Sjekke inn lag på turneringen

Det finnes to måter å komme bak skranken på.

1. Med en vanlig Profixio-bruker. Alle som har en turneringsrolle med rettigheten Lagredigering, kan åpne Checkin → Check-in teams fra turneringens administrasjonsmeny og sjekke inn lag. Turneringsadministratoren deler ut den rollen på turneringens side for brukertilgang.

2. Med en innsjekkingsinnlogging, for frivillige som ikke har en Profixio-bruker. Dette er den vanlige måten å bemanne en skranke med hjelpere på. Det finnes to varianter:

• En felles lenke. Turneringens admin-infoside viser en ferdig adresse under overskriften Innsjekk. Send den til de frivillige ved skranken, så de kan sjekke inn lag.
• Brukernavn og passord per innsjekksted. Hvert innsjekksted kan få sitt eget innloggingsnavn og passord (de settes på selve innsjekkstedet, på anleggssiden). Den frivillige åpner innsjekkingssiden, får skjemaet Log in to the Team Checkin og fyller dem inn. Når du logger inn på denne måten, blir også det stedet valgt, så skranken ser med en gang bare lagene som er tildelt det, med tellere bare for det stedet. Det eneste unntaket er et sted som er merket som turneringens standardsted – logger du inn som det, får du hele turneringen, ufiltrert.

Gi lenken og passordene bare til dem som bemanner skranken.

En frivillig som har logget inn på denne måten, blir værende i turneringen – vedkommende kommer ikke til andre turneringer, andre forbunds data eller noen innstillingsside.

Åpne Checkin → Check-in teams.

Øverst får du tre tellere for hele turneringen: Antall påmeldinger, Antall lag sjekket inn og Antall lag som gjenstår å sjekke inn. De leses når siden åpnes, og endrer seg ikke mens du jobber – heller ikke etter dine egne innsjekkinger. Last inn siden på nytt for å se oppdaterte tall. Lagledere ser ikke disse tellerne i det hele tatt.

1. Velg eventuelt en klasse i nedtrekkslisten Klasser for å snevre inn laglisten.
2. Begynn å skrive i nedtrekkslisten for lag og velg laget. Lagets logo, navn og klasse vises.
3. Sjekk statusmerket – det viser enten Checked in (med hvem som sjekket det inn og når) eller Ikke sjekket inn.
4. Gå gjennom avsnittene under merket: kontaktpersoner, meldinger, økonomi, spillere, steder.
5. Klikk Sjekk inn.

Hvis du sjekker inn feil lag, klikker du Undo checkin. Det fjerner både tidspunktet og navnet på den som sjekket det inn, så laget går tilbake til Ikke sjekket inn – ingenting tas vare på.

Hvis laget står på venteliste, viser siden På venteliste og tilbyr Remove from waiting list. Bruk den når du bestemmer deg for å la et lag på venteliste spille. Laget teller da som en vanlig deltaker.

Team details åpner hele redigeringspanelet for laget i en sideskuff, så du kan rette et navn, en kontaktperson eller en draktfarge uten å forlate skranken.

Du kan også komme til innsjekkingen fra lagets egen administrasjonsside, som har lenkene Sjekk inn og Reg betaling rett inn i innsjekkingsmodulen for det laget – praktisk når du allerede ser på laget av en annen grunn.

Avsnittet Økonomi på innsjekkingsskjermen forteller deg med vanlige setninger om laget skylder noe. Det vises bare hvis turneringen i det hele tatt registrerer betalinger.

Det viser to ting hver for seg:

• Påmeldingsavgiften – enten «…har ikke betalt påmeldingsavgiften», «…har betalt hele påmeldingsavgiften.», «Denne klassen har ikke påmeldingsavgift» eller «…har betalt … for mye» hvis laget har betalt for mye. Under setningen får du Påmeldingavgift, Betalt beløp og Fakturert beløp.
• Tjenester (måltider, overnatting, deltakerkort og så videre), hvis turneringen selger noen – «…har ikke bestilt noen tjenester», «…skylder …», «…har betalt for alle tjenestene sine.» eller «Alle tjenestene … har bestilt, er gratis», med de samme tre beløpene.

For å ta imot penger ved skranken klikker du Registrer innbetaling. Skjemaet har ett felt for Påmelding (påmeldingsavgiften) og ett for Tjenester (tjenester), pluss Dato og Kommentar. Fyll inn ett eller begge beløpene, og lagre og bekreft. Du kan ikke lagre en betaling der begge beløpene er null – da får du «Du må legge inn en verdi».

Å registrere en betaling gjør mer enn å lagre et tall: det oppdaterer også lagets fakturaer og kreditnotaer. Hvis beløpene ikke ser riktige ut etterpå, er det som regel fakturaen – ikke betalingen – som må ses på.

Betalingen du registrerer her, vises i lagreskontroen som enhver annen betaling, så kontoret kan se den etterpå.

Kontaktpersoner viser personene som er registrert som lagadministratorer for laget, så du vet hvem du snakker med og hvem du skal ringe hvis det ikke er laglederen som står ved skranken.

Meldinger viser en teller og en lenke, Vis meldinger. Bak den ligger meldingene som er utvekslet med dette laget, hver med avsender og datoen den ble sendt – skranken ser den samme samtalen som kontoret ser. Hvis det ikke finnes noen, står det «Det er ikke lagt inn noen meldinger». Du kan ikke skrive en ny melding fra innsjekkingsskjermen. Bruk turneringens side for meldinger til lag til det.

Notat er en fritekstmerknad på laget, som lagres med Lagre kommentar. Her skriver du for eksempel «kom en time for sent», «betalte kontant, kvittering nr. 14» eller «mangler navn på to spillere». Den lagres på laget, så den neste som åpner dette laget ved skranken, ser den, og den vises også som innsjekkingskommentar i det detaljerte rutenettet.

Kommentaren er et felt bare for skranken: lagledere som ser på sitt eget lag, ser den ikke i det hele tatt, så du kan skrive interne notater der.

Avsnittet Bosted er det laget faktisk vil vite når det kommer inn døra. Det viser, når hvert av dem er satt:

• Innsjekksted – innsjekkstedet laget er tildelt.
• Utsjekksted – utsjekkstedet, som bare vises når det er et annet enn innsjekkstedet.
• Frokost og Middag.
• Overnatting, pluss Wi-Fi name og Wi-Fi password for bygningen hvis de er lagt inn.
• Tildelte rom – rommene laget har fått, hvert med romnavn og antall personer.
• Spillested for første kamp – spillestedet for lagets tidligste oppsatte kamp, hentet fra kampoppsettet.

Alt dette er skrivebeskyttet her. Rom, måltidssteder og overnatting tildeles på turneringens anleggssider. Hvis noe er tomt eller feil, må det rettes der, ikke ved skranken.

Hvis tallene ikke stemmer – laget har bestilt frokost til 19 personer, men bare 17 er registrert – er det et avvik mellom bestilte tjenester og registrerte spillere. Overnattingsrapporten gjør det synlig. Se avsnittet om rapporter.

Under Spillere viser innsjekkingsskjermen hvor mange spillere laget har registrert. Hvis laget har minst én registrert spiller, vises én eller flere utskriftsknapper ved siden av. Hver knapp lager en PDF for det laget og laster den ned med en gang.

Den vanligste er et lagkort: lagets overnatting og rom, spillested, første og siste kamp, og hele spillerlisten med draktnummer, navn, fødselsdato, e-post, telefon og allergier – ett ark skranken kan dele ut ved ankomst.

Utvalget av innsjekkingsutskrifter er satt opp sentralt per forbund, så to cuper under forskjellige forbund tilbyr forskjellige papirer, og en cup der forbundet ikke har satt opp noen, viser rett og slett ingen knapper. Sandvolleyball under det svenske volleyballforbundet får i tillegg et eget utvalg per idrett.

Hvis du venter en utskrift og det ikke finnes noen knapp, sjekker du først at laget har registrerte spillere – med null spillere er hele utskriftsraden skjult. Hvis den fortsatt ikke vises, spør forbunds- eller kretsadministratoren din om innsjekkingsutskriftene.

Masseutskrift av kampkort for hele turneringen (for eksempel det populære «Card 4x1»-oppsettet) er noe annet og gjøres fra kamplisten, ikke fra innsjekkingen.

Lenken Detaljert innsjekksvindu øverst på innsjekkingsskjermen åpner det eldre rutenettet. Det har to faner, Sjekk inn og Sjekk ut, hver med en tabell over lag som du kan redigere direkte i radene.

Kolonnene er: lag-id, Anlegg (hvilket inn- eller utsjekksted laget hører til – kan redigeres, og nedtrekkslisten tilbyr bare steder som er merket som innsjekksteder), Klubb, Lag, klasse, Room (vises bare når cupen har rom), en kommentarkolonne, en avkrysningsboks Checked in? / Checked out? og hvem som gjorde det. Når turneringen håndterer penger, får du også Lagsavgift, Betalt, Restbeløp og, hvis cupen selger tjenester, Bestilt sum, Betalt og Restbeløp. De to cellene for utestående beløp er uthevet når laget fortsatt skylder noe, så du kan skumme kolonnen.

Rutenettet utelater lag på venteliste og hovedradene for kollektive påmeldinger, så det kan vise færre lag enn søket på den enkle siden gjør.

Å krysse av for Checked in? gjør nøyaktig det samme som knappen Sjekk inn på den enkle siden, og å fjerne krysset nullstiller innsjekkingen igjen. Det samme gjelder Checked out? – og utsjekk finnes bare her. Det finnes ingen utsjekkingsknapp på den enkle siden.

Over rutenettet filtrerer en stedsvelger begge fanene til ett innsjekksted og viser tall for det: hvor mange lag som skal sjekke inn der, hvor mange som har gjort det, og hvor mange som ikke har det. En frivillig som har logget inn med et steds eget brukernavn, har fått dette filteret satt og kan ikke endre det.

Rutenettet kan eksporteres til Excel eller PDF, og lenken Åpne forenklet innsjekksside tar deg tilbake.

Dette er listene kjøkkenet, skolene og premiebordet trenger. Du finner dem under Checkin → Check-in-settings, på fanen Rapporter.

Rapporter for måltider og overnatting. Én rad hver for Frokost, Middag og Overnatting, og for hver rad to lister, begge tilgjengelige som xlsx eller pdf:

• Liste 1 (Sted) – sammendraget. Én linje per sted, med Antall lag og Antall personer. Det er dette tallet du gir et kjøkken: hvor mange personer som kommer til denne bygningen til dette måltidet.
• Liste 2 (Lag) – detaljene. Én linje per lag, gruppert etter sted med delsummer, med Klubb, Lag, Klasse og Antall personer. Overnattingsversjonen legger til lagets Room number og den første kontaktpersonens Navn på lagleder, Mobil og Mail.

Antall personer teller det som ble bestilt, ikke hvem som kom. Det er summen av tjenestene laget har kjøpt som inkluderer måltidet eller overnattingen. For overnatting, og bare når turneringen spør spillerne om de skal overnatte, legger overnattingsrapporten til en ekstra kolonne som teller spillerne som faktisk er registrert med overnatting. Bruk de to sammen som en kontroll: hvis et lag har bestilt overnatting til 19, men bare 17 spillere er registrert med overnatting, er kolonnene uenige, og du vet at du må spørre laget før du fordeler senger.

Hver rad har en stedsvelger. La den stå på All locations for alt, eller velg ett eller flere steder for å skrive ut bare dem. Bare steder som faktisk brukes av lag i den rapporten, tilbys, så hvert valg du kan ta, endrer resultatet.

Premiering sluttspill. En liste over kampene som ender med premieutdeling – alle finaler, pluss semifinalene på A-nivå – så hver arena vet hvilke seremonier den har og når. Kolonner: Arena, Klasse, Kampnr, Sluttspill (sluttspillnivået A/B/C/D), Kamptype (finale eller semifinale), Bane, Kampstart og Kamp tidligst ferdig, det tidligste kampen kan være over, regnet ut fra klassens antall omganger og omgangslengde. Samme velger, All arenas, xlsx og pdf.

Alle disse rapportene krever fulle rettigheter som turneringsadministrator – en frivillig med bare en innsjekkingsinnlogging kan ikke laste dem ned.

Checkin → List Check-in places åpner Innsjekksteder og overnatting: én tabell over alle påmeldte lag med Bosted (overnatting), Innsjekksted, Frokoststed og Middagsted, sammen med klubb, lagnavn, klasse og – der turneringen bruker dem – land, krets og draktfarge. Den kan sorteres og søkes i, og det er siden du viser en lagleder til når de spør «hvor skal vi sove, og hvor sjekker vi inn?».

To innstillinger former den, begge bak Sideinnstillinger øverst:

• En infotekst som vises over tabellen, for praktiske merknader som åpningstidene for hver skranke eller hva man skal ha med.
• Hide registered teams, som skjuler listen over påmeldinger for vanlige brukere. Slår du den på, forsvinner denne siden for alle som ikke er turneringsadministrator.

Selve stedene – hvilke bygninger som finnes, hvilke som er innsjekksteder, hvilke som serverer frokost eller middag, hvilke rom de har og hvilket lag som får hvilket rom – settes opp på turneringens anleggssider, ikke her.

En lagleder som åpner innsjekkingssiden, ser en skrivebeskyttet versjon av den, bare for sitt eget lag. Har de ett lag, velges det automatisk. Har de flere, velger de mellom sine egne. De kan ikke se eller søke etter andre klubbers lag, og hvis de ikke har noe lag i turneringen i det hele tatt, sendes de tilbake til turneringens forside.

De ser innsjekkingsstatusen, meldingene sine, status for betaling og tjenester, hvor mange spillere de har registrert, og blokken Bosted med innsjekksted, måltidssteder, overnattingssted, Wi-Fi-detaljer og tildelte rom. De kan lese skrankens kommentar, men ikke endre den, og det finnes ingen Sjekk inn-, Undo checkin- eller Registrer innbetaling-knapp – innsjekk er noe skranken gjør, ikke noe et lag gjør selv.

Over laget kan turneringen vise to blokker med egen tekst: et standard informasjonsfelt og en fri forklaringstekst som turneringsadministratoren skriver (for eksempel «Innsjekkingen åpner fredag kl. 16.00 på Bakkeskolen – ta med utskrevet lagliste»). Begge settes på siden for innsjekkingsinnstillinger.

I tillegg kan detaljene om overnatting og innsjekk som vises ved et lag i vanlige laglister, slås av for hele turneringen med en innstilling på turneringens side for basisinnstillinger. Den er på som standard. Slår du den av, skjules disse detaljene for alle unntatt brukere med rettigheter til lagredigering.

Dommere sjekkes inn et helt annet sted: på turneringens liste over dommerpåmeldinger, ikke på siden for innsjekk av lag.

Hver dommerrad har handlingen Sjekk inn. Den åpner et lite vindu med overskriften «Sjekk inn » og en valgfri Innsjekkskommentar, og når du lagrer, merkes dommeren som innsjekket på gjeldende tidspunkt. Handlingen forsvinner når dommeren er sjekket inn, så en dommer kan ikke sjekkes inn to ganger. Hver innsjekking skrives til revisjonsloggen med tidspunkt og kommentar.

Listen har filteret Innsjekkingsstatus med Innsjekket og Ikke sjekket inn, som er det du bruker ved en dommerskranke for å se hvem som fortsatt mangler, og både innsjekkingstidspunktet og kommentaren er med når du eksporterer dommerlisten.

Merk at om en dommer er sjekket inn, har ingen betydning for tellerne for innsjekk av lag, og omvendt – det er to uavhengige registreringer som tilfeldigvis deler ordet.

Selve innsjekkingsmenyen vises bare for personer som har en rolle med rettigheter til innsjekk eller lag. Å se menyen er ikke det samme som å ha lov til å bruke alle sidene under den, og hver side sjekker på nytt.

Gå gjennom denne listen.

1. Er du logget inn som riktig type bruker? Hvis nedtrekkslisten for lag bare tilbyr ditt eget lag, er du logget inn som lagleder, ikke som skranke. Du trenger rettigheter til lagredigering, eller innsjekkingslenken.
2. Står et klassefilter på? Nedtrekkslisten Klasser snevrer inn laglisten. Fjern valget og søk på nytt.
3. Er et innsjekksted valgt? I det detaljerte rutenettet, og for alle som har logget inn med et steds eget brukernavn, er listen filtrert til lag som er tildelt det stedet. Et lag uten innsjekksted, eller med et annet, vil ikke være der.
4. Står laget på venteliste? Lag på venteliste vises på den enkle siden, med knappen Remove from waiting list, men de er utelatt fra det detaljerte rutenettet og fra rapportene.
5. Er laget slettet? Slettede lag forsvinner fra søket i innsjekkingen, det detaljerte rutenettet og rapportene. Gjenopprett det fra laglisten først.

Det motsatte skjer også. Hvis du søker på den enkle siden og finner et lag som ikke ser ut som et ekte lag, er det sannsynligvis hovedraden for en kollektiv påmelding – de er filtrert bort fra det detaljerte rutenettet og rapportene, men søket på den enkle siden filtrerer dem ikke. Sjekk laget i laglisten før du sjekker det inn.

Hvis laget er der, men overnatting, måltider eller rom er tomme, er det et spørsmål om tildeling på anleggssidene, ikke om innsjekk – skranken kan bare vise det som er tildelt.