara på aviseringsmejlet. Mejlet skickas från en allmän Profixio-adress. Svar på det går till turneringens egen mejladress om arrangören har angett en, men de hamnar inte i tråden. Använd länken i mejlet och skriv i Profixio om du vill hålla ihop konversationen.

Om du inte hittar pratbubblan alls har arrangören stängt av lagmeddelanden för den turneringen.

Taggar är etiketter som du sätter på enskilda meddelanden så att du kan sortera och hitta dem senare – till exempel Boende, Betalning eller Domarfråga.

Du skapar dem under turneringens inställningar, på sidan Message Tags Categories. Varje tagg har:

• Namn – det som visas på meddelandet.
• Email Addresses – dit ett meddelande med den här taggen ska vidarebefordras när någon använder Forward the message (se nedan).
• Sort Order – ordningen som taggarna visas i menyerna.
• Aktiverad – inaktiva taggar döljs i taggmenyerna men behåller sin historik.

En tagg som redan används på ett meddelande kan inte tas bort. Profixio säger då ”Cannot delete tags that are in use. Deactivate it instead.” Sätt Aktiverad till nej i stället.

När det finns taggar kan du sätta dem på ett meddelande från menyn Tag this message i tråden, eller markera flera meddelanden i meddelandeöversikten och använda Tag Selected. Ett meddelande kan ha mer än en tagg. Mejl och SMS till många lag kan också taggas när de skickas, så att hela utskicket går att hitta i efterhand.

Om inga taggar har skapats visar meddelandeöversikten en påminnelse: ”No message tags found. Setup message tags to help with sorting and forwarding messages.”

Message Overview (menyn Anmälda lag) listar alla meddelanden i turneringen i en lång tabell som går att filtrera, i stället för lag för lag. Det är rätt sida för ”vem har frågat om parkeringen?” eller ”har någon svarat det här laget?”.

Du kan begränsa listan med:

• Tags – en eller flera taggar åt gången.
• Sök – matchar meddelandetexten, avsändarens namn, avsändarens mejladress och lagnamnet.
• Untagged only – meddelanden som ingen har klassificerat än.
• Unread only – meddelanden som arrangören inte har öppnat.
• Filter Message Types – skrivna meddelanden, SMS eller mejl.
• Klass och Förening.

Filtren sparas i sidans adress, så en filtrerad vy kan bokmärkas eller klistras in till en kollega.

Varje rad kan öppnas (Show more för långa texter), taggas, markeras med Mark as read, och laget bakom meddelandet kan öppnas med Redigera. Hela den filtrerade listan kan tas ut med Exportera till Excel eller Exportera till PDF.

Det finns också en andra, äldre skärm som heter List messages i samma meny. Den visar samma meddelanden, men grupperade per lag i en inkorgsvy med delad skärm och en räknare för olästa, och det är dit mejlet och push-notisen om ”du har ett nytt meddelande” tar en arrangör. Båda sidorna används – välj den som passar frågan.

Om sidan inte går att öppna, kontrollera två saker: du behöver behörighet att redigera lag för Message Overview och behörighet för användaradministration för List messages, och turneringen måste ha Använd dialog med lag påslaget. Båda menyalternativen visas för alla med behörighet att redigera lag, så det går att se länken till List messages och ändå bli nekad när du klickar på den.

En fråga som hör till någon annan – cateringen, hallansvarig, domarkoordinatorn – kan skickas vidare med mejl utan att du lämnar Profixio.

Tagga meddelandet först, använd sedan Forward the message på det och bekräfta. Meddelandet mejlas till adresserna som är sparade på taggarna det har.

Om ingen av taggarna har en adress använder Profixio i stället turneringens extra mejladresser (de i Arrangörens e-post i turneringsinställningarna). Finns det inga adresser alls skickas ingenting, och du får varningen ”No recipients found — Please add email addresses to the category or ensure the tournament has extra email addresses configured.”

Knappen Forward the message visas bara på meddelanden som redan har minst en tagg. Varje vidarebefordran skrivs till granskningsloggen tillsammans med adresserna den gick till.

Massutskicket finns i lagreskontran – anmälnings- och betalningsöversikten under Ekonomi. Det är avsiktligt: där finns redan filtren du behöver (klass, förening, betalt eller inte, uppgifter som saknas), och du mejlar exakt det urval du har framför dig.

1. Öppna lagreskontran och filtrera fram de lag som ska få meddelandet.
2. Markera lagen, eller använd kryssrutan i rubrikraden för att ta med alla.
3. Välj Skicka meddelande bland massåtgärderna. Fönstret har rubriken ”N teams selected” – kontrollera den siffran innan du går vidare.
4. Skriv texten under Meddelande.
5. Under Send to kryssar du i Mejl, SMS eller båda.
6. Slå eventuellt på List missing fields in the message, så att varje lag får veta vad som fortfarande saknas i dess egen anmälan.
7. Slå eventuellt av Send a copy to the organizer om du inte vill ha en kopia av varje enskilt mejl i arrangörens inkorg för det här utskicket.
8. Välj eventuellt Message tags, så att hela utskicket går att hitta igen senare.
9. Klicka på Send.

Profixio bekräftar med ”Messages queued” och skickar i bakgrunden – ett stort utskick är inte klart i samma ögonblick som fönstret stängs.

Fönstret visar också e-postadresserna för de valda lagen i en skrivskyddad ruta: de som är registrerade som administratörer för varje lag och varje lags e-postadress för fakturor, varje adress en gång. Rutan visar också hur många adresser som hittades och hur många lag du har valt. Kopiera kopierar listan så att du kan klistra in den i ditt eget mejlprogram, och Öppna i eget e-postprogram öppnar ditt mejlprogram med adresserna som hemlig kopia (BCC).

Det här får varje lag:

• Mejl går till alla kontaktpersoner i laget. Ämnesraden byggs automatiskt som lagnamn (klass), första delen av ditt meddelande, [turneringsnamn], och mejlet innehåller en länk tillbaka till laget.
• SMS går till kontaktpersonernas mobilnummer, plus eventuella extra nummer som laget angav vid anmälan. Texten börjar med lagnamn och klass, så att en lagledare med flera lag vet vilket det gäller. Den inleds med ”Message from Profixio Cup” (eller ”Profixio League”) och slutar med en länk till turneringen.

Varje lag får sin egen kopia – mottagarna ser aldrig varandras adresser.

Åtgärden Skicka meddelande visas bara för användare som har rätt att skicka SMS till lag i den här turneringen, och bara så länge turneringen fortfarande får skicka (se ”Kommunikation måste vara påslagen”).

När meddelandet gäller vissa matcher snarare än vissa lag – byte av plan, en försening, en inställd omgång – skickar du det från matchlistan i stället, så att mottagarna hämtas från matcherna.

1. Öppna matchlistan under menyn för spelprogrammet.
2. Filtrera fram de matcher det gäller (en klass, en dag, en arena).
3. Markera matcherna.
4. Välj Send email/SMS bland massåtgärderna. Fönstret visar hur många rader som är valda: ”N item(s) selected to receive the message. Please check your filters or checkboxes if this is not what you want.”
5. Skriv texten under Meddelande.
6. Under Sänd via mejl och/eller sms väljer du E-post eller Mobil. Hjälptexten varnar för att ”SMS costs will be charged”.
7. Skicka med Sänd meddelande.

Beroende på vilken vy du är i har fönstret rubriken Send email/sms to the team leaders eller Send email/sms to referee, och mottagarna är kontaktpersonerna för de två lagen i varje vald match, eller domarna som är tillsatta på dem.

I Send email/sms to the team leaders kan du utgå från en Mall. Information about the published match schedule fyller i ett färdigt meddelande om att spelprogrammet är publicerat, med en länk till turneringens matchsidor, och texten är låst. General text fyller i ett utkast med samma länk som du gör klart själv; ett oförändrat utkast stoppas med ”The body of the email was not edited. The email could not be sent.” När du väljer en mall fylls ämnesraden i och Sänd via mejl och/eller sms sätts till E-post.

Ämnesraden i de här mejlen är fast och kan inte ändras i fönstret.

Samma fönster visar också adresserna och telefonnumren för urvalet med en kopieringsknapp, och kan öppna listan i ditt eget mejlprogram som dolda kopior om du hellre vill skriva mejlet själv.

Åtgärden kräver behörighet som domaradministratör i turneringen och att turneringen över huvud taget får skicka.

Communication (menyn Anmälda lag) är en separat, äldre sida för att skicka SMS till personerna i lagens spelarlistor i stället för till lagets kontaktpersoner – till exempel alla i en viss klass, eller nödkontakterna.

Du filtrerar spelartabellen, markerar raderna och skickar. Sidan kontrollerar hur mycket som är kvar av dagens SMS-kvot innan den skickar.

Två saker är bra att veta:

• Den skickar bara SMS. Det finns inget mejlalternativ och ingen ämnesrad på den här sidan.
• Den är bara tillgänglig för användare som får redigera spelarlistor eller se uppgifter om nödkontakter, och bara när turneringen har SMS-modulen.

Från spelarlistsidan (Players for each team) finns det också två färdiga utskick till lagledare: att skicka ut listan över nödkontakter och att påminna ledarna om att fylla i spelarlistan. Båda går till lagens kontaktpersoner och loggas på laget som vilket annat meddelande som helst.

Ibland vill du skriva mejlet själv – ett nyhetsbrev om nästa års upplaga, eller en inbjudan från föreningens egen adress. Profixio kan ge dig adresserna i stället för att skicka något.

Sidan nås som Skicka mejl till lagen i menyn Anmälda lag (samma sida länkas också som Skicka välkomstmejl under Webbsida). Välj en av två källor:

Turnering – kontaktpersonerna för lagen i vilken turnering som helst på samma Profixio-licens, även avslutade. Så mejlar du förra årets deltagare om årets evenemang.

1. Välj Turnering och välj turneringen i listan (den visar hur många lag var och en hade). Använd sökfältet om listan är lång.
2. Använd filter för att begränsa på klass och förening, och slå bara på dem du vill ha.
3. Antalet adresser som hittats visas som ”N unique emails”.
4. Klicka på Kopiera mejladresser, välj en Separator om du behöver något annat än ;, och använd Kopiera.

Distrikt – den registrerade mejladressen till föreningarna i ett eller flera distrikt i ditt förbund. Det ger dig föreningsadresser, inte lagens kontaktpersoner, och är sättet att nå föreningar som inte har anmält något än.

Några saker att känna till:

• Du kan bara välja turneringar som hör till samma licens och samma förbund som turneringen du står i.
• Adresserna är lagens kontaktpersoner, utan dubbletter. Spelare ingår inte.
• Ingenting skickas från den här sidan. Klistra in adresserna i ditt eget mejlprogram – och lägg dem i fältet för dold kopia, så att mottagarna inte ser varandras adresser.
• Profixio registrerar att en lista har hämtats, från vilken turnering och av vem.

För lagen i den aktuella turneringen ger lagreskontran dig adresserna direkt från ett filtrerat urval: markera lagen och välj Skicka meddelande, så visar fönstret de valda lagens administratörsadresser och e-postadresser för fakturor, varje adress en gång, med Kopiera (se ”Skicka mejl eller SMS till många lag samtidigt”).

Utöver det du skriver själv skickar Profixio ett antal meddelanden på egen hand. De är värda att känna till, eftersom deltagarna kommer att fråga om dem.

Anmälningsmejl. När ett lag anmäler sig, ändrar sin anmälan, flyttas från väntelistan eller tas bort får den som anmälde laget ett mejl. Om det skickas, och om arrangören får en kopia, styrs av turneringens mejlinställning: Sänd inte ut några mejl stänger av de här mejlen helt, Sänd till den som har anmält laget mejlar laget, Sänd till arrangören mejlar bara arrangörens extra adresser och Sänd till den som har anmält laget och till arrangören gör båda.

Matchändring. När datum, tid, arena eller ett av lagen i en match ändras kan Profixio meddela berörda lagledare och domare via mejl och push. Det är avstängt som standard och slås på per turnering, med ett fönster för hur många dagar fram i tiden en match måste ligga för att meddelandet ska vara värt att skicka. Detaljerna, och loggen över vad som har skickats, finns på matchsidorna.

Nyheter. När du publicerar en nyhetsartikel på turneringens webbplats kan du kryssa i att en push-notis ska skickas. Den går till dem som har lagt till turneringen som favorit i appen, och bara som push – inget mejl skickas.

Domare. Domare aviseras när de nomineras till, godkänns på eller tas bort från en match. Det beskrivs på domarsidorna.

Alla dessa följer fortfarande reglerna i ”Kommunikation måste vara påslagen för turneringen”: en turnering som har kommunikation avstängd, eller som avslutades för länge sedan, skickar ingenting.

En push-notis är en kopia av meddelandet, inte en egen kanal som du kan skicka till separat. Det finns ingen funktion för att ”skicka push till alla” i en turnering – det närmaste är att publicera en nyhetsartikel och kryssa i avisering, vilket når dem som följer turneringen.

SMS kostar pengar – skicka-fönstren säger det rakt ut: ”SMS costs will be charged.” Mejl gör det inte. Priset är avtalat med ditt förbund eller med Profixio och visas inte i systemet, så kontrollera ditt avtal innan du skickar SMS till en stor turnering.

Som en fingervisning för budgeten kostar ett SMS i Norge ungefär en norsk krona. Det är ditt eget avtal som avgör det exakta priset.

Tänk på att ett ”meddelande” inte är ett SMS. Ett massutskick går till varje mobilnummer i varje valt lag – flera kontaktpersoner i ett lag innebär flera meddelanden, och en lång text kan delas upp i mer än ett SMS av operatören.

Tre gränser finns för att hindra att ett misstag blir dyrt:

• En daglig kvot per turnering, 500 meddelanden per dag om inte ditt förbund har avtalat något annat. När kvoten är slut avvisas fler meddelanden den dagen och registreras som misslyckade.
• Ett spamfilter på meddelandetexten. Ett blockerat meddelande skickas inte, och – viktigt – ett enda blockerat meddelande stänger av SMS för hela turneringen under de kommande tre dagarna. Om SMS plötsligt slutar fungera för en arrangör är detta det troligaste skälet. Kontakta Profixio support.
• Åldersgränser: inga SMS från en turnering som avslutades för mer än en månad sedan.

Eftersom blockeringen gäller hela turneringen och varar i tre dagar lönar det sig att skriva det första testmeddelandet noga i stället för att prova formuleringar i den pågående turneringen.

Vem får göra vad:

Gå igenom det här i ordning – svaret finns nästan alltid i de fyra första punkterna.

1. Är kommunikation påslagen för turneringen? Om Accept license data är av, eller om turneringen inte är godkänd, skickas inga mejl eller SMS alls, och skicka-knapparna är dolda. Fråga ditt förbund.
2. Är turneringen för gammal? Inga mejl mer än sex månader efter slutdatumet, inga SMS mer än en månad efter.
3. Står mejlinställningen på ”Sänd inte ut några mejl”? Då är automatiska mejl – anmälningsbekräftelser och mejl om lagmeddelanden – avstängda, även om själva meddelandet är sparat på laget.
4. Har laget verkligen en kontaktperson med en adress? Mejl och SMS går till användarna som är kopplade till laget som kontaktpersoner. Ett lag som anmäldes utan någon, eller vars kontaktperson har tagits bort, har ingen att skicka till. Öppna laget och kontrollera vem som står listad.
5. Sparades meddelandet över huvud taget? Öppna lagets tråd, eller sök i meddelandeöversikten. Finns det där har Profixio tagit emot det. Finns det inte där skickades det aldrig.
6. Skickade du till rätt urval? Både massutskicksfönstret (”N teams selected”) och fönstret i matchlistan visar antalet mottagare innan du skickar. Fel filter är en mycket vanlig orsak.
7. För SMS: kontrollera om dagskvoten var slut, eller om SMS var blockerade för turneringen av spamfiltret (det varar i tre dagar). I båda fallen registreras meddelandet som misslyckat i stället för skickat.
8. Be mottagaren kontrollera skräpposten. Mejlet kommer från en allmän Profixio-adress, inte från turneringens egen adress, så ett filter som bara litar på föreningens egen domän kan fånga det.
9. Bara push: mottagaren måste ha appen, ha tillåtit notiser och vara inloggad med rätt konto.

Om meddelandet finns i tråden och adressen är rätt men inget kom fram, kontakta Profixio support för att kontrollera leveransen.

Två äldre skärmar används fortfarande och är fortfarande det enda sättet att göra det de gör:

• Communication (menyn Anmälda lag) – massutskick av SMS till personerna i lagens spelarlistor. Bara SMS, inga mejl, ingen ämnesrad.
• Players for each team – spelarlistetabellen, med de färdiga utskicken för listan över nödkontakter och för att påminna om ofullständiga spelarlistor.

Planeringsklienten som används för serier och stora matchupplägg (”Scheduler TXO”) är ett separat program med egna utskicksfunktioner. Äldre hjälpartiklar som beskriver färdiga meddelandetyper och automatiska påminnelser om saknade matchtider eller saknade resultat beskriver det programmet, inte sidorna som tas upp här.