Föreningsregistret och föreningsadministratörer

Föreningarna i registret hittar du under Föreningsinfo i administrationsmenyn.

• Förbundsadministratörer ser alla föreningar i förbundet, med en sökruta och kolumner för föreningens namn, distrikt, adress, kontakt-e-post och antal Medlemmar.
• Distriktsadministratörer ser samma lista, begränsad till föreningarna i det egna distriktet.
• Föreningsadministratörer kommer direkt till sin egen förenings sida i stället för till en lista – du administrerar en förening, så det finns inget att välja mellan.

Från början visas bara aktiva föreningar. Förbunds- och distriktsadministratörer kan ändra filtret Aktiverad överst i listan för att se de föreningar som har stängts av.

Från en föreningsrad kan du öppna föreningen för att se och redigera uppgifterna. Förbunds- och distriktsadministratörer har dessutom två extra val i radmenyn:

• Skicka aktiveringsmejl – visas bara när föreningens egen e-postadress ännu inte är registrerad som administratör för föreningen (se Aktiveringsmejl och första inloggningen).
• Simulera inloggning som ... – växlar dig till föreningens vy så att du ser exakt det som föreningen ser. Det är det snabbaste sättet att svara på "varför kan inte föreningen göra X?".

Listan kan exporteras till Excel, både i sin helhet och för valda rader. Exporten innehåller de kolumner som du har synliga i tabellen.

Öppna föreningen från Föreningsinfo. Uppgifterna är uppdelade i två block.

Föreningsinfo – föreningens namn, Förkortning, en kryssruta för om föreningen är aktiv, vilket Distrikt den hör till, Externt id (föreningens referensnummer på fakturor), organisationsnummer och webbplats.

Kontaktuppgifter – kontaktperson, Officiell mejladress, adress, postnummer, ort, mobilnummer och en separat e-postadress för fakturor.

De här kan redigera en förening:

• Förbunds- och distriktsadministratörer i samma förbund som föreningen.
• En föreningsadministratör som har rollen Föreningens huvudadmin för föreningen.

Två saker överraskar ofta:

• Officiell mejladress kan inte ändras efter att föreningen har skapats. Fråga din förbunds- eller distriktsadministratör om den verkligen måste ändras.
• Din ändring kan skrivas över. Om föreningen kommer från ett nationellt medlemsregister uppdateras namn, adress och kontaktuppgifter därifrån, och din manuella ändring ersätts vid nästa synkronisering. När det gäller visar föreningssidan Extern synk med en notering om att posten synkroniseras från ett externt system. Se När föreningsdata kommer från ett nationellt medlemsregister.

Föreningar läggs inte till i registret eller tas bort från den här sidan; om en förening saknas, fråga din förbunds- eller distriktsadministratör. Föreningar kommer från förbundets medlemsregister, eller skapas när någon anmäler ett lag för en förening som ännu inte finns i registret. En förening som inte längre ska användas stängs av med kryssrutan för aktiv, den tas inte bort.

En föreningsadministratör är en person som är registrerad på en förening. När personen loggar in erbjuder Profixio rollen Förening för den föreningen, och vad personen sedan kan göra avgörs av vilka roller som är ikryssade.

Kryssar du i Föreningens huvudadmin kryssas Lagadmin, Matchadmin och Övergångsadmin automatiskt i också – en huvudadministratör har alltid de andra rollerna också.

Övergångsadmin och Licensadmin visas bara i förbund som använder de modulerna. Ser du dem inte hanterar ditt förbund inte övergångar eller föreningslicenser i Profixio.

Ge varje administratör minst en roll. En person som är registrerad på föreningen utan några ikryssade roller kan logga in och se föreningen, men kan inte anmäla lag, redigera matcher eller göra mycket annat.

Se till att föreningens huvud-e-postadress tillhör någon som ska ha full kontroll över föreningen.

Föreningsadministratörer hanteras på föreningens sida i Föreningsinfo, under fliken Föreningsadministratörer. Fliken visas bara om du får hantera dem:

• förbundsadministratörer som själva har behörighet som användaradministratör i förbundet,
• distriktsadministratörer som har behörighet som användaradministratör i distriktet, eller
• en Föreningens huvudadmin i föreningen.

Så lägger du till någon:

1. Öppna föreningen, gå till Föreningsadministratörer och klicka på knappen för att skapa.
2. Skriv personens E-post. Om adressen redan är känd i Profixio fylls fälten Namn och Telefon i automatiskt och låses – du kopplar en befintlig person och skapar inte ett andra konto. Är adressen ny fyller du i namn och telefon.
3. Under Roller i din förening kryssar du i de roller personen ska ha (se Vad en föreningsadministratör kan göra).
4. Spara. En ny adress får ett Profixio-konto, och personen har rollerna när hen loggar in med den.

Listan visar varje administratör med e-post, namn, vilka roller personen har och Appanvändare skapad? – en bock betyder att personen faktiskt har fått ett Profixio-konto. Säger en förening "vi har fått åtkomst men det fungerar inte", kontrollera adressen först. Be personen logga in med exakt den adressen, med lösenord, Google, Facebook eller Idrettens ID, vad personen föredrar. Den som aldrig har använt Profixio sätter ett första lösenord med länken för glömt lösenord på inloggningssidan.

Inget mejl skickas när du lägger till någon på det här sättet. Berätta själv för personen vilken adress som ska användas.

Redigera och ta bort. Använd redigeringsvalet på en rad för att ändra någons roller. Bocken för Föreningens huvudadmin kan inte tas bort från den person vars adress är föreningens huvud-e-postadress. Det finns ingen knapp för att ta bort en administratör i den här vyn. Be din förbunds- eller distriktsadministratör ta bort någon helt från föreningen. Tar du bort alla roller från personen har den bara den grundläggande föreningsrollen kvar, vilket i praktiken låter personen se föreningen och lite annat.

En förening kan finnas i registret långt innan någon från föreningen har använt Profixio. Aktiveringsmejlet är sättet som föreningen kommer igång på: det skickas till adressen i Officiell mejladress så att föreningen kan skapa sin första administratör.

Lagledare möter det från andra hållet: Om en turnering eller serie kräver att lag anmäls av en föreningsadministratör och föreningen inte har någon, visar anmälningsvyn "Föreningsadministratörerna har inte skapat något Profixio-konto ännu" och en knapp, Mejla föreningsadministratören för att aktivera ett Profixio-konto. Trycker du på den skickas samma mejl till föreningen, och vyn visar sedan "Ett aktiveringsmejl har skickats till föreningen".

Det här får föreningen. Ett mejl med ämnet "Aktivera Profixio-konto för ..." och rubriken Registrera ett konto, som förklarar att adressen är registrerad som föreningens kontaktadress, med en knapp Skapa konto. Mejlet är skrivet på förbundets eget språk. Om länken har slutat fungera, be om en ny.

Det här händer när de klickar på länken.

• Om ingen har ett Profixio-konto på adressen ännu får de ett kort formulär: namn, föreningens e-postadress (låst) och ett lösenord som de väljer själva. Ett tryck på Registrera skapar kontot.
• Om adressen redan har ett Profixio-konto ser de i stället "Du har redan ett Profixio-konto, men du måste klicka på knappen för att bli administratör för ..." och en knapp, Gör mig till administratör.

I båda fallen hamnar de på föreningens sida för laganmälan och kan anmäla föreningens lag direkt.

Om mejlet inte kommer fram, kontrollera först adressen i Officiell mejladress – det är den enda adress som det någonsin skickas till. Spärren på en halvtimme betyder att ett nytt försök direkt efter det första inte gör något. Om föreningen har bytt e-postadress och förbundets föreningar synkroniseras från ett medlemsregister, ändra adressen där. Be annars din förbunds- eller distriktsadministratör att rätta adressen i registret innan ett aktiveringsmejl kan nå någon ny.

Så skickar du det. Förbunds- och distriktsadministratörer skickar det från föreningslistan i Föreningsinfo, med Skicka aktiveringsmejl på en enskild förening eller på flera valda föreningar samtidigt. Valet visas bara när föreningen har en huvud-e-postadress som ännu inte är uppsatt som administratör för föreningen, och inte igen inom en halvtimme efter det senaste aktiveringsmejlet. Observera att detta bara tittar på föreningens egen adress – en förening som har andra administratörer på andra adresser kan fortfarande få ett.

Varje turnering har sin egen föreningslista, som du hittar i turneringens administrationsmeny. Den innehåller bara de föreningar som har lag i den här turneringen, och det är här arrangören rättar de uppgifter som spelar roll för det här evenemanget.

Det här kan du göra där:

• Redigera en förenings uppgifter för den här turneringen – namn och förkortning som de används i spelprogrammet, land, distrikt, kontaktperson och kontakt-e-post, tröjfärg, standardspråk och en intern anteckning. (Byxfärgen visas i föreningslistan men kan inte redigeras här.) Flera av fältnamnen här är fortfarande de ursprungliga norska, till exempel Klubb navn för föreningens namn och Troye för tröjfärgen.
• Lägga till en förening manuellt, eller använda Kopiera från annat år för att hämta föreningslistan från en annan upplaga av samma evenemang.
• Ladda upp logotyp – det här är föreningens riktiga logotyp och gäller överallt, inte bara i den här turneringen.
• Ta bort en förening, men bara så länge den inte har några lag kvar i turneringen.
• Slå sammen klubber (slå ihop föreningar) – slår ihop två föreningar i den här turneringen: Alla lag och föreningsanvändare flyttas från den ena till den andra, och den tömda föreningen tas bort. Det är till för att städa upp när samma förening har skrivits in två gånger vid anmälan. Valet finns bara i vanliga turneringar, inte i seriespel, och det påverkar inte föreningsregistret.

Listan visar också hur många lag varje förening har och, när föreningen är kopplad till registret, dess logotyp.

Ändrar du en förening här gäller ändringen bara den här turneringen. Om föreningens namn är fel överallt måste det rättas i registret i stället.

Det händer att samma förening hamnar i registret två gånger – oftast för att en import från medlemssystemet inte kunde matcha en befintlig post, eller för att någon skrev in föreningen vid anmälan innan den hade importerats. Tecknet på det är att hälften av föreningens lag, licenser eller spelare är kopplade till den ena posten och hälften till den andra, och att föreningen bara ser den ena när de loggar in.

Kontakta Profixio support för att slå ihop föreningarna. Meddela båda föreningarna och ange vilken som ska behållas.

Det här gör sammanslagningen. Allt som är kopplat till den gamla föreningen flyttas över till den som behålls: föreningsadministratörer och den extra sidåtkomst de har fått, föreningsmedlemmar, lag och trupper, matcher, domare, licenser, spelrätt, övergångar, fakturor och fakturarader, uppladdade föreningsdokument, ansökningar om att arrangera tävlingar och föreningens anmälningar till dem, ansökningar om matchändring, rankingposter, kopplingar till anläggningar, rabattregler, samarbetsavtal och föreningens poster i enskilda turneringar.

Vad som händer med den gamla posten väljs samtidigt: Normalt avaktiveras den, men den kan också behållas som den är eller tas bort helt.

Två saker som är bra att veta:

• En sammanslagning kan inte ångras. Det finns ingen ångra-knapp. Att återställa den innebär att slå ihop igen i motsatt riktning, och uppgifter som vilken post som ursprungligen var vilken går förlorade.
• En äldre rankingpost kan inte flyttas. När det gäller flaggas det innan sammanslagningen bekräftas, och gamla rankingsidor kan fortsätta att visa föreningen under dess tidigare post.

Be föreningen logga in igen efter en sammanslagning. Alla som var administratörer på den gamla posten är administratörer på den som behölls.

Där ett förbunds föreningar kommer från dess nationella medlemssystem underhålls föreningsregistret inte alls i Profixio – det är en kopia av medlemssystemet, och Profixio håller det uppdaterat automatiskt. När så är fallet visar föreningssidan Extern synk och en notering om att posten synkroniseras från ett externt system.

Vad det betyder i praktiken:

• Manuella ändringar i synkroniserade fält blir inte kvar. Föreningens namn, adress, postnummer, ort, e-postadress, faktura-e-post, telefon, mobilnummer, webbplats och organisationsnummer uppdateras från medlemssystemet, så en rättelse som görs i Profixio ersätts nästa gång föreningen uppdateras. Rätta föreningen i medlemssystemet i stället – då kommer ändringen in i Profixio av sig själv.
• Det gäller även föreningens huvud-e-postadress. Den kan inte redigeras i Profixio, och i ett synkroniserat förbund följer den det som står i medlemssystemet. Om fel person får föreningens aktiveringsmejl måste adressen ändras vid källan.
• Förkortningen är undantaget – i Sverige. När någon har gett föreningen ett kortnamn som skiljer sig från det fullständiga namnet lämnar den löpande synkroniseringen från det svenska medlemssystemet det i fred. Det är där du styr hur föreningens namn visas i tabeller och matchlistor. Den norska importen gör inte det undantaget.
• Föreningar dyker upp och försvinner av sig själva. En ny förening i medlemssystemet dyker upp i Profixio utan att någon lägger till den. En förening som tas bort där sätts som inaktiv i Profixio i stället för att tas bort, så att historiken bevaras.
• Återaktiverade föreningar kommer tillbaka som samma post. Om en förening läggs ned i medlemssystemet och senare öppnas igen återupplivar Profixio den befintliga posten i stället för att skapa en ny – så föreningen behåller sina administratörer, medlemmar och sin historik.

Vilka förbund det gäller, och hur ofta det körs, varierar – se Skillnader mellan förbund. Inget av detta sker på begäran: Om en förening nyss har skapats eller rättats i medlemssystemet och måste synas i Profixio direkt, be Profixio support att hämta in den. Föreningar som inte finns i något medlemsregister (till exempel utländska föreningar i en internationell turnering) underhålls manuellt som vanligt.

Föreningsregistret fungerar likadant överallt, men var föreningarna kommer ifrån skiljer sig åt, och det avgör om en ändring av föreningen i Profixio blir kvar.

• Svenska förbund som är anslutna till idrottens nationella register. Föreningar skapas, uppdateras och avaktiveras automatiskt via ett löpande flöde: Ändringar samlas in varje halvtimme och tillämpas två gånger i timmen. Namn, adress och kontaktuppgifter underhålls i medlemssystemet, inte i Profixio. Föreningens förkortning lämnas i fred när den väl har ändrats. En fullständig ny import av ett förbunds föreningar, eller av en enskild förening, sker inte automatiskt – be Profixio support om en förening måste uppdateras direkt.
• Norsk rugby. Föreningsdata uppdateras från det norska idrottsregistret en gång per dygn. Namn, adress, e-post, mobilnummer, webbplats, organisationsnummer och förkortning skrivs alla över från det registret, och föreningen sätts som aktiv. Den dagliga körningen skapar inte nya föreningar.
• Norsk fotboll. Ett jobb körs varje morgon och uppdaterar föreningarnas e-postadress, webbplats och telefonnummer från det nationella registret, och inget annat – namn och adresser förblir som de är i Profixio.
• Alla andra. Föreningsregistret underhålls i Profixio: Föreningar dyker upp när lag anmäls för dem, och redigeras av förbunds- och distriktsadministratörer.

Två av föreningsadministratörsrollerna beror också på förbundet: Övergångsadmin finns bara i förbund som hanterar spelarövergångar i Profixio, och Licensadmin bara i förbund som använder föreningslicenser. I förbund som inte använder något av dem har föreningsadministratörer tre roller i stället för fem.

En sak som ofta antas vara en inställning är det inte: Om lag måste anmälas av en föreningsadministratör avgörs av tävlingstypen. Seriespel kräver det alltid, och det gör även tävlingar med viktklasser. Vanliga turneringar gör det inte. Det som arrangören däremot styr är om en förening som inte finns i registret får skrivas in vid anmälan.