Hitta och skapa en person

Vissa norska förbund låter dig inte skriva in spelarnamn alls – du hämtar personerna från NIF, det nationella idrottsregistret, och Profixio skapar personposten utifrån det som NIF returnerar.

Du måste vara inloggad med Idrettens ID. Uppslaget görs för din räkning, mot den förening du är registrerad i hos NIF. Om du har loggat in med vanlig e-post och lösenord visas knappen, men sökningen kan inte fungera, och du ser ”Kun påmeldingsansvarlig i laget i NIF kan hente inn spillere fra NIF” med en uppmaning att fråga ditt distrikt vem det är.

Så här gör du från lagets spelarlista:

1. Öppna lagets spelarlista och tryck på knappen för att lägga till spelare eller tränare.
2. Tryck på Hent personer fra NIF. En panel öppnas: ”Søk etter personer du har tilgang til fra NIF. De vil så legges til laget og klubben din. De må så lisensieres før de kan spille kamper.”
3. Skriv in Förnamn, Efternamn eller bara det ena – minst ett måste fyllas i. Listan uppdateras medan du skriver och visar hur många träffar som hittades (Antal). Varje träff visar namn, e-post och födelseår.
4. Klicka på personen. Profixio skapar eller uppdaterar personposten, kopplar personen till din förening och lägger till hen i laget. En grön bock markerar personer som redan är tillagda.

Vad som kan gå fel:

• ”Personen mangler epost” – NIF har ingen e-postadress för personen. Ingenting skapas. E-postadressen måste läggas in i NIF först; Profixio kan inte fylla i den åt dig.
• ”Klubben mangler NIF-ID” – föreningen i Profixio är inte kopplad till sin organisation i NIF. Fråga din förbunds- eller distriktsadministratör.
• Ingen hittas – du får bara de personer som NIF låter dig se, alltså din egen förening. Någon som är registrerad i en annan förening visas inte.

Att hämta en person från NIF ger inte personen någon licens. Det är ett separat steg; se Spelarlicenser.

När en person har hämtats en gång finns hen i Profixio för gott. Därefter kan personen väljas till lag i andra föreningar också, utan att gå tillbaka till NIF – så hanteras en spelare som byter förening eller spelar för två föreningar. En spelare från en annan förening blir därför tillgänglig för dig först när spelarens egen förening har hämtat hen från NIF; när det är gjort finns spelaren i Profixio och kan väljas oavsett förening.

Första gången en lagledare fyller lagets trupp måste alla spelare hämtas från NIF, så lagledaren behöver den NIF-behörigheten. Nästa gång truppen fylls kan spelarna hämtas från Profixios eget register i stället, och då behövs ingen särskild NIF-behörighet.

När en vy erbjuder både ”sök” och ”skapa ny person” söker du först, även om du är ganska säker på att personen är ny i din förening.

Personer finns redan i registret om de någon gång har:

• haft licens i det här förbundet, i vilken förening och säsong som helst,
• stått på spelarlistan för ett lag i seriespel,
• importerats från det nationella medlemsregistret, eller
• lagts in av en annan förening – även en förening de senare har lämnat.

En person som du skapar som dubblett slås inte ihop av sig själv senare. Symptomen visar sig veckor efteråt: en licens som har ”försvunnit”, en spelare som plötsligt inte är spelberättigad, statistik uppdelad på två namn eller en faktura till fel förening.

Sök på efternamn hellre än förnamn, och prova en förkortad stavning. Sökningen träffar delar av ord, så ”Kris” hittar ”Kristiansen”, men den rättar inte stavfel åt dig – ”Christiansen” och ”Kristiansen” är två olika personer för sökningen.

Om flera har samma namn använder du födelseår eller födelsedatum för att skilja dem åt innan du väljer.

Där förbundet tillåter det har vyn för att lägga till spelare ett Registrera ny person-kort under sökningen. Använd det bara efter att du har sökt.

Formuläret frågar efter:

Det finns inget fält för personnummer. Personer som skapas på det här sättet markeras som självregistrerade, så att en förbundsadministratör alltid kan skilja dem från personer som kom från ett nationellt register.

Tryck på Lägg till. Personen skapas, kopplas till din förening och läggs in i laget i ett steg.

Sök ordentligt innan du trycker på Lägg till, så att varje person bara finns en gång.

I norsk volleyboll och beachvolley, där spelarna är laget, får du i stället ett annat och längre formulär. Under spelarväljarna står det ”Finner du ikke spilleren du leter etter?” med knappen Legg inn en ny spiller, och panelen som öppnas börjar med ”Husk å søke etter spilleren før du legger inn en ny person.”

Det formuläret frågar efter Klubb, förnamn och efternamn, Född (fullständigt datum, inte bara år), postnummer och adress, Kön, Mobil och Mejladress. Förening, namn, födelsedatum, kön, mobil och e-post är alla obligatoriska – strängare än det korta formuläret ovan. Föreningslistan innehåller bara föreningar i det förbund som arrangerar turneringen.

Det varnar för dubbletter: så fort du har fyllt i födelsedatumet letar det efter någon med samma förnamn, efternamn och födelsedatum och visar ”Person finnes fra før – En person med samme navn finnes fra før”. Det listar också personer med samma efternamn och födelsedatum nedanför – ”Vi fant følgende personer med samme etternavn og dato, bruk gjerne en av dem” – var och en med en Bruk …-knapp, så att du kan välja den befintliga personen i stället. Läs varningen innan du sparar den nya spelaren.

En person från ett annat land skapas precis som alla andra – registret har ingen särskild posttyp för ”utländska”. Du väljer personens land i Välj land, och inget nationellt identitetsnummer är inblandat.

Två följder som är bra att känna till:

• En utländsk person kan inte hämtas från ett nationellt register, så de skapas alltid manuellt eller kommer in via en medlemssynk. Kontrollera stavningen av namnet när du skriver in det; den avgör hur personen hittas senare.
• Vissa flöden är uppsatta för bara ett land. Det längre självregistreringsformuläret i norsk volleyboll och beachvolley sätter landet till Norge utan att fråga. Om personen inte är norsk skapar du hen från en vy som har landlistan.

Lag från en förening som inte finns i förbundets register alls – till exempel utländska föreningar i en internationell turnering – använder inte personregistret. De registrerar sin trupp som fritext på laget i stället. Det beskrivs i Lagets spelarlista.

Där ett förbund får sina medlemmar från ett nationellt medlemssystem är det personer med förkortat eller saknat personnummer som oftast skapas två gånger, eftersom den automatiska matchningen har mindre att gå på. Se Medlemssynk från det nationella registret.

Förbunds- och distriktspersonal i de förbund som använder personregistret har en sida som heter Personregister i adminmenyn. Det är en söksida, inte en bläddringssida – öppna den och filtrera.

Filter, som visas ovanför tabellen:

• Förening – välj en eller flera föreningar. Det matchar personens aktiva licenser.
• Namn – matchar förnamn och efternamn. Skriver du flera ord måste alla matcha, i valfri ordning.
• Personnummer – matchar från början av numret, så ett ofullständigt nummer fungerar. Visas bara för administratörer som får se personnummer.
• Mejl
• Född
• Kön

Tabellen visar namn, e-post, land, postnummer och mobil, plus en kolumn per idrott som förbundet driver, med personens förening i den idrotten. Extra kolumner – födelsedatum, år, adress, kön, källa och senast uppdaterad – kan slås på med kolumnväljaren. Öppnar du en person ser du hela posten: licenser, föreningsmedlemskap, spelarlistor, matchdeltagande, övergångar, domaruppgifter och tränarroller. I förbund som hanterar spelrätt via Profixio finns också en Spelrätt-åtgärd på varje rad, som öppnar uppgifterna om personens spelrätt – se Spelrätt och spelbehörighet.

Vilka som visas i listan. Bara personer med anknytning till ditt förbund: antingen en licens av någon av förbundets licenstyper, eller ett medlemskap i någon av förbundets föreningar. Någon som finns i Profixio via ett helt annat förbund visas inte, och inte heller personer som har raderats.

Det finns ingen ”ny person”-knapp på den här sidan. Personer skapas alltid på ett ställe som också avgör vilken förening de hör till: föreningens egen medlemslista, eller – i de få förbund som har den – sidan Utövare.

På en förenings sida i adminområdet finns listan Medlemmar, och – där det är tillåtet – knappen Lägg till person ovanför den.

Formuläret har två delar, Personuppgifter och Person Address. Namn, födelsedatum, kön och land är obligatoriska; mobil, e-post och adressfälten är valfria. Personen skapas, kopplas till ditt förbund och får medlemskap i föreningen direkt.

Två saker att lägga märke till:

• Det första fältet är en kryssruta, Personen har skyddade uppgifter, och den är ikryssad som standard. Så länge den är ikryssad ser du varningen ”Use fictional personal data for persons with protected personal data.” Kryssa ur den för en vanlig person. Låt den vara ikryssad, med påhittade uppgifter, för någon med skyddad adress – en post som är markerad så hålls medvetet utanför den automatiska medlemssynken, så ingenting skriver över den och ingenting raderar den.
• Det finns ingen dubblettvarning i det här formuläret. Sök i föreningens medlemslista först.

Vem som kan använda det: förbundsadministratörer alltid; en förenings huvudadministratör bara om förbundet har slagit på valet som låter föreningar skapa personer själva.

• Födelsedatum är synliga för administratörer och är dolda som standard i personlistan tills du slår på kolumnen. Om en spelares födelseår visas för lagledare eller på publika sidor är en turneringsinställning, inte en egenskap hos personen; se Turneringsinställningar.
• Var en person kom ifrån sparas på posten och visas för administratörer, så det går alltid att skilja en person som importerats från ett nationellt register från en som någon har skrivit in.
• Externa system får bara personnummer när förbundet har gett just den rättigheten till just den integrationen, för just det förbundet. Det är aldrig på som standard. Se Integrationer, API och webbtjänster.

Vem som får rätta en person beror på var posten kom ifrån.

• Personer som skapats i Profixio – namn, födelsedatum, kön, land, e-post, mobil och adress kan rättas av en förbundsadministratör. I en förenings Medlemmar-lista är redigeringen ännu snävare: den erbjuds bara för personer som skapades i den listan, så en person som har självregistrerats via ett lag måste rättas från personregistret i stället.
• Personer som kommer från ett nationellt medlemsregister – kan inte redigeras i Profixio alls. Redigeringen erbjuds inte. Rättelsen måste göras i källsystemet, och nästa synk för över den. Det är avsiktligt: en ändring här skulle ändå skrivas över.
• Lagledare och föreningsadministratörer kan inte redigera en persons uppgifter från lagets spelarlista. De kan ändra sådant som hör till spelarlistan – tröjnummer, roll, position – men inte personen.

E-postadresser är ett specialfall. En personpost har en extra, manuellt inlagd e-postadress vid sidan av den som kommer från medlemsregistret. Lägger du in en går den före, och medlemssynken skriver inte över den. Det är fältet du använder när adressen i det nationella registret är fel eller inte längre används och du inte kan få den rättad vid källan. Domare som ändrar sin e-post på sin egen profilsida får detta satt automatiskt.

Om en persons uppgifter är fel för att du tittar på fel person – två poster för samma människa – ska du inte redigera den ena så att den liknar den andra. Det gör dubbletten svårare att upptäcka. Se Dubbletter och hur de löses.

Dubbletter uppstår när samma person skapas två gånger med lite olika uppgifter – ett smeknamn, ett stavfel, ett annat födelseår eller en import som inte kunde matcha personen mot den befintliga posten.

Så hittar du en dubblett. Sök i personregistret bara på efternamn. Två poster med samma namn och ungefär samma ålder, där den ena har licensen och den andra har raden i spelarlistan eller statistiken, är det klassiska mönstret. Kontrollera källan som visas på varje post: en som skapats manuellt och en som importerats är en stark ledtråd.

Så rättar du den. Sammanslagning är inget som en förbundsadministratör kan göra från en vy. Kontakta Profixio support för att få dem sammanslagna; en sammanslagning går inte att ångra. Ge supporten båda person-ID:na och ange vilken post som ska behållas. Licenser, föreningsmedlemskap, övergångar, spelarlistor, matchdeltagande, statistik, domar- och tränaruppgifter och följare hamnar då på posten som behålls, och dubbletten tas bort.

Sammanslagningar kan nekas. Om båda posterna har riktiga tävlingsresultat registrerade stoppas sammanslagningen och måste redas ut manuellt, så att ingen matchhistorik går förlorad eller hittas på. Räkna med att det tar längre tid.

Det här ska du inte göra under tiden: radera inte någon av posterna, döp inte om den ena till ”dubblett” och flytta inte licensen själv. Alla tre gör sammanslagningen svårare.

Att förebygga är mycket billigare än att reparera: sök innan du skapar, och använd fullständiga namn och rätt födelsedatum.

En personpost kan inte raderas av ett förbund, ett distrikt eller en förening. Radering sker genom en kontrollerad procedur, eftersom licenser, fakturor, matchresultat och rankningar hänvisar till personposten, och en slarvig radering skulle lämna hål i alla dem.

Om någon begär att bli raderad (”rätten att bli bortglömd”), kontakta Profixio support för att starta en guidad radering.

Slutresultatet är en post som fortfarande finns men som saknar identitet: namnet visas som anonymt, kontaktuppgifterna är borta och personen syns inte längre i någon lista.

Att radera ditt eget inloggningskonto är en annan och mycket mindre sak, som görs från din egen profilsida – det tar bort kontot, inte personposten bakom licenser och resultat. Se Konton och inloggning.

I korthet:

1. Personen identifieras, och hela personens fotavtryck listas först – varje ställe där uppgifterna finns, med antal – så att båda parter vet vad som ska hända.
2. Personen antingen anonymiseras (rekommenderas: raderna finns kvar, personens identitet gör det inte) eller raderas helt. Anonymisering väljs i de flesta fall, eftersom rankningar och matchresultat måste hänga ihop.
3. Medlemskap och rollposter tas bort. Namn och kontaktuppgifter rensas. Bokföringsuppgifter behålls – fakturerade licenser och avgifter sparas under den lagstadgade arkiveringstiden för bokföring, vilket dataskyddsreglerna uttryckligen tillåter. Gamla fakturor fungerar fortfarande; personens namn ersätts med en ”raderad”-markering på dem.
4. Allt som kan faktureras men ännu inte har fakturerats kräver ett uttryckligt beslut: behålla det och ändå fakturera föreningen, eller skriva av det och förlora beloppet.
5. Om personen är minderårig kräver fullständig radering dessutom en bekräftelse på att vårdnadshavaren har godkänt.
6. Allt som görs loggas, och personen kan få ett skriftligt svar som beskriver vad som har gjorts.

Alla personuppgifter för en hel turnering kan också rensas när evenemanget är över – kontakta support för det.

Personuppgifter kan exporteras till Excel från vissa adminsidor, men inte från alla, och aldrig i bulk från den allmänna söksidan.

• Sidan Personregister har ingen export. Den är till för att slå upp personer, inte för att ta med sig registret.
• Sidan Utövare, som några få förbund har, har en Exportera-knapp som skapar en Excel-fil med personerna i listan, med de kolumner som visas just nu plus en licenskolumn. Personnummer tas bara med om du har rätt att se dem från början.
• Export på lagnivå och licensnivå hör till de funktionerna, inte hit – se Lagets spelarlista och Spelarlicenser.

En export är en kopia av personuppgifter som lämnar Profixio och inte längre skyddas av behörighetsreglerna där. Behandla filen därefter: det är ditt förbund, inte Profixio, som ansvarar för vad som händer med den efteråt.

Gå igenom detta i ordning.

1. Söker du på rätt ställe? I en vanlig cup finns det inget personregister – du skriver bara in namn på laget. Om det inte finns någon sökruta är det därför.
2. Sök bara på efternamn, och förkorta det. Sökningen träffar delar av ord men rättar inte stavfel.
3. Fel förening. De flesta vyer för att lägga till spelare visar bara din förenings personer. Vissa förbund ger administratörer ett val att söka i en annan förening; vanliga lagledare får normalt inte det.
4. Ingen licens. I de flesta förbund visar listan bara personer med giltig licens för tävlingen. Personen kan finnas men inte erbjudas. Ordna licensen först.
5. Inte inloggad med Idrettens ID. I de norska förbund som hämtar från NIF fungerar hämtningen bara när du har loggat in på det sättet, och bara för den förening där du är registreringsansvarig i NIF. Om du är inloggad med Idrettens ID men saknar den roll i NIF som ger rätt att ladda ner spelare, säger lagkortet det. Ta reda på e-postadressen till föreningens registreringsansvarige i NIF – i praktiken genom att kontakta distriktet – och lägg till den personen som lagets kontaktperson.
6. Hämtad från NIF men ingenting hände. Leta efter meddelandet om saknad e-post. Utan e-postadress i NIF skapas ingenting.
7. Först då skapar du personen. Om vyn erbjuder Registrera ny person använder du det. Om inte, tillåter ditt förbund inte att föreningar skapar personer – kontakta ditt distrikt eller förbund.
8. Personen finns i registret men är osynlig för en administratör. Personlistan visar bara personer med anknytning till ditt förbund, via en licens eller ett föreningsmedlemskap. Någon som bara finns i ett annat förbund visas inte.

Hur personer kommer in i registret bestäms per förbund, inte per turnering, och skillnaderna är stora.

• Norsk korpidrott, volleyboll och rugby hämtar personer från NIF. Lagledaren måste vara inloggad med Idrettens ID och ser bara personerna i sin egen förening. Volleyboll begränsar dessutom vallistorna till personer som kom från NIF, så en manuellt inlagd person erbjuds inte även om den finns.
• Svenska förbund får sina personer från det nationella medlemsregistret i stället för att söka upp dem. Föreningar skapar normalt inte personer alls; om någon saknas är det en medlemsfråga för föreningens eget medlemssystem. Se Medlemssynk från det nationella registret.
• Några få mindre förbund låter lagledare skapa personer direkt på laget, eftersom det inte finns något nationellt register att läsa från. Andra stänger medvetet av det och låter bara förbundspersonal skapa personer, från föreningens medlemslista eller sidan Utövare.
• Norsk volleyboll och beachvolley behandlar spelarna som laget i individuella klasser och parklasser och använder ett längre självregistreringsformulär med en egen dubblettvarning.
• Tre förbund har den fullständiga söksidan Personregister. Övriga administrerar personer bara via sina föreningar.

Om en person faktiskt får spela när hen väl finns är en helt annan fråga om licens, övergångar och spelbehörighet, och mycket av det är förbundspolicy som Profixio bara registrerar och inte upprätthåller. Se Spelarlicenser och Spelrätt och spelbehörighet.