Checka in lag på turneringen

Det finns två sätt att komma bakom disken.

1. Med en vanlig Profixio-användare. Alla vars turneringsroll innehåller behörigheten Lagredigering kan öppna Checkin → Check-in teams från turneringens administrationsmeny och checka in lag. Turneringsadministratören delar ut den rollen på turneringens sida för användaråtkomst.

2. Med en incheckningsinloggning, för volontärer som inte har någon Profixio-användare. Det här är det vanliga sättet att bemanna en disk med hjälpare. Det finns två varianter:

• En gemensam länk. Turneringens admin-infosida visar en färdig adress under rubriken Incheckning. Skicka den till volontärerna vid disken så att de kan checka in lag.
• Användarnamn och lösenord per incheckningsplats. Varje incheckningsplats kan få ett eget Inloggningsnamn och lösenord (de ställs in på själva incheckningsplatsen, på anläggningssidan). Volontären öppnar incheckningssidan, får formuläret Log in to the Team Checkin och fyller i dem. När du loggar in på det sättet väljs också den platsen, så disken ser direkt bara de lag som är tilldelade den, med räknare bara för den platsen. Det enda undantaget är en plats som är markerad som turneringens standardplats – loggar du in som den får du hela turneringen, ofiltrerad.

Ge länken och lösenorden bara till dem som bemannar disken.

En volontär som har loggat in på det här sättet stannar inom turneringen – hen kommer inte åt andra turneringar, andra förbunds data eller någon inställningssida.

Öppna Checkin → Check-in teams.

Överst får du tre räknare för hela turneringen: Antal anmälda lag, Antal incheckade lag och Antal lag kvar att checka in. De läses in när sidan öppnas och ändras inte medan du arbetar – inte ens efter dina egna incheckningar. Ladda om sidan för att se aktuella siffror. Lagledare ser inte de här räknarna alls.

1. Välj eventuellt en klass i rullgardinsmenyn Klasser för att begränsa laglistan.
2. Börja skriva i rullgardinsmenyn för lag och välj laget. Lagets logotyp, namn och klass visas.
3. Kontrollera statusmärket – det visar antingen Checked in (med vem som checkade in det och när) eller Not checked in.
4. Gå igenom avsnitten under märket: kontaktpersoner, meddelanden, ekonomi, spelare, platser.
5. Klicka på Checka in.

Om du checkar in fel lag klickar du på Undo checkin. Det rensar både tidpunkten och namnet på den som checkade in det, så laget går tillbaka till Not checked in – ingenting sparas.

Om laget står på väntelistan visar sidan På väntelista och erbjuder Remove from waiting list. Använd den när du bestämmer dig för att låta ett lag på väntelistan spela. Laget räknas då som en vanlig deltagare.

Lagdetaljer öppnar hela redigeringspanelen för laget i en sidopanel, så att du kan rätta ett namn, en kontaktperson eller en tröjfärg utan att lämna disken.

Du kan också nå incheckningen från lagets egen administrationssida, som har länkarna Checka in och Inbetalning direkt in i incheckningsmodulen för det laget – praktiskt när du redan tittar på laget av en annan anledning.

Avsnittet Ekonomi på incheckningsskärmen berättar med vanliga meningar om laget är skyldigt något. Det visas bara om turneringen över huvud taget registrerar betalningar.

Det visar två saker var för sig:

• Anmälningsavgiften – antingen ”…har inte betalat sin anmälningsavgift”, ”…har betalat hela anmälningsavgiften.”, ”Klassen saknar anmälningsavgift” eller ”…har betalat … för mycket” om laget har betalat för mycket. Under meningen får du Anmälningsavgift, Betalt belopp och Fakturerat belopp.
• Tjänster (måltider, logi, deltagarkort och så vidare), om turneringen säljer några – ”…har inte beställt några tjänster”, ”…är skyldig …”, ”…har betalat för alla sina tjänster.” eller ”Alla tjänster som … har beställt är gratis”, med samma tre belopp.

För att ta emot pengar vid disken klickar du på Registrera inbetalning. Formuläret har ett fält för Anmälan (anmälningsavgiften) och ett för Tjänster (tjänster), plus Datum och Beskrivning. Fyll i ett eller båda beloppen, spara och bekräfta. Du kan inte spara en betalning där båda beloppen är noll – då får du ”Du må legge inn en verdi”.

Att registrera en betalning gör mer än att spara en siffra: det uppdaterar också lagets fakturor och kreditfakturor. Om beloppen inte ser rätt ut efteråt är det oftast fakturan – inte betalningen – som behöver ses över.

Betalningen du registrerar här syns i lagreskontran som vilken annan betalning som helst, så kansliet kan se den efteråt.

Kontaktpersoner listar de personer som är registrerade som lagadministratörer för laget, så att du vet vem du pratar med och vem du ska ringa om det inte är lagledaren som står vid disken.

Meddelanden visar en räknare och en länk, Show messages. Bakom den finns meddelandena som har skickats till och från det här laget, vart och ett med avsändare och datumet det skickades – disken ser samma konversation som kansliet ser. Om det inte finns några står det ”There are no messages”. Du kan inte skriva ett nytt meddelande från incheckningsskärmen. Använd turneringens sida för meddelanden till lag för det.

Kommentar är en fritextanteckning på laget, som sparas med Save comment. Här skriver du till exempel ”kom en timme sent”, ”betalade kontant, kvitto nr 14” eller ”saknar namn på två spelare”. Den sparas på laget, så nästa person som öppnar det här laget vid disken ser den, och den visas också som incheckningskommentar i det avancerade rutnätet.

Kommentaren är ett fält bara för disken: lagledare som tittar på sitt eget lag ser den inte alls, så du kan skriva interna anteckningar där.

Avsnittet Locations är det som laget faktiskt vill veta när det kommer in genom dörren. Det visar, när var och en är inställd:

• Incheckning – incheckningsplatsen som laget är tilldelat.
• Checka ut – utcheckningsplatsen, som bara visas när den skiljer sig från incheckningsplatsen.
• Frukost och Middag.
• Logi, plus Wi-Fi name och Wi-Fi password för byggnaden om de har lagts in.
• Tilldelat rum – rummen som laget har fått, vart och ett med rummets namn och antal personer.
• Spelplats för första match – spelplatsen för lagets tidigaste schemalagda match, hämtad från spelprogrammet.

Allt detta är skrivskyddat här. Rum, måltidsplatser och logi tilldelas på turneringens anläggningssidor. Om något är tomt eller fel måste det rättas där, inte vid disken.

Om siffrorna inte går ihop – laget har beställt frukost till 19 personer men bara 17 är registrerade – är det en skillnad mellan beställda tjänster och registrerade spelare. Logirapporten gör den synlig. Se avsnittet om rapporter.

Under Trupp visar incheckningsskärmen hur många spelare laget har registrerat. Om laget har minst en registrerad spelare visas en eller flera utskriftsknappar bredvid. Varje knapp skapar en PDF för det laget och laddar ned den direkt.

Den vanligaste är ett lagkort: lagets logi och rum, spelplats, första och sista match, och hela spelarlistan med tröjnummer, namn, födelsedatum, mejl, telefon och allergier – ett blad som disken kan lämna över vid ankomsten.

Uppsättningen incheckningsutskrifter konfigureras centralt per förbund, så två cuper under olika förbund erbjuder olika papper, och en cup vars förbund inte har konfigurerat några visar helt enkelt inga knappar. Beachvolley under Svenska Volleybollförbundet får dessutom en egen uppsättning per idrott.

Om du väntar dig en utskrift och det inte finns någon knapp kontrollerar du först att laget har registrerade spelare – med noll spelare är hela utskriftsraden dold. Om den fortfarande inte visas, fråga din förbunds- eller distriktsadministratör om incheckningsutskrifterna.

Massutskrift av matchkort för hela turneringen (till exempel den populära layouten ”Card 4x1”) är en annan sak och görs från matchlistan, inte från incheckningen.

Länken Avancerad incheckning högst upp på incheckningsskärmen öppnar det äldre rutnätet. Det har två flikar, Checka in och Checka ut, var och en med en tabell över lag som du kan redigera direkt i raderna.

Kolumnerna är: lagets id, Arena (vilken in- eller utcheckningsplats laget hör till – kan redigeras, och rullgardinsmenyn erbjuder bara platser som är markerade som incheckningsplatser), Förening, Lag, Klass, Room (visas bara när cupen har rum), en kommentarskolumn, en kryssruta Checked in? / Checked out? och vem som gjorde det. När turneringen hanterar pengar får du också Anm.avgift, Inbetalt, Kvarstår och, om cupen säljer tjänster, Summa, Inbetalt och Kvarstår. De två cellerna för utestående belopp är markerade när laget fortfarande är skyldigt något, så att du kan skumma kolumnen.

Rutnätet utelämnar lag på väntelistan och huvudraderna för kollektiva anmälningar, så det kan visa färre lag än sökningen på den enkla sidan.

Att kryssa i Checked in? gör exakt samma sak som knappen Checka in på den enkla sidan, och att kryssa ur rensar incheckningen igen. Detsamma gäller Checked out? – och utcheckning finns bara här. Det finns ingen utcheckningsknapp på den enkla sidan.

Ovanför rutnätet filtrerar en platsväljare båda flikarna till en incheckningsplats och visar siffror för den: hur många lag som ska checka in där, hur många som har gjort det och hur många som inte har gjort det. En volontär som har loggat in med en plats eget användarnamn har det filtret inställt och kan inte ändra det.

Rutnätet kan exporteras till Excel eller PDF, och länken Go to Simple Checkin Page tar dig tillbaka.

Det här är listorna som köket, skolorna och prisbordet behöver. Du hittar dem under Checkin → Check-in-settings, på fliken Rapporter.

Rapporter för måltider och logi. En rad vardera för Frokost, Middag och Overnatting, och för varje rad två listor, båda tillgängliga som xlsx eller pdf:

• Liste 1 (Sted) – sammanfattningen. En rad per plats, med Antal lag och Antall personer. Det är den siffran du ger ett kök: hur många personer som kommer till den här byggnaden till den här måltiden.
• Liste 2 (Lag) – detaljerna. En rad per lag, grupperad per plats med delsummor, med Klubb, Lag, Klass och Antall personer. Logiversionen lägger till lagets Room number och den första kontaktpersonens Lagledare, Mobil och Mejl.

Antall personer räknar det som beställdes, inte vilka som kom. Det är summan av de tjänster laget har köpt som innehåller måltiden eller övernattningen. För logi, och bara när turneringen frågar spelarna om de ska övernatta, lägger logirapporten till en andra kolumn som räknar de spelare som faktiskt är registrerade för övernattning. Använd de två tillsammans som en rimlighetskontroll: om ett lag har beställt logi för 19 men bara 17 spelare är registrerade för övernattning stämmer kolumnerna inte överens, och du vet att du ska fråga laget innan du fördelar sängar.

Varje rad har en platsväljare. Låt den stå på All locations för allt, eller välj en eller flera platser för att skriva ut bara dem. Bara platser som faktiskt används av lag i den rapporten erbjuds, så varje val du kan göra ändrar resultatet.

Premiering sluttspill. En lista över de matcher som slutar med prisutdelning – alla finaler, plus semifinalerna på A-nivå – så att varje arena vet vilka ceremonier den har och när. Kolumner: Arena, Klass, Matchnr, Sluttspill (slutspelsnivån A/B/C/D), Kamptype (final eller semifinal), Spelplats, Kampstart och Kamp tidligst ferdig, den tidigaste tidpunkt då matchen kan vara slut, beräknad utifrån klassens antal perioder och periodlängd. Samma väljare, All arenas, xlsx och pdf.

Alla de här rapporterna kräver full behörighet som turneringsadministratör – en volontär med bara en incheckningsinloggning kan inte ladda ned dem.

Checkin → List Check-in places öppnar Check in place and accommodation: en tabell över alla anmälda lag med Logi (boende), Incheckning, Frokoststed och Middagsted, tillsammans med förening, lagnamn, klass och – där turneringen använder dem – land, distrikt och tröjfärg. Den går att sortera och söka i, och det är sidan du hänvisar en lagledare till när de frågar ”var sover vi och var checkar vi in?”.

Två inställningar formar den, båda bakom Sidinställningar högst upp:

• En infotext som visas ovanför tabellen, för praktiska anteckningar som öppettider för varje disk eller vad man ska ta med.
• Hide registered teams, som döljer listan över anmälningar för vanliga användare. Slår du på den försvinner den här sidan för alla som inte är turneringsadministratörer.

Själva platserna – vilka byggnader som finns, vilka som är incheckningsplatser, vilka som serverar frukost eller middag, vilka rum de har och vilket lag som får vilket rum – ställs in på turneringens anläggningssidor, inte här.

En lagledare som öppnar incheckningssidan ser en skrivskyddad version av den, bara för sitt eget lag. Har hen ett lag väljs det automatiskt. Har hen flera väljer hen mellan sina egna. Lagledaren kan inte se eller söka efter andra föreningars lag, och om hen inte har något lag alls i turneringen skickas hen tillbaka till turneringens startsida.

Lagledaren ser incheckningsstatusen, sina meddelanden, status för betalning och tjänster, hur många spelare som är registrerade, och blocket Locations med incheckningsplats, måltidsplatser, logi, Wi-Fi-uppgifter och tilldelade rum. Hen kan läsa diskens kommentar men inte ändra den, och det finns ingen Checka in-, Undo checkin- eller Registrera inbetalning-knapp – incheckning är något disken gör, inte något ett lag gör själv.

Ovanför laget kan turneringen visa två block med egen text: ett standardinformationsfält och en fri förklaringstext som turneringsadministratören skriver (till exempel ”Incheckningen öppnar fredag kl. 16.00 på Bakkeskolen – ta med utskriven laglista”). Båda ställs in på sidan för incheckningsinställningar.

Dessutom kan uppgifterna om logi och incheckning som visas vid ett lag i vanliga laglistor stängas av för hela turneringen med en inställning på turneringens sida för grundinställningar. Den är på som standard. Stänger du av den döljs uppgifterna för alla utom användare med behörighet till lagredigering.

Domare checkas in på ett helt annat ställe: på turneringens lista över domaranmälningar, inte på sidan för incheckning av lag.

Varje domarrad har åtgärden Check In. Den öppnar ett litet fönster med rubriken ”Check in ” och en valfri Check-in Comment, och när du sparar markeras domaren som incheckad vid aktuell tidpunkt. Åtgärden försvinner när domaren har checkats in, så en domare kan inte checkas in två gånger. Varje incheckning skrivs till granskningsloggen med tidpunkt och kommentar.

Listan har filtret Check-in Status med Checked In och Not Checked In, som är det du använder vid en domardisk för att se vilka som fortfarande saknas, och både incheckningstiden och kommentaren följer med när du exporterar domarlistan.

Observera att om en domare är incheckad eller inte påverkar inte räknarna för incheckning av lag, och tvärtom – det är två oberoende registreringar som råkar dela ordet.

Själva incheckningsmenyn visas bara för personer vars roll innehåller behörighet till incheckning eller lag. Att se menyn är inte samma sak som att få använda alla sidor under den, och varje sida kontrollerar behörigheten igen.

Gå igenom den här listan.

1. Är du inloggad som rätt sorts användare? Om rullgardinsmenyn för lag bara erbjuder ditt eget lag är du inloggad som lagledare, inte som disk. Du behöver behörighet till lagredigering, eller incheckningslänken.
2. Är ett klassfilter kvar? Rullgardinsmenyn Klasser begränsar laglistan. Rensa den och sök igen.
3. Är en incheckningsplats vald? I det avancerade rutnätet, och för alla som har loggat in med en plats eget användarnamn, är listan filtrerad till lag som är tilldelade den platsen. Ett lag utan incheckningsplats, eller med en annan, finns inte där.
4. Står laget på väntelistan? Lag på väntelistan visas på den enkla sidan, med knappen Remove from waiting list, men de är uteslutna från det avancerade rutnätet och från rapporterna.
5. Har laget tagits bort? Borttagna lag försvinner från sökningen i incheckningen, det avancerade rutnätet och rapporterna. Återställ det från laglistan först.

Det omvända händer också. Om du söker på den enkla sidan och hittar ett lag som inte ser ut som ett riktigt lag är det troligen huvudraden för en kollektiv anmälan – de är bortfiltrerade från det avancerade rutnätet och rapporterna, men sökningen på den enkla sidan filtrerar inte bort dem. Kontrollera laget i laglistan innan du checkar in det.

Om laget finns där men logi, måltider eller rum är tomma är det en fråga om tilldelning på anläggningssidorna, inte om incheckning – disken kan bara visa det som har tilldelats.