Turneringsinställningar

Alla inställningssidor kräver behörigheten Tournament Settings för turneringen du arbetar med. Två grupper har den:

• Turneringsadministratörer. De får hela uppsättningen turneringsbehörigheter automatiskt, även turneringsinställningar. Om du kan administrera turneringen över huvud taget kan du öppna dess inställningar.
• Alla som har fått en behörighetsgrupp för turneringen som innehåller behörigheten för turneringsinställningar. Det görs på turneringens sida för användaråtkomst, och det är så en arrangör låter en kollega redigera inställningar utan att göra personen till fullständig administratör.

Att vara föreningsadministratör eller lagledare räcker aldrig. De rollerna arbetar inom den anmälan som inställningarna definierar; de kan inte ändra själva definitionen.

Några saker är ytterligare begränsade:

• Inställningar för spelare finns bara för turneringar som har en egen spelarlista. Turneringar som hämtar spelare från ett centralt personregister har inte sidan alls, och menyvalet visas inte.
• Domarinställningar kräver i stället behörigheten som domaradministratör. Behörighet för turneringsinställningar ger dig inte den sidan.
• Ekonomi inställningar visas i menyn för dem som har ekonomibehörighet. Ge behörigheten för turneringsinställningar bara till personer som du litar på med fakturering.
• Att ta bort turneringen (en knapp i sidofältet på Main Settings) kräver förbundsadministratörsbehörighet och är spärrat så länge turneringen har onlinebetalningar som inte är avräknade.
• Ett fåtal enskilda fält är förbehållna administratörer på förbundsnivå i turneringens egen organisation, eller ändras genom att kontakta Profixio support. Det anges där de förekommer.

Om en inställningssida öppnas men ett visst fält som du har hört talas om saknas, är det nästan alltid en av de här begränsningarna och inte ett fel.

Main Settings innehåller turneringens identitet och de inställningar som inte hör till ett visst anmälningsformulär. Sidan är indelad i Grundinformation, Övergripande inställningar, Mejlinställningar och – för vissa organisationer – Ads.

En lucka på sidan är oftast avsiktlig. Fälten för namn, mejl, webbplats, telefon, inställd och dölj i sökningar visas bara så länge turneringen är aktiv nog för att kommunicera: de försvinner på turneringar som avslutades för mer än en månad sedan, startade för mer än ett år sedan, inte är godkända, är avaktiverade eller hör till ett kundkonto där kommunikation inte är påslagen. På en gammal turnering ser Main Settings förvånansvärt tom ut.

En sparning har en sidoeffekt. Om du ändrar var spelarna kommer ifrån till turneringens egen spelarlista kopierar Profixio lagens befintliga spelarlistor till spelarlistan och talar om hur många spelare som kopierades.

Sidan med datum innehåller alla datum som turneringen styrs av, i fyra grupper – Turneringsdatum, Viktiga datum, sista betalningsdag för fakturorna för anmälan och tjänster, samt inställningen för påminnelser. En tidslinje i sidofältet visar samma datum grafiskt.

Vad varje frist faktiskt spärrar. Fristerna gäller bara förenings- och lagsidan. Alla med behörighet att redigera lag i turneringen (alltså arrangören) kan arbeta förbi dem – med ett undantag, som beskrivs nedan.

• Efter sista anmälningsdag för lag: inga nya lag, ingen borttagning av lag, ingen ändring av ett lags klass och – i seriespel där förbundet har slagit på det – inget byte av lagnamn. I seriespel spärrar den här fristen borttagning av ett lag som redan har matcher, även för arrangören.
• Efter sista dag för tjänster: lagen kan inte längre beställa eller ändra tjänster och boende.
• Efter spelarfristen: lagledare kan inte längre redigera spelarlistan.

Datumen kan låsas. När en turnering är avslutad och har registrerade lagbetalningar blir fälten under Turneringsdatum och Viktiga datum gråade, med förklaringen ”Turneringen är avslutad och har registrerade betalningar, så datumen kan inte längre ändras. Skapa en ny turnering för nästa säsong.” Det är avsiktligt: att öppna en betald, avslutad turnering igen i stället för att skapa nästa upplaga ställer till problem i bokföringen.

Det finns ingen förlängning av fristen per lag eller per förening. Det enda sättet att förlänga är den förlängda sista anmälningsdagen för lag, och den gäller för alla.

Klubbinställningarna avgör om turneringen använder föreningar över huvud taget och vad föreningssteget i anmälan frågar efter. Sidan består av en enda sektion, Klubbinställningar.

De flesta fälten är val med tre lägen i stället för av/på: Dölj (fråga inte), Visa (fråga, frivilligt) eller Obligatoriskt (fråga, måste fyllas i).

Tillsammans ger de två brytarna tre sätt att köra föreningssteget. Med båda avstängda (standard) kan lagen välja en förening från registret eller skriva in ett eget föreningsnamn. Med Föreningen måste väljas från registret påslagen kan bara föreningar som finns i registret väljas. Med ”Lag utan klubbkoppling” påslagen registreras ingen förening alls, bara lagnamnet – och medlemspris kan inte användas, eftersom det är föreningens plats i registret som avgör om ett lag betalar medlemspris eller pris för icke-medlemmar.

Första gången den här sidan öppnas på en äldre turnering skapar Profixio föreningsinställningarna och – om turneringen tidigare krävde en kontaktadress för föreningen – fyller i kontaktnamn, mejl, mobil och adress som obligatoriska och telefon som frivilligt. Om de ser strängare ut än du väntat dig på en gammal turnering är det därför; ändra dem och spara.

Laginställningarna styr laganmälningsformuläret och vad en lagledare får göra efteråt. Sidan består av flera sektioner: Inställningar på lagnivå, Detaljer på lagnivå, Klubbtransfer (bara för vissa förbund), Dialog med lag, Lägg till egna fält för laginformation, en kopieringsåtgärd för egna fält, och Inkomna dokument.

Precis som på föreningssidan har flera fält tre lägen: Dölj, Visa eller Obligatoriskt.

Kopiera egna frågor. Distrikts- och förbundsadministratörer i turneringens egen organisation får också en sektion ”Kopiera egna fält till andra turneringar” här. Den skriver över målturneringens egna frågor helt – läs avsnittet om egna frågor innan du använder den.

Inställningar för spelare styr vad spelarformuläret frågar efter och om spelare över huvud taget syns. Sidan finns bara för turneringar som har en egen spelarlista. Turneringar som hämtar sina spelare från ett centralt personregister – bland annat flera förbund och idrotter som standard – har varken sidan eller menyvalet.

Under inställningarna har sidan en sektion Egna fält för spelardata – byggaren för egna frågor till spelare, som beskrivs i ett eget avsnitt på den här sidan.

Om spelare fortfarande kan redigeras vid en viss tidpunkt är en fråga om frister, inte om inställningar: det är spelarfristen på sidan Viktiga datum som stänger spelarlistan för lagledare.

En turnering kan be varje lag att ladda upp dokument – ett försäkringsbevis, ett undertecknat godkännande av reglerna, en passkopia, vad turneringen än behöver. Du definierar dokumenttyperna; lagen lämnar in filerna.

Listan finns i sektionen Inkomna dokument längst ned i Laginställningar, under rubriken ”Uppladdning av lagdokument”.

Så lägger du till en dokumenttyp: använd ”Lägg till lagdokument” och fyll i

Varje rad i listan kan redigeras, flyttas upp, flyttas ned eller tas bort. Ordningen du sätter är ordningen lagen ser. Innan en dokumenttyp tas bort får du bekräfta – ”Är du säker på att du vill ta bort det här dokumentet?”

Goda vanor:

• Ge dokumentet ett namn som en lagledare känner igen, inte det namn det har i ditt arkiv.
• Använd beskrivningen för att tala om vilket format du godtar och vad som måste synas i filen. Lagen kan inte ställa någon följdfråga i uppladdningssteget.
• Markera bara ett dokument som obligatoriskt om du faktiskt tänker jaga lag som inte lämnar in det.
• Lägg in dokumenttyperna innan anmälan öppnar. Att lägga till ett obligatoriskt dokument efter att lag har anmält sig innebär att du måste gå tillbaka till lag som trodde att de var klara.

Vissa förbund låter arrangören sälja transport till och från turneringen, med pris per person tur och retur. När förbundet har slagit på det visas en sektion Klubbtransfer i Laginställningar.

Sektionen har en enda brytare, ”Erbjud transport”. Slår du på den utökas sektionen med ett prisfält per transportsätt, vart och ett med platshållartexten ”Pris per person, tur och retur”. Fyll i de transportsätt du faktiskt erbjuder och lämna resten tomma. Priserna måste vara noll eller högre. Sektionen har en egen Spara-knapp, skild från sidans huvudsparning – tryck på den så får du bekräftelsen ”Sparat”.

Två saker att känna till:

• Sektionen är inte tillgänglig för alla. Den visas bara för organisationer där förbundet har slagit på klubbtransfer. Om du väntade dig den och den inte finns där är det ett beslut på förbundsnivå, inte något du kan slå på i turneringen.
• Det är en separat behörighetskontroll. Även inne på inställningssidan krävs att du är administratör för den turneringen för att spara transportpriser.

Transport som lagen anger i sin egen anmälan (hur de reser) är en annan inställning – det är frågan om hur laget reser i Laginställningar, och den registrerar bara ett svar. Klubbtransfer är erbjudandet med pris.

När de inbyggda anmälningsfälten inte täcker något som din turnering behöver veta kan du lägga till egna frågor. De visas i anmälningsformuläret och svaren följer laget eller spelaren.

Byggaren ligger som en sektion på två sidor: Lägg till egna fält för laginformation i Laginställningar (frågor till varje lag) och Egna fält för spelardata i Inställningar för spelare (frågor till varje spelare). Frågor till domare ställs i stället in på sidan för domarinställningar.

Fälttyper du kan skapa:

Varje fält har en etikett, kan markeras som obligatoriskt och har – för listtyperna – en egen lista med alternativ, där ett kan vara förvalt som standard. Fälten sorteras genom att du drar dem; ordningen du lämnar dem i är ordningen deltagarna ser.

Två saker som ställer till det om du inte känner till dem:

• Frågetexten är frågans identitet. Om du byter namn på en fråga efter att det finns svar skapar du i praktiken en ny, tom fråga, och de gamla svaren blir hängande utan koppling. Om du behöver formulera om en fråga, gör det innan anmälan öppnar.
• Exportera svaren innan du tar bort en fråga. Svaren visas tillsammans med sin fråga och försvinner ur vyerna när frågan tas bort.

Kopiera frågor mellan turneringar. Distrikts- och förbundsadministratörer kan kopiera en uppsättning lagfrågor från en turnering till andra turneringar i samma organisation, från sektionen ”Kopiera egna fält till andra turneringar” i Laginställningar. Det ersätter målturneringens frågor helt – det slås inte ihop. Alla egna frågor som målturneringen redan hade försvinner, tillsammans med kopplingen till deras svar. Använd det bara på turneringar som ännu inte har egna frågor, och aldrig efter att anmälan har öppnat i målturneringen.

När du sätter upp årets upplaga av en återkommande turnering behöver du inte bygga upp webbplatsen och spelplatserna för hand igen. Vyn Copy Pages kopierar dem från en tidigare upplaga. Den har ett eget menyval Copy Pages i webbplatsgruppen i administrationsmenyn för turneringen och länkas även från menyredigeraren för webbplatsen som ”Copy menus/pages from another year”.

Vad du kan kopiera från en vald turnering – tre separata knappar, var och en med sin egen bekräftelse:

Du kan också förhandsgranska en källturnering och kopiera en enskild sida, en enskild spelplats eller en enskild incheckningsplats i stället för hela uppsättningen. När du kopierar en enskild incheckningsplats för sig rensas dess kopplingar till måltidsplatser och till en spelplats, eftersom det de pekade på inte kopierades med – koppla ihop dem igen efteråt.

Vilka turneringar du kan kopiera från. Listan visar andra turneringar som hör till samma arrangörskonto som den här – i praktiken dina egna tidigare upplagor – med den senaste först, upp till 20 stycken, och med en sökruta när de är fler än sex. Om listan är tom får du ”Tyvärr. Inga turneringar i din licens att kopiera från”, vilket betyder att Profixio inte hittar någon annan turnering under samma konto.

Börja om. Samma vy har en röd åtgärd ”Klicka här för att ta bort alla sidor/artiklar”. Den frågar ”Ta bort alla sidor och artiklar?” och varnar ”Det här tar bort alla sidor och nyhetsartiklar i den här turneringen, utom startsidans toppbild.” Det går inte att ångra. Använd den när en kopiering gick fel och du vill börja från noll, inte som rutinmässig städning.

Vad som inte följer med. Kopiering av sidor kopierar inte klasser, avgifter, tjänster, frister, lag, matcher eller några av inställningarna på de andra inställningssidorna. Bilder i kopierade sidor pekar fortfarande på samma sparade bild, så att redigera en bild i den nya turneringen ändrar inte den gamla, men att ta bort originalbilden påverkar båda.

De flesta frågor om inställningar kommer i formen ”något saknas”. Gå igenom den här listan innan du letar efter ett fel.

”Lagen kan inte anmäla sig.” Kontrollera i den här ordningen: datumet när anmälan öppnar har passerat; sista anmälningsdag (eller den senare förlängda fristen, om en sådan är satt) har inte passerat; turneringen är inte markerad som inställd; max antal lag är inte uppnått.

”Ett lag kan inte byta klass / ta bort sig själv.” Sista anmälningsdag har passerat. Det är samma frist som stänger för nya anmälningar, och den fryser också klassbyten och borttagning. Sätt en förlängd frist om du vill öppna igen för alla; det finns inga undantag för enskilda lag.

”Ett lag kan inte beställa boende längre.” Sista dag för tjänster har passerat.

”En lagledare kan inte redigera spelarna.” Antingen har spelarfristen passerat, eller så är spelarregistreringen avstängd för turneringen, eller så hämtar turneringen sina spelare från ett centralt register i stället för en egen lista.

”Antalet anmälda lag visas som 0.” Antingen är listan över anmälda lag helt dold, eller så har turneringen färre lag än tröskeln som måste nås innan antalet visas. Turneringar som skapas via det vanliga flödet för nya turneringar startar med tröskeln på 10.

”Våra matcher är inte offentliga.” Spelprogrammet är dolt på Main Settings. Det är en separat brytare, skild från att publicera turneringen i sökningar och i appen.

”Turneringen syns inte i sökningar eller i appen.” ”Dölj turneringen i listan med sökresultat” är påslagen, eller så är turneringen inte godkänd ännu.

”Menyvalet Inställningar för spelare saknas.” Turneringen använder inte en egen spelarlista. Det är normalt för flera förbund och idrotter.

”Fälten för namn och kontaktuppgifter har försvunnit från Main Settings.” Turneringen har avslutats (för mer än en månad sedan), startade för mer än ett år sedan, är avaktiverad, är inte godkänd eller hör till ett konto där kommunikation inte är påslagen. De fälten kan bara redigeras medan turneringen är aktiv.

”En kollega kan inte öppna inställningarna.” Personen behöver behörigheten för turneringsinställningar, som ges på turneringens sida för användaråtkomst. Att vara föreningsadministratör eller lagledare ger inte den behörigheten.

Alla turneringar ser inte samma inställningar. Skillnaderna styrs av idrotten, förbundet som äger turneringen och kundkontot – inte av något som arrangören kan slå av eller på.

Inställningar för spelare kanske inte finns. Om en turnering har en egen spelarlista eller hämtar spelare från ett centralt personregister avgörs automatiskt. Turneringar i beachvolley (SVB), bordtennis (BT), vattenpolo (VP), beachvattenpolo (BVP) och padel (PA), och turneringar som hör till ett antal förbund – bland dem SBBF, SBF, SHF, NFF, FIB, SRF och VA – använder det centrala registret som standard, och då finns ingen sida för Inställningar för spelare. Detsamma gäller NBI- och NRF-turneringar där spelarna redan finns i det nationella medlemsregistret och inga lokala spelare har lagts till. Av de berörda förbunden kan bara distrikts- och förbundsadministratörer i Bedriftsidretten åsidosätta det själva, i det förbundets egna turneringar.

Klubbtransfer visas bara där förbundet har slagit på det. Det är en funktion per organisation, inte per turnering.

Reklam visas bara där förbundet har annonsplatser. Brytaren för förbundsreklam är helt dold om inte förbundet som äger turneringen har bannerplatser inlagda, och även då visas den för förbundsadministratörer.

Spelarfristen är dold för seriespel. I serier som körs som Profixio-serier styrs spelarfristen av serien och inte av den enskilda turneringen, så fältet erbjuds inte.

Byte av lagnamn efter fristen spärras bara i seriespel där förbundet har ställt in det så.

Hjälptexterna i sektionerna skiljer sig mellan installationer. Varje inställningssektion kan ha en förklarande anteckning som förbundet själv underhåller via översättningsverktyget. Om ditt Profixio visar vägledning som den här sidan inte nämner är det ditt förbunds anteckning, och den går före den allmänna beskrivningen här.

Allt annat på inställningssidorna ställs in per turnering. Om ditt förbund förväntar sig att varje turnering kräver licensierade spelare, kräver ett visst lagdokument eller ställer en viss egen fråga, ställer du in det på varje turnering.