Opprette en ny turnering

Det meste av veiviseren er likt overalt. Her er stedene der Profixio oppfører seg forskjellig avhengig av idrett eller organisasjon.

Sandvolleyball – kopiering av klasser. Når du kopierer en tidligere turnering, flyttes klassekoder og fødselsår normalt fram til det nye året. I sandvolleyball kopieres de uendret. Sjekk dem selv etter kopiering – uansett idrett.

Svensk sandvolleyball (SVBF) – dommerpåmelding stengt som standard. Nye turneringer i svensk sandvolleyball opprettes med dommerpåmeldingsfristen allerede passert, så dommerpåmeldingen er i praksis slått av. Alle andre idretter får påmeldingsfristen for lag som dommerfrist. Hvis du vil at dommere skal kunne melde seg på, setter du en dato i Dommerinnstillinger.

Svensk bryting (SBF, brottning) – kretser arrangerer turneringer. Kretsadministratorer oppretter turneringer for sin egen krets, fra Min Profixio på samme måte som en klubb. Kretsens navn og adresse fylles automatisk inn i fakturaopplysningene, og Ping Payments er forhåndsvalgt som betalingsmåte – du kan fortsatt bytte til Profixio Invoices. Bryting er også den eneste idretten der steg 4 er et oppsett av vektklasser i stedet for den vanlige klassetabellen.

Norsk bedriftsidrett (NBI) – en strammere veiviser. Bare organisasjonens egne idretter tilbys i steg 1, og turneringen registreres under den organisasjonen. Lagene må velge klubb fra en liste i stedet for å skrive inn et navn fritt, turneringen kan ikke merkes som internasjonal, antall påmeldte lag og selve påmeldingene vises alltid, og Ping Payments er fast betalingsmåte uten valg i steg 6.

Forbundsregler. Forbundet ditt avgjør om det må godkjenne en turnering, om datoene kan kollidere med seriekalenderen, og om arrangøren har lov til å arrangere arrangementet. Sjekk seriekalenderen og innhent eventuell tillatelse forbundet ditt krever, før du publiserer. I Profixio godkjennes turneringen slik det er beskrevet under Godkjenning: hvem kan bekrefte en ny turnering.

En Profixio-konto med bekreftet e-postadresse. Veiviseren for nye turneringer er bare tilgjengelig når du er logget inn og e-postadressen din er bekreftet. Alle med en slik konto kan begynne å opprette en turnering – det finnes ingen egen «arrangør»-rolle du må få tildelt først.

En lisens. Hver turnering må høre til en klubb eller organisasjon, og den koblingen kalles en lisens i Profixio. Lisensen sier hvem som er arrangør og hvem som skal faktureres, og den samler alle turneringene til arrangøren i én historikk. En lisens er gratis.

• Hvis klubben din har arrangert en turnering i Profixio før, søker du den opp på navn i steg 1 og velger den. Bruker du samme lisens år etter år, holdes turneringene dine samlet.
• Hvis klubben din er ny i Profixio, finner ikke søket den – lisenslisten viser bare arrangører som allerede har minst én turnering. Bruk Opprett ny og registrer klubben i stedet. Du blir bedt om klubbnavn, adresse, postnummer, poststed, en kontakt-e-post, en valgfri faktura-e-post og et organisasjonsnummer. For norske organisasjoner sjekkes organisasjonsnummeret mot Brønnøysundregistrene, og klubbnavnet fylles ut for deg derfra.
• Lisensinnehaveren kan ikke endres senere inne i turneringen. Hvis du velger feil, ta kontakt med Profixio support.

Merk for helt nye arrangører: en lisens du oppretter selv i veiviseren, er ennå ikke åpnet for å sende e-post og SMS, og turneringen kan ikke publiseres før den er det. Du kan opprette og sette opp alt. Publiseringen venter til en forbundsadministrator eller Profixio support har åpnet lisensen. Se Publisere turneringen.

Du blir også bedt om å bekrefte at du ikke er en robot før turneringen lagres.

Veiviseren ligger på profixio.com/app/newtournament, og du kommer dit fra kortet Opprett en ny turnering på Min Profixio. Øverst vises seks nummererte steg.

Etter steg 6 går du videre til oversiktssiden, der godkjenning og publisering skjer.

Steg 3 i detalj. Feltene er lisensinnehaver og organisasjonsnummer (begge vises, men kan ikke endres), Navn, Start, Slutt, Påmelding åpner, Påmeldingsfrist, og under kontaktinformasjon E-post og Telefonnummer. Navn, startdato, sluttdato, påmeldingsstart og e-post er obligatoriske. Reglene veiviseren håndhever:

• Startdatoen kan ikke ligge tilbake i tid, og sluttdatoen kan ikke være før startdatoen.
• Påmeldingsfristen kan ikke være tidligere enn datoen påmeldingen åpner.
• Navnet må inneholde året turneringen starter. Hvis du utelater året, legger Profixio det til på slutten for deg – Eat Move Sleep Molde blir Eat Move Sleep Molde 2027.
• Kontakt-e-posten og telefonnummeret vises for deltakerne flere steder. Telefonnummeret er valgfritt. Skriver du det uten landskode, legges koden for det valgte landet til.

Hva datoene betyr. Start og Slutt er første og siste spilledag, og det er dem kampplanleggingsverktøyet bygger på. Påmelding åpner er datoen lagene kan melde seg på fra – før den er turneringens nettsted med sider og klasser synlig, men ikke påmeldingsskjemaet. En turneringsadministrator kan alltid melde på et lag, uansett dato. Etter Påmeldingsfrist kan ingen nye lag melde seg på, men lag som allerede er påmeldt, kan fortsatt endre navn, kontaktperson og lignende. En egen spillerfrist styrer når spillerlistene må være registrert. Den settes til samme dato som påmeldingsfristen, med mindre du kopierte fra en turnering som ikke hadde spillerfrist.

Du trenger ikke bli ferdig på én gang. Turneringen finnes fra det øyeblikket du lagrer steg 3. Hvis du går ut, varsler Min Profixio med «Du har turneringer som må fullføres» og viser hver av dem med et Approved / Not approved- og et Publisert / Ikke publisert-merke, og knappen Klikk for å gjøre denne søkbar og aktiv.

Hvis du arrangerer den samme turneringen hvert år, kan du i steg 2 kopiere oppsettet fra en tidligere utgave i stedet for å skrive alt inn på nytt.

Hvilke turneringer du kan kopiere fra. Bare turneringer som hører til samme lisens som du valgte i steg 1 – i praksis organisasjonens egne tidligere utgaver. De vises med den nyeste først, sammen med et søkefelt. Du kan ikke kopiere fra en annen klubbs turnering.

Dette blir kopiert:

• Klasser, inkludert avgiftene, med påmeldingsfristen satt til den nye turneringens påmeldingsfrist. Fødselsår og klassekoder flyttes fram med antall år mellom de to turneringene, så en klasse for spillere født i 2012 i fjorårets utgave blir en klasse for spillere født i 2013. Sandvolleyball er unntaket – der kopieres klassekodene uendret. Gå alltid gjennom de kopierte klassene før du publiserer.
• Tjenester med beskrivelser, beløp, kommentarer og om de er obligatoriske eller delt opp i valg.
• Betalings- og fakturainformasjon: navn i fakturahodet, adresse, postnummer, poststed, organisasjonsnummer, turneringens nettadresse og valuta tas alltid med. Hvis den tidligere turneringen brukte kortbetaling på nett, blir også betalingsleverandør, brukersted og innstillingen for betaling først med – og den nye turneringen settes opp slik at påmeldingssiden ikke nevner faktura, fordi betalingen skjer på nett i stedet.
• OCR-avtalen og bankkontonummeret kopieres bare hvis du har innstillingsrettigheter på turneringen du kopierer fra. Hvis en kollega satte opp forrige utgave og du ikke hadde tilgang til den, må du regne med å fylle inn kontonummeret selv.
• Navnet foreslås for deg med nytt årstall, og spillerfristen står tom hvis turneringen du kopierer fra, ikke brukte en.

Dette blir ikke kopiert: lag, spillere, kamper, resultater, dommere, sider og nyheter på nettstedet, arenaer og innsjekkingsoppsett. Sider, arenaer og innsjekkingsoppsett kan kopieres etterpå fra skjermbildet Kopier sider i turneringsinnstillingene.

Kopieringen skjer én gang, når du lagrer steg 3. Alt som blir kopiert, kan endres, utvides eller slettes etterpå.

En turnering har én offentlig adresse, og den bygges fra kortnavnet:

https://www.profixio.com/app/your-tournament-2027

Kortnavnet lages for deg når du lagrer steg 3 – det finnes ikke noe felt for det i veiviseren. Det lages fra turneringsnavnet: små bokstaver, mellomrom og tegnsetting blir til bindestreker, og nordiske bokstaver gjøres om (ø og ö blir o, æ og å blir a, ä blir e). Siden navnet alltid inneholder startåret på dette tidspunktet, gjør kortnavnet det også. Hvis kortnavnet allerede er tatt av en annen turnering, legges det til et tall – rett før årstallet når navnet slutter på et siffer, ellers på slutten – til det er unikt.

Hvorfor året er viktig. Både navnet og kortnavnet skal inneholde startåret. Det er det som skiller årets utgave fra fjorårets, siden hver utgave er en egen turnering med sin egen adresse.

Gi lenken en egen side på klubbens nettsted, og la den åpnes i en ny fane. En lenketekst som «Klikk her for å melde dere på turneringen!» fungerer godt.

Endres kortnavnet senere, endres også adressen. Gamle adresser virker i ett år etter endringen, deretter slutter de å virke. Ta kontakt med support hvis en turnering som allerede er annonsert, trenger en annen adresse.

Alle som er logget inn, kan opprette en turnering, men bare noen med tilknytning til arrangørklubben eller -organisasjonen kan godkjenne den. Slik hindrer Profixio at falske turneringer opprettes i en klubbs navn.

Hvis du allerede har tilgang til lisensen, blir turneringen godkjent i det øyeblikket du oppretter den, og du ser ikke noe godkjenningssteg i det hele tatt. Det gjelder hvis du er registrert som administrator for lisensen.

Hvis du ikke har det, viser oversiktssiden statusen Not approved og en liste over personene som kan godkjenne turneringen, med rolle og en send e-post-knapp for hver. Listen består av:

• administratorer som er registrert på lisensen,
• kretsadministratorer, når lisensen hører til en krets,
• kontakt-e-postadressen på selve lisensen,
• og, bare hvis du kopierte en tidligere turnering i steg 2, kontaktadressen til den ene turneringen pluss alle som har rettighet til turneringsinnstillinger på den.

Du kan sende hver av dem en e-post fra siden, eller kopiere lenken nederst og sende den selv. E-posten forteller hvem som opprettet turneringen og e-postadressen deres, arrangørnavnet, turneringsnavnet, idrett og datoer, og lenker til den samme publiseringssiden. Mottakere som ikke har en Profixio-konto, får vite hvordan de skaffer seg en først. Den som åpner lenken og har rett til å godkjenne, ser knappen Godkjenn.

Hvis listen er tom, står det på siden, og du blir bedt om å kontakte support – det ble ikke funnet noen med en tilknytning til arrangøren som kan bekreftes.

Ved godkjenning ser den som godkjenner, en avkrysningsboks for også å gjøre personen som opprettet turneringen, til administrator for lisensen. Den er krysset av som standard, og det er vanligvis det du vil: da kan personen opprette og godkjenne klubbens turneringer neste år uten å spørre på nytt. Noen administrasjonssider blir først tilgjengelige for den som opprettet turneringen, etter godkjenning.

Etter godkjenning endres statusen til Approved, not published, og det vises hvem som godkjente og når.

Når du publiserer, blir turneringen synlig: den dukker opp i Profixios turneringssøk og i Profixio-appen, og lagene kan melde seg på fra datoen du har satt for når påmeldingen åpner. Før du publiserer, er det bare de du har gitt tilgang, som kan se den.

Knappen Publiser / vis på oversiktssiden vises når alle disse tre er oppfylt:

1. Turneringen er godkjent.
2. Den har ingen blokkerende feil – siden lister dem opp, se Kontroller før du kan publisere.
3. Lisensen er åpnet for kommunikasjon. En lisens du har opprettet selv i veiviseren, er stengt til å begynne med. En forbundsadministrator for organisasjonen turneringen hører til, kan åpne den; ellers tar du kontakt med Profixio support for å åpne den. Så lenge den er stengt, finnes det ingen publiseringsknapp – selv om alt annet er i orden.

Meldingen om å «kontakte support» er generell. Når publiseringsknappen mangler, får du den samme teksten om å kontakte support for å åpne lisensen uansett årsak: at lisensen faktisk er stengt, at turneringen er for gammel til å publiseres, eller at meldinger er blitt blokkert for den de siste dagene. Ikke ta den som bevis for at det er lisensen som er problemet. Blokkerende feil vises derimot enkeltvis på den samme siden.

Ved publisering sendes en bekreftelse på e-post til den som opprettet turneringen. Den oppsummerer turneringen – navn, kortnavn, lenken til påmeldingssiden, idrett, første og siste spilledag og påmeldingsperioden – og lenker til kampplanleggingsverktøyet (TXO) sammen med en liste over hvem som har tilgang til det.

Publisering publiserer ikke kampoppsettet. Nye turneringer opprettes med skjult kampoppsett med vilje, slik at du kan sette opp trekningen før noen ser den. Det er en egen bryter i turneringsinnstillingene, og å glemme den er den klart vanligste grunnen til at en arrangør sier «kampene mine er borte». Publisering åpner heller ikke påmeldingen tidligere – den følger fortsatt datoen i Påmelding åpner.

En turnering som allerede er spilt, kan ikke publiseres. Hvis sluttdatoen er mer enn en måned tilbake i tid, eller startdatoen mer enn ett år tilbake, er publisering sperret. Dette fanger opp dem som kopierer en gammel turnering og gjenbruker datoene.

Du kan skjule den igjen etterpå. I Basisinnstillinger finnes bryteren Skjul denne turneringen i søkeresultater, som er det samme flagget som publiseringsknappen slår av. Bruk den hvis du publiserte ved en feil.

Oversiktssiden kontrollerer turneringen fortløpende og lister opp det som er feil. Blokkerende feil må rettes før publiseringsknappen vises. Advarsler vises til informasjon og stopper deg ikke.

Blokkerende:

Hvis du har slått på fakturering av påmeldingsavgifter eller tjenester, er også disse blokkerende: navn i fakturahodet, adresse, postnummer, poststed og kontonummer (kontonummer kreves ikke når det brukes OCR-avtale), og en beskrivelse på hver tjeneste.

Advarsler (stopper ikke publisering):

• Ingen påmeldingsfrist er satt, eller fristen er etter at turneringen er slutt.
• Påmeldingene er skjult.
• Én eller flere klasser er låst.
• Klassene er gratis mens du fakturerer påmeldingsavgifter, eller tjenestene er gratis mens du fakturerer tjenester.
• Fakturagenerering er slått av.

På oversiktssiden kan du også rette de vanligste av disse – datoer, frister, kontaktnummer, fakturaadresse og kontonummer – uten å gå ut av siden.

En ny turnering er ikke tom. Veiviseren legger inn en rekke standardinnstillinger, slik at turneringen oppfører seg fornuftig fra første dag. Alle kan endres etterpå på innstillingssidene – her er en oversikt, så ingenting kommer overraskende på.

Alt veiviseren setter, legges inn én gang, når turneringen opprettes. Endrer du turneringen senere, legges de aldri inn på nytt.

Ta pause. Du kan gå ut av veiviseren når som helst etter steg 3 og komme tilbake senere. Min Profixio viser turneringene dine som ikke er publisert ennå, under «Du har turneringer som må fullføres», hver med status for godkjenning og publisering og knappen Klikk for å gjøre denne søkbar og aktiv.

Avbryte. Både veiviseren og publiseringssiden har lenken Avbryt oppretting av turnering. Du blir bedt om å bekrefte, og deretter slettes turneringen sammen med klassene og tjenestene.

Sletting er permanent. Det finnes ingen papirkurv og ingen angreknapp. Slett bare en turnering du faktisk har opprettet ved en feil.

Sletting er sperret når det er penger involvert. Hvis turneringen har betalinger som betalingsleverandøren ennå ikke har utbetalt til klubben, blir slettingen avvist med en forklaring. Dette gjelder uansett hvor du prøver å slette, også på de eldre administrasjonssidene. Ta kontakt med Profixio support hvis en turnering med betalinger virkelig må fjernes.

Å avlyse en turnering som finnes, men ikke skal spilles – i motsetning til å slette en som er opprettet ved en feil – gjøres med en egen bryter i Basisinnstillinger, og da beholdes turneringen og historikken. Den bryteren vises først når turneringen er godkjent på en åpnet lisens og ikke er lenge siden, så en turnering som fortsatt står fast i oppsettet, kan bare slettes, ikke avlyses.

Gå gjennom listen i rekkefølge.

1. Er den godkjent? Åpne publiseringssiden. Hvis statusen er Not approved, må noen med tilknytning til arrangørklubben godkjenne den. Siden viser hvem, og kan sende dem e-post for deg.
2. Er den publisert? Approved, not published betyr at den finnes, men er skjult i søket og i appen. Trykk på Publiser / vis.
3. Finnes det en publiseringsknapp i det hele tatt? Hvis ikke, er det enten blokkerende feil som er listet opp på samme side, eller så er lisensen din ennå ikke åpnet for kommunikasjon. I det siste tilfellet får du en melding om å kontakte support for å åpne lisensen.
4. Har påmeldingen åpnet? Før datoen i Påmelding åpner er turneringens nettsted synlig, men lagene kan ikke melde seg på. Som turneringsadministrator kan du likevel melde på et lag.
5. Er klassene åpne? En turnering uten klasser, eller der alle klassene er gjort inaktive, gir besøkende ingenting å melde seg på i.
6. Er det kampene som mangler, og ikke turneringen? Kampoppsettet er skjult som standard på alle nye turneringer og må slås av for seg i turneringsinnstillingene. At turneringen er publisert, betyr ikke at kampene er det.
7. Ser du på riktig adresse? En turnering har én adresse, profixio.com/app/ etterfulgt av kortnavnet. Fjorårets utgave er en annen turnering med en annen adresse.
8. Sjekk mens du er logget ut. Administratorer ser mye som publikum ikke ser. Bruk et privat vindu før du konkluderer med at noe er feil.