Skapa en ny turnering

Det mesta i guiden är likadant överallt. Här är de ställen där Profixio beter sig olika beroende på idrott eller organisation.

Beachvolleyboll – kopiering av klasser. När du kopierar en tidigare turnering flyttas klasskoder och födelseår normalt fram till det nya året. I beachvolleyboll kopieras de oförändrade. Kontrollera dem själv efter kopieringen – oavsett idrott.

Svensk beachvolleyboll (SVBF) – domaranmälan stängd som standard. Nya turneringar i svensk beachvolleyboll skapas med sista dag för domaranmälan redan passerad, så domaranmälan är i praktiken avstängd. Alla andra idrotter får lagens sista anmälningsdag som domarnas sista dag. Om du vill att domare ska kunna anmäla sig, ange ett datum i Domarinställningar.

Svensk brottning (SBF, brottning) – distrikt arrangerar turneringar. Distriktsadministratörer skapar turneringar för sitt eget distrikt, från Min Profixio på samma sätt som en förening. Distriktets namn och adress fylls automatiskt i fakturauppgifterna, och Ping Payments är förvalt som betalningssätt – du kan fortfarande byta till Profixio Invoices. Brottning är också den enda idrott där steg 4 är en uppsättning av viktklasser i stället för den vanliga klasstabellen.

Norsk företagsidrott (NBI) – en stramare guide. Bara organisationens egna idrotter erbjuds i steg 1, och turneringen registreras under den organisationen. Lagen måste välja förening från en lista i stället för att skriva ett namn fritt, turneringen kan inte markeras som internationell, antalet anmälda lag och själva anmälningarna visas alltid, och Ping Payments är fast betalningssätt utan något val i steg 6.

Förbundsregler. Ditt förbund avgör om det måste godkänna en turnering, om datumen får krocka med seriekalendern och om arrangören får genomföra evenemanget. Kontrollera seriekalendern och skaffa de tillstånd ditt förbund kräver innan du publicerar. I Profixio godkänns turneringen så som beskrivs under Godkännande: vem som får bekräfta en ny turnering.

Ett Profixio-konto med bekräftad e-postadress. Guiden för nya turneringar går bara att nå när du är inloggad och din e-postadress är verifierad. Alla med ett sådant konto kan börja skapa en turnering – det finns ingen särskild ”arrangörs”-roll som du måste tilldelas först.

En licens. Varje turnering måste höra till en förening eller organisation, och den kopplingen kallas licens i Profixio. Licensen anger vem som är arrangör och vem som faktureras, och samlar alla arrangörens turneringar i en historik. En licens är gratis.

• Om din förening har arrangerat en turnering i Profixio tidigare söker du upp den på namn i steg 1 och väljer den. Använder du samma licens år efter år hålls dina turneringar samlade.
• Om din förening är ny i Profixio hittar sökningen den inte – licenslistan visar bara arrangörer som redan har minst en turnering. Använd Skapa ny och registrera föreningen i stället. Du får ange föreningens namn, adress, postnummer, ort, en kontakt-e-post, en valfri faktura-e-post och ett organisationsnummer. För norska organisationer kontrolleras organisationsnumret mot Brønnøysundregistret, och föreningens namn fylls i automatiskt därifrån.
• Licensinnehavaren kan inte ändras senare inifrån turneringen. Om du väljer fel, kontakta Profixio support.

Till dig som är helt ny arrangör: en licens som du skapar själv i guiden är ännu inte aktiverad för att skicka e-post och sms, och turneringen kan inte publiceras förrän den är det. Du kan skapa och ställa in allt. Publiceringen får vänta tills en förbundsadministratör eller Profixio support har aktiverat licensen. Se Publicera turneringen.

Du får också bekräfta att du inte är en robot innan turneringen sparas.

Guiden finns på profixio.com/app/newtournament och nås från kortet Skapa en ny turnering på Min Profixio. Högst upp visas sex numrerade steg.

Efter steg 6 går du vidare till översiktssidan, där godkännande och publicering sker.

Steg 3 i detalj. Fälten är licensinnehavare och organisationsnummer (båda visas men går inte att ändra), Namn, Start, Slut, Anmälan öppnar, Sista anmälningsdag, och under kontaktuppgifter E-post och Telefonnummer. Namn, startdatum, slutdatum, anmälningsstart och e-post är obligatoriska. Reglerna som guiden kontrollerar:

• Startdatumet kan inte ligga bakåt i tiden, och slutdatumet kan inte vara före startdatumet.
• Sista anmälningsdag kan inte vara tidigare än det datum då anmälan öppnar.
• Namnet måste innehålla det år turneringen startar. Om du utelämnar året lägger Profixio till det i slutet åt dig – Eat Move Sleep Molde blir Eat Move Sleep Molde 2027.
• Kontakt-e-posten och telefonnumret visas för deltagarna på flera ställen. Telefonnumret är valfritt. Om du anger det utan landsnummer läggs numret för det valda landet till.

Vad datumen betyder. Start och Slut är första och sista speldag, och det är dem som matchplaneringsverktyget utgår från. Anmälan öppnar är det datum från vilket lagen kan anmäla sig – före det syns turneringens webbplats med sidor och klasser, men inte anmälningsformuläret. En turneringsadministratör kan alltid anmäla ett lag, oavsett datum. Efter Sista anmälningsdag kan inga nya lag anmäla sig, men lag som redan är anmälda kan fortfarande ändra namn, kontaktperson och liknande. En separat spelarfrist styr när trupperna måste vara inlagda. Den sätts till samma datum som sista anmälningsdag, om du inte kopierade från en turnering som saknade spelarfrist.

Du behöver inte bli klar på en gång. Turneringen finns från det ögonblick du sparar steg 3. Om du lämnar guiden visar Min Profixio varningen ”Du har turneringar som behöver slutföras” och listar var och en med märket Godkänd / Ej godkänd och Publicerad / Ej publicerad och knappen Gå vidare till publicering.

Om du arrangerar samma turnering varje år kan du i steg 2 kopiera uppsättningen från en tidigare upplaga i stället för att skriva in allt igen.

Vilka turneringar du kan kopiera från. Bara turneringar som hör till samma licens som du valde i steg 1 – i praktiken din egen organisations tidigare upplagor. De listas med den senaste först, tillsammans med en sökruta. Du kan inte kopiera från en annan förenings turnering.

Det här kopieras:

• Klasser, inklusive avgifter, med sista anmälningsdag satt till den nya turneringens sista anmälningsdag. Födelseår och klasskoder flyttas fram med antalet år mellan de två turneringarna, så en klass för spelare födda 2012 i fjolårets upplaga blir en klass för spelare födda 2013. Beachvolleyboll är undantaget – där kopieras klasskoderna oförändrade. Gå alltid igenom de kopierade klasserna innan du publicerar.
• Tjänster med beskrivningar, belopp, kommentarer och om de är obligatoriska eller uppdelade i val.
• Betalnings- och fakturauppgifter: namn i fakturahuvudet, adress, postnummer, ort, organisationsnummer, turneringens webbadress och valuta följer alltid med. Om den tidigare turneringen använde kortbetalning online följer även betalningsleverantör, handlarkonto och inställningen för betala först med – och den nya turneringen ställs in så att anmälningssidan inte nämner fakturor, eftersom betalningen i stället sker online.
• OCR-avtalet och bankkontonumret kopieras bara om du har inställningsbehörighet för turneringen du kopierar från. Om en kollega satte upp förra upplagan och du inte hade tillgång till den, räkna med att fylla i kontonumret själv.
• Namnet föreslås åt dig med nytt årtal, och spelarfristen lämnas tom om turneringen du kopierar från inte använde någon.

Det här kopieras inte: lag, spelare, matcher, resultat, domare, sidor och nyheter på webbplatsen, arenor och incheckningsinställningar. Sidor, arenor och incheckningsinställningar kan kopieras efteråt från vyn Kopiera sidor i turneringsinställningarna.

Kopieringen görs en gång, när du sparar steg 3. Allt som kopieras kan ändras, kompletteras eller tas bort efteråt.

En turnering har en publik adress, och den byggs från kortnamnet:

https://www.profixio.com/app/your-tournament-2027

Kortnamnet skapas åt dig när du sparar steg 3 – det finns inget fält för det i guiden. Det skapas från turneringsnamnet: små bokstäver, mellanslag och skiljetecken blir bindestreck, och nordiska bokstäver skrivs om (ø och ö blir o, æ och å blir a, ä blir e). Eftersom namnet vid det laget alltid innehåller startåret gör kortnamnet det också. Om kortnamnet redan används av en annan turnering läggs en siffra till – precis före årtalet om namnet slutar på en siffra, annars i slutet – tills det är unikt.

Därför spelar året roll. Både namnet och kortnamnet ska innehålla startåret. Det är det som skiljer årets upplaga från fjolårets, eftersom varje upplaga är en egen turnering med en egen adress.

Ge länken en egen sida på föreningens webbplats och låt den öppnas i en ny flik. En länktext som ”Klicka här för att anmäla er till turneringen!” fungerar bra.

Ändras kortnamnet i efterhand ändras också adressen. Gamla adresser fungerar i ett år efter ändringen och slutar sedan att fungera. Kontakta support om en turnering som redan har marknadsförts behöver en annan adress.

Alla som är inloggade kan skapa en turnering, men bara någon med koppling till den arrangerande föreningen eller organisationen kan godkänna den. På så sätt förhindrar Profixio att falska turneringar skapas i en förenings namn.

Om du redan har tillgång till licensen godkänns turneringen i samma stund som du skapar den, och du ser inget godkännandesteg alls. Det gäller om du är registrerad som administratör för licensen.

Om du inte har det visar översiktssidan statusen Ej godkänd och listar de personer som kan godkänna turneringen, med roll och en skicka e-post-knapp för var och en. Listan består av:

• administratörer som är registrerade på licensen,
• distriktsadministratörer, när licensen hör till ett distrikt,
• kontakt-e-postadressen på själva licensen,
• och, bara om du kopierade en tidigare turnering i steg 2, kontaktadressen för just den turneringen plus alla som har behörighet till turneringsinställningarna där.

Du kan skicka e-post till var och en från sidan, eller kopiera länken längst ned och skicka den själv. E-postmeddelandet anger vem som skapade turneringen och deras adress, arrangörens namn, turneringens namn, idrott och datum, och länkar till samma publiceringssida. Mottagare som inte har ett Profixio-konto får veta hur de skaffar ett först. Den som öppnar länken och har rätt att godkänna ser knappen Godkänn.

Om listan är tom står det på sidan, och du ombeds kontakta support – ingen med en kontrollerbar koppling till arrangören kunde hittas.

Vid godkännandet ser den som godkänner en kryssruta för att även göra personen som skapade turneringen till administratör för licensen. Den är ikryssad som standard, och det är oftast vad du vill: då kan personen skapa och godkänna föreningens turneringar nästa år utan att behöva fråga igen. Några administrationssidor blir tillgängliga för den som skapade turneringen först efter godkännandet.

Efter godkännandet ändras statusen till Godkänd, ej publicerad, och det visas vem som godkände och när.

När du publicerar blir turneringen synlig: den visas i Profixios turneringssökning och i Profixio-appen, och lagen kan anmäla sig från det datum du har satt för när anmälan öppnar. Innan du publicerar kan bara de som du har gett tillgång se den.

Knappen Publicera / visa på översiktssidan visas när alla tre villkoren är uppfyllda:

1. Turneringen är godkänd.
2. Den har inga blockerande fel – sidan listar dem, se Kontroller innan du kan publicera.
3. Licensen är aktiverad för kommunikation. En licens som du har skapat själv i guiden är avaktiverad från början. En förbundsadministratör för den organisation som turneringen hör till kan aktivera den; annars kontaktar du Profixio support för att aktivera den. Så länge den är avaktiverad finns ingen publiceringsknapp – även om allt annat är i ordning.

Meddelandet om att ”kontakta support” är generellt. När publiceringsknappen saknas visas samma text om att kontakta support för att aktivera licensen oavsett orsak: att licensen faktiskt är avaktiverad, att turneringen är för gammal för att publiceras, eller att utskick har blockerats för den de senaste dagarna. Se det inte som ett bevis på att det är licensen som är problemet. Blockerande fel listas däremot ett och ett på samma sida.

När du publicerar skickas en bekräftelse via e-post till den som skapade turneringen. Den sammanfattar turneringen – namn, kortnamn, länken till anmälningssidan, idrott, första och sista speldag och anmälningsperioden – och länkar till matchplaneringsverktyget (TXO) tillsammans med en lista över vilka som har tillgång till det.

Publiceringen publicerar inte spelprogrammet. Nya turneringar skapas med dolt spelprogram med avsikt, så att du kan göra lottningen innan någon ser den. Det är en separat inställning i turneringsinställningarna, och att glömma den är den överlägset vanligaste orsaken till att en arrangör säger ”mina matcher har försvunnit”. Publiceringen öppnar inte heller anmälan tidigare – den följer fortfarande datumet i Anmälan öppnar.

En turnering som redan har spelats kan inte publiceras. Om slutdatumet är mer än en månad bakåt i tiden, eller startdatumet mer än ett år bakåt, är publicering spärrad. Det fångar upp dem som kopierar en gammal turnering och återanvänder dess datum.

Du kan dölja den igen efteråt. I Main Settings finns inställningen Dölj turneringen i sökresultat, som är samma flagga som publiceringsknappen stänger av. Använd den om du publicerade av misstag.

Översiktssidan kontrollerar turneringen löpande och listar det som är fel. Blockerande fel måste åtgärdas innan publiceringsknappen visas. Varningar visas för information och stoppar dig inte.

Blockerande:

Om du har slagit på fakturering av anmälningsavgifter eller tjänster är även detta blockerande: namn i fakturahuvudet, adress, postnummer, ort och kontonummer (kontonummer krävs inte när ett OCR-avtal används), samt en beskrivning på varje tjänst.

Varningar (stoppar inte publicering):

• Ingen sista anmälningsdag är satt, eller den infaller efter att turneringen har slutat.
• Anmälningarna är dolda.
• En eller flera klasser är låsta.
• Klasserna är gratis medan du fakturerar anmälningsavgifter, eller tjänsterna är gratis medan du fakturerar tjänster.
• Fakturagenerering är avstängd.

På översiktssidan kan du också rätta de vanligaste av dessa – datum, sista dagar, kontaktnummer, fakturaadress och kontonummer – utan att lämna sidan.

En ny turnering är inte tom. Guiden lägger in ett antal standardinställningar så att turneringen fungerar vettigt från första dagen. Alla kan ändras efteråt på inställningssidorna – här är en lista över dem, så att inget kommer som en överraskning.

Allt som guiden ställer in läggs in en gång, när turneringen skapas. Om du ändrar turneringen senare läggs de aldrig in igen.

Pausa. Du kan lämna guiden när som helst efter steg 3 och komma tillbaka senare. Min Profixio listar dina turneringar som ännu inte är publicerade under ”Du har turneringar som behöver slutföras”, var och en med status för godkännande och publicering och knappen Gå vidare till publicering.

Avbryta. Både guiden och publiceringssidan har länken Avbryt skapandet av turneringen. Du får bekräfta, och sedan tas turneringen bort tillsammans med dess klasser och tjänster.

Borttagningen är permanent. Det finns ingen papperskorg och inget sätt att ångra. Ta bara bort en turnering som du verkligen har skapat av misstag.

Borttagning är spärrad när det finns pengar inblandade. Om turneringen har betalningar som betalningsleverantören ännu inte har betalat ut till föreningen nekas borttagningen med en förklaring. Det gäller var du än försöker ta bort den, även på de äldre administrationssidorna. Kontakta Profixio support om en turnering med betalningar verkligen måste bort.

Att ställa in en turnering som finns men inte ska spelas – till skillnad från att ta bort en som skapats av misstag – görs med en separat inställning på sidan Main Settings, och då behålls turneringen och dess historik. Den inställningen visas först när turneringen är godkänd på en aktiverad licens och inte ligger långt bakåt i tiden, så en turnering som fortfarande har fastnat i uppsättningen kan bara tas bort, inte ställas in.

Gå igenom listan i tur och ordning.

1. Är den godkänd? Öppna publiceringssidan. Om statusen är Ej godkänd måste någon med koppling till den arrangerande föreningen godkänna den. Sidan visar vem, och kan skicka e-post till dem åt dig.
2. Är den publicerad? Godkänd, ej publicerad betyder att den finns men är dold i sökningen och i appen. Klicka på Publicera / visa.
3. Finns det någon publiceringsknapp alls? Om inte, finns det antingen blockerande fel listade på samma sida, eller så är din licens ännu inte aktiverad för kommunikation. I det senare fallet får du ett meddelande om att kontakta support för att aktivera licensen.
4. Har anmälan öppnat? Före datumet i Anmälan öppnar syns turneringens webbplats, men lagen kan inte anmäla sig. Som turneringsadministratör kan du ändå anmäla ett lag.
5. Är klasserna öppna? En turnering utan klasser, eller där alla klasser har gjorts inaktiva, ger besökarna inget att anmäla sig till.
6. Är det matcherna som saknas, inte turneringen? Spelprogrammet är dolt som standard i alla nya turneringar och måste stängas av separat i turneringsinställningarna. Att turneringen är publicerad betyder inte att matcherna är det.
7. Tittar du på rätt adress? En turnering har en adress, profixio.com/app/ följt av kortnamnet. Fjolårets upplaga är en annan turnering med en annan adress.
8. Kontrollera när du är utloggad. Administratörer ser mycket som allmänheten inte ser. Använd ett privat fönster innan du drar slutsatsen att något är fel.