Anlegg, baner, overnatting og lister på stedet

Noen konkurranser samler inn reiseinformasjon per klubb i stedet for per lag, slik at arrangøren kan møte folk på flyplassen, i havna eller på stasjonen.

Når funksjonen er slått på, viser klubbsiden, påmeldingssiden og My teams et transportkort der en person med tilgang til klubben fyller inn, for ankomst og for avreise: hvor mange som reiser, om de kommer med fly, båt eller tog, hvilket ankomststed de bruker, dato og klokkeslett, og en fritekstmerknad. Det registreres ett fly-, tog- eller fergenummer for bestillingen – det er ikke et eget felt per retning. Ankomststeder kan ha en pris; når det valgte alternativet koster penger, vises en betalingsknapp ved siden av registreringen, og beløpet faktureres klubben som enhver annen bestilt tjeneste.

Klubben kan redigere eller fjerne bestillingen i etterkant. Én bestilling gjelder hele klubben – lagene fyller ikke inn hver sin.

Dette brukes av svensk bryting, og må være slått på både for den enkelte konkurransen og for forbundet. Mangler kortet, er det ikke slått på for den konkurransen.

De to listene er uavhengige av hverandre. En skole som brukes både som overnattingssted og som kamparena, må finnes i begge listene. Koblingen mellom dem er en innstilling på overnattingsstedet, ikke noe som skjer automatisk.

Anlegg og baner oppstår på én av tre måter.

De opprettes mens du bygger kampoppsettet. I verktøyene for å generere og redigere kamper skriver du inn et anleggsnavn og et banenavn på en kamp. Finnes ikke navnet fra før i turneringen, oppretter Profixio det med en gang. Derfor har arrangører som aldri har åpnet et «arena»-skjermbilde, likevel en full anleggsliste – den har vokst fram fra kampoppsettet.

De kopieres fra en tidligere utgave. Turneringsinnstillingene har en egen kopieringsside for nettopp dette. Innledningen lyder «Velg en tidligere utgave å kopiere sider, anlegg eller innsjekkingsoppsett fra. Du kan kombinere fritt – kopier bare det du trenger.» Hver tidligere utgave står oppført med to knapper, og hver av dem kopierer alt av sin type – du kan ikke velge enkeltanlegg:

• Copy facilities tar med anleggene og banene deres, og hopper over navn du allerede har. Trygt å trykke to ganger.
• Copy checkin settings tar med overnattingsstedene og rommene deres. Denne kopierer uten forbehold, så trykker du en gang til, får du en kopi av hvert sted og hvert rom. Trykk én gang, og sjekk resultatet før du trykker på noe annet.

Begge knappene viser hvor mange rader de vil kopiere, og ber om bekreftelse først.

De legges til manuelt i kamplisten. I Match Schedule → Matches Graphics åpner du Endre basisdata → Endre banenavn. Fanen Anlegg har knappen New facility, der du skriver inn navnet på anlegget og klikker på kartet for å plassere nålen. Fanen Baner har knappen Opprett ny bane, der du velger anlegg, skriver inn banenavnet og, om du vil, en kort beskrivelse. Disse knappene krever rettigheten for kampoppsett.

Hva dette betyr i praksis:

• Stavemåten betyr noe. To ulike stavemåter av samme hall blir to anlegg med kampene fordelt mellom seg, og det finnes ingen sammenslåingsfunksjon. Rett stavemåten på kampene, så blir det ekstra anlegget ikke lenger brukt.
• Et anlegg gis nytt navn i anleggets eget Rediger-skjermbilde, ikke på kampene.
• Et anlegg uten baner er usynlig for publikum – se avsnittet om anleggssider.

Åpne den offentlige siden for anlegget og bruk Rediger-lenken øverst. Lenken vises bare for dem som kan redigere klasser og kamper i denne turneringen.

Facility Settings inneholder:

Field Settings (åpnes fra banens side) inneholder banens navn og en kort beskrivelse – begge obligatoriske, og begge foreløpig merket med sine tekniske navn i stedet for lesbare navn – pluss den samme kartvelgeren og Latitude / Longitude. En banes egen nål går foran anleggets nål – bruk den når et «anlegg» egentlig er en idrettspark med baner noen hundre meter fra hverandre. Har ikke banen en egen nål, arver den anleggets posisjon.

Koordinatene er det som gir kartknappen, lenken Få veibeskrivelse, værpanelet og kartposisjonen i kalenderfeeder. Et anlegg uten koordinater fungerer som normalt alle andre steder.

Plassere nåler. Arrangører får en Rediger kart-bryter. Når den er av, er kartet skrivebeskyttet, og nåler kan ikke dras ved et uhell. Slå den på, så endres hjelpeteksten til «Steder uten nål plasseres ved å klikke på kartet; dra en nål for å flytte den.» Klikk på et sted uten nål i sidepanelet, og klikk deretter på riktig punkt på kartet. Slå bryteren av igjen (Ferdig med redigering) når du er ferdig.

Det er to ulike sett med rettigheter: kamparenaer og baner kan plasseres av dem som kan redigere klasser og kamper, overnattings- og innsjekkingssteder av dem som administrerer innsjekking. Er halve sidepanelet skrivebeskyttet for deg, er det derfor.

Hva besøkende ser. Alle kan se nålene for anlegg og baner. Overnattingssteder vises bare for publikum når et lag faktisk er tildelt dem – en tom reserveskole blir ikke vist. Innsjekkingsadministratorer ser alle.

Overnatting administreres fra turneringens adminmeny: Checkin → Check-in-settings, en side med tittelen «Administrasjon av inn- og utsjekkingssteder». Den har fanene Anlegg, Tildele lag til et anlegg, Facility Settings, Tilordne t-skjorter/deltakerpremier til klasser, Checkin Settings og Rapporter.

Kolonneoverskriftene er på norsk uansett hvilket språk du bruker, og siden fungerer som et redigerbart rutenett: klikk på plusstegnet for å legge til en rad, klikk i en celle for å redigere den, og trykk Enter for å lagre.

På fanen Anlegg er hver rad ett sted. De viktigste kolonnene:

Om innloggingen per sted. Gir du et sted et innloggingsnavn og et passord, kan de som bemanner skolen, logge inn og kjøre innsjekking for sitt eget sted og skrive ut navnelisten for stedet – ingenting annet. De kan ikke åpne disse administrasjonssidene. Det er en felles innlogging med lav verdi som tastes inn på en mobil ved skoleinngangen, så velg noe du kan kaste, og bruk aldri et personlig passord på nytt. Bare steder som er merket som innsjekkingssted, kan logges inn på denne måten.

Kopiere fra i fjor. Fanen Facility Settings har en boks «Kopiering av data» – «Kopier anlegg fra en annen turnering:» – som kopierer hele overnattingsoppsettet fra en tidligere utgave av den samme cupen på én gang.

Et sted kan ha rom, eller la være. Uten rom kan du fortsatt registrere hvilken skole et lag sover på; med rom kan du si nøyaktig hvor.

Rom administreres i rutenettet Facility Rooms under stedslisten: velg først et sted, og legg så til rom. Hvert rom har Navn, Maksantall (maks antall personer), Areal, Merknad, og skrivebeskyttede kolonner som viser Antall (personer tildelt så langt), Tilordnet til (lagene på rommet) og Klasser (klassene deres). Når antallet tildelte personer passerer maksimum, blir raden for rommet rød.

Tildeling av lag til rom gjør du i rutenettet Teams assigned to room ved siden av: velg et rom, legg til et lag og fyll inn antall personer. Kolonnene viser Antall (personer du har plassert her), Antall påmeldt (hvor mange laget faktisk meldte på og betalte overnatting for), Maks, Klubb og Klasse. Her slår to varsler ut: raden blir rød hvis du plasserer flere personer enn laget meldte på, og meldingen «Reduser antall personer!» vises hvis personene på ett rom til sammen er flere enn rommets maksimum. Begge er bare varsler – Profixio stopper deg ikke.

Tildeling av lag til steder gjør du på fanen Tildele lag til et anlegg. Hvert lags overnattingssted, innsjekkingssted, utsjekkingssted, frokoststed og middagssted kan settes direkte i rutenettet, ett lag om gangen.

Under rutenettet finnes knapper som gjør dette for et helt utvalg på én gang, etter Profixios regler – hver med en X-knapp som fjerner tildelingen igjen:

Et sted du har satt manuelt, blir aldri overskrevet av disse knappene – Profixio husker hvilke tildelinger den har gjort selv, og endrer bare dem. Kjør dem på nytt etter hver runde med sene påmeldinger.

Rutenettet markerer tre feil:

• «Feil bosted i forhold til romfordeling» – lagets overnattingssted stemmer ikke med skolen rommet ligger på.
• «Har rom i flere enn ett bosted» – laget har rom på to forskjellige skoler.
• «Tilordnet bosted men ikke skal ha overnatting» – laget har fått et sted, men har ikke bestilt overnatting.

Hvor fullt er et sted? Stedslisten har løpende summer per sted: Rom (antall rom), Maks pers (total kapasitet), Lag i bygg (lag tildelt bygget), Pers m/rom (personer faktisk plassert på rom), og Innsjekket / Ikke innsjekket. Les dem ovenfra og ned for å finne skolen du har overbooket.

Hvilke lag som i det hele tatt vises, avhenger av hva de har bestilt. Overnatting, frokost, middag og deltakerkort er egenskaper ved tjenestene lagene kjøper ved påmelding; et lag som ikke har bestilt overnatting, dukker ikke opp i romlistene. Oppsett av disse tjenestene er beskrevet på siden om avgifter og tjenester.

Turneringens adminmeny har også Checkin → List Check-in places, en moderne skrivebeskyttet tabell med tittelen «Innsjekksteder og overnatting». Den har én rad per lag og viser Klubb, lagnavn, Class name, Bosted (overnattingssted, hentet via lagets rom hvis det har et), Innsjekksted, Frokoststed og Middag. Kolonner for land, krets og draktfarge vises bare i turneringer som bruker dem.

Bruk den til raskt å svare på «hvor skal dette laget være», og til å gi en søkbar liste til noen som ikke skal kunne endre noe. Den kan ikke redigere – alle endringer gjøres i skjermbildene for innsjekkingsinnstillinger.

Turneringsadministratorer får en innstillingsknapp på denne siden med to valg. Det ene er en formatert merknad som vises over listen. Det andre, Hide registered teams, er en bryter for hele turneringen og gjør mer enn navnet tilsier: når den er på, blir alle som ikke er turneringsadministratorer, avvist fra denne listen helt, og også fra den offentlige påmeldingsoversikten. Det er ikke et filter per rad, og det gjelder ikke bare denne siden – bruk den når påmeldingene ikke skal være offentlige ennå, ikke for å rydde i en liste.

På lagets egen side, under lagets økonomi- og bestillingsinformasjon, viser Profixio de praktiske detaljene om oppholdet:

• Innsjekksted og Utsjekksted – hvor laget sjekker inn og ut.
• Overnatting, Frokost og Middag.
• Wi-Fi name og Wi-Fi password for skolen, når arrangøren har lagt dem inn.
• Tildelte rom – de tildelte rommene med antall personer på hvert.
• Et lite kart over disse stedene, når de er plassert på kartet.

Ingenting vises før arrangøren faktisk har tildelt laget et sted. Før tildelingen er avsnittet tomt – det betyr ikke at bestillingen har forsvunnet.

Arrangører kan slå av hele denne blokken for lagene med en innstilling i turneringens basisinnstillinger, som styrer om lagene kan se innsjekkingsinformasjonen sin. Personer med rett til å redigere lag ser den alltid, og derfor kan ikke en arrangør som sjekker siden, gjenskape «vi ser ikke skolen vår».

Fanen Rapporter på siden for innsjekkingsinnstillinger lager listene kjøkkenet og skolene trenger.

Meal and lodging reports er en liten tabell med én rad per rapporttype – Frokost, Middag og Overnatting – og for hver av dem:

• en Sted-velger for å begrense rapporten til utvalgte steder (standard All locations),
• Liste 1 (Sted) – sammendraget: summer per sted,
• Liste 2 (Lag) – detaljene: én linje per lag.

Alle rapporter kan lages som xlsx eller pdf. Detaljrapportene har overskriftene «Oversikt over lag som spiser frokost», «Oversikt over lag som spiser middag» og «Oversikt over lag som overnatter». Den detaljerte overnattingsrapporten tar også med kontaktperson og romnummer, og skrives derfor ut i liggende format. Den siste kolonnen i den detaljerte overnattingsrapporten summerer personene som er registrert på laget, og det tallet skal stemme med kolonnen Antall personer. Er tallene forskjellige, stemmer ikke antall personer registrert på laget med antall bestilte tjenester – for eksempel 17 personer registrert på laget, men overnatting bestilt for 19.

Hvilke lag som telles, kommer fra tjenestene de har bestilt, ikke fra måltidsmerkingen på stedet: frokost og overnatting telles begge fra tjenester som inkluderer overnatting, middag fra tjenester som inkluderer middag. En cup som selger frokost uten overnatting, vil ikke se de lagene i frokostrapporten.

Ta med Liste 1 til kjøkkenet («hvor mange frokoster på denne skolen») og Liste 2 til skolen («hvilke lag, hvilke rom, hvem ringer jeg»).

Premiering sluttspill på samme fane er en annen type logistikkliste: medaljekampene – semifinaler på A-nivå og alle finaler – gruppert etter arena, slik at den som har med medaljene, vet hvor og når hen skal være. Den har en arenavelger (standard All arenas) og de samme xlsx- og pdf-knappene. Den utskrevne overskriften er «Oversikt over medaljeseremonier med premieutdelingstider».

Navnelisten for overnatting er listen brannvesenet ber om: alle som sover i et bygg, rom for rom. Velg steder i stedsrutenettet og skriv ut, eller skriv ut alle på én gang. Hvert sted deles inn rom for rom, med en siste gruppe for lag som bor på skolen uten et bestemt rom, og innenfor hver gruppe står ledere og støtteapparat før spillere, i alfabetisk rekkefølge. Det er en PDF stemplet med tidspunktet den ble laget – skriv den ut på nytt etter sene endringer i stedet for å rette i den gamle.

Turneringsadministratorer og innsjekkingsbrukere kan skrive den ut. En stedsspesifikk innlogging kan også skrive den ut, men bare for sitt eget sted.

Pakkelisten er A5-arket du gir hvert lag ved innsjekking. På fanen Tildele lag til et anlegg, under «Utskrifter og lister», skriver knappen «Skriv ut pakkeliste» ut én side per lag – for lagene du har valgt i rutenettet, eller alle. Hver side viser klubb, lag og klasse, innsjekkingsstedet og merknaden for det, overnattingsstedet, de tildelte rommene, og deltakerkorttjenestene og t-skjorten laget har kjøpt, etterfulgt av standardteksten du skriver én gang i innsjekkingsinnstillingene.

Er ingen av tjenestene dine merket som deltakerkort, varsler skjermbildet deg før utskrift om at tjenestene ikke blir listet. Enkelttjenester kan også ha sin egen ekstra tekst til pakkelisten.

Cuper som deler ut t-skjorte eller en annen deltakergave, planlegger størrelsene her, på fanen Tilordne t-skjorter/deltakerpremier til klasser.

Fanen har to deler: en liten liste over premietyper og størrelser, og et rutenett der du for hver klasse angir hvordan deltakerne i klassen forventes å fordele seg på størrelsene: et Min. antall og en prosentandel per størrelse. En klasserad er rød til prosentene summerer seg til 100 – det er kontrollen som hindrer deg i å bestille feil antall.

Om et lag i det hele tatt får deltakerpremie, kommer an på tjenestene det har bestilt: en tjeneste har innstillingen «Gir deltakerpremie (T-skjorte)?». Bestilte premier vises deretter på lagets pakkeliste.

Dette er bare et hjelpemiddel for planlegging og utskrift. Profixio fører ikke lager, og registrerer ikke hvilken t-skjorte hver enkelt fikk utlevert.

I issporter kan du planlegge isprepping mellom kampene. I kamplisten åpner du Addons og velger IsPrep; dialogen har tittelen «Plan IsPrep».

Velg en dag, et anlegg og en bane, og legg til ett eller flere start- og sluttidspunkter med Ny; slutt må være etter start. Legg til en Note hvis ismannskapet trenger det – merknaden vises nederst i den utskrevne planen.

Deretter kan du enten:

• la e-postfeltet stå tomt og trykke Print report for å laste ned planen som PDF, eller
• skrive inn én eller flere adresser (skill flere med semikolon) og sende den. Er ikke turneringen satt opp til å sende e-post, sier Profixio fra om at tidene er lagret, men ikke sendt, og du kan skrive ut i stedet.

Lagrede tider kan ikke redigeres eller fjernes i denne dialogen. Endres en tid, lager du den rettede planen og sender den på nytt – det er den nyeste planen som gjelder. Merknaden kan heller ikke endres i etterkant; lag en ny plan med en ny merknad i stedet.

Valget vises bare i turneringer i ishockey og bandy, og bare dager, anlegg og baner som allerede finnes i kampoppsettet, kan velges.

Innstillingene som avgjør hva som vises hvor.

Sjekk selv åpningstidene for hver hall når du setter opp kamper i turneringens anlegg og baner.

Romkapasitet, overnattingsbestillinger og t-skjorteprosenter følger dine egne eller forbundets regler. Rom- og overnattingslistene viser varsler der tallene avviker, og du bestemmer hva du gjør med dem.

Menypunktet Anlegg mangler. Turneringen har ingen anlegg ennå. Med nøyaktig ett anlegg finnes menypunktet, men det går rett til siden for det anlegget i stedet for å åpne en liste.

Et anlegg finnes, men står ikke i listen. Listen viser bare anlegg som har minst én bane. Gi anlegget en bane ved å sette opp en kamp på det.

En bane mangler på en anleggsside. Bare baner med minst én synlig kamp vises. Er kampene skjult eller klassen stengt, forsvinner banen sammen med dem; se siden om synlighet for kamper.

Det finnes ingen Show on map-knapp. Ingenting i turneringen har koordinater ennå. Plasser ett anlegg på kartet, så dukker knappen opp.

Jeg kan ikke flytte en nål. Enten er Rediger kart slått av, eller du har ikke rettigheten for den typen nål – kamparenaer og baner krever rett til å redigere kamper/klasser, overnattingssteder krever rett til å administrere innsjekking.

Ikke noe vær på anleggssiden. Anlegget har ikke koordinater, eller du ser på siden mer enn tre dager før turneringen starter, eller etter at den er ferdig.

Et lag ser ikke skolen sin. Laget er ikke tildelt et sted, eller turneringsinnstillingen som viser innsjekkingsinformasjon til lagene, er slått av. Sjekk mens du er logget inn som laget, ikke som administrator.

Et lag mangler i romlistene. Laget har ikke bestilt overnatting. Romtildelingen tilbyr bare lag som har krav på det.

En måltidsrapport er tom for en skole. Stedet er ikke merket for det måltidet, eller lagene der er sendt til et annet sted for det – sjekk kolonnene for frokost- og middagssted.

Navnelisten mangler personer. Personer listes via lagets romtildeling, eller via lagets kobling til skolen når laget ikke har rom. Et lag som ikke er tildelt noen av delene, kommer ikke med.

Seriekamper legges på arenaer fra forbundets eget anleggsregister, som er atskilt fra en turnerings anlegg og baner.

Ett register per land. Arenaene står i en tabell som vises for alle organisasjoner i et land, så administratorer for basketball, bandy og alle andre forbund ser den samme listen over registrerte arenaer. Alle forbunds- og kretsadministratorer kan legge til nye arenaer med +-tegnet og redigere eksisterende (adresse og så videre). En arena kan slettes så lenge ingen data er koblet til den – typisk en arena som ble lagret helt feil.

Arenaområder. Hver arena er delt inn i et antall områder, fra 1 og oppover. Wembley kan for eksempel defineres som én arena med 3 områder, ut fra at en kamp tar minst en tredjedel av arenaen. Ikke del en arena inn i for mange områder – 1 til 3 er ofte nok, og flere blir for komplisert å håndtere. Har en arena 3 områder og en klubb er satt til å bruke 3 områder, brukes hele arenaen, og ingen andre kamper kan spilles der samtidig.

Hjemmearenaer. Som en engangsinnstilling definerer hver klubb sin hjemmearena eller sine hjemmearenaer. Hver arena må være koblet til en region, og alle klubber i den regionen kan da definere arenaen som hjemmearena: velg en arena i tabellen, så listes klubbene i den aktive regionen, og du kan fylle inn hvor mange av arenaens områder hver klubb bruker. Det er enklere å sette opp kampene i serien når alle klubber har fått tildelt hjemmearenaer. Dette er bare standardinnstillingene – for hver serie kan den som setter opp kampene, endre en klubbs hjemmearena(er).

Hver klubb må ha en hjemmearena. Finnes det ingen, opprettes en arena med navnet Field etterfulgt av klubbnavnet.