Anläggningar, planer, logi och listor på plats

Vissa tävlingar samlar in resinformation per förening i stället för per lag, så att arrangören kan möta deltagarna på flygplatsen, i hamnen eller på stationen.

När funktionen är påslagen visar föreningens sida, anmälningssidan och Mina lag ett transportkort där någon med behörighet till föreningen fyller i, för ankomst och för avresa: hur många som reser, om de kommer med flyg, båt eller tåg, vilken ankomstplats de använder, datum och tid, och en fri anteckning. Ett flyg-, tåg- eller färjenummer registreras för beställningen – det finns inget separat fält per riktning. Ankomstplatser kan ha ett pris; när det valda alternativet kostar pengar visas en betalknapp bredvid registreringen, och beloppet faktureras föreningen som vilken annan beställd tjänst som helst.

Föreningen kan redigera eller ta bort beställningen i efterhand. En beställning gäller hela föreningen – lagen fyller inte i var sin.

Det här används av svensk brottning och måste vara påslaget både för den enskilda tävlingen och för förbundet. Om kortet saknas är det inte påslaget för den tävlingen.

De två listorna är oberoende av varandra. En skola som används både för övernattning och som matcharena måste finnas i båda listorna. Kopplingen mellan dem är en inställning på logistället, inte något som sker automatiskt.

Anläggningar och planer uppstår på ett av tre sätt.

De skapas medan du bygger spelprogrammet. I verktygen för att generera och redigera matcher skriver du in ett anläggningsnamn och ett plannamn på en match. Finns namnet inte redan i turneringen skapar Profixio det direkt. Därför har arrangörer som aldrig har öppnat någon ”arena”-vy ändå en full lista över anläggningar – den har vuxit fram ur spelprogrammet.

De kopieras från en tidigare upplaga. Turneringsinställningarna har en egen kopieringssida för just detta. Inledningen lyder ”Välj en tidigare upplaga att kopiera sidor, anläggningar eller incheckningsupplägg från. Du kan kombinera fritt – kopiera bara det du behöver.” Varje tidigare upplaga listas med två knappar, och var och en kopierar allt av sitt slag – det går inte att välja enskilda anläggningar:

• Kopiera arenor tar med anläggningarna och deras planer och hoppar över namn som du redan har. Det går bra att trycka två gånger.
• Copy checkin settings tar med logiställena och deras rum. Den här kopierar utan villkor, så om du trycker en gång till får du en dubblett av varje ställe och varje rum. Tryck en gång och kontrollera resultatet innan du trycker på något annat.

Båda knapparna visar hur många rader de kommer att kopiera och ber om en bekräftelse först.

De läggs till manuellt i matchlistan. I Match Schedule → Matches Graphics öppnar du Shortcuts → Edit venue name. Fliken Arena har knappen New facility, där du anger anläggningens namn och klickar på kartan för att placera dess nål. Fliken Track har knappen New venue, där du väljer anläggning, anger planens namn och, om du vill, en kort beskrivning. De här knapparna kräver behörighet för spelprogram.

Vad det betyder i praktiken:

• Stavningen spelar roll. Två olika stavningar av samma hall blir två anläggningar med matcherna uppdelade mellan sig, och det finns ingen funktion för att slå ihop dem. Rätta stavningen på matcherna, så används den extra anläggningen inte längre.
• En anläggning byter namn i anläggningens egen Redigera-vy, inte på matcherna.
• En anläggning utan planer är osynlig för allmänheten – se avsnittet om anläggningssidor.

Öppna anläggningens publika sida och använd länken Redigera högst upp. Länken visas bara för den som får redigera klasser och matcher i turneringen.

Facility Settings innehåller:

Field Settings (nås från planens sida) innehåller planens namn och en kort beskrivning – båda obligatoriska, och båda för närvarande märkta med sina tekniska namn i stället för läsbara – plus samma kartväljare och Latitude / Longitude. En plans egen nål går före anläggningens nål – använd den när en ”anläggning” egentligen är en idrottspark med planer några hundra meter från varandra. Om en plan inte har någon egen nål ärver den anläggningens position.

Koordinaterna är det som ger kartknappen, länken Get directions, väderpanelen och kartpositionen i kalenderflöden. En anläggning utan koordinater fungerar som vanligt överallt annars.

Placera nålar. Arrangörer får ett reglage Edit map. När det är av är kartan skrivskyddad och nålar kan inte dras av misstag. Slå på det, så ändras hjälptexten till ”Platser utan nål placeras genom att klicka på kartan; dra en nål för att flytta den.” Klicka på en plats utan nål i sidopanelen och klicka sedan på rätt punkt på kartan. Slå av reglaget igen (Done editing) när du är klar.

Två olika uppsättningar behörigheter gäller: matcharenor och planer kan placeras av den som får redigera klasser och matcher, logi- och incheckningsställen av den som administrerar incheckningen. Om halva sidopanelen är skrivskyddad för dig är det därför.

Vad besökarna ser. Alla kan se nålarna för anläggningar och planer. Logiställen visas bara för allmänheten när ett lag faktiskt har tilldelats dem – en tom reservskola visas inte. Incheckningsadministratörer ser alla.

Logi administreras från turneringens adminmeny: Checkin → Check-in-settings, en sida med rubriken ”Administration av in- och utcheckningsställen”. Den har flikarna Arenor, Tilldela lag en anläggning, Facility Settings, Tilldela T-shirts till klasser, Checkin Settings och Matchlista/utskrift.

Kolumnrubrikerna är på norska oavsett vilket språk du använder, och sidan fungerar som ett redigerbart rutnät: klicka på plustecknet för att lägga till en rad, klicka i en cell för att redigera den och tryck Enter för att spara.

På fliken Arenor är varje rad ett ställe. De viktigaste kolumnerna:

Om inloggningen per ställe. Ger du ett ställe ett inloggningsnamn och ett lösenord kan de som bemannar skolan logga in och sköta incheckningen för sitt eget ställe och skriva ut ställets namnlista – inget annat. De kan inte öppna de här administrationssidorna. Det är en gemensam inloggning med lågt värde som skrivs in på en mobil vid skolans entré, så välj något som kan kastas och återanvänd aldrig ett personligt lösenord. Bara ställen som är markerade som incheckningsställe kan loggas in på det här sättet.

Kopiera från förra året. Fliken Facility Settings har en ruta ”Kopiering av data” – ”Kopiera anläggningar från en annan turnering:” – som kopierar hela logiupplägget från en tidigare upplaga av samma cup på en gång.

Ett ställe kan ha rum, eller inte. Utan rum kan du ändå registrera vilken skola ett lag sover på; med rum kan du ange exakt var.

Rum hanteras i rutnätet Facility Rooms under listan över ställen: välj först ett ställe och lägg sedan till rum. Varje rum har Navn, Maksantall (max antal personer), Areal (yta), Merknad, och skrivskyddade kolumner som visar Antall (personer som hittills tilldelats), Tilordnet til (lagen i rummet) och Klasser (deras klasser). När antalet tilldelade personer överstiger maxantalet blir rummets rad röd.

Tilldelning av lag till rum görs i rutnätet Teams assigned to room bredvid: välj ett rum, lägg till ett lag och ange antal personer. Kolumnerna visar Antall (personer du har placerat här), Antall påmeldt (hur många laget faktiskt anmälde och betalade logi för), Maks, Klubb och Klasse. Två varningar kan visas här: raden blir röd om du placerar fler personer än laget anmälde, och meddelandet ”Reduser antall personer!” visas om personerna i ett rum sammanlagt blir fler än rummets maxantal. Båda är bara varningar – Profixio stoppar dig inte.

Tilldelning av lag till ställen görs på fliken Tilldela lag en anläggning. Varje lags logiställe, incheckningsställe, utcheckningsställe, frukostställe och middagsställe kan anges direkt i rutnätet, ett lag i taget.

Under rutnätet finns knappar som gör det för ett helt urval på en gång, enligt Profixios regler – var och en med en X-knapp som tar bort tilldelningen igen:

Ett ställe som du har angett manuellt skrivs aldrig över av de här knapparna – Profixio kommer ihåg vilka tilldelningar det har gjort självt och ändrar bara dem. Kör dem igen efter varje omgång sena anmälningar.

Rutnätet markerar tre fel:

• ”Feil bosted i forhold til romfordeling” – lagets logiställe stämmer inte med skolan där rummet ligger.
• ”Har rom i flere enn ett bosted” – laget har rum på två olika skolor.
• ”Tilordnet bosted men ikke skal ha overnatting” – laget har fått ett ställe men har inte beställt logi.

Hur fullt är ett ställe? Listan över ställen har löpande summor per ställe: Rom (antal rum), Maks pers (total kapacitet), Lag i bygg (lag tilldelade byggnaden), Pers m/rom (personer som faktiskt placerats i rum) och Innsjekket / Ikke innsjekket (incheckade och ännu inte incheckade). Läs dem uppifrån och ned för att hitta skolan du har överbokat.

Vilka lag som över huvud taget visas beror på vad de har beställt. Logi, frukost, middag och deltagarkort är egenskaper hos de tjänster lagen köper vid anmälan; ett lag som inte har beställt logi dyker inte upp i rumslistorna. Hur tjänsterna läggs upp beskrivs på sidan om avgifter och tjänster.

Turneringens adminmeny har också Checkin → List Check-in places, en modern skrivskyddad tabell med rubriken ”Check in place and accommodation”. Den har en rad per lag och visar Förening, lagnamn, Class name, Logi (logiställe, hämtat via lagets rum om det har ett), Incheckning, Frokoststed och Middag. Kolumner för land, distrikt och tröjfärg visas bara i turneringar som använder dem.

Använd den för att snabbt svara på ”var ska det här laget vara”, och för att ge en sökbar lista till någon som inte ska kunna ändra något. Den kan inte redigera – alla ändringar görs i vyerna för incheckningsinställningar.

Turneringsadministratörer får en inställningsknapp på sidan med två val. Det ena är en formaterad anteckning som visas ovanför listan. Det andra, Hide registered teams, är ett reglage för hela turneringen och gör mer än namnet antyder: när det är på nekas alla som inte är turneringsadministratörer helt tillgång till den här listan, och även till den publika anmälningsöversikten. Det är inte ett filter per rad, och det gäller inte bara den här sidan – använd det när anmälningarna inte ska vara publika ännu, inte för att städa i en lista.

På lagets egen sida, under lagets ekonomi- och beställningsinformation, visar Profixio de praktiska detaljerna om vistelsen:

• Incheckning och Checka ut – var laget checkar in och checkar ut.
• Logi, Frukost och Middag.
• Wi-Fi name och Wi-Fi password för skolan, när arrangören har lagt in dem.
• Tilldelat rum – de tilldelade rummen med antal personer i varje.
• En liten karta över de här ställena, när de har placerats på kartan.

Inget visas förrän arrangören faktiskt har tilldelat laget ett ställe. Innan dess är avsnittet tomt – det betyder inte att beställningen har försvunnit.

Arrangörer kan stänga av hela det här blocket för lagen med en inställning i turneringens grundinställningar, som styr om lagen får se sin incheckningsinformation. Personer med behörighet att redigera lag ser det alltid, och därför kan en arrangör som kontrollerar sidan inte återskapa ”vi ser inte vår skola”.

Fliken Matchlista/utskrift på sidan för incheckningsinställningar tar fram de listor som köket och skolorna behöver.

Meal and lodging reports är en liten tabell med en rad per rapporttyp – Frokost (frukost), Middag (middag) och Overnatting (logi) – och för var och en:

• en Sted-väljare för att begränsa rapporten till valda ställen (standard All locations),
• Liste 1 (Sted) – sammanfattningen: summor per ställe,
• Liste 2 (Lag) – detaljerna: en rad per lag.

Alla rapporter kan tas fram som xlsx eller pdf. Detaljrapporterna har rubrikerna ”Översikt över lag som äter frukost”, ”Översikt över lag som äter middag” och ”Översikt över lag som övernattar”. Den detaljerade logirapporten tar också med kontaktperson och rumsnummer och skrivs därför ut i liggande format. Den sista kolumnen i den detaljerade logirapporten summerar personerna som är registrerade på laget, och den siffran ska stämma med kolumnen Antall personer. Om siffrorna skiljer sig stämmer inte antalet personer registrerade på laget med antalet beställda tjänster – till exempel 17 personer registrerade på laget men logi beställd för 19.

Vilka lag som räknas styrs av de tjänster de har beställt, inte av måltidsmarkeringarna på stället: frukost och logi räknas båda från tjänster som inkluderar logi, middag från tjänster som inkluderar middag. En cup som säljer frukost utan logi kommer inte att se de lagen i frukostrapporten.

Ta med Liste 1 till köket (”hur många frukostar på den här skolan”) och Liste 2 till skolan (”vilka lag, vilka rum, vem ringer jag”).

Premiering sluttspill på samma flik är en annan sorts logistiklista: medaljmatcherna – semifinaler på A-nivå och alla finaler – grupperade per arena, så att den som har med sig medaljerna vet var och när hen ska vara. Den har en arenaväljare (standard All arenas) och samma xlsx- och pdf-knappar. Den utskrivna rubriken är ”Översikt över medaljceremonier med prisutdelningstider”.

Namnlistan för logi är den lista som räddningstjänsten frågar efter: alla som sover i en byggnad, rum för rum. Välj ställen i rutnätet och skriv ut, eller skriv ut alla på en gång. Varje ställe delas upp rum för rum, med en sista grupp för lag som bor på skolan utan ett bestämt rum, och inom varje grupp listas ledare och funktionärer före spelare, i bokstavsordning. Det är en PDF stämplad med tidpunkten då den skapades – skriv ut den på nytt efter sena ändringar i stället för att rätta i den gamla.

Turneringsadministratörer och incheckningsanvändare kan skriva ut den. En ställesspecifik inloggning kan också skriva ut den, men bara för sitt eget ställe.

Packlistan är A5-bladet du lämnar till varje lag vid incheckningen. På fliken Tilldela lag en anläggning, under ”Utskrifter og lister”, skriver knappen ”Skriv ut packlista” ut en sida per lag – för de lag du har valt i rutnätet, eller alla. Varje sida visar förening, lag och klass, incheckningsstället och dess anteckning, logistället, de tilldelade rummen, och de deltagarkortstjänster och den T-shirt som laget har köpt, följt av standardtexten som du skriver en gång i incheckningsinställningarna.

Om ingen av dina tjänster är markerad som deltagarkort varnar vyn dig före utskrift att tjänsterna inte kommer att listas. Enskilda tjänster kan också ha en egen extra text för packlistan.

Cuper som delar ut en T-shirt eller en annan deltagargåva planerar storlekarna här, på fliken Tilldela T-shirts till klasser.

Fliken har två delar: en liten lista över pristyper och storlekar, och ett rutnät där du för varje klass anger hur deltagarna i klassen väntas fördela sig på storlekarna: ett Min. antall (minsta antal) och en procentandel per storlek. En klassrad är röd tills procentsatserna summerar till 100 – det är kontrollen som hindrar dig från att beställa fel antal.

Om ett lag över huvud taget får ett deltagarpris beror på de tjänster det har beställt: en tjänst har inställningen ”Gir deltakerpremie (T-skjorte)?”. Beställda priser visas sedan på lagets packlista.

Det här är bara ett hjälpmedel för planering och utskrift. Profixio håller inget lager och registrerar inte vilken enskild T-shirt som delades ut.

I issporter kan du planera isvård mellan matcherna. I matchlistan öppnar du Addons och väljer IsPrep; dialogen har rubriken ”Plan IsPrep”.

Välj en dag, en anläggning och en bana, och lägg sedan till en eller flera start- och sluttider med Ny; sluttiden måste vara efter starttiden. Lägg till en Note om ispersonalen behöver det – anteckningen visas längst ned i den utskrivna planen.

Sedan kan du antingen:

• lämna e-postfältet tomt och trycka på Print report för att ladda ned planen som PDF, eller
• skriva in en eller flera adresser (separera flera med semikolon) och skicka den. Om turneringen inte är inställd för att skicka e-post meddelar Profixio att tiderna har sparats men inte skickats, och du kan skriva ut i stället.

Sparade tider kan inte redigeras eller tas bort i den här dialogen. Om en tid ändras skapar du den rättade planen och skickar den igen – det är den senaste planen som gäller. Anteckningen kan inte heller ändras i efterhand; gör en ny plan med en ny anteckning i stället.

Valet visas bara i turneringar i ishockey och bandy, och bara dagar, anläggningar och banor som redan finns i spelprogrammet kan väljas.

Inställningarna som avgör vad som visas var.

Kontrollera själv varje halls öppettider när du lägger matcher i turneringens anläggningar och planer.

Rumskapacitet, logibeställningar och T-shirtprocent följer dina egna eller förbundets regler. Rums- och logilistorna visar varningar där siffrorna avviker, och du bestämmer hur du agerar.

Menyposten Arenor saknas. Turneringen har inga anläggningar ännu. Med exakt en anläggning finns menyposten, men den leder direkt till den anläggningens sida i stället för att öppna en lista.

En anläggning finns men syns inte i listan. Listan visar bara anläggningar som har minst en plan. Ge anläggningen en plan genom att lägga en match på den.

En plan saknas på en anläggningssida. Bara planer med minst en synlig match listas. Om matcherna är dolda eller klassen är stängd försvinner planen tillsammans med dem; se sidan om synlighet för matcher.

Det finns ingen Show on map-knapp. Inget i turneringen har koordinater ännu. Placera en anläggning på kartan, så visas knappen.

Jag kan inte flytta en nål. Antingen är Edit map avslaget, eller så saknar du behörighet för den typen av nål – matcharenor och planer kräver behörighet att redigera matcher/klasser, logiställen kräver behörighet att administrera incheckningen.

Inget väder på anläggningssidan. Anläggningen har inga koordinater, eller så tittar du mer än tre dagar innan turneringen börjar, eller efter att den har slutat.

Ett lag ser inte sin skola. Laget har inte tilldelats något ställe, eller så är turneringsinställningen som visar incheckningsinformation för lagen avslagen. Kontrollera när du är inloggad som laget, inte som administratör.

Ett lag saknas i rumslistorna. Laget har inte beställt logi. Rumstilldelningen erbjuder bara lag som har rätt till det.

En måltidsrapport är tom för en skola. Stället är inte markerat för den måltiden, eller så har lagen där hänvisats till ett annat ställe för den – kontrollera kolumnerna för frukost- och middagsställe.

Namnlistan saknar personer. Personer listas via lagets rumstilldelning, eller via lagets koppling till skolan när laget inte har något rum. Ett lag som inte har tilldelats något av dem kommer inte med.

Seriematcher läggs på arenor från förbundets eget anläggningsregister, som är skilt från en turnerings anläggningar och planer.

Ett register per land. Arenorna listas i en tabell som visas för alla organisationer inom ett land, så administratörer för basket, bandy och alla andra förbund ser samma lista över registrerade arenor. Alla förbunds- och distriktsadministratörer kan lägga till nya arenor med +-tecknet och redigera befintliga (adress och så vidare). En arena kan tas bort så länge inga data är kopplade till den – vanligtvis en arena som sparades helt fel.

Arenaområden. Varje arena delas in i ett antal områden, från 1 och uppåt. Wembley kan till exempel definieras som en arena med 3 områden, utifrån att en match tar minst en tredjedel av arenan. Dela inte in en arena i för många områden – 1 till 3 räcker ofta, och fler blir för komplicerat att hantera. Om en arena har 3 områden och en förening är inställd på att använda 3 områden används hela arenan, och inga andra matcher kan spelas där samtidigt.

Hemmaarenor. Som en engångsinställning anger varje förening sin hemmaarena eller sina hemmaarenor. Varje arena måste vara kopplad till en region, och alla föreningar i den regionen kan då ange arenan som hemmaarena: välj en arena i tabellen, så listas föreningarna i den aktiva regionen och du kan ange hur många av arenans områden varje förening använder. Det är enklare att tidsätta serien när alla föreningar har fått sina hemmaarenor. Det här är bara standardinställningarna – för varje serie kan den som tidsätter serien ändra en förenings hemmaarena(or).

Varje förening måste ha en hemmaarena. Om ingen finns skapas en arena med namnet Field följt av föreningens namn.