Dommerkostnader: honorarer, refusjonskrav og utbetaling til dommerne

Honorartabellen bruker de dommerrollene idretten din har, så kolonnene under Setup Costs er forskjellige fra idrett til idrett. I håndball vises den andre rollen som "Hoveddommer 1" i stedet for det generelle navnet for assisterende dommer, både i honorartabellen og alle andre steder rollen vises.

Alt annet på denne siden – honorarmodellen, kravflyten, betalingsstatusene, regningen og eksporten – er likt for alle idretter og alle forbund.

Hva en dommer faktisk skal ha betalt, om kjøring dekkes, og hvilken dokumentasjon som kreves, er forbundets og arrangørens policy. Profixio håndhever ingenting av det: systemet betaler ut nøyaktig de beløpene du skriver inn i honorartabellen og de satsene du setter for utgifter.

Åpne Dommer → Referee Costs i administrasjonsmenyen for turneringen.

To separate rettigheter gir tilgang, og de ser forskjellige knapper:

• Dommerkoordinatoren – den som har lov til å redigere dommerkostnader. Hen setter honorarene, holder dommernes opplysninger oppdatert og er første godkjenner av et refusjonskrav.
• Økonomigodkjenneren – den som har lov til å redigere turneringens økonomi. Hen er andre godkjenner av et krav og den eneste som kan sende en regning til regnskapssystemet.

Én person kan ha begge rettighetene, som er det vanlige oppsettet i en liten turnering, og da ser hen alt i ett skjermbilde.

Uten noen av rettighetene kommer man ikke inn i skjermbildet i det hele tatt – menypunktet vises ikke, og adressen blir avvist. Rettigheter gis per turnering fra turneringens brukeradministrasjon. Å være dommeradministrator for kamplista er ikke nok alene.

Honorarene settes én gang per turnering, før du begynner å betale noen. Åpne Setup Costs øverst i skjermbildet for dommerkostnader.

Cost per Category er et rutenett: én rad per klasse i turneringen, én kolonne per dommerrolle (hoveddommer, assisterende dommer og de andre rollene idretten din bruker). Skriv et beløp i en celle og gå ut av den, så lagres det med bekreftelsen "Cost updated". Tøm en celle for å fjerne honoraret igjen.

Det er hele honorarmodellen: klasse × dommerrolle → beløp. En dommer som har tre kamper i en klasse der hoveddommerrollen er verdt 300, og én kamp i en klasse verdt 450, tjener 1 350. Det finnes ingen egen sats per dommer, per dag eller per runde – skal to dommere ha ulikt betalt for samme kamp, må det komme av rollen de får på kampen.

En klasse uten beløp, eller en rolle uten beløp i den klassen, er ikke verdt noe. Det er den vanligste grunnen til at en dommers kampsum blir stående på null selv om hen tydelig har dømt kamper.

Cost per Arena, lenger ned i det samme panelet, er en prognose du bare kan lese. Den viser hvert anlegg med antall kamper som spilles der, hva hver dommerrolle koster for de kampene, og en løpende sum – nyttig for budsjettering før turneringen og for å sjekke at du ikke har latt en klasse stå uten honorar.

Endrer du et honorar, endres summen for alle som har kamper i den klassen, også dommere du allerede har merket som betalt. Beløpet som allerede er registrert som utbetalt, regnes ikke om, så retter du et honorar sent, må du gå gjennom dommerne du allerede har gjort opp med.

Tabellen viser alle dommere som er registrert i turneringen, én rad per dommer, med:

• Referee Name, Epost, Mobile og Referee Number – dommerens kontaktopplysninger slik de er registrert i denne turneringen.
• Kostn. kamper ("kostnad for kamper") – honoraret for kampene denne dommeren har dømt, ut fra honorarene du satte under Setup Costs.
• Andre utgifter – dommerens godkjente utgiftslinjer.
• Til utbetaling – de to lagt sammen. Dette er beløpet dommeren har til gode. Det vises i en varselfarge til dommeren er merket som betalt.
• Antall kamper – hvor mange kamper i denne turneringen dommeren er satt opp på. Skjulte kamper er holdt utenfor dette tallet selv om de fortsatt betales, så tallet kan være lavere enn antall kamper på regningen.
• Bet. status – betalingsstatusen: ny dommer, klar til utbetaling, betalt eller e-post sendt.
• Submission Status – statusen på dommerens refusjonskrav. Denne kolonnen vises bare når refusjonskrav er slått på for turneringen.
• Account Number og Paid Amount – skjult som standard. Slå dem på med kolonnevelgeren når du skal gjøre selve utbetalingen.

Over tabellen ligger en rad med hurtigfiltre som går rett til en betalingsstatus – nye dommere, klar til utbetaling, betalt, e-post sendt – pluss ett for dommere som har kamper, og en knapp for å nullstille. Den vanlige filtermenyen har i tillegg Bet. status, Has Matches, Missing Account Number, Missing Email og Submission Status. "Missing Account Number" og "Missing Email" er de to du vil bruke før en utbetalingsrunde: de viser nøyaktig hvem du ikke kan betale ennå.

Du kan søke i lista på dommernavn og e-post.

Skjermbildet virker på én av to måter, og hvilke knapper du ser, avhenger av det. Bryteren er Enable Expense Claims under Expense Settings øverst i skjermbildet.

Uten refusjonskrav (standard). Dommerne er aldri innom økonomidelen i Profixio. Du setter honorarene, systemet summerer kamphonorarene, du legger til eventuelle ekstra beløp for hånd, og så tar du hver dommer gjennom klar til utbetaling → betalt → oppsummering sendt på e-post. Dette er riktig valg for en turnering som betaler dommerne ut fra kamphonorarene og en håndfull manuelle linjer.

Med refusjonskrav slått på. Dommerne sender inn sitt eget krav – reise, overnatting, kjøring og andre linjer med kvitteringer – fra sine egne sider, og kravet går gjennom en godkjenning før det kan betales. De enkle knappene "Mark Ready" og "Mark Paid" forsvinner, og kolonnen Submission Status og handlingen Review kommer i stedet. Dommerens side av skjemaet er beskrevet under refusjonskrav for dommere.

Slår du innstillingen på midt i turneringen, endres hvilke knapper skjermbildet viser, men ingenting du allerede har registrert, blir gjort om.

Med refusjonskrav slått på er betalingsstatusen heller ikke lenger noe du setter for hånd: den følger kravet. Et krav godkjent av økonomi gjør dommeren klar til utbetaling, et krav merket som betalt gjør dommeren betalt, og et krav sendt til regnskapssystemet regnes som at oppsummeringen er sendt.

Alle dommere starter som ny dommer. Derfra:

1. Mark Ready flytter dommeren til klar til utbetaling. Du blir bedt om å bekrefte først. Bruk den når du er sikker på at kampsummen og eventuelle manuelle linjer stemmer.
2. Mark Paid flytter dommeren til betalt, og registrerer beløpet dommeren har til gode akkurat da som utbetalt beløp. Den tilbys bare for dommere som allerede er merket som klar til utbetaling.
3. Send Email sender dommeren en oppsummering av dommerøkonomien hens i denne turneringen, med regningen vedlagt som PDF, og flytter dommeren til e-post sendt. Den tilbys først når dommeren er merket som betalt, og du blir bedt om å bekrefte adressen den skal sendes til.

Om arrangøren også får en kopi av e-posten, avhenger av turneringens egne e-postinnstillinger og av mottakerlista i dommermodulen.

De samme tre stegene finnes som massehandlinger: velg flere dommere og bruk Mark Ready for Payment eller Mark Paid på alle samtidig. Begge er skjult når refusjonskrav er slått på.

Profixio flytter ingen penger her. Å merke noen som betalt registrerer at du har betalt dem – selve betalingen skjer i banken eller regnskapssystemet ditt.

Når refusjonskrav er slått på, får en dommer som har sendt inn et krav, handlingen Review på raden sin. Den åpner kravet i et panel med:

• Referee Info – navn, dommernummer, e-post og kontonummer.
• Selve kravet, delt opp i Match Fees, Driving, Accommodation, Travel og Other Expenses, hver med egen delsum, og en Grand Total.
• Receipts – filene dommeren la ved, som du kan åpne én og én.
• Referee Comment – det dommeren skrev da kravet ble sendt inn.
• Review History – alle godkjenninger og avvisninger så langt, med hvem som gjorde det og når.

Kravet går gjennom opptil to godkjenninger:

• Coordinator Review. Dommerkoordinatoren godkjenner eller avviser. En avvisning krever en kommentar, som sendes til dommeren så hen vet hva som må rettes.
• Finance Review. Økonomigodkjenneren godkjenner eller avviser det koordinatoren slapp gjennom. Dette steget hoppes helt over når Require Finance Approval er slått av under Expense Settings – da blir kravet godkjent av økonomi i samme operasjon som koordinatoren godkjenner.

Koordinatoren kan også bruke Rediger på kravet før godkjenning: rette en kjørelinje, fjerne en linje som ikke skal være der (du blir bedt om en begrunnelse), eller legge til en som mangler. Redigering er bare mulig mens kravet venter på koordinatoren eller har kommet tilbake avvist fra økonomi.

En avvisning koordinatoren har gjort, kan trekkes tilbake med Undo Rejection, som setter kravet tilbake til å vente på koordinatorens godkjenning. Et krav avvist av økonomi trenger ikke det – det ligger allerede hos koordinatoren for å rettes og sendes videre igjen.

To meldinger kan dukke opp i panelet: én som forteller at dommeren er fjernet fra turneringen, men har dømt kamper, så kravet fortsatt er åpent for behandling, og én som varsler at fratrekkene i kravet er større enn utgiftene, slik at summen er negativ. Negative linjer er tillatt med vilje – det er slik du trekker fra noe turneringen allerede har dekket.

Vet du allerede at et krav er feil og ikke trenger å se på det, gjør Avvis på raden det samme uten å åpne panelet – den spør bare om begrunnelsen for avvisningen. Knappen vises bare når kravet venter på ditt godkjenningssteg.

Review er annerledes: den kan åpnes av begge godkjennerne så snart dommeren har sendt inn et krav, så du kan alltid se på et som venter på kollegaen din. Du ser bare ikke knappene for å godkjenne og avvise inne i panelet før det er din tur.

Velg flere dommere med avkrysningsboksene, så dukker massehandlingene opp:

• Approve Expenses – godkjenner alle ventende krav blant de valgte dommerne, og flytter hvert av dem ett steg videre i det godkjenningssteget det står i. Krav som ikke venter på deg, blir ikke rørt.
• Reject Expenses – avviser dem, med én og samme begrunnelse for alle.
• Download PDF – lager ett samlet dokument med regningene for alle valgte dommere. Har ingen av dem noe å fakturere, får du beskjed om at det ikke ble funnet fakturadata, i stedet for en tom fil.
• Send to Economy System – sender regningen for hvert krav godkjent av økonomi blant de valgte dommerne til regnskapssystemet.
• Mark Ready for Payment og Mark Paid – de enkle betalingsstatusene, bare når refusjonskrav er slått av.

Hver massehandling forteller deg etterpå hvor mange rader den faktisk endret, og navngir dommerne der kvitteringene ikke kunne leses og derfor ble utelatt fra regningen som ble sendt.

Send to Economy System er den tunge: den lager en egen regning, med kvitteringene flettet inn, for hver dommer i utvalget. I en stor turnering bør du sende i bolker på noen titalls i stedet for å velge alle på én gang. Å laste ned en samlet PDF er billigere, fordi hele dokumentet lages i én omgang.

Download PDF på en dommers rad lager regningen for den dommeren. Den viser kampene hen dømte – kampnummer, start, klasse, hjemmelag, bortelag, rollen hen hadde og hva den kampen ga – deretter utgiftslinjene med beskrivelse og beløp, antall kamper, summen av kamphonorarene, utgiftene og totalen. Kontonummeret står på regningen, og det er signaturlinjer for turneringen og for dommeren. Kvitteringene legges bakerst: bilder som egne sider, PDF-kvitteringer flettet inn.

Det er den samme regningen som legges ved oppsummeringen på e-post og som sendes til regnskapssystemet, så det lønner seg å åpne én før en utbetalingsrunde for å sjekke at honorarene ser riktige ut.

En dommer som har utgifter, men ingen kamper, får likevel en ordentlig regning – kamptabellen er bare utelatt. En dommer uten både kamper og utgifter gir ingenting i det hele tatt, og det er med vilje: det lages ingen tomme regninger.

Kamper der dommeren er registrert som ikke møtt, teller ikke med i honoraret. En kamp i en klasse uten honorar vises fortsatt på regningen, med beløp null.

Skjulte kamper er et spesialtilfelle: de teller fortsatt med i honoraret og vises fortsatt på regningen, selv om de er holdt utenfor kolonnen Antall kamper og filteret Has Matches. Så en dommer kan vise null kamper og likevel ha et beløp til utbetaling.

Profixio kan sende dommerregningen på e-post rett til et eksternt regnskapssystem, i stedet for at du videresender den for hånd. Legg adressen regnskapssystemet leser fra, inn i Economy System Email under Expense Settings.

Når en adresse er lagt inn, får økonomigodkjennere Send to Economy System på radene til dommere der kravet er godkjent av økonomi, og som massehandling for et helt utvalg. Bare krav godkjent av økonomi kan sendes – et krav som fortsatt venter på godkjenning, blir avvist med en melding om det.

Handlingen legger meldingen i kø i stedet for å sende den mens du venter, så bekreftelsen sier at fakturaen er lagt i kø. Kunne noen av dommerens kvitteringer ikke leses, sendes regningen likevel, og du får beskjed om hvilke som ble utelatt.

Uten en adresse lagt inn vises handlingen ingen steder.

Om regnskapssystemet så lager en utbetaling, ligger utenfor Profixio. Profixios del slutter med e-posten.

Kan meldingen ikke sendes, settes kravet tilbake til godkjent av økonomi, så du kan prøve igjen – det blir aldri stående som om det er sendt når det ikke er det.

Eksporter over tabellen lager en Excel-fil med én rad per dommer: navn, e-post, mobil, dommernummer, kampkostnader, andre utgifter, antall kamper, beløp til utbetaling, kontonummer, betalingsstatus og beløp som allerede er betalt.

Eksporten følger tabellen: det filteret, søket og den sorteringen du har på skjermen, er det som havner i fila. Filtrer på "klar til utbetaling", så inneholder fila nøyaktig de dommerne du skal til å betale – og det er det som gjør den brukbar som utbetalingsliste for banken eller regnskapsføreren.

Fila får navn etter turneringens dommerregnskap og tidspunktet du eksporterte.

Rediger på en dommers rad åpner et lite skjema for det du trenger for en utbetaling, men som dommeren kanskje ikke har fylt ut:

• Account Number og Epost – betalingsopplysningene. Kan alltid redigeres.
• Paid Amount – for å registrere at du betalte et annet beløp enn systemet regnet ut.
• Bet. status – for å rette en betalingsstatus du satte ved en feil. Vises bare når refusjonskrav er slått av. Med refusjonskrav på følger statusen kravet i stedet.
• Expense Lines – frie linjer med Beskrivelse og Beløp som du legger til med Add Expense Line. Slik betaler du noe som ikke har et kamphonorar bak seg og ikke noe krav fra dommeren: en reisegodtgjørelse, en diett, et fast beløp for et kurs. Beløp kan være negative, og da blir linja et fratrekk. Også dette er bare tilgjengelig når refusjonskrav er slått av – med refusjonskrav på hører rettelser hjemme i behandlingen av kravet i stedet.

Alt her lagres på dommeren, så det går rett inn i beløpet til utbetaling, regningen og eksporten.

Både dommerkoordinatoren og økonomigodkjenneren kan redigere.

Honorartabellen og utgiftsinnstillingene er uavhengige av hverandre: honorarene gjelder enten refusjonskrav er slått på eller ikke.

Gå gjennom dette i rekkefølge:

1. Dommeren står ikke i lista i det hele tatt. Lista inneholder dommere som er registrert i denne turneringen. Noen som er satt opp på kamper, men aldri registrert som dommer her, vises ikke – sjekk turneringens dommerpåmeldinger først.
2. Beløpet til utbetaling er null. Enten har dommeren ingen kamper, eller så har klassene hen dømte, ikke noe honorar. Slå på filteret Has Matches for å skille de to, og åpne så Setup Costs og sjekk klassen og rollen det gjelder.
3. Færre kamper enn forventet. Kamper der dommeren er merket som ikke møtt, teller ikke med i honoraret. Kolonnen for antall kamper teller bare denne turneringen og holder skjulte kamper utenfor – men skjulte kamper blir fortsatt betalt, så antallet og beløpet kan sprike.
4. Honoraret stemmer for én rolle, men ikke den andre. Honorarene er per rolle. En dommer som får assistentrollen på en kamp, tjener assistentsatsen for den klassen, selv om hen vanligvis dømmer som hoveddommer.
5. Ingen knapper for Mark Ready eller Mark Paid. Refusjonskrav er slått på for denne turneringen, så betalingen følger godkjenningsflyten i stedet. Se på kolonnen Submission Status.
6. Ingen Review-knapp på en dommer med krav. Kravet er fortsatt et utkast – dommeren har ikke sendt det inn ennå.
7. Du kan åpne et krav, men det er ingen knapper for å godkjenne eller avvise. Kravet venter på den andre godkjenneren. Alle med tilgang kan lese et krav uansett hvor det står. Bare godkjenneren som har tur, kan gjøre noe med det.
8. Send to Economy System mangler. Enten er det ikke lagt inn noen adresse til regnskapssystemet, eller så er kravet ikke godkjent av økonomi ennå, eller så har du ikke økonomirettigheten.
9. Du får ikke betalt noen. Filtrer på Missing Account Number og Missing Email før hver utbetalingsrunde og rett de radene med Rediger, eller be dommerne fylle ut opplysningene sine selv.

Dommerkostnader er et beregnet skjermbilde: hver rad summerer kamper og utgifter. I en turnering med flere hundre dommere og noen tusen kamper er enkelte operasjoner tyngre enn andre.

Hvis en side eller en handling aldri blir ferdig og du havner på en feilside:

• Snevre inn lista med et filter eller et søk før du sorterer på Antall kamper eller eksporterer.
• Hold massevalgene moderate. Å laste ned eller sende regninger for hundre dommere på én gang lager hundre PDF-er i én og samme forespørsel.
• Å klikke på nytt gang på gang gjør det verre, ikke bedre. Vent til det første forsøket er ferdig eller feiler.

Skjer det gjentatte ganger i en bestemt turnering, meld fra med navnet på turneringen og omtrent hva du holdt på med – mønsteret betyr mer enn feilsiden.